Alliance pour la Protection des Infrastructures Souterraines du Québec

Ordre du jour 1. Ouverture de l'assemblée 2. Constatation de la régularité de la convocation 3. Vérification du quorum 4. Nomination du président et du secrétaire d'assemblée 5. Lecture et adoption de l'ordre du jour 6. Rapport du président (Bilan 2006) 7. Confirmation des décisions des administrateurs 8. Présentation des états financiers Nomination des vérificateurs 10. Priorités d'actions Élection des administrateurs 12. Clôture de l'assemblée Lunch – Bon appétit

Rapport du président

4 Ce qu’on à fait 3 phases 1. de janvier à mars de avril à septembre de septembre à décembre 2006

5 Constats  Volonté de l’industrie de se prendre en main (responsabilité sociale et meilleures pratiques) avant de se faire prendre en main  Bien fondé du regroupement  Pas de duplication de mandat  Dans un contexte de développement durable, besoin de protéger les infrastructures existantes  Dans un souci de santé et de sécurité, besoin de protéger la population et les travailleurs  Dans un souci de qualité de vie, besoin de maintenir les services publics sans interruptions indues

6 Facteurs clés de succès 1. Coopération et collaboration 2. Engagement de l’industrie et des parties prenantes 3. Disponibilités financières 4. Nombre d’adhérents et de partenaires 5. Volonté sérieuse et affectation appropriée des ressources humaines 6. Efforts et participation soutenus

7 Mission L’Alliance pour la protection des infrastructures souterraines du Québec (APISQ) est un organisme sans but lucratif dédié à la promotion des meilleures pratiques pour prévenir les dommages aux infrastructures souterraines dans le but d’assurer la sécurité du public et des travailleurs ainsi que le maintien des services.

8 Vision L’Alliance met tout en œuvre afin de devenir : Le carrefour d’échange et de concertation des parties prenantes vers une responsabilité partagée pour la prévention des dommages aux infrastructures souterraines. La référence au Québec en matière de meilleures pratiques pour la prévention des dommages aux infrastructures souterraines. L’instrument de sensibilisation et de promotion de la prévention des dommages et de la sécurité des personnes lors de toute intervention souterraine.

9 Valeurs L’Alliance reconnaît l’importance des valeurs au sein de son organisation et celles qui soustendent ses activités quotidiennes sont :  Sensibilisation et prévention  Responsabilité partagée  Partenariat et décisions consensuelles  Sécurité et fiabilité

Objectifs clés Développer, maintenir et faire la promotion des meilleures pratiques en matière de prévention de dommages aux infrastructures souterraines. Encourager le principe de responsabilité partagée en matière de prévention des dommages aux infrastructures souterraines. Mettre en place des programmes de sensibilisation et d’éducation et assurer la diffusion d’information sur ces meilleures pratiques aux entreprises spécialisées dans le domaine ainsi qu’au public en général. Sensibiliser les parties prenantes à l’importance d’enregistrer toutes les données relatives aux incidents sur les chantiers.

Ce qu’on a fait Plan de match Organisation  Structure de gouvernance  Structure d’opération  Structure de membership et coûts 2. Priorités (court terme)  Financement ( adhésions et partenariats financiers )  Membership ( recrutement )  Guide des pratiques d’excellence ( 8 task forces ) 3. Plan de match  Priorités d’actions ( Guylaine )

12 Structure du gouvernance Structure de gouvernance 1. Conseil d’administration 2. Comité exécutif 3. Comité permanent sur les pratiques d’excellence en prévention des dommages aux infrastructures souterraines Éventuellement  Éventuellement, création d’un comité distinct membership et financement  Éventuellement, création d’un Comité politique, gouvernance et nomination

13 Structure d’opération Dépend de ses membres pour faire avancer les dossiers (member- driven) Info-Excavation ( comptabilité et support administratif pour démarrage ) 22 groupes de parties prenantes ( stakeholders ) Diversification des intervenants pour accomplir tâches 8 sous-comités temporaires ( Task forces ) Comité permanent PE Comité marketing et communications Comité sur formation et de sensibilisation Comité sur documentation et évaluation

14 Structure du membership 1. Corporation (C1 à C5) 2. Association 3. Gouvernement (fédéral, provincial, municipal) 4. Individu (étudiant, retraité)

Formulaire d’adhésion

Ce qu’on a fait Plan de match 2006 Priorités (court terme)  Financement ( adhésions et partenariats financiers )  Membership ( recrutement )  Guide des pratiques d’excellence ( 8 task forces )

17 Financement et membership 1. Développer une offre intéressante pour les groupes de parties prenantes visés 2. Développer des outils (site web, base de données structurée, lettres) 3. Procéder à une offensive de recrutement

18 Ce qu’on a fait Guide des pratiques d’excellence  8 volontaires de l’industrie pour présider les sous- comités  Modus operandi  Actualisation des comités  Comité permanent des PE ( en cours de formation )

Confirmation des décisions des administrateurs Présentation des membres du conseil d’administration

Situation financière

21 États des résultats

22 Bilan

Nomination d’un vérificateur

Priorités

25 Priorités Guide des pratiques d’excellence  Reprise des travaux en comités, finalisation et édition/impression (fin 2007) Plan marketing  Image et production de matériel  Représentations et prospection  Communications eNewsletter Site Internet Kit de presse  Promotion/publicité Organisation d’un événement majeur pour AGA 2008 « Road Show » 2008 Déjeuners Ateliers Rencontres de groupes formelles et informelles Revues spécialisée

26 Plan de match Mise en place des comités permanents (en cours) Plan de formation et mise en œuvre  Modules d’enseignement  Partenaires formateurs Traduction et déploiement DIRT (Data Information Reporting Tool) Comité canadien des CGA et CGA (US) Recrutement et sollicitation de partenaires financier en continu Obligation d’appartenir au centre d’appels unique

27 Prévisions budgétaires 2007 RevenusEn $ Adhésions $ Partenariats financiers/commandites $ Activités de financement - Total des revenus $ DépensesEn $ Salaire et frais d’administration et honoraires $ Frais de bureau et frais de communications 5 000$ Dépenses de réunions 2 500$ Frais de représentation et de déplacement 7 000$ Entretien et achat d’équipement multimédia 5 000$ Abonnement, association et permis 1 000$ Participation colloques, congrès 5 000$ Guide des pratiques d’excellence (édition et impression 2K) $ Marketing (publicité, promotion, sensibilisation) Matériel publicitaire (pochettes, dépliants, affiches, logos, site Web, bulletin, PowerPoint…) $ Honoraires professionnels (firme de com) $ Activités de sensibilisation 5 000$ Total des dépenses $

Questions

Clôture de l’assemblée et dîner Réunion du nouveau CA