Administration du personnel d’un salarié en situation de handicap Martine, standardiste, paraplégique, malvoyante, milieu ordinaire, poste de travail aménagé PME de 100 salariés Sandrine Cour Corinne Gianna Johan Pillon Céline Zebrowski

Environnement : Législation, Convention collective, type d’entreprise VIE DU SALARIE ARRIVEE DANS L’ENTREPRISE DEPART DE L’ENTREPRISE GTA Déclarations administratives A l’initiative du salarié Création du Dossier du salarié Intégration et accueil A l’initiative de l’entreprise Formation et GPEC Paye A l’initiative des deux Mise à jour du dossier déclarations administratives Création du contrat de travail ACTEURS Moyens de contrôle et satisfaction CLIENTS ET ATTENTES LIVRABLES

Création du dossier du salarié 2 règles sont à prendre en compte : droit au respect de la vie privée du salarié même dans l’entreprise (cass. soc. 2 octobre 2001, n° 99-42942, BC V n° 291) et le fait que seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. ATTENTION = Aux termes de l’article R4624-18 4°, les travailleurs handicapés bénéficient d’une surveillance médicale renforcée. Eléments d’entrée RIB,CNI, RQTH, Justificatifs de domicile, CV, Autorisation de travail, résultat test, certificat de travail, visite médicale, carte vitale, diplômes, permis de conduire Attentes Juste et complet Livrables Clients Processus Dossier du Salarié Salarié, RH Création du dossier du salarié Moyens de contrôle Acteurs Check list, SIRH, Alarme sur informatique Salarié, RH, Médecine du travail, inspection du travail 3

Création du contrat de travail Eléments d’entrée Dossier du salarié, éléments de rémunération, gestion du temps, type de contrat, poste, statut, DPAE Attentes Répondre aux obligations légales Livrables Clients Processus Salarié, RH Contrats CUI / Apprentissage aménagé, CDD, CDI Création du contrat de travail Moyens de contrôle Acteurs Double correction validation par un juriste, Convention collective Salarié, RH, Managers, DG, MDPH 4

Etablir les déclarations administratives L’AGEFIPH finance des actions qui favorisent l’insertion professionnelle en milieu ordinaire des travailleurs handicapés (aménagements de postes de travail, aides à la formation, diagnostic - conseil, accessibilité des lieux de travail, primes à l’insertion). Eléments d’entrée Attentes Répondre aux obligations légales, délai, justesse Dossier du salarié, contrat de travail Livrables Clients Salarié, RH, Urssaf, pole emploi, Agefiph, comptabilité, organismes de santé DPAE, registre du personnel, dossiers affiliation santé, dossiers aides financières (Agefiph), déclarations Urssaf, pole emploi Processus Etablir les déclarations administratives Acteurs Moyens de contrôle RH, salarié, Agefiph Checklist 5

Intégration et accueil du salarié Aides des AGEFIPH par rapport à l’aménagement au poste de travail (cf : flux-gramme) Eléments d’entrée Attentes Répondre aux obligations légales Contrat de travail, Aménagement de poste (organisation et planification du travail) Livrables Clients Salarié, Inspection du travail, référent MDPH Planning horaire, livret d’accueil et sécurité, R.I., remise des outils de travail (badge, casque téléphone ….) Processus Intégration et accueil du salarié Acteurs Moyens de contrôle Managers, Agefiph, tuteurs, référent MDPH, RH, responsable sécurité Signature livret d’accueil, signature du contrat, Quizz sécurité 6

Eléments d’entrée Attentes Clients Livrables Processus PAYE Acteurs Justesse, respect des délais Relevés d’heures (GTA), contrat de travail, accords collectifs, dispositions légales, éléments variables Livrables Clients Salarié, RH, comptabilité, administrations, Urssaf Bulletin de paie, bordereau de déclaration Urssaf Processus PAYE Acteurs Moyens de contrôle Extraction des données variables, contrôles aléatoires, veille légale RH, managers, salarié, comptabilité, prestataire externe, CPAM 7

Eléments d’entrée Attentes Livrables Clients Processus GTA Acteurs Justesse, respect des délais Arrêt maladie, arrêt suite à AT, relevé d’heures, maternité, décès, CP, RTT, Récupérations d’heures, délégations, jours d’absence par CC, absences évènements familiaux, congés sabbatiques, congés formation Livrables Clients Salarié, RH, CODIR, CPAM Tableaux de bord, GTA Processus GTA Acteurs Moyens de contrôle Extraction des données variables, contrôles avec le manager RH, managers, salarié, CPAM 8

MISE A JOUR DU DOSSIER DU SALARIE article R. 4624-18, les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée bénéficient de cet examen avant leur embauche et validité 12 mois. RQTH : période de validité de 3 à 10 ans Eléments d’entrée Attentes Justesse Visite médicale Sanctions Changement de situation personnelle du salariée Validité de la RQTH Entretiens d’évaluation Livrables Clients Salarié, RH, Inspecteur du travail, Manager Visite médicale - Certificat d’aptitude, Dossier du salarié à jour Processus MISE A JOUR DU DOSSIER DU SALARIE Acteurs Moyens de contrôle Alerte dans le SIRH 1 mois avant la visite médicale Alerte 2 mois avant fin de validité RQTH Alerte pour nettoyage dossier RH, managers, salarié, Médecin du travail 9

Entretiens individuels Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais Demandes de formation Entretiens individuels Livrables Clients Salarié, RH, Managers, CE, OPCA, administration Formations, habilitations, Plan de formation, plan de carrière, déclaration 2483 Processus FORMATION ET GPEC Acteurs Moyens de contrôle RH, managers, salarié, OPCA Alerte via SIRH pour les entretiens individuels 10

DECLARATIONS ADMINISTRATIVES Les entreprises à partir de 20 salariés ont l'obligation d'employer des personnes handicapées à hauteur de 6 % de leur effectif. L'employeur doit faire sa déclaration avant le 1er mars de chaque année  soit directement par internet au moyen du service en ligne Télé-DOETH, soit au moyen du formulaire  cerfa n° 11391*15 à envoyer à l'Agefiph Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais Registre du personnel, salaires Livrables Clients Organismes de recouvrement, pole emploi, Urssaf, Agefiph DADS-U – DOETH – annuelle DUCS déclaration des salaires)mensuelle ou trimestrielle DMMO (déclaration des mouvements de main d’œuvre) mensuel Processus DECLARATIONS ADMINISTRATIVES Acteurs Moyens de contrôle RH Check list 11

Salarié, RH, Compta, Administrations Processus Interdiction de licencier un salarié au motif de son handicap Le travailleur handicapé ne dispose pas du statut de salarié protégé. Il bénéficiera toutefois d'une mesure plus favorable dans l'allongement de la durée de son préavis. Celle-ci est en effet doublée par rapport à celle d'un travailleur non handicapé. Elle ne peut toutefois pas dépasser 3 mois. Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais Lettre de démission / Licenciements (économiques, pour cause réelles et sérieuses…) / Décès / Rupture période d’essai / Fin de CDD Demande de Retraite /inaptitude Prise d’acte / Rupture conventionnelle Livrables Clients Salarié, RH, Compta, Administrations Solde de tout compte / Droits au DIF Certificat de travail / Portabilité Attestation pole emploi Processus SORTIES DU SALARIE Acteurs Moyens de contrôle RH, Salarié, Compta, Manager, IRP Check-list, Convention collective 12

AU PLUS TARD 3 MOIS APRES L’EMBAUCHE TIMING SALARIE MEDECIN DU TRAVAIL SAMETH SERVICE RH COMPTABILITE AGEFIPH AU PLUS TARD 3 MOIS APRES L’EMBAUCHE INAPTE Pas d’embauche possible Demande de visite médicale de pré-embauche Visite médicale de pré-embauche Demande de visite médicale de pré embauche Aptitude Vérification obligation aménagement du poste Non Oui Pas de demande d’aide possible Oui Non Demande d’accompagement pour analyse du poste Visite du poste de travail pour expertise Vérification faisabillité et adéquation avec autres postes Rapport d’expertise Oui Non Non Montage du dossier de demande de subvention Commission de validation Aménagement du poste de travail Réception des aides Oui Bien-être du salarié