Les obligations comptables Gestion Associative Les obligations comptables Les mécanismes comptables La fiscalité des associations 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Aux termes de la loi 1901, une association n’est pas obligée de tenir une comptabilité. Néanmoins il est nécessaire de pouvoir rendre compte aux adhérents, aux partenaires, aux financeurs, et justifier l'utilisation d'une cotisation, d'une libéralité (subvention, apport, don, etc). Certaines dispositions existent et entraînent des obligations comptables qui sont liées soit à la nature de l’activité, soit aux financements, soit aux statuts de l’association. Enfin, compter c’est aussi pouvoir comparer une année de fonctionnement à une autre, une activité à une autre, et prévoir et assurer la pérennité de l'association et de ses objectifs. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Compter pour rendre compte aux sociétaires Une fois tous les 12 mois (au minimum) l'assemblée générale des adhérents va devoir, selon les statuts de l'association : - approuver, ou désapprouver, la gestion de l'année écoulée, des activités réalisées et les résultats financiers de l'exercice , et ce en fonction des orientations qu'elle avait définies précédemment, - voter le budget pour la période à venir et un rapport d'orientation qui constitueront les directives à suivre par les administrateurs qu'elle élira ou renouvellera, 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations La présentation des informations financières doit : être compréhensible par tous, comporter une permanence dans les méthodes de comptabilisation, malgré les changements fréquents de responsables. Cette permanence sera a priori assurée lorsque les associations seront tenues de se conformer au " plan comptable des associations et des fondations " En outre, les informations présentées doivent répondre à trois grands principes qui sont la prudence, la régularité et la sincérité. Ces informations doivent permettre la prise de décision. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Compter pour rendre compte aux partenaires et aux financeurs Les dirigeants d'associations peuvent être amenés à communiquer des informations sur leurs actions, leurs activités, à des partenaires, financiers ou non, privés ou publics. Les éléments financiers doivent être compréhensibles, respectant les mêmes principes que pour les comptes présentés aux adhérents (prudence, régularité, sincérité). Ces documents doivent témoigner de la réalité de l'association, de ses actions et de ses capacités de développement. Bien souvent, une présentation précise et ordonnée de la situation comptable et des prévisions facilite la prise de décision d'un financeur potentiel. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Compter pour comparer une année à l'autre, une structure à l'autre Il est nécessaire d'analyser l'évolution des activités, quantitativement comme qualitativement. Cette évolution ne peut se mesurer que si l'on compte régulièrement, avec des méthodes et des périodes identiques. Cela permet de modifier ses choix de moyens, ses demandes de subventions, ses tarifs ... Compter pour prévoir et assurer la pérennité de l'association et de ses objectifs En complément de l'évaluation qualitative des actions menées par l'association, l'analyse des données financières va permettre d'établir un diagnostic qui pourra faire apparaître soit des difficultés, soit un fonctionnement équilibré, soit des possibilités de développement. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Des contrôles qui entraînent des obligations comptables Toute association, quelles que soient ses activités ou sa taille, est susceptible d’être contrôlée par l’administration fiscale ou l’Urssaf. Elle doit donc conserver et de produire la justification des mouvements financiers des trois années précédentes et donc de tenir une comptabilité même élémentaire. Si elle perçoit une aide publique, si minime soit-elle, l’organisme donneur et la chambre régionale des comptes sont susceptibles d’en contrôler l’utilisation, ce qui entraîne ici encore l’obligation d’une comptabilité minimale. L’obligation de produire un bilan et un compte de résultat suggère de se conformer au plan comptable associatif. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Aide d’une municipalité de plus de 3 500 habitants représentant plus de 50% du budget de l’association ou supérieure à 75 000 € L’association doit fournir à la commune un bilan certifié conforme. Obligations liées à une aide supérieure à 23 000 euros Une doit autorité administrative qui souhaite verser une subvention à une association pour un montant supérieur à 23 000 € doit conclure une convention avec cette même association. L’objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée doivent être définis. L’arrêté du 11 octobre 2006 oblige les associations percevant une subvention supérieure à 23 000 euros par an à établir un compte-rendu financier pour justifier du bon emploi des subventions affectées à une dépense déterminée 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Le CR financier est constitué d'un tableau des charges et des produits affectés à la réalisation du projet subventionné. Ce tableau doit faire apparaître les écarts éventuels constatés entre le budget de l'action et les réalisations. En annexe, ces écarts doivent être commentés et un document doit détailler la nature des actions entreprises et les résultats obtenus par rapport aux objectifs initiaux du projet. Le compte-rendu est déposé auprès de l'autorité qui a versé la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée. Précisons que ce compte rendu financier normalisé va, de fait, s’appliquer quel que soit le montant de la subvention puisqu’une collectivité publique demande toujours l’utilisation faite d’une subvention versée. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Obligations liées à un cumul des aides publiques supérieures à 153 000 euros Obligation d’établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. Obligation de nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant. » - Obligation de dépôt en préfecture de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Des obligations en fonction d’une certaine taille La loi indique l’obligation d’avoir un commissaire aux comptes, si l'association exerce des activités économiques et remplit 2 des 3 critères suivants : - > 50 salariés - > 3 100 000 d‘euros de CA - > 1550 000 d'euros de total de bilan   Les missions du commissaire aux comptes entraînent toutes les autres. A noter que le montant des ressources (le CA) comprend les subventions et produits de toute nature liés à l'activité courante. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les obligations comptables des associations Enfin, certaines activités, notamment celles qui nécessitent un agrément des pouvoirs publics, les associations reconnues d’utilité publique ou les organismes de formation, entraînent des obligations comptables particulières. Qu’est-ce qu’un commissaire aux comptes Le commissaire aux comptes est un professionnels (inscrits sur la liste des commissaires aux comptes). Il est nommés pour 6 ans et a pour mission principale la certification des comptes. Ces services sont payants. Ne pas confondre avec un vérificateur aux comptes qui est une personne bénévole nommée en AG, reconnue pour son expérience associative et/ou ses compétences en comptabilité. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables La comptabilité est une technique au service de la gestion. Elle doit permettre à tout trésorier: de fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers; de suivre l’évolutions des charges et des produits en cours d’exercice; de rendre des comptes aux adhérents; de justifier de l’utilisation des fonds aux financeurs et de la légalité de leur utilisation aux contrôleurs. son langage est le plan comptable 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Les principes Régularité : conforme aux règles en vigueur Sincérité: application « de bonne foi » des règles. Image fidèle: précisions données en extra comptable. Prudence: prise en compte des moins values dès qu’elles sont connues et des plus values quand elles sont réalisées Prééminence de la réalité sur l’apparence: valorisation des contributions volontaires. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Les règles d’établissement des comptes Continuité de l’activité Permanence des méthodes comptables: présentation et méthode Indépendance des exercices Coût historique: enregistrement au prix d’acquisition Non compensation: pas de compensation entre créances et dettes, ou charges et produits. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Organisation La comptabilité doit être organisée de manière à permettre : la saisie complète des informations ; l'enregistrement chronologique de toutes les opérations; la conservation et la disponibilité des informations ; le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Les documents obligatoires Le journal: On y enregistre les opérations au jour le jour, par ordre chronologique. Un grand livre: Il regroupe l'ensemble des comptes classés par nature des opérations. Un livre inventaire : Il s'agit des balances qui récapitulent les comptes annuels ainsi que les inventaires physiques et comptables. Des documents informatiques peuvent être utilisés. Il est souhaitable qu’ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Une validation mensuelle est conseillée. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Selon le plan comptable général, toute écriture comptable doit être basée sur des pièces justificatives datées afin de garantir la fiabilité, la conservation et la reconstitution des écritures. Ces pièces justificatives doivent être conservées au moins pendant 10 ans. Elles peuvent être d'origine: interne: facture émise par l'association à son adhérent ou client, ordre de virement établi par l'association, chèque, bulletin de paie ... externe: relevé de compte bancaire, chèque de la part d'un adhérent ou client, facture d'un fournisseur. .. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables L’enregistrement Toutes les entrées et les sorties d’argent enregistrées au jour le jour surtout si il y a une caisse. Toutes les informations sont mentionnées: dates, n° de chèque, nature, origine etc.. Les justificatifs En comptabilité toute dépense quel que soit sont montant doit être justifiée par une pièce. Document qui prouve la dépense et son affectation (facture d’achat, titres de transports, tickets d’autoroute…) Le classement Il s’agit d’adopter une méthode pratique pour classer les documents permettant de les retrouver à tout moment. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Le plan comptable Depuis le 1er janvier, les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer un nouveau plan comptable. Le plan comptable est une nomenclature des comptes. Il contient des règles adaptées aux spécificités associatives. Présentation des comptes Il s’agit alors de regrouper les écritures selon leur nature: achats, déplacements, téléphone, timbres..pour les charges; cotisation, participations, subventions, dons…pour les produits. Le résultat (déficit ou excédent) provient de la différence entre le total des charges et celui des produits. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Quels sont les délais de conservation des documents administratifs pour les associations? Documents sociaux: le délai de conservation varie en fonction de leur objet: 5 ans pour les paies – 10 ans pour les registres du personnel – 30 ans pour les contrats de travail Documents comptables et fiscaux: 10 ans : pour les journaux, le grand livre, le registre des inventaires, les bilans et comptes de résultat, les rapports du commissaire aux comptes – 6 ans : pour le journal des opérations des bénévoles – valorisation des contributions volontaires. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Documents juridiques: durée illimitée : pour le registre spécial – les récépissés de la préfecture au journal officiel - 30 ans : pour le registre des délibérations - 10 ans : pour les demandes de subventions, leurs pièces justificatives et les contrats commerciaux – Durée fonctionnelle au risque couvert, pour les contrats d’assurances. l’archivage électronique : A ce jour il n’existe par de cadre légal aux obligations en matière d’archivage électronique. La loi du 13 mars 2000 admet, « que l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (art. 1316.3). 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables En conclusion : nécessités et obligations comptables Il est recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons : Démocratique : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu'ils demandent. Economique : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d'une association de " suivre " et de contrôler la gestion de l'association. C'est l'outil indispensable pour assurer la pérennité de l'association et mener une politique de développement. Juridique : Pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Les comptes Un compte est une adresse où on enregistre toutes les opérations de même nature ou relatives à une même affectation. Une association utilise les comptes en fonction de son type d'activité. Le plan comptable général propose un cadre commun comprenant 7 classes dans lesquelles tous les comptes de la comptabilité générale sont classés. On distingue: Comptes de situation: ils figurent dans le bilan: Classe 1 : Comptes de capitaux. Classe 2 : Comptes d'immobilisations. Classe 3 : Comptes de stocks. Classe 4 : Comptes de tiers. Classe 5 : Comptes financiers. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Comptes de gestion: ils figurent dans le compte de résultat: Classe 6 : Comptes de charges: Classe 7 : Comptes de produits. Comptes spéciaux: Classe 8 : Ces comptes spéciaux sont utilisés pour enregistrer les engagements hors bilan et compte de résultat. Il permettent d’enregistrer en autre les contributions des bénévoles 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Les comptes sont identifiés par un intitulé et par un numéro comportant plusieurs chiffres: Le 1 er chiffre correspond à la classe du compte. Le 2e chiffre indique une division de la classe. Le 3e chiffre précise une subdivision du compte. Les chiffres suivants affinent la subdivision. Exemple: 6 : Comptes de charges 62 : Services extérieurs 625: Déplacements 6251: voyages et déplacements 62512 : indemnités kilométriques 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité simple et la comptabilité en partie double. Dans les deux cas , les écritures sont datées chiffrées (montant), allouées à un compte, explicitées par un libellé correspondent à un document répertorié qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt à payer, etc). 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables La comptabilité simple Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d'un solde entre le total des dépenses et le total des recettes telles qu'elles apparaissent dans le journal de banque et le journal de caisse. Chaque opération est reportée sur un cahier à deux colonnes : la première colonne pour décrire l'événement, la deuxième pour mettre son montant, en plus ou en moins selon qu'il s'agit d'un encaissement ou d'une dépense. Ce type de comptabilité dit « de caisse convient à particuliers ou de toutes petites entreprises dont les événements économiques sont très simples. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Comptabilité en partie double La comptabilité en partie double est une technique qui fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leur emploi, entre une origine et une destination. Au niveau des comptes de bilan, le débit représente une richesse financière ou une possession de l'entreprise tandis que le crédit représente une dette de l'entreprise, la diminution de son patrimoine ou de sa trésorerie. La somme des débits est égale à la somme des crédits, les comptes de capitaux, au crédit, représentant le fonds associatif , c'est à dire les richesses de la structure moins ses dettes. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Au niveau du compte de résultat, le débit représente une dépense (achats, impôts) tandis que le crédit représente une recettes (ventes, produits financiers). Le sens de « débit » et « crédit » ne doit être, ici, compris qu'en relation avec une écriture symétrique au bilan : acheter un bien, c'est créer une dette envers un fournisseur (enregistrée au crédit), la charge comptable sera donc au débit. À contrario, vendre un service, c'est constater que le client doit de l'argent et cet avoir (un débit comme on l'a vu) a pour effet un produit comptable passé en crédit. 11/04/2017 CDOS ISERE

Total du débit = Total du crédit Les mécanismes comptables Comptabilité en partie double Pour enregistrer une opération, on débite un ou plusieurs comptes et on crédite simultanément un ou plusieurs comptes en respectant la technique de la partie double. En effet, tout enregistrement doit respecter l'égalité suivante: Total du débit = Total du crédit 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Tous les comptes d’ACTIF du Bilan augmentent par débit et diminuent par crédit. Tous les comptes de PASSIF du bilan augmentent par crédit et diminuent par débit. Tous les comptes de charges du compte de résultat augmentent par débit et diminuent par crédit. Tous les comptes de produits du compte de résultat augmentent par crédit et diminuent par débit. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Modèle d'écriture dans le journal: Date N° de Intitulé du compte à débiter Montant compte à à débiter débiter Intitulé du compte à créditer à créditer créditer Justificatif (exemple: n° de facture) 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Modèle d'écriture dans le grand livre: ces écritures se font dans des comptes appelés comptes en T (en raison de leur forme) : Date Libellé Montant à débiter Montant à créditer La vérification «Total débit = Total crédit» doit se faire au niveau de chaque enregistrement comptable. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables La Balance La balance est un instrument de contrôle qui permet de s'assurer que toutes les opérations ont été enregistrées dans les comptes conformément au principe de la partie double. Elle se présente sous la forme d'un tableau récapitulatif des mouvements et des soldes des différents comptes de l'association (sachant que le détail des opérations de chaque compte se trouve dans le grand livre) 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Comptes Mouvements Soldes Débit Crédit Débiteur Créditeur Comptes de situation: Classes 1 à 5 Comptes de gestion: Classes 6 et 7 Total x y 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Qu’est-ce qu’un compte de résultat ? Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice. La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Il peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire. Charges Produits Fourniture Déplacement Entretien matériel Transport Hébergement Résultat (bénéfice) 1600 100 350 2 550 1 600 50 Stages Subvention Cotisation 4 500 550 1 200 Total 6 250 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Qu’est-ce qu’un compte de bilan ? Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. C’est la photographie de l’association, sa situation financière depuis le début de son activité. Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro. Actif Passif Matériel Créances Banque Caisse 5 000 1 000 500 Fonds associatif Résultats cumulés Résultat de l’année Dettes 5 950 1 040 50 460 Total 7 500 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Qu’est-ce qu’un budget ? Le budget, c’est la prévision des charges (les dépenses) et des produits(les recettes) pour l’exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il doit être équilibré, sans déficit, ni excédent. Charges Produits Fourniture Déplacement Entretien matériel Transport Hébergement 1 650 100 350 2 550 1600 Stages Subvention Cotisations 4 500 550 1 200 Total 6 250 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Quelques règles budgétaires Le budget est établi pour un an Il est préparé par le trésorier, discuté en CA, présenté à l’ AG pour approbation Pour l’établir, il faut prévoir toutes les dépenses: assurance, frais postaux, charges liées aux activités, taxes, SACEM..etc Les écarts entre le budget et le résultat de l’année précédente peuvent apporter de riches enseignements pour établir un nouveau budget. Certains gros achats nécessitent des devis Il faut veiller à la répartition des ressources. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Qu’est ce qu’une trésorerie ? La trésorerie, c’est l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c’est-à-dire d’argent disponible immédiatement. Un des premiers soucis d’une jeune association est de ce constituer un fonds de trésorerie. Le plan de trésorerie ci-dessus met en évidence des besoins de trésorerie en février. Les responsables de l’association devront donc anticiper en négociant avec l’imprimeur un délai de paiement par exemple. 11/04/2017 CDOS ISERE

Les mécanismes comptables Janv Fév Mar Avril Mai Juin Encaissements Ventes 1 500 subvention 3 000 Cotisations 2 000 Total 3 500 4 500 Décaissements Fonctionnement 400 Publicité Salaire 800 1 200 3 200 Solde mensuel 2 300 -3 200 3 300 -1 200 300 Solde cumulé -900 2 400 11/04/2017 CDOS ISERE

La fiscalité Les associations doivent-elles payer des impôts ? Sujet de la soirée thématique du 24 mai 2009 animée par Mauricette Rabatel des services fiscaux de l’Isère La fiscalité Les associations doivent-elles payer des impôts ? Si une association: réalise des actes de commerce, elle peut être assujettie aux impôts commerciaux occupe des locaux, elle paiera les taxes foncières (si elle est propriétaire) et d’habitation. emploie du personnel, elle devra régler les taxes comme tout autre employeur possède un poste de télévision, elle s’acquittera de la redevance Ouvre une buvette et ou diffuse de la musique, même temporairement, elle devra régler la taxe pour débit de boisson et la SACEM. 11/04/2017 CDOS ISERE

La fiscalité En fiscalité, ce n’est pas le statut juridique qui est considéré, mais la nature des actes. Les associations sont donc soumises à toutes les règles fiscales. Elles ont néanmoins quelques exonérations et allègements spécifiques. Comment analyser sa situation au regard des impôts commerciaux? Les questions à ce poser: la gestion de l’association est-elle désintéressée? si oui, l’association concurrence-t-elle une entreprise? si oui, exerce-t-elle son activité dans des conditions similaires à celles des entreprises commerciales? 11/04/2017 CDOS ISERE

La fiscalité Non Oui Non Oui Non Oui La gestion de l’association est-elle désintéressée? Non L’association est imposable aux impôts commerciaux Oui L’association concurrence-t-elle une entreprise? Non L’association est exonérée des impôts commerciaux Oui L’association exerce-t-elle son activité dans les conditions similaires à celles d’une entreprise: produit, public, prix, publicité? Non L’association est exonérée des impôts commerciaux Oui L’association est imposable aux impôts commerciaux 11/04/2017 CDOS ISERE

La fiscalité La gestion désintéressée Elle résulte de la réunion des conditions ci-après: L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par des personnes n’ayant elles-mêmes, ou par personne interposée, aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l’exploitation; L’association ne doit procéder à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfice, sous quelque forme que ce soit; Les membres de l’association et leurs ayants droits ne doivent pas pouvoir être déclarés attributaires d’une part quelconque de l’actif, sous réserve du droit de reprise des apports. 11/04/2017 CDOS ISERE

La fiscalité Les « 4P » Produit Public Prix Publicité Est d’utilité sociale l’activité qui tend à satisfaire un besoin qui n’est pas pris en compte par le marché ou qui l’est de façon peu satisfaisante. Public Sont d’utilité sociale les actes payants réalisés principalement au profit de personnes justifiants l’octroi d’avantages particuliers au vu de leur situation économique et sociale. Prix Le prix doit faciliter l’accès du public et se distinguer à la baisse de ceux pratiqués dans le secteur lucratif. Publicité Les méthodes utilisées. Ne pas avoir les modes de communication payants habituellement utilisés par les entreprises du secteur lucratif. 11/04/2017 CDOS ISERE

Comité Départemental Olympique et Sportif de l’Isère Intervention animée par Catherine Janvier Chef de projet Responsable du Centre de Ressource et d’Information des bénévoles Comité Départemental Olympique et Sportif de l’Isère Maison départementale des sports 7 rue de l’industrie 38320 Eybens crib@cdos-isere.com www.cdos-isere.com 04 38 24 03 66 11/04/2017 CDOS ISERE