Présentation des indicateurs du Macro-processus 3 Exécution de la dépense DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES – DAF A2

13 indicateurs ont été mis en place, classés en 4 groupes : Les indicateurs ont été développés par l’AIFE et la DB pour évaluer la qualité et la fluidité de la chaîne de la dépense dans son intégralité dans le cadre de la commande publique (hors subventions, décisions diverses et baux); - Mise à disposition mensuelle des données brutes et de synthèse par le biais du site collaboratif Pléiade « Pilotage et Indicateurs MP3 »; 13 indicateurs ont été mis en place, classés en 4 groupes : Autour de la demande d’achat  Indicateurs IA1, IB1 et IB2: Autour de l’engagement juridique  Indicateurs IB3, IB3bis et IB4; Autour du service fait  Indicateurs IC1, IC1bis, IC1ter et IC2; Autour de la demande de paiement  Indicateurs ID2, ID2bis et ID3 Le macro-processus n°3 (« Exécution de la dépense ») a été mis en œuvre en 2009. Son objectif est de permettre aux responsables de procéder dans les meilleures conditions (délais, qualité, efficience) aux acquisitions et dépenses nécessaires à leurs activités et de ne pas pénaliser les fournisseurs, prestataires et partenaires par des procédures qui ne concernent en rien leurs engagements vis-à-vis de l’administration.   Les indicateurs ont été mis en place par l’AIFE et la DB en 2011. Ils sont liés à l’exécution de la dépense sur la commande publique et ont pour objet de fournir une image précise de la qualité de la chaîne de la dépense (de la demande d’achat à la mise en paiement). Nous sommes encore dans une phase d’apprentissage : les données étant prélevées manuellement par l’AIFE dans Chorus. A terme, il est prévu que les restitutions de collectes de données des indicateurs et des calculs qui en découlent soient intégrés dans l’outil infocentre et donc directement accessibles dans les ministères. La mise à disposition des données (brutes et de synthèse) est mensuelle. Les données de synthèse portent sur le mois et sur le trimestre écoulé. A ce jour, 13 indicateurs ont été mis en place ; que l’ont peut classe en 4 groupes : Autour de la demande d’achat ; Autour de l’engagement juridique ; Autour du service fait ; Autour de la demande de paiement. DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES – DAF A2

Avant la mise en place des indicateurs MP3 Chorus (INF-DEP-56) Demande d’achat Engagement juridique Constatation du service fait Certification du service fait Demande de paiement Mise en paiement Ordonnateur Comptable Service prescripteur Avant les indicateurs, seul Chorus (et éventuellement les tableaux de suivi des services) nous permettait de mesurer la qualité de la chaîne de la dépense.   Cette mesure était incomplète car la qualité ne se jugeait qu’à l’aune du délai global de paiement (c’est-à-dire en toute fin de chaîne). Nous ne pouvions ainsi évaluer que l’aval de la chaîne de la dépense selon un seul indicateur. CSP + Service prescripteur (pour la constatation du SF) DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES – DAF A2

Après la mise en place des indicateurs MP3 IB3 IB3 bis IB1 IB2 IC1 IC1 bis IC1 ter IC2 IA1 IB4 ID3 ID2 ID2 bis Demande d’achat Engagement juridique Constatation du service fait Certification du service fait Demande de paiement Mise en paiement Ordonnateur Comptable Service prescripteur Les indicateurs nous permettent d’évaluer la qualité et la fluidité de la chaîne de la dépense dans son ensemble.   Les indicateurs nous donnent ainsi, entre autres : Le délai moyen de traitement de l’engagement juridique à partir de la demande d’achat (IB2) ; Le taux d’EJ dont le délai EJ/DP est inférieur ou égal à 2 jours (en nombre et en montant) – (IB3/IB3 bis) ; Le taux d’EJ inférieurs à 50€ (IB4) ; Ou encore le taux de DP dont le délai global de paiement est supérieur à 30 jours (ID3). CSP + Service prescripteur (pour la constatation du SF) DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES – DAF A2

Bilan des indicateurs sur l’année 2012 Les résultats des indicateurs MP3 sont publiés chaque mois sur la lettre d’information INFOS DAF A2 (disponible sur l’intranet à la page d’accueil). DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES – DAF A2

Le zoom académique Le bureau DAF A2 peut mettre à votre disposition un « zoom » académique trimestriel; Identifier la ou les faiblesses de la chaîne de la dépense à la maille la plus fine : le centre de coût; Proposition de solutions pour améliorer la situation de la chaîne de la dépense.