Projet E.D.I. Factures fournisseurs

Nombre de factures GIM traitées à la SEMCODA Factures d’entretien : 24 000 factures / an Factures sur contrats : 11 000 factures / an (sur période /mois ou trimestre) Factures sur abonnements : 5 000 factures / an (sur période /mois ou trimestre)

Quelques Chiffres …. 2 factures / an / logement géré 3 minutes pour saisir une facture 286 jours pour saisir 40.000 factures

Principaux Objectifs du Projet Optimiser les coûts de traitement de la facture Automatiser les traitements de saisie/validation de facture Ne pas scanner les factures

Périmètre du projet E.D.I. : Les factures Contrats & Abonnements

Résultats de l’enquête fournisseurs Seuls 4 fournisseurs proposent des EDI factures : EDF (offre Edifacto + => fichier personnalisé) E2S-DALKIA (Echanges à formaliser) France TELECOM (fichier au format Edifact) 3 fournisseurs proposent une étude EDI factures : CGE PROXISERVE PRIMAGAZ

Projet Pilote : EDF offre Edifacto + Réception des factures dans un format d’échange personnalisé en plus de la facture papier Mise à disposition sur un site Internet d’une copie électronique des factures La fourniture des données de facturation sur CD-Rom (1fois/an) Coût : 1,20 € ht/compteur facturé + 3.500 € ht (frais de mise en place) un projet de dématérialisation fiscale est à l’étude Cette solution pourrait être négociée par ACG afin de répondre aux besoins des adhérents

Validation de factures Fichier factures format Validation des factures Offre EDF : Edifacto + Factures papier 1 Programme Validation de factures 1 Fichier EDI factures 2 Contrats ACG400 Fichier factures format Fournisseur Facture Réception 3 Validation Validation des factures Portail web d’information et de suivi des factures (visualisation factures, reporting…) 2

EDI DALKIA Factures papier Programme Validation de Factures 1 Programme Validation de Factures 1 Fichier EDI factures Contrats ACG400 Fichier factures format Fournisseur 2 3 Programme Création fichier standard EDI Validation des factures

Objectifs du Projet Pilote EDF Tester l’intégration des factures EDI dans le Système d’Informations SEMCODA Tester le bon fonctionnement de la plate-forme DESKOM Prendre en compte les incidences liées à l’organisation Appréhender les gains réels liés aux échanges EDI

Dématérialisation fiscale et archivage Objectifs : substituer progressivement les factures électroniques aux factures papier Fournisseurs EDI 2 Collecte des factures, traduction pour dématérialisation fiscale au format XML Format unique ou Fournisseurs Facture électronique signée Fichiers EDI 1 Emission des factures par les fournisseurs 4 Transmission des factures au format SEMCODA Dématérialisation fiscale et archivage Fournisseurs Papier 3. Dématérialisation fiscale et archivage légal

Gains attendus Réduction des coûts d’activité à faible valeur ajoutée (impression, tri, classement, recherche, saisie) Diminution des erreurs de saisie Accélération des processus de paiement et de résolution des litiges Mise en conformité avec les obligations légales et fiscales françaises Cette solution pourrait être négociée par ACG afin de répondre aux besoins des adhérents

Gains attendus : Diminuer les coûts Factures Coûts par facture pour l’acheteur (€) 16 13,8€ 14 Réception Economies attendues > 50 % 12 Saisie / Codification 10 Validation 8 6 Paiement 4 Archivage 2 Litiges

10€ d’économie brute « cible » par facture reçue Gains attendus : Diminuer les coûts Factures 10€ d’économie brute « cible » par facture reçue 1 2 3 4 5 6 Réception Saisie/ Codification Validation Paiement Archivage Gestion des litiges 0,9 € 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ 2,0€ 1,1€ 0,9€ Etude Arthur D. Little réalisée pour Deskom en juin 2001 auprès de 16 entreprises françaises représentatives