Migration des données Contenu : Atelier de reprise des données Importation de Microsoft Excel Soldes d'ouverture

Migration de données : objectifs du chapitre À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : de décrire les différentes options existantes pour la migration de données ; d'utiliser l'atelier de reprise des données pour migrer des données de gestion de Microsoft Excel vers SAP Business One ; d'importer des articles et des partenaires directement de Microsoft Excel vers SAP Business One ; d'enregistrer les soldes d'ouverture.

Migration de données : scénario de gestion Sport International vend un grand nombre d'articles à ses clients. Étant donné qu'ils utilisaient précédemment un autre système ERP, ils disposent de toutes les données sous forme électronique et souhaitent donc migrer ces données dans SAP Business One.

Migration des données Manuelle Manuelle Automatique Les implémentations de SAP Business One demandent la migration des données du système existant vers le nouveau système SAP Business One. Les données de gestion (telles que les clients, fournisseurs, produits, factures, avoirs, etc) doivent être disponibles dans le nouveau système avant sa mise en service. Vous pouvez procéder à la migration des données manuellement (si vous n'avez pas utilisé de système ERP précédemment) ou automatiquement via Microsoft Excel et les outils proposés par SAP Business One.

Data Transfer Workbench - Vision intégrale X P O R T Interf.donn. A P I Assistant import. données Système existant SAP Business One Extraction données Mappage données Import. données La migration de données correspond à un processus par lequel les données de gestion existantes migrent d'un système existant vers SAP Business One. Pour simplifier au maximum la migration des données, SAP Business One comprend le Data Transfer Workbench. Il peut être installé sur n'importe quel poste de travail du réseau fonctionnant sous le serveur SAP Business One. La migration des données comporte les étapes suivantes : Extraction de données Les données requises sont extraites du système précédent. Mappage des données Les données sont converties dans le format de données de SAP Business One et affectées à ses structures de données. Importation des données Les données sont importées dans SAP Business One. Le Data Transfer Workbench utilise l'interface de données API pour garantir la cohérence des données. À l'avenir, le Data Transfer Workbench supportera toutes les étapes de migration de données.

Composantes de la version 2004 Data Transfer Workbench E X P O R T Interf.donn. A P I Assistant import. données Système existant SAP Business One Extraction données Mappage données Import. données Modèles Microsoft Excel Le Data Transfer Workbench supporte l'importation et le mappage des données. L'exportation des données doit être proposée par le système existant. Les données doivent être disponibles dans Microsoft Excel et sauvegardées sous forme de fichier texte séparées par des tabulations, des virgules ou des points-virgules. Le Data Transfer Workbench fournit les outils suivants pour l'exécution du mappage et de l'importation des données : Modèles Microsoft Excel Gestion de l'interface Assistant d'importation de données avec fonctionnalité de mappage Gestion des journaux

Modèles Microsoft Excel Tables Modèles Microsoft Excel OCRD Partenaires Partenaires.xlt CRD1 Partenaires - Adresses Partenaires_Adresse.xlt OCPR Partenaires - Contacts Partenaires_Contacts.xlt Les modèles Microsoft Excel proposés avec l'atelier de reprise des données dépendent des tables de SAP Business One. Si un objet de gestion n'est représenté que par une seule table dans SAP Business One (comptes généraux par exemple), un seul modèle s'avère donc nécessaire. Si un objet de gestion est représenté par plusieurs tables (par exemple, pour le partenaire, qui nécessite deux tables supplémentaires pour les adresses et les contacts), un modèle de chaque table est fourni. Les modèles contiennent des titres et des remarques concernant le type de données. Reportez-vous à la documentation pour obtenir plus d'informations. Ne supprimez pas les deux lignes supérieures des modèles. Ajoutez une colonne supplémentaire pour chaque zone utilisateur à importer. Vous pouvez copier et coller vos données dans le modèle.

Interface de transfert de données Création d'un modèle Importation Modèles Microsoft Excel Interface de transfert de données Les modèles Microsoft Excel reposent sur une interface de transfert des données préconfigurée. Vous pouvez adapter les données existantes à ces modèles Microsoft Excel ou modifier l'interface de transfert de données et générer de nouveaux modèles Microsoft Excel. Il peut s'avérer nécessaire de modifier l'interface de transfert de données si les zones requises ne figurent pas dans l'interface par défaut. Vous pouvez toujours revenir à l'interface par défaut si nécessaire.

Connexion à la base de données La première étape consiste à se connecter à la base de données dans laquelle vous voulez importer les données. Lorsque vous cliquez sur Connecter, l'écran Connexion s'affiche. Vous saisissez le nom utilisateur et le mot de passe ainsi que le serveur stockant la base de données. Lorsque vous sélectionnez Mettre à jour, toutes les bases de données pour lesquelles le nom utilisateur et le mot de passe sont valides figurent dans la liste déroulante Société. Sélectionnez la base de données dans laquelle vous voulez importer les données et sélectionnez OK. La zone Langue définit la langue du fichier protocole.

Assistant d'importation de données I L'assistant d'importation des données propose des instructions progressives sur le mode de téléchargement des données préparées. L'utilisation de cet assistant nécessite une formation de très courte durée et simplifie l'exécution du processus d'importation. Lors de l'étape 1, vous indiquez si vous voulez importer un nouvel objet ou mettre à jour un objet existant (la mise à jour est prise en charge pour les comptes généraux, les partenaires, les articles et les prix). L'étape 2 permet de sélectionner les objets de gestion à importer ou à mettre à jour. L'étape 3 permet de sélectionner les fichiers de données à importer. Selon l'objet de gestion, vous pouvez télécharger parallèlement plusieurs fichiers de données pour différentes tables du même objet de gestion. Les fichiers doivent être des fichiers texte utilisant une virgule, un point-virgule ou une tabulation comme séparateur. Pour définir le fonctionnement de l'atelier de reprise de données en cas d'erreur, cliquez sur Avancé. Une des options proposées consiste à faire exécuter un rollback par l'atelier de reprise des données dès l'apparition d'une erreur. Un rollback permet de réinitialiser l'intégralité du processus d'importation. Tous les enregistrements de données déjà importés sont donc supprimés du système. Une autre option consiste à faire interrompre le processus d'importation par l'atelier de reprise des données après plusieurs apparitions d'erreurs sans exécuter de rollback. Les enregistrements de données pour lesquels le processus d'importation a échoué sont stockés dans un journal des erreurs. Les enregistrements de données dont l'importation s'est correctement déroulée restent dans le système. Options de rollback

Assistant d'importation de données II Étape 5 : exécution de l'importation des données Lors de l'étape 4, vous vérifiez que les données saisies correspondent au type de données cibles. Vous pouvez modifier les règles de mappage, si nécessaire. L'onglet Données affiche tous les enregistrements et toutes les colonnes du fichier de données d'en-tête. Pour chaque fichier de données de l'objet de gestion, vous pouvez modifier les règles de mappage. Les règles de mappage permettent de déterminer la colonne du fichier de données (zone source) qui appartient à telle zone du système (zone cible). La séquence par défaut des zones cibles est basée sur l'interface actuelle. Les zones cibles comprennent des zones utilisateur que vous devez affecter aux zones sources. Vous pouvez décider d'ignorer l'importation de certaines colonnes en sélectionnant Ne pas renseigner. Vous pouvez sauvegarder et réutiliser les règles de mappage. Vous pouvez également laisser le système vérifier le mappage. Il affiche des messages d'erreur si : vous avez mappé deux zones cibles différentes dans une zone source vous avez mappé deux zones sources différentes dans une zone cible vous n'avez pas mappé une zone source dans une zone cible obligatoire L'étape 5 permet d'afficher un résumé de vos paramètres. Pour lancer l'importation des données, sélectionnez Suivant. Sauvegarde ou ouverture des règles de mappage

Gestion des protocoles Synthèse protocole Vue détaillée La gestion des protocoles regroupe des informations, des messages et des messages d'erreur relatifs aux processus de téléchargement et les prépare en vue d'une analyse. La gestion des protocoles comprend deux composants : la synthèse du protocole et la vue détaillée. La synthèse du protocole vous permet de gérer tous les protocoles existants. La vue détaillée apporte des informations détaillées sur des protocoles individuels.

Assistant Importation de données II Lance l'importation données Lors de l'étape 4, vous vérifiez que les données saisies correspondent aux types de données cibles et vous pouvez modifier les règles de mappage, si nécessaire. L'onglet Données affiche tous les enregistrements et toutes les colonnes du fichier de données d'en-tête. Pour chaque fichier de données de l'objet de gestion, le système propose un onglet distinct permettant de modifier les règles de mappage. Les règles de mappage permettent de déterminer la colonne du fichier de données (zone source) qui appartient à telle zone du système (zone cible). La séquence par défaut des zones cibles est basée sur l'interface actuelle. Les zones cibles comprennent des zones utilisateur et vous devez les mapper dans les zones sources. Vous pouvez décider d'ignorer l'importation de certaines colonnes en sélectionnant Laisser à blanc. Vous pouvez sauvegarder et réutiliser les règles de mappage. Vous pouvez également laisser le système vérifier le mappage. Il affiche des messages d'erreur si vous avez mappé deux zones cibles différentes dans une zone source ; vous avez mappé deux zones sources différentes dans une zone cible ; vous n'avez pas mappé une zone source dans une zone cible obligatoire. L'étape 5 permet d'afficher un résumé de vos paramètres. Pour lancer l'importation des données, sélectionnez Suivant. Sauvegarde ou ouvre les règles de mappage

Définition des soldes d'ouverture Compte solde d'ouverture 1 2 3 4 5 6 Compte général Partenaire Compte de stock 1 2 3 4 5 6 Lors du transfert des données, les fonctions Soldes d'ouverture permettent de saisir les soldes d'ouverture des comptes généraux, des partenaires et des comptes de stock pour lesquels seul le solde d'ouverture et non les postes individuels est pertinent. Le système enregistre l'écriture de contrepartie dans un compte de solde d'ouverture défini au préalable. Vous ne devez utiliser cette fonction pour les comptes de résultats que si le transfert de données a lieu au cours de l'exercice comptable. Si la devise système est différente de la devise interne, les soldes sont automatiquement convertis. Les données figurent dans la colonne Solde (DS). Si les comptes ont été définis comme des comptes en devise étrangère dans le plan comptable, la zone Solde d'ouverture (DE) peut être renseignée. Les transactions sont accessibles via les chemins de menus suivants : Comptes généraux : Administration -> Initialisation système -> Soldes d'ouverture -> Soldes d'ouverture comptes généraux Partenaires : Administration -> Initialisation système -> Soldes d'ouverture -> Soldes d'ouverture partenaires Comptes de stock : Gestion des stocks-> Transactions de stock -> Quantités initiales, Suivi des stocks, Enregistrement sur stock et sélectionnez l'onglet Quantité initiale.

Migration de données : résumé du chapitre Vous êtes maintenant capable : de décrire les différentes options existantes pour la migration de données ; d'utiliser l'atelier de reprise des données pour migrer des données de gestion de Microsoft Excel vers SAP Business One ; d'importer des articles et des partenaires directement de Microsoft Excel vers SAP Business One ; d'enregistrer les soldes d'ouverture.