La gouvernance des comités de retraite au Québec DANIEL COULOMBE, ESTHER DÉOM, FRÉDÉRIC HANIN ET ANNETTE HAYDEN

Résumé de la recherche  Cette étude vise à déterminer les sources et la nature des tensions que vivent les gestionnaires des régimes complémentaires de retraite au Québec.  Entre leurs obligations de fiduciaires, les visées particulières de leurs mandants et les normes de gestion dominantes de l'industrie des fonds de pension, les acteurs des comités de retraite doivent composer avec des attentes contradictoires.  Il n'existe à notre connaissance aucune étude canadienne portant sur les tensions et contradictions propres aux prises de décision dans ces comités.  Notre apport consiste à étudier l'existence de conflits de rôle dans la gestion des régimes de retraite, la source de ces conflits et leurs modes de résolution.

Pertinence de nos travaux pour la Chaire  Notre recherche permettra d’obtenir une meilleure compréhension des mécanismes de gouvernance des comités de retraite en contexte québécois.  Elle permettra aussi de mieux cibler des formations à offrir aux administrateurs de ces comités afin de les rendre plus efficaces.

Objectifs de la recherche  Déterminer les sources et la nature des tensions que vivent les gestionnaires des régimes complémentaires de retraite au Québec et  Documenter ces sources de tensions et comprendre les pratiques utilisées pour les mitiger le cas échéant.

Méthodologie  La recherche se déroule au Québec compte tenu des particularités de la situation québécoise sous 3 aspects importants: 1. La présence plus forte des régimes à prestations déterminées, 2. l’importance des organisations syndicales dans la gestion des caisses de retraite et 3. l’encadrement législatif québécois (Loi RCR)(Lizée, 2002).

Méthodologie  La recherche se fait en 2 étapes:  Un questionnaire est acheminé aux membres de comités de retraite (dont la liste des personnes-ressources a été fournie par la Régie des rentes du Québec) et  Des entrevues sont effectuées auprès de certains répondants (sélection de répondants car le nombre est trop élevé) qui ont accepté de nous rencontrer en entrevue pour approfondir le sujet.

Principales questions de recherche  Parmi les aspects couverts par le questionnaire, nous avons retenu trois thèmes importants pour lesquels nous vous présentons les résultats préliminaires aujourd’hui.  Les fiduciaires membres des régimes de retraite vivent-ils des tensions ?  Conflit de rôles? Enjeux du régime vs convention, financement etc.  Comment fonctionnent les comités de retraite ?  Documenter le fonctionnement et la gouvernance des régimes.  Quels sont les besoins des fiduciaires en termes de formation ?  Quelles s sont leurs qualifications? La perception des besoins, les faiblesses

Revue de la littérature  Canada anglais, UK  Tension représentation vs expertise  Conflit d’intérêts fiduciaires du promoteur  Nature du rôle, compétences requises, implication syndicale, processus de prise de décision, sélection de candidats vs efficacité, formation, diversité  Allemagne  Supervisory boards (présence d’employés)

9 Promoteur Lien Cadre légal loi RCR Régime de retraite Participants Administrateurs Situation particulière du Québec Sources de conflit?

10 Régime de retraite Participants Administrateurs Promoteur Cadre légal loi RCR Objectifs OBL Objectifs OBL Objectifs OBNL Objectifs OBNL Objectifs Secteur public Objectifs Secteur public

11 Régime de retraite Participants Administrateurs Promoteur Cadre légal loi RCR OBL $$ États Financiers Évaluation Comptable États Financiers Évaluation Comptable

Questionnaires: Méthode de sélection 847 Régimes & Personnes ressources RRQ Régime 1 Fiduciaires.... Régime ∑ ≈ 8000 fiduciaires Information obtenue de la RRQ ?

Procédure pour les questionnaires 847 Régimes & Personnes ressources RRQ Régime 1 Fiduciaires Équipe de recherche Approche individuelle Étape 1 Étape 2 Étape 3 Questionnaire Étape 4 (papier PDF WEB)

Résultats préliminaires - Répondants  Nous avons reçu environ 204 questionnaires de différents membres de comités de retraite.  De ces répondants, plus de 94 ont accepté de nous recevoir pour une entrevue.  Parmi les 94 personnes, nous avons dû faire une sélection basée notamment sur l’appartenance sectorielle, la représentation (employeur, participants, membres externes), la répartition géographique, le type de régime de retraite.  Nous avons effectué 10 entrevues de 2 h en moyenne à ce jour ( 30 régimes).

Profil des répondants

Statistiques

Autres statistiques des répondants Régimes conventionnés71,4% Représentants de l’employeur44,5% Désigné par un syndicat ou association14,3% Représentant des actifs21,8% Représentant des inactifs10,4% Membres indépendants8,9% Plus de 2 ans d’expérience comme membre87,3% Postes inoccupés18%

Fonctionnement des comités

Est-ce qu’il y a des sous comités?30,3% (62 régimes) Comité d’audit27 régimes Comité de placement29 régimes Autres comités Aviseur Exécutif Occasionnel

Conflits potentiels: Considérations Sécurité des prestations85,1% Indexation des rentes10,7% Stabilité des cotisations41,8% Générer des surplus32,0% Apparier actif-passif45,1% Employeur s’occupe d’implanter la politique de placement 36,3% À l’aise avec le mode de décision du comité98,0%

Conflits potentiels: Considérations Peu familier avec la loi RCR46,2% Peu familier avec le rôle de fiduciaire26,1% Peu familier avec la politique de financement41,2% Peu familier avec les règles de gouvernance32,1% Relations de travail bonnes et plutôt bonnes85,4% Modifications au régime17 régimes Financement du régime109 régimes Paiement du déficit de capitalisation75 régimes Paiement du déficit de solvabilité73 régimes

Source de tensions: selon les fiduciaires Risques financier14 régimes Politique de financement61 régimes Viabilité du régime50 régimes Pas de tensions38 régimes

Autres éléments de tension  Syndicats et relations du travail  Mode de votation  Relation avec les employeurs (inter entreprise)  Rédaction des PV, tendance à prioriser l’intérêt de certaines parties  Délégation à l’employeur des mandats du comité  Ne pas aborder les négociations collectives

94 entrevues potentielles

10 entrevues effectuées couvant 30 régimes

Résultats de recherche L’existence de tensions – selon les personnes interviewées 1. Tension entre le mode de nomination des membres externes par l’employeur et le rôle de membre externe qui doit chercher le consensus. 2. Tensions autour des hypothèses actuarielles entre la sécurité des prestations (comité de retraite) et la politique de financement (promoteur du régime). 3. Tensions entre la recherche de l’expertise technique et la recherche de représentativité des membres de comités de retraite. 4. Les tensions sont souvent discutées en amont des réunions du comité de retraite (rencontres informelles, sous-comités). 5. Tension entre la responsabilité fiduciaire et la délégation de gestion à l’employeur.

Résultats de recherche Fonctionnement des comités – Selon les personnes interviewées (1) 1. Tension entre :  la collégialité du fonctionnement des comités de retraite (unanimité des décisions, transparence, engagement personnel) et  les relations du travail et la négociation collective lorsqu’il n’y a pas de politique de financement clairement précisée. Est-il possible d’avoir les mêmes personnes dans le comité de retraite et dans le comité de négociation ? 2. Les droits et les responsabilités des retraités et de leurs représentants au sein des comités de retraite devraient être mieux définis.

Résultats de recherche Fonctionnement des comités – Selon les personnes interviewées (2) 1. Tension entre :  la lourdeur réglementaire imposée par l’organisme de surveillance et  les ressources des comités pour vérifier le respect des obligations des parties (cotisations, prestations, suivi des gestionnaires, suivi des modifications législatives). 2. Tension entre :  la définition des responsabilités des membres de comités de retraite et  les régimes à cotisations déterminées dans lesquels la gestion (et les cotisations) sont souvent individualisées.

Résultats de recherche Besoins en formation – Selon les personnes interviewées (1) 1. Difficultés à recruter des membres de comités de retraite, compte tenu de la formation initiale nécessaire (à la fois RH et Finance).  Faut-il rémunérer les postes au comité de retraite ? 2. Recours à des organismes intermédiaires pour avoir de la formation plus spécifique que celle offerte par la Régie des rentes : centrale syndicale, congrès professionnels, services-conseils.  Faut-il créer un organisme des membres de comités de retraite auprès de la Régie ?

Résultats de recherche Besoins en formation – Selon les personnes interviewées (2) 1. Il faut 4-5 ans pour être à l’aise dans son rôle de fiduciaire.  Faut-il adapter la durée des mandats en conséquence ? 2. Dans les régimes avec des réunions régulières (mensuelles, bimensuelles), les libérations (syndicales-patronales) sont indispensables pour permettre aux membres de comités de préparer adéquatement les réunions. 3. La prise de décision nécessite souvent d’avoir recours à plusieurs opinions différentes, ce qui nécessite un grand réseau de contacts ou le recours à des avis juridiques.  Comment encourager la délibération collective au sein des comités de retraite ?

Perspective de recherche Régime Auditeur Actuaire Placement CA SyndicatsPromoteur RRQ

Perspectives de recherche 1. Augmenter le taux de réponse au questionnaire 2. Augmenter le nombre d’entrevues pour augmenter la représentativité. 3. Analyse d’entrevues avec un codage des questions. 4. Financement pour le transfert des connaissances. MERCI POUR VOTRE ATTENTION