Aide-mémoire pour préparer les formations Outil méthodologique

Préparation de la formation Conception des cours Théorie et méthode La formation est essentielle car c’est d’elle dont dépend la bonne utilisation de l’outil et la réussite du projet. Aussi, n’hésitez pas à vous donner les moyens de la réussir… La réalisation d’un module de formation requiert  : La définition du déroulement du module avec alternance de théorie et de cas pratiques ; La rédaction des supports de présentation ; La description des principales fonctionnalités de l’outil avec extraction d’écran par type d’acteur ; La description des nouveaux processus et procédures par catégorie d’utilisateur, élaborés en cohérence avec les formations « métier » assurées par l'établissement ; La rédaction des exercices et des principales solutions. Des modules de formation spécifiques devront être proposés pour les formations des formateurs. Ils intégreront des éléments sur la pédagogie et l’animation de réunion. Les supports évolueront dans le temps en prenant en compte les évolutions du produit et les remarques des personnels ayant bénéficié des formations.

Préparation de la formation Conception des supports Théorie et méthode Les principes à respecter lors de la rédaction des supports sont : Se mettre à la place du futur utilisateur « Que dois-je connaître pour maîtriser l’essentiel des fonctionnalités de mon outil ? Qu’est ce que je dois utiliser dans l’outil ? » …sont autant de questions à se poser lors de la rédaction. Le rédacteur tirera parti de sa connaissance du métier pour mieux cerner les problématiques à expliciter lors de la démonstration de l’outil. Savoir dégager les points essentiels à enseigner et les formuler dans un langage clair et structuré. Il sera indispensable d’estimer le temps nécessaire pour aborder chaque point, afin de définir le rythme de la formation et le contenu des formations. Être concret, proche des réalités du terrain Le fait de réfléchir aux exemples / anecdotes rencontrés dans la vie quotidienne du futur utilisateur, permettra au formateur de s’adapter à son assistance et de créer une complicité lors de la formation. Proposer des exercices et des cas pratiques Les exercices permettront de valider un point particulier du cours. Ils seront courts et variés. Les cas pratiques auront un degré de complexité supplémentaire, et testeront l’acquisition de plusieurs notions. Ils seront plus longs à traiter. Favoriser la convivialité des supports On veillera particulièrement aux éléments suivants : présentation aérée, nombre de pages, charte graphique, humour (selon le type d’auditoire), en bref, tout ce qui permettra de rassurer le stagiaire.

Préparation de la formation Organisation logistique Théorie et méthode Les convocations et les relances : Une attention particulière devra être portée aux convocations et aux relances en y accordant le temps et les moyens nécessaires Il est important de se conforter aux procédures et supports institutionnels (lettre, messagerie, hiérarchie) L’organisation logistique : Le matériel nécessaire comprend : postes informatiques configurés, tapis de souris, tables, chaises confortables (prévoir éventuellement une imprimante, les toners d’imprimantes, les rames de papier, un vidéo-projecteur, les assurances). Le dimensionnement idéal propose un poste configuré par stagiaire, un poste pour le formateur et un de dépannage. Chacun sera connecté à la base école. Les supports de formation doivent être distribués à chaque stagiaire lors de la session. La salle de formation : Avant de réserver les salles de cours, assurez-vous de leur aménagement (accès sécurisé au serveur, lignes téléphoniques pour accéder à la base école, prises en nombre suffisant pour brancher tous les postes de travail…)

Synthèse des supports utilisables en session de formation Théorie et méthode Pendant les sessions de formation A disposition sur le site intranet SUPPORTS PROPOSES OUTILS DESCRIPTION Un système simulé destiné à expérimenter les exercices dans un environnement « protégé » reflétant les conditions de travail de l’utilisateur final Document contenant la description des exercices, les données à utiliser et les solutions Présentation des nouveaux processus, de la nouvelle organisation, des nouvelles procédures, des nouvelles responsabilités et du nouveau système Document décrivant le déroulement des sessions Documents électroniques contenant les procédures liées à la nouvelle application: Principales procédures système Instructions d’utilisation Descriptions des responsabilités Document synthétisant les principales fonctions et procédures par type d’utilisateur Document synthétisant l’ensemble des fonctions et des opérations réalisées par l’outil. Il sert de référence pour l’utilisateur sur son lieu de travail. Base –école Base d’entraî- nement Application Exercices pratiques Word Présentations PowerPoint Le script du formateur Word Procédures en ligne Word Power Point Aide-mémoire PowerPoint Manuels utilisateurs Word

Préparation de la formation Formation des formateurs Théorie et méthode La mise en place d’un SI peut s’appuyer sur des référents « métiers » dans les services. Ils relayeront les messages et animeront les formations pour leurs collègues. Ils auront donc un rôle clé qui nécessite la mise en place d’une formation adaptée. Les référents sont des professionnels de votre établissement. Ils ont des compétences pédagogiques et relationnelles qui en feront des bons formateurs. Il est essentiel de créer « un esprit d’équipe » qui pourra être renforcé par l’organisation de la formation à l’extérieur de l’établissement. Pour créer la dynamique et s’assurer que tous les aspects techniques et pédagogiques sont assimilés, les sessions de formation des formateurs seront 2 à 3 fois plus longues que les modules destinés aux simples utilisateurs. L’évaluation de leurs domaines de compétence et de leurs qualités (maîtrise de la micro- informatique, pédagogie, techniques d'animation, relationnel ) facilitera l’adaptation des contenus des modules de formation à leurs besoins. Il s’agit de leur donner les moyens de : transmettre savoir et savoir-faire : Susciter l'intérêt de son auditoire, trouver les bons exemples, maîtriser la progression pédagogique et vérifier l'acquisition des connaissances "en temps réel" ; s'adapter à l'environnement professionnel des stagiaires : intégrer leurs contraintes, comprendre leurs attentes et leurs préoccupations, parler leur langage. A l’issue de la formation, chaque formateur devra disposer d’une valise pédagogique comprenant : 1 jeu de transparents ou CD ROM organisé par demi-journée de cours ; 1 manuel pédagogique précisant la démarche de formation à suivre ; Les supports distribués aux stagiaires

Recommandations générales pour la préparation de la formation Contexte hospitalier Pour que les sessions de formation soient réussies et que tous les personnels acceptent l’informatique : Assurez vous de la disponibilité des participants : elle est difficile dans les établissements de santé car les personnels manquent de temps et sont souvent interrompus (bip). Il peut donc être utile de proposer plusieurs types de formation par profession et plusieurs dates (en groupe, en tête à tête, e-learning) N’hésitez pas à mixer les équipes pour constituer les groupes de formation. Il est cependant très important de prendre en compte le niveau de maîtrise de l’informatique afin de constituer des groupes de niveau et proposer d’éventuelles remises à niveau préalables. N’hésitez pas à former les personnels aux outils de bureautique (qui offre une première approche attrayante) et proposer des modules plus longs pour permettre un meilleure assimilation pour les personnels peu à l’aise avec l’informatique. Les responsables hiérarchiques n’ayant aucune maîtrise de l’informatique risquent de ne pas se présenter aux cours collectifs pour ne pas « faire état de leur ignorance »., proposez-leur des formations personnalisées et un accompagnement individualisé.