« Êtes-vous prêts? Toujours prêts? » : Orientation et formation des recherchistes parlementaires « Êtes-vous prêts? Toujours prêts? » : Orientation et formation des recherchistes parlementaires Philip Kaye Chef, Service de recherche de l'Assemblée législative Assemblée législative de l’Ontario Le 10 septembre

Dans le contexte global Fait partie de l’assurance de la qualité Unicité du milieu parlementaire 2

Pour commencer : Embauche de personnes qualifiées Le processus en plusieurs étapes commence par la rédaction de l’annonce Un recherchiste parlementaire participe au processus Questions orales et écrites – pour ces dernières la priorité est accordée à l’évaluation des compétences rédactionnelles et à la détermination des enjeux 3

Service de recherche de l'Assemblée législative (SRAL) (volet recherche) 14 agents de recherche (AR) 1 bibliothécaire de recherche et de publications 1 bibliothécaire de statistiques et de données 1 réviseur de recherche (Research Reviewer) 4

Évolution récente Importants changements au sein du personnel – départs à la retraite ou en quête d’autres possibilités 7 des 14 AR sont entrés en fonction entre décembre 2012 et avril

Programme formel d’orientation A évolué au cours des 15 dernières années S’étend habituellement sur deux semaines (environ); la majorité des réunions ont lieu au cours de la première semaine, particulièrement les deux premiers jours 6

Objectif du programme Apprendre, des collègues et des gestionnaires, les notions de base de notre travail et de nos méthodes Comprendre les valeurs fondamentales du SRAL Commencer à établir d’importantes relations de travail et à développer un sentiment d’appartenance à une équipe 7

Se préparer pour le premier projet Principe de l’apprentissage par la pratique Prêt pour le 1 er projet dès le 3 e jour Qu’est-ce qui précède? 8

Apprendre les principes de base : jours 1 et 2 Présentation de tout le personnel Réunions! Réunions! Réunions! Réunions distinctes avec le gestionnaire du SRAL, le directeur de l’Unité/de la Direction, le surveillant des opérations de bureau, un ou deux agents de recherche; le bibliothécaire de recherche et des publications, le gestionnaire des services à la clientèle de la bibliothèque 9

Apprendre les principes de base : jours 1 et 2 Entre autres, apprentissage des valeurs fondamentales; des procédures administratives; de la base de données des demandes de la clientèle; du système de gestion des documents; des étapes pour gérer un projet du début jusqu’à la fin; du travail d’équipe avec les bibliothécaires de recherche ainsi qu’effectuer une visite guidée Accès à Staffnet et au site Web d’orientation du personnel, y compris des documents importants (p. ex., les meilleures pratiques) 10

Réunions et activités subséquentes (autant que possible durant les deux premières semaines) Réunions distinctes avec le directeur général de iDivision et le bibliothécaire législatif; le bibliothécaire de statistiques et de données; les bibliothécaires de recherche (bases de données législatives et juridiques; documents de la Chambre); le coordonnateur de la numérisation; le greffier des Services de la procédure; le greffier de l’Assemblée législative Observation des travaux de l’Assemblée législative et des comités Programme d’orientation de l’Assemblée législative pour les nouveaux employés (tous les quelques mois) 11

3 à 6 premiers mois Élaboration de stratégies de recherche pertinentes Révision des travaux de rédaction par le gestionnaire de la SRAL, notamment en ce qui a trait à la mise en application des principes de bonne rédaction : concision, clarté, et simplicité 12

Mentorat En continu et de façon informelle Officialisé pour les responsabilités liées aux comités Programme de mentorat de l’Assemblée 13

Perfectionnement professionnel continu pour tout le personnel Perfectionnement de fond, axé sur l’acquisition d’aptitudes À l’interne : équipe de formation du personnel; séances et ateliers spéciaux; « thés »; réunions de personnel; Bibliothèque/Staffnet du SRAL 14

Perfectionnement professionnel continu pour tout le personnel Programmes d’éducation externes Exigences externes (p. ex. pour les avocats) Dispositions externes telles que les prêts de service et les congés autorisés Plan de formation et de perfectionnement incorporé au processus d’évaluation du rendement 15

Évaluation : l’approche en place pour l’orientation et la formation fonctionne-t-elle? Évaluation par les nouveaux employés Examen à l’interne des nouveaux projets Observations et commentaires des clients 16