Pistes pour la gestion du partenariat Grundtvig

Questions abordées: 1.Les réunions transnationales 2.La communication et la coopération 3.Ancrer le projet dans son institution 4.Suivi et évaluation 5.Dissémination du partenariat

Le fil rouge: le plan de travail Partie intégrante de la convention Y revenir à chaque étape Ajustements nécessaires

La première réunion = primordiale pour le bon déroulement de la suite –Prenez le temps d’apprendre à vous connaître et de créer un esprit d’équipe –Faites le point sur: les objectifs ( une vision commune et …réaliste) le plan des activités le budget la répartition des tâches (équitable et selon les ressources et spécificités) les moyens de communication !! le plan de suivi et d’ évaluation du projet. * Ajustements nécessaires : partenaires non retenus, désistements, changements au sein du personnel,… 1. Les réunions transnationales

L’ordre du jour –Contribution collective : à faire circuler avant la réunion. –Réunion préparatoire localement/au sein de votre institution. –Aspects à aborder: organisationnels (gestion-suivi) et thématiques (contenu). –Objectifs clairs et réalistes (timing). –Prévoyez du temps / de la souplesse: langue étrangère, questions qui surgissent, points à approfondir, imprévus… –Profitez-en pour faire des « visites d’études » sur le terrain.

Nombre de participants: – Personnes de l’institution impliquées dans le projet: staff, apprenants, direction, … (*+ le cas échéant, accompagnateurs besoins spéciaux) –Equilibre entre continuité (cohérence) et rotation (ouvrir) ! Le calendrier des réunions: – A établir le plus tôt possible & en tenant compte des différences (calendrier :vacances scolaires & jours fériés…). Durée: –Pas de règle, mais en général 4-5 jours. Lieu: – Rotation : partagez le rôle d’hôte & !! expérience interculturelle. Logement, séjour, activités sociales: –Forfaits différents !! –Réservations groupées : rencontre informelle, réductions, gestion pratique. Locaux et équipement: Si possible plusieurs salles pour le travail en sous-groupe. Matériel de base : portables, internet, photocopieuse…

Centre de Formation Professionnelle des femmes prévoyantes socialistes du bassin de Charleroi ; « E-Pedagogy in Adult Education in Europe »; (GRU/LP/07-08/P4-R2) = Bonne dynamique dans l’échange de pratiques. « - Une évaluation continue des besoins des formateurs et des apprenants des institutions partenaires concernant les approches et les méthodes fondées sur l’e-pédagogie ; - une présentation systématique des bonnes pratiques déjà existantes en e-pédagogie dans les institutions partenaires ; - des ateliers découvertes (organisés par et pour les institutions partenaires) sur les différents logiciels choisis par le partenariat pour être introduits en pédagogie active ; -des échanges constants, des comptes rendus concernant l’implémentation des pratiques expérimentées dans les institutions partenaires suite aux ateliers découvertes ; - des moments de réflexion sur les approches et les méthodes dans le champ de la e-pédagogie en invitant des personnes ressources issues des pays partenaires ».

La langue –Soyez conscient des différences de niveaux dans la maîtrise de la ou les langue(s) de travail. – Définissez une ou des langues de travail. * Attention lorsqu’une langue ‘maternelle’ dominante au sein du groupe. 2. La coopération et la communication

Différentes pistes: –Utilisez un langage simple. – Parlez lentement (le cas échéant, ayez conscience de votre avantage comme natif). –Un président de réunion/coordonateur « natif »: à double tranchant. – Respectez la lenteur des locuteurs non natifs. –N’ayez pas peur de demander des explications à n’importe quel moment. – Envoyez avant le matériel écrit. –Utilisez des supports visuels (tableau, flip-charts, Power-Point, schémas…). – Résumez chaque point pour être sûr qu’il soit bien compris et approuvez les ensemble avant de passer au suivant. – Rafraîchissez vos connaissances linguistiques (---> forfait et/ou bourse FC). –Redoublez d’attention lorsque les apprenants sont présents. Astuce: étudiants traducteurs

Pendant les réunions Communiquez: – En tant que président, vous êtes garant de la bonne communication. –Veillez à ce que tout le monde puisse s’exprimer et soit entendu. –Assurez-vous que tout le monde a bien compris la même chose (terminologie & objectifs). Répartissez équitablement les tâches (présidence, compte-rendu, logistique, visites,...). Consolidez le groupe : –Activités d’ouverture amusantes, brise-glace, travail en sous- groupe, réalisations de tâches en commun, … –Intégrez la diversité culturelle : présentations des pays, systèmes éducatifs, buffets multiculturels… –Ne sous-estimez pas l’importance des moments informels.

Après les réunions: quel suivi? Établissez une liste de contacts (coordonnées, rôle dans le projet). Faites des comptes-rendus –rapidement après la réunion –à tour de rôle –bien structuré –liste récapitulative des tâches/délais/personne responsable (« to do list ») Consignez les résultats des réunions (gardez des traces) = OJ, comptes-rendus, photos, productions,… Internet (mail, téléphonie, blog…): –rapide, bon marché, motivant mais… faites attention aux différences de matériel informatique entre les partenaires Informez votre institution au retour (direction, collègues, apprenants…)

Multiculturalité Attention aux stéréotypes ! Ne pas les rechercher ou tenter de les confirmer ! Acceptez les différences culturelles (du point de vue de l’organisation du travail, des différences d’approche/méthodologiques,…) Préparez-vous et informez-vous (avec l’équipe et/ou les apprenants) sur le pays et la culture des partenaires. Prenez le temps pour faire connaissance et intégrez la dimension interculturelle : présentations des pays et de leurs systèmes éducatifs, buffets multiculturels…

Le projet concerne l’institution dans son ensemble (et non une personne individuelle). Le projet continue localement au-delà des réunions transnationales. !!! Trop souvent oublié. Prévoir le temps dans l’agenda. 3. Ancrez le projet dans votre institution

Pourquoi? - Soutien de l’équipe et de la direction : facteur indispensable du succès. - De nouvelles idées sont apportées au projet. - Valorisation des personnes impliquées face au travail réalisé. - Acquisition de nouvelles compétences pour le staff et les apprenants: savoir-être, motivation face aux apprentissages – notamment les langues étrangères, esprit d’équipe, autonomie, ouverture, nouvelles pratiques,… Quand? = A toutes les étapes (de la candidature à la valorisation) Dès la sélection: - ré-expliquez le projet pour re-motiver - précisez le rôle de chacun

Comment? - Créez un groupe de travail local. - Créez une attitude positive face au changement …mais acceptez également que tout le monde ne soit pas aussi enthousiaste. - Intégrez le projet aux activités de l’institution. - Invitez les collègues aux réunions transnationales (ici et là-bas). - Impliquez les apprenants. - Informez largement : collègues, apprenants, direction, communauté locale, … - Outils : bulletins d’informations, réunions du personnel, tableau d’affichage,…

= Garantie que le projet reste sur la bonne voie (suivi) & qu’il apporte une plus-value à tous les acteurs (évaluation). Permet les ajustements nécessaires …mais également une plus grande implication des participants et de constater le fruit de son travail. 4. Suivi et évaluation

Quand ? - Dès la première réunion : mettez au point le plan de suivi et d’évaluation du projet. - Pendant le projet : laissez des espaces pour « s’arrêter et regarder en arrière » afin de mieux repartir. - A la fin du projet : permet de célébrer ce qui a été réalisé et pointer les difficultés. Avec qui? - Tant en interne /localement, …qu’avec vos partenaires européens.

Comment ? – Communiquez régulièrement avec les partenaires sur l’état d’avancement du projet. – Carnet de route : évènements, dépenses, résultats, succès, problèmes,… – Outils : questionnaires, sondages, grilles/tableaux, discussions, observateur externe… Suivez les différents aspects du plan de travail: –Réalisation des objectifs. – Implication des participants. – Communication. – Répartition des tâches. – Produits et résultats finaux. et …n’oubliez pas d’évaluer la valeur ajoutée du partenariat: –Nouvelles compétences acquises. – Impact sur l’institution et la communauté locale. Soyez sélectif! Il n’est pas possible de tout évaluer!

Centre de Formation Professionnelle des femmes prévoyantes socialistes du bassin de Charleroi; “E-Pedagogy in Adult Education in Europe” (GRU/LP/07-08/P4-R2) « Après chaque mobilité, une évaluation (questionnaire auprès des participants) était réalisée et des recommandations étaient proposées pour les mobilités suivantes (tant au point de vue de l’organisation que du travail à accomplir pour l’avancement du projet). Conclusions ? - Cela a permis de maintenir la cohésion du groupe en veillant au partage des tâches de manière homogène; - et de ne pas s’écarter de l’objectif de départ, de respecter les échéances pour arriver au but final ». Evaluer …et ne pas oublier de tirer des conclusions

Collectif d’Alphabétisation (Bruxelles); « Renforcer la dimension émancipatrice dans l’alphabétisation des adultes en Europe » (GRU/LP/07-15/P3-R3) « Lors de chacun des séminaires réalisés durant les 2 premières années, ½ journée a été consacrée à l’évaluation, pour les formateurs et les apprenants, de l’organisation, des contenus, des apports et de l’ouverture culturelle et linguistique. Pour la 3ème année nous avons réalisé un travail de synthèse afin d’évaluer comment chacune des organisations partenaires avait intégré les pratiques des autres dans sa propre. Cela a également permis de mesurer l’ensemble des interactions et contributions générées par ces échanges de pratiques : les effets institutionnels mais aussi quant à la reconnaissance et la formation des acteurs des différents pays et à la dynamique de rencontre et la volonté d’échanges du côté des apprenants ».

Un outil utile !  Concerne le monde scolaire: à adapter (Résultat d’un projet centralisé Comenius) En anglais et français  Des outils, fiches et grilles d’analyse selon les aspects évalués - 1. Impact: - sur les apprenants - sur le staff - sur l’institution - 2. La gestion du partenariat

Outils « Documents journées thématiques »

Avantages Pour le projet - Soutien de l’institution & nouvelles idées. - Valorisation des personnes impliquées dans le projet. Au niveau de l’institution - Sentiment de solidarité dans l’institution. - Promotion de nouvelles pratiques. - Ouverture sur d’autres cultures, tolérance, citoyenneté… - Motivation pour l’apprentissage des langues étrangères. Visibilité de l’institution. 5. Dissémination

Où ? - Au sein de sa propre institution. - Environnement proche : organismes du secteur, autorités locales,.. Quand? Pendant le partenariat. Comment? - Adaptez le contenu au public. - Ayez un message clair et concis. - Partagez autant les expériences que les résultats. - Prévoyez un budget pour la dissémination !

Méthodes et outils de dissémination: - Application directe en situation d’apprentissage. - Invitez l’équipe aux réunions transnationales et locales. - Espace au sein de votre institution consacré au projet. - Journée portes ouvertes. - Mise à jour site web. - Journal interne, newsletter et mailing list. - Intervenez lors de réunions du secteur. - Invitez le presse locale lors d’une réunion transnationale ou pour montrer votre produit fini. Et…n’hésitez pas à disséminer tout type de produit: pièce de théâtre, chanson, publication, site web, buffet, exposition, matériel pédagogique, jeux…

N’oubliez pas les logos de la DG EAC et de l’agence!!!!! Téléchargeables sur le site web! « Article 6 – Publicité. Le Bénéficiaire s'engage à mentionner le soutien du Programme d'éducation et de formation tout au long de la vie dans tout produit et matériel réalisé avec le soutien de la subvention ou dans tous les documents diffusés ou publiés, ainsi que dans toute déclaration et interview portant sur l’Action. Toute référence doit être accompagnée d'une mention établissant clairement que le contenu de la publication n'engage que son/ses éditeur(s) et que la Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues. Tout matériel graphique doit être produit en accord avec les guides d'identité visuelle fournis par la Commission européenne sur ». Une obligation contractuelle!

« Article 8. Diffusion. Le Bénéficiaire est tenu d’encoder les informations relatives à l’avancement et aux résultats du projet dans la base de données informatisée EST (European Shared Treasure) ». Base de données informatisée EST Une obligation contractuelle! Une manière de valoriser les projets! Accès depuis le site web.

Manuel « Dissémination et exploitation des résultats »

….et la valorisation! –Quand le projet est terminé. –Concerne l’utilisation des résultats et la durabilité. –Augmenter l’impact des résultats, les intégrer au système éducatif local.

Centre Universitaire du Troisième Age de Namur (UTAN); « Y -a-t-il une Europe de la sagesse populaire? »; (GRU/LP/07-04/C-R3) « Les 4000 membres de l’UTAN ainsi qu’un bon nombre d’autres personnes ont été informés par voie de presse (conférence de presse), du bulletin de l’UTAN, de conférences et de rencontres personnelles entre dirigeants d’associations (Conseil consultatif des Aînés, Association Francophone des Universités Tous Ages de Belgique, Association Internationale des Universités du Troisième Age,…). Nous avons fait savoir que nous nous tenons à la disposition de ceux qui voudraient poursuivre avec nous. C’est ainsi qu’il nous est proposé de prévoir des activités en maisons de repos, basées sur la connaissance de proverbes courants. C’est ainsi également que l’Association Internationale de Gérontagogie considère à présent le travail réalisé à Namur comme une avancée non négligeable dans le domaine de la recherche en gérontagogie (méthodologie pour l’enseignement aux aînés et leur formation aux nouveaux rôles sociaux) ».

Collectif d’Alphabétisation (Bruxelles) (GRU/LP/07-15/P3- R3) ; Lire et Ecrire Hainaut Occidental asbl (Tournai) (GRU/LP/07- 26/P4-R3); « Renforcer la dimension émancipatrice dans l’alphabétisation des adultes en Europe » A propos de l’outil « The Wheel » du partenaire écossais. « Nous avions déjà traduit cette méthodologie en français (année ), et cette année nous avons pu l’éditer. Cela soutient bien entendu les formations de formateurs à l’utilisation de cet outil ». « Mme C. B. coordinatrice de North Lanarskshire Council notre partenaire écossais a été invitée par Lire et Ecrie communautaire en octobre Elle a présenté « the Wheels » au cours d’une conférence et a proposé deux jours de formation autour de cet outil. En mai 2008, l’outil « the Wheels » a fait l’objet d’un atelier lors du festival de pratiques pédagogiques organisé par l’interfédération des organismes de formation et d’insertion Wallonie-Bruxelles. Cette manifestation a touché l’ensemble des acteurs du secteur ».

–Quelles sont les possibilités de continuer la coopération au delà de Grundtvig? ( projet centralisé, jumelage, auto-financement…) –Quelles pistes existent pour trouver un autre financement ? Pensez à préparer l’après partenariat…

« QAS project - Project Support for Quality and Sustainability » Pour aller plus loin…

Les différents stades du projet Des liens utiles Des guides