Réunion de lancement du projet Refonte SI V1.0

Objectifs de la réunion Rendre simple et concret vis à vis de tous les acteurs du projet : Les objectifs Les rôles et responsabilités de chacun L’organisation du travail

Agenda de la réunion Introduction Les points clés du projet Objectif Macro planning Le périmètre du projet Structures équipes Zoom sur la phase de conceptions générales

La finalité du projet Le gain attendu est celui d’une plus forte «agilité» interne pour générer principalement de l’efficacité, de l’analyse de performance, des processus adaptés, des résultats, de la satisfaction client : Mieux associer les services centraux à la force de vente, Aider à la décision, améliorer la réactivité et la restitution des données liées au pilotage, Analyser plus finement la clientèle, ses comportements, Augmenter le service rendu au client ( SAV, …), Pouvoir prendre des risques (calculés) : flux tendu, gamme de produits, meilleure efficacité logistique, Intégrer fonctions et processus, Améliorer la productivité (minimiser les tâches sans valeur ajoutée), Construire le référentiel de l’entreprise, Fiabiliser les données,

Les points clés du projet

Les objectifs du projet Globalement Un projet transversal au service de la vision et de la stratégie d’EQ La mise en place d ’un système unique, fiable, performant, ergonomique et évolutif Permettre une vision globale de l’activité (tableaux de bord) et faciliter le pilotage Faire évoluer les pratiques et les procédures actuelles pour améliorer le service rendu aux magasins … et aux clients Donner les moyens (les outils) à chacun de mieux faire son travail Un projet transversal. Il a un impact sur tous les services et toutes les organisations de l’entreprise (internes et externes ) Il est au service de la vision, de la stratégie d’entreprise (qui est très ambitieuse) Un nouveau système d’information pour : plus de rapidité dans l’exploitation des données donc un plus grande réactivité et performance Plus de fiabilité (plus de redondance d’information – Les données sont stockées dans une seule base et tout les utilisateurs y accèdent selon leurs droits et autorisations Plus de données (enrichissement de la fiche article par exemple …) Un projet au service de l’intérêt collectif mais aussi individuel (capitaliser l’expérience de chacun et donner les moyens (les outils) à chacun de mieux faire son travail (plus intéressant etc.)

Les objectifs du projet Achats / Logistique Une gestion des stocks plus précise et réactive avec la volonté de se démarquer de la concurrence Renforcer le contrôle interne et le contrôle des coûts (prix de revient, marge …) Finance Remplacer … avantageusement un logiciel devenu obsolète  Automatiser les travaux à faible valeur ajoutée Accélérer les clôtures, l’élaboration des états fiscaux, les reporting groupe Un projet transversal. Il a un impact sur tous les services et toutes les organisations de l’entreprise (internes et externes ) Il est au service de la vision, de la stratégie d’entreprise (qui est très ambitieuse) Un nouveau système d’information pour : plus de rapidité dans l’exploitation des données donc un plus grande réactivité et performance Plus de fiabilité (plus de redondance d’information – Les données sont stockées dans une seule base et tout les utilisateurs y accèdent selon leurs droits et autorisations Plus de données (enrichissement de la fiche article par exemple …) Un projet au service de l’intérêt collectif mais aussi individuel (capitaliser l’expérience de chacun et donner les moyens (les outils) à chacun de mieux faire son travail (plus intéressant etc.)

Méthodologie Générale CONCEPTION CONSTRUCTION ACCEPTATION DEMARRAGE Atelier Spéc. détaillées Paramétrage Tests unitaires Lancement Pilotes Cadrage Ingénierie Aménagements Interfaces Reprise Données Recette d’intégration Déploiement Plan Projet CONDUITE DU CHANGEMENT CHANTIER TECHNIQUE CONDUITE DE PROJET – BILANS -QUALITE LANCEMENT MISE EN PRODUCTION

Le planning

Les dates clés du projet Lancement du projet Septembre 2006 Conceptions générales Septembre / Octobre 2006 Conception détaillées Mi Oct / Nov 2006 Réalisation des aménagements De Septembre à Février 2007 Paramétrage De Octobre à Mars 2007 Recette Décembre à fin Mars 2007 Formations Février / Mars 2007 Démarrage Pilote A partir d’Avril 2007

Tous les domaines de l’entreprise Le périmètre du projet Modules concernés : Cegid Business Back Office et Front Office Cegid Business Comptabilité ETAFI SERVANTISSIMO Tous les domaines de l’entreprise Siège Magasins ERP Métier qui répond aux besoins fondamentaux d’un réseau de distribution spécialisé et organisé en boutiques. Il apporte une réponse complète Un standard ouvert qui laisse suffisamment de liberté pour se différentier de la concurrence

Le périmètre du projet Pour l’ensemble des modules cités, accompagnement Cegid sur : Les phases de conceptions générales Les phases de conceptions détaillées Les phases de paramétrages Le démarrage du projet

Le périmètre du projet Cegid procèdera à une délégation de compétences sur : Les interfaces et reprises de données La conception d’états et d’analyse La préparation et l’exécution de la recette L’administration du Système d’Information Les modalités de déploiement seront étudiées avec Cegid à l’automne.

La structure du projet Europa Quartz et Cegid Nicolas HOUZE : PDG Vincent Coelho / Cymbeline Chaplain Yvan PIRIO : DG D O M I N Q U E A B S Y DEFOUR DSI /DP Stéphanie Carton DP JLB CP JMG Magali Nathalie Alexandre Patrick Laurent Terron CP BO et FO Sophie Carole Jean Luc Delphine Supply Chain PWB Richard Roux CP Compta Christine Myriam Brigitte Compta/Finance AVI CP Etafi / Servantissimo Ctrl Gestion NA JC Fourcade Resp Développement Marketing PC Céline Christophe Jean Marc Julian Provost CP Systemes & Réseaux Dir Co NH RH

Les instances du projet Le comité d’avancement Fréquence : Hebdomadaire Qui ? Selon Ordre du jour : Key users / Pilote / CP / consultant Avancement des sujets en cours Le comité de pilotage Fréquence : Mensuelle Qui ? DG / DSI / CP / AMOA / …/ DP Cegid / CM / DA / CP … selon ordre du jour Suivi et pilotage du projet (planning / alertes / contrat / gestion de risques …)

Fonctionnement de la phase de Conceptions Générales Septembre / Octobre 2006 : BO/FO Octobre 2006 : Compta

Les enjeux de cette phase L ’analyse des processus et des procédures à mettre en œuvre permet de valider définitivement : notre compréhension de vos besoins l ’adéquation de Cegid Business et les aménagements à réaliser et de définir les grandes options de paramétrage. La réussite du projet est conditionnée par cette phase. Elle nécessite une étroite collaboration entre : l ’Equipe projet EuropaQuartz qui connaît l’entreprise, son métier et ses orientations stratégiques , et les Consultants Cegid qui maîtrisent Cegid Business, la méthodologie d ’implémentation du progiciel et les processus métier.

2 chantiers Conception générale = définir la solution globale Choix structurants : codifications, circuits Périmètre : adéquation, périmètre cible Description du fonctionnement de 80% de l’activité Spécification des aménagements de Cegid Business

Qui fait quoi ? Avant chaque réunion Le consultant Cegid initialise le dossier Le CP EuropaQuartz vérifie les participants, anticipe sur les points à traiter Pendant la réunion Réflexions, décisions Modifications et compléments au dossier Après la réunion CP EQ : réponses aux points en attente, validation du dossier Consultant : tests, recherches complémentaires pour finaliser le dossier

Fonctionnement Documents entrants En fin de phase Etude Adéquation V 4 (Version qui sera annexée au contrat – Valider ce n°) Cahiers fonctionnels EQ Documents de Conceptions Générales initialisés par Cegid En fin de phase Documents de Conceptions Générales complétés en séance d’ateliers et validés ensuite Documents de spécification des aménagements de Cegid Business

Exemple de schéma d’un flux complexe

Détail du document de CG avec les règles de gestion

Comment contourner les difficultés Disponibilité Gérer son agenda en intégrant les jalons du projet Respecter les dates planifiées Communication Des modèles de documents communs compréhensibles de tous Une gestion documentaire unique sur un lecteur réseau Reporter régulier au Comité de Pilotage Anticiper et alerter Travailler en toute transparence Validation Prévoir des validations intermédiaires au fil de l’eau Mieux vaut quelques retours arrière que pas de décision du tout Validation finale en comité de pilotage Dans l’intérêt de tous d’anticiper et respecter les délais de validation

Méthodologie Générale CONCEPTION CONSTRUCTION ACCEPTATION DEMARRAGE Atelier Spéc. détaillées Paramétrage Tests unitaires Lancement Pilotes Cadrage Ingénierie Aménagements Interfaces Reprise Données Recette d’intégration Déploiement Plan Projet CONDUITE DU CHANGEMENT CHANTIER TECHNIQUE CONDUITE DE PROJET – BILANS -QUALITE LANCEMENT MISE EN PRODUCTION

Questions / Réponses

Fin de la réunion Bon courage à tous