MOD RNISATION Retour d’expérience CIC Académie de Rennes Intervention de : Dominique Paupard, référent technique T2, coordonnateur paye Sylvain Gru, référent promoteur + technique HT2, bureau du budget Séminaire annuel du CIC 11 octobre 2013

Sommaire 2 I.Photographie de la démarche CIC académique II.Retour d’expérience

Photographie de la démarche CIC académique 3 Données quantitatives : agents payés (hors vacataires) public ( dans le 1°, dans le 2 ° ATSS) dans le privé (7 000 dans le 1°, dans le 2°) assistants d’éducation 800 intervenants à différents niveaux : Services de gestion : DPE – DPEP – DIPATE – DOS Service des examens et concours + service de la formation 4 DSDEN 577 établissements (2° public et privé) intervenant dans les SIRH via GI-GC, STS-ASIE, MOSART Gouvernance académique Le responsable du bureau du budget est le référent promoteur et technique pour le HT2 Le coordonnateur paye est le référent technique pour le T2  Ces 2 entités, ainsi que le service étude, pilotage et performance (ex-contrôle de gestion) sont directement rattachées au Secrétaire Général depuis l’expérimentation LOLF

Photographie de la démarche CIC académique Quelques jalons 4 Expérimentation LOLF « Proto-référentiels 2° PJ 1 - Visite Cour des Comptes - Extension des proto- référentiels aux divisions «MNA » 1° privé Diffusion RCI MEN Circulaire académique 02/ rappels fondamentaux - méthodologie (ateliers) Circulaire académique 05/13 - organisation - plan de contrôle

Sommaire 5 I. Photographie de la démarche CIC académique II.Retour d’expérience : Dispositif actuel Plan de contrôle Environnement documentaire Bilan

Dispositif actuel  Le réseau académique CIC T2  les correspondants CIC dans les services : 42 personnes dans 3 services de gestion au Rectorat et 4 DSDEN PJ 2 PJ 2  la coordination paye AGENT CONCERN É % ETP CICATTRIBUTIONS Coordonnateur paye et adjoint au coordonnateur paye 50% 25% Actions d ’ information et de formation Animation du r é seau de correspondants CIC ( circulaires, notes, r é unions d ’ informations, constitution des ateliers et modalit é s de fonctionnement) Mise en œ uvre du plan d ’ action acad é mique : consignes d ’ examen et de validation des r é f é rentiels, d é finition et constitution de l ’ environnement documentaire (guides et fiches de proc é dure), cr é ation et mise en place du plan de contrôle POLE 1 : SERVICES 1 SAENES 50% DOMAINE : Suivi des r é f é rentiels nationaux et des listes de contrôle associ é es, concernant le traitement principal : prise en charge agents et laur é ats concours, CMO, temps partiel ACTIVITES - V é rification de l ’ effectivit é, de l ’ exhaustivit é et de la tra ç abilit é des listes de contrôle paye é dit é es par les services - contrôles de supervision ou de second niveau POLE 2 :ETABLISSEMENTS 1 SAENES 50% DOMAINE : Suivi des r é f é rentiels nationaux et des listes de contrôle associ é es, concernant les r é mun é rations accessoires et les retenues : NBI, indemnit é s, HSE,SFT,SNF ACTIVITES Contrôles th é matiques nationaux ASIE : suivi et contrôle des saisies des é tablissements dans ASIE d é tection des anomalies, avis aux EPLE, blocage des mouvements incorrects SFT : contrôles des droits via le site WEB acad é mique pour l ’ ensemble des bases de donn é es Applications m é tier : Indemnit é s formation et examens concours MOSART : suivi des retenues pour service non fait

Plan de contrôle 1/Formalisation de la sélection des listes de contrôle à éditer : PJ 3 et 3 bis 2/Contrôles de supervision et de 2nd niveau (CP)  ALLER PAYE - le tableau de bord FLSCTL : » vérification des contrôles effectués PJ 4 » bilan annuel PJ 4 bis » copie de la 1ère page PJ 4 ter - le tableau de bord des autres listes » certificat de contrôle PJ 5 » tableau de bord PJ 5 bis -les contrôles de la coordination paye » liste par pôle: le contrôle SFT (PJ 6 et 6 bis) » le journal des contrôles : (PJ 6 ter)  RETOUR PAYE ** analyse du retour paye ( PJ 7 ) ** suivi des vrais rejets ( PJ 7 bis ) 7

Environnement documentaire 8 1) La formation des gestionnaires : PJ 8 et PJ 8bis 2) Les fiches de procédure : l’exemple du 1°privé (PJ 10 et 10 bis) 3) Requêtes a posteriori B.O (PJ 11)

Bilan 9 Dispositif contraignant mais accepté.Les rôles sont distribués, ce qui permet de faire des rappels ciblés aux services (via les tableaux de bord) qui n’ont pas toujours la disponibilité souhaitée. Dispositif qui permet une évaluation des activités de CIC au travers de bilans mensuels (rejets) ou annuels (listes de contrôle) et donc de prévoir des formations adéquates. Dispositif évolutif, sur la base d’un constat partagé du chemin qui reste à parcourir par les différents acteurs (plan d’actions). Réserve Absence de lien vérifié avec une augmentation de la découverte d’anomalies avant départ paye faute de comptabilisation. Chantiers pour 2013 Gérer l’abondance de documentation et de requêtes BO au rectorat (identifier les auteurs, évaluer la pertinence des documents, prioriser les tâches) et résorber le déséquilibre avec les DSDEN. Réduire la consommation excessive de papier et organiser un archivage numérique Améliorer les organigrammes fonctionnels pour des divisions importantes ( PJ 9 et 9 bis)

10