CONDUIRE une REUNION JM BOUTHORS Consultant Management

CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS:  Être plus efficace dans ses réunions  Mieux les animer et les contrôler  Connaître les différents outils et techniques d’animation

LES CAUSES DE L’ INEFFICACITE:  information insuffisante: pas d'apport  pas d'objectif  pas de méthode

Pour conduire une réunion, il faut:. un animateur de séance Pour conduire une réunion, il faut: un animateur de séance un secrétaire de séance des participants

l’animateur de séance

le secrétaire de séance

les participants

Choisir les participants Choisir les participants = Evaluer la contribution de chacun Fournir des informations Donner des conseils Offrir une compétence spécifique Autoriser une action Participants permanents Participants invités

PREPARATION EN AMONT: Objectifs Préparation / Information Ordre du Jour Invitation / Convocation des Participants Durée, Jour, Heure La Salle et sa disposition Le matériel nécessaire

Les OBJECTIFS: Déterminer à l'avance l'objet de la réunion Le but doit être clair pour tous les participants = Notion de « TOAST » pour préparer la réunion

POURQUOI une REUNION? Informer - Echanger - Décider Résoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le point Echange d'informations descendantes ou ascendantes avec prise éventuelle de décision

Pour INFORMER ANIMATEUR Demande d'info complémentaires Informations PARTICIPANTS

Pour ECHANGER des points de vue ANIMATEUR Régulation Relance Thème PARTICIPANTS Avis

Pour DECIDER. Propositions d'Action. Pour TROUVER un ACCORD Pour DECIDER Propositions d'Action Pour TROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming

Pour FAIRE le POINT Réunion cyclique + Le COMITE de PILOTAGE d’un Projet Maîtrise d’ Œuvre & Maîtrise d’Ouvrage

Une REUNION se prépare: l'enjeu: Réunir au bon endroit et au moment idéal

Une REUNION se prépare: Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la durée Structurer un ordre du jour motivant Communiquer ces informations à l'avance

Le RYTHME de la REUNION Attention Creux ludique

Le RYTHME de la REUNION Le creux ludique: Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds. Il est naturel, psychologique. L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser: C’est le temps de la PAUSE

Une REUNION se prépare: REGLER les ASPECTS PRATIQUES: Equipements audiovisuels Tableau, Paperboard Copies des documents à remettre Support de prises de notes Disposition de la salle

Une REUNION se prépare: Elaborer Un ORDRE du JOUR dans la CONVOCATION L’envoyer à l’avance pour que chaque participant puisse se préparer

Un EXEMPLE d’ORDRE du JOUR et de CONVOCATION

Rôle de l'animateur Facilitation: Règles du jeu, tour de table, objet, participation Régulation: Neutralité, reformulation, écoute, adhésion Production: Inciter les échanges pour parvenir à des résolutions des conclusions des solutions des décisions

Rôle de l'animateur: Médiateur ou Arbitre GERER les PROBLEMES FAIRE FACE aux PERTURBATIONS LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE

Rôle du participant Jouer un rôle actif Se préparer en conséquence

2 PRINCIPES: ÊTRE VU et ENTENDU ECOUTER les AUTRES

L'OUVERTURE de la REUNION. Il faut rappeler clairement:. L’objectif: L'OUVERTURE de la REUNION Il faut rappeler clairement: L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris. Les méthodes prévues: moyen de communication: tour de table, expert moyen d’analyse: historique, problématique moyen de décision: vote prise de notes: secrétaire, enregistrement

L'OUVERTURE de la REUNION. Il faut rappeler clairement: L'OUVERTURE de la REUNION Il faut rappeler clairement: Le temps imparti: Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure. L'information nécessaire: Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs

Les STYLES d‘ ANIMATION. Il faut s'adapter aux personnalités: Les STYLES d‘ ANIMATION Il faut s'adapter aux personnalités: Encourager les timides à participer Contrôler les caractères dominateurs S'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs

Le COMPTE RENDU de REUNION A rédiger juste après Style simple Structure adaptée Viser l‘ ESSENTIEL

Le COMPTE RENDU de REUNION Un EXEMPLE de CONTENU COMMENTAIRES

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