Cartographie des flux dans un projet SI Outil méthodologique

Pourquoi une cartographie des processus ? Théorie et méthode La cartographie permet de formaliser et visualiser les processus pour : représenter l’existant (organisations de santé impliquées, acteurs en coopération, activités et tâches effectuées), identifier les points à améliorer, développer et ainsi définir la cible à atteindre. Les établissements de santé peuvent utiliser la cartographie des processus et des flux dans une démarche d’élaboration ou d’évolution du système d’information. Elle intervient à différentes phases du projet du système d’information : dans la définition des objectifs (stratégie), dans la définition de la couverture cible de l’application (vision globale), dans les études de l’existant et des besoins de chacun des projets en découlant, dans la définition de la nouvelle organisation à mettre en place pour utiliser l’outil.

Outil de cartographie et référentiel documentaire du GMSIH Séquence 4 : L'apport du GMSIH Outil de cartographie et référentiel documentaire du GMSIH Théorie et méthode La modélisation des flux d’informations au sein des établissements de santé nécessite l’utilisation d’un outil spécifique permettant la saisie, puis la représentation graphique de la cartographie. Cet outil est axé autour du rôle des acteurs dans les processus. Le GMSIH propose une démarche et un support comprenant : des documents : -Un tome de présentation de la démarche d'élaboration de la cartographie et de ses concepts -4 nomenclatures et une liste de flux de référence -Un tome rassemblant les scénarios de coopération (fiches descriptives + diagrammes de séquence) -3 manuels d'utilisation de l'outil support de cartographie : Administration de l'outil Utilisation de l'outil Personnalisation de l'outil D’un outil support -d'une base de données (ACCESS) -d'un outil de dessin (VISIO) TRAME PEDAGOGIQUE

Comment effectuer la cartographie des processus Comment effectuer la cartographie des processus ? Les étapes de construction de la cartographie Théorie et méthode La démarche d’élaboration de la cartographie s'appuie sur : La caractérisation et la typologie des processus  La description, au sein de chaque processus et entre processus, des activités et du rôle des acteurs  Le recensement des flux générés par les actions entreprises par les acteurs évoluant dans le cadre d’un processus donné  La description des flux d’informations ainsi recensés 1 2 3 4 Caractérisation et typologie des processus Description des activités et du rôle des acteurs Recensement des flux générés par les actions Description des flux recensés PROCESSUS ACTIVITES ACTIONS FLUX

Comment effectuer la cartographie des processus Comment effectuer la cartographie des processus ? Recensement et description des flux d’information Théorie et méthode En s’appuyant sur l’outil QQOCQP, il est possible d’identifier tous les acteurs (demandeurs et offreurs) impliqués dans un processus et leurs flux de coopération. Les flux de coopération résultent des actions de coopération entre acteurs, ils constituent l'élément fondamental de la cartographie des processus. Il peuvent être visualisés dans un schéma de forme simple comme suit : Demande d'une action métier (demande de radiographie pour Mme Martin) Engagement de l'action métier (prise de rendez-vous pour Mme Martin) Compte-rendu de l'action métier (CR de la radio de Mme Martin) Demandeur (Clinicien) Offreur (Radiologue)

Comment effectuer la cartographie des processus Comment effectuer la cartographie des processus ? « Visualisation » des flux Théorie et méthode A l’issue d’une réflexion avec des représentants des acteurs impliqués dans le processus, il s’agit d’élaborer les "scénarios de coopération" représentant sous forme de diagramme l’ensemble des échanges successifs entre les offreurs et les demandeurs, leurs activités et leurs flux de coopération. Processus offreur et processus demandeur Acteurs offreur et demandeur, rattachés à des éléments d'organisation Activités (décomposées en types d'actions) Flux générés par ces actions

Recommandations générales Séquence 2 : La place de l'outil de cartographie dans la construction du SIH Recommandations générales Contexte hospitalier Les établissements de santé ne disposent pas toujours d’une vision globale sur leur système d’information et rencontrent des difficultés à exprimer leurs besoins. Les conséquences en sont une couverture partielle des besoins et des difficultés dans l’intégration des outils du système d’information. La cartographie des processus est donc un outil d’aide dans la construction des systèmes d’information intervenant à trois niveaux  : Au niveau stratégique, pour aider à définir : Le périmètre du projet de SI repérage des acteurs, des organisations de santé impliquées, des flux d'informations… Les objectifs du projet de SI quantifier les objectifs, pour les mesurer des objectifs collectifs, ou individualisés par type d'acteurs Au niveau fonctionnel pour aider à repérer : le rôle des acteurs l'enchaînement de leurs actions dans un processus donné les éléments de volumétrie identifier les "goulots d'étranglement" et les points d'optimisation Au niveau technique pour aider à décrire : l’architecture logique du système d’information, notamment les composants d’architecture comme les services d’identification du patient, les annuaires, les services de sécurité, etc.…  ARGUMENTAIRE Le SI apparaît comme un outil permettant de contribuer à la réalisation d'un objectif stratégique (de l'établissement, médical, ou de l'environnement). "La cartographie doit aider à recenser les éléments qui permettent de définir un projet de système d’information, notamment les acteurs, les organisations de santé impliquées et les objectifs de l’informatisation. Les objectifs doivent aussi être quantifiés pour être mesurés. Ils peuvent être collectifs mais aussi individualisés “ par type d’acteurs ”." Tome 1, P7.

Processus demande et réalisation d'analyse de laboratoire Cas pratique Les pages suivantes décrivent le processus de demande et de réalisation d’une analyse de laboratoire dans une optique d’informatisation : Formalisation du processus cible portés par l’outil avec l’identification de l’ensemble des acteurs, de leurs activités et de leurs échanges d’information (diagramme réalisé avec l’outil de cartographie des flux du GMSIH) Identification des points de changements entre les processus existants et les processus cibles portés par l’outil Identification des flux d’informations informatisés dans le cadre de la mise en place de l’outil (logiciel) Identification des changements organisationnels et de pratiques professionnelles liés à la mise en place de l’outil

Processus demande et réalisation d'analyse de laboratoire Formalisation du processus cible Cas pratique Description des activités, des acteurs et des flux physiques ou de documentation

Processus demande et réalisation d'analyse de laboratoire Identification des points de changements principaux Cas pratique Quelle est la volumétrie aux heures de pointe ? Laboratoire Demandeur Offreur Médecin Réception Préleveur Biologiste Archives Technicien Gestionnaire demandeur du laboratoire laboratoire Lab001 Demande d'analyse et de prélèvement associé 1. Demande d'analyse à l'intention du Préleveur 2. Le Préleveur reçoit la demande, Lab003 effectue le prélèvement et transmet Demande de prélèvement Lab005 - CR de Lab010 Lab011 demande et prélèvement au Compte rendu associée à une demande prélèvement Notification en cas laboratoire d'analyse associé à une de réception et de non validation 3. Réception de la demande et du demande demande de prélèvement au laboratoire – d'analyse validation de la Contrôle de conformité du demande prélèvement 4. Compte rendu de réception au Lab015 - Confirmation de réception du prélèvement demandeur Lab020 - Demande interne d'analyse 5. Dispatching du prélèvement et demande interne vers les paillasses Lab022 - Compte rendu interne 6. Réalisation de l'analyse sur la technique incomplet paillasse – Compte rendu interne Lab023 - Compte rendu incomplet incomplet et complet 7. Validation des résultats par le biologiste et compte rendu validé pour le demandeur Lab026 - Compte rendu interne 8. Réception des résultats incomplets technique complet et complets par le demandeur Lab027 - Compte rendu complet 9. Reporting de réalisation de analyse Lab030 - vers les processus de gestion : Archivage PMSI, compta. ana., Santé publique, épidémiologie Lab040 - Reporting vers le processus de facturation Lab041 - Reporting vers le processus de comptabilité analytique Quelle est la volumétrie aux heures de pointe ? Identification des points d’amélioration (en rouge) qui seront résolus par l’informatisation et par une réorganisation du processus

Processus demande et réalisation d'analyse de laboratoire Identification des flux d’informations informatisés dans le cadre de la mise en place de l’outil (logiciel) Cas pratique Mise en évidence du workflow entre les différents systèmes ou logiciels utilisés dans le processus complet. Trois services sont concernés : -L’accueil du patient (gestion administratif du patient) -L’unité de soins (qui envoie la demande) -Le laboratoire (qui réalise les examens) Demande d’analyse Gestion administrative du malade Dossier médical dans l’unité de soins Systèmes de laboratoire (LIS, LAS, Analyseurs) Exemple de description des flux échangés entre les systèmes : ici le résultat d’analyse Résultat d’analyse

Processus demande et réalisation d'analyse de laboratoire Identification des changements organisationnels et de pratiques professionnelles liés à la mise en place de l’outil Cas pratique Processus actuel Processus cible Changement des pratiques professionnelles La demande d’analyse est validée directement par le médecin demandeur => Abandon de la prescription papier et de la demande orale Le préleveur déclenche l’envoi de la demande informatisée dès fin du prélèvement (envoi du prélèvement par tube) Les techniciens de laboratoire traitent les demandes par ordre d’arrivée et effectuent eux mêmes la réception (renvoi automatique de l’AR dès ouverture de la demande) Trois fois par jour, le technicien envoie au biologiste les CR partiels et les CR finaux Le Biologiste valide les résultats partiels et finaux directement dans l’application vers le médecin demandeur => abandon de la signature manuel Toutes les demandes devront être saisies à la source (dans les unités de soin) Prévoir que la consultation se fera au fil de l’eau pour les cas d’urgence Changement organisationnel Rechercher emplacement adéquat des postes pour les demandes et les réceptions des résultats dans les services Prévoir des imprimantes près des bureaux infirmières pour impression des étiquettes code à barre