« Le projet de conception et de mise en place de SAGIR» DIRECTION GÉNÉRALE DES SOLUTIONS D’AFFAIRES EN GESTION INTÉGRÉE DES RESSOURCES « Le projet de conception et de mise en place de SAGIR» Présentation générale au Forum des architectes 22 octobre 2009

Agenda Les objectifs de la présentation SAGIR en bref Les principales orientations soutenant SAGIR La vision actuelle de SAGIR La vision prospective de SAGIR Le comparatif des implantations par administration La portée de SGR1 à 7 Annexe - Les clientèles et les partenaires prévus pour SGR2 à 7

Les objectifs de la présentation Présenter SAGIR et son contexte à l’origine Présenter les principales orientations en soutien à SAGIR Présenter sommairement la vision actuelle et prospective de SAGIR Présenter sommairement les phases de réalisation prévues de SAGIR (SGR1 à 7) Présenter la stratégie de réalisation de SGR4 à 7

Gouvernement du Québec SAGIR en bref Le 25 mai 2005, le gouvernement autorisait le remplacement progressif de ses systèmes de gestion des ressources par une solution d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR). S A G I R Stratégie Affaires Gestion Intégrée Ressources Objectifs du Gouvernement du Québec Uniformisation des processus gouvernementaux Optimisation d’activités administratives Accès à des données historiques pour le soutien à la gestion Développement d’une expertise uniforme en gestion des ressources au sein de la communauté gouvernementale

S A G I R Stratégie Affaires Gestion Intégrée Ressources SAGIR en bref S A G I R Stratégie Affaires Gestion Intégrée Ressources Quelques chiffres 6 vagues d’implantation plus projet pilote au SCT 101 entités gouvernementales et 40 unités d’exploitation 22 portefeuilles et l’Assemblée Nationale 66 400 utilisateurs au total (SGR1) Près de 3 400 utilisateurs par jour et jusqu’à 1 600 utilisateurs concurrents Plus de 312 000 fournisseurs Jusqu’à 111 000 transactions par mois 66 G $ de paiements en 2007-2008

S Stratégie A Affaires G Gestion I Intégrée R Ressources SAGIR en bref S Stratégie Une approche unique Une seule structure comptable Un seul modèle d’affaire composé d’un registre de consolidation et de 23 registres comptables 30 regroupements de journaux auxiliaires Solution intégrant la PRPC pour chacune des 101 entités couvertes A Affaires G Gestion I Intégrée R Ressources

Les principales orientations soutenant SAGIR Réaliser et mettre en place SAGIR dans le respect des orientations gouvernementales Participer au renforcement des saines pratiques de gestion au sein de l’administration publique Améliorer la qualité de la reddition de comptes en accentuant la diffusion des coûts de revient des programmes et des services Renforcer la planification, le suivi et le contrôle des investissements Repositionner les processus d’affaires en mode de services partagés

Les principales orientations soutenant SAGIR (…suite) S’inscrire dans la planification stratégique du CSPQ Développer et optimiser des services partagés afin de réaliser des économies Améliorer de façon continue la qualité des services et leur adéquation aux besoins Poursuivre la mise en place d’une culture axée sur la performance Réaliser et mettre en place des solutions dans le respect des principes de la DGSAGIR Doter la communauté gouvernementale d’une information de gestion intégrée des ressources Mettre en place les meilleures pratiques en gestion des ressources Favoriser le partenariat avec les organismes centraux et les M/O à toutes les étapes Maximiser l’utilisation des processus et technologies en place Tenir compte de la capacité de réalisation gouvernementale

La vision actuelle de SAGIR

Où en sommes-nous ? SGR1 (grand livre et compte à payer) est entièrement implanté. La solution est stable et performante. SGR2 (ressources humaines) sera déployé dans les prochains mois, incluant la mise en place du dossier de l’employé SGR3 (dotation) est en cours (étude) Des services d’expertise et de soutien à la clientèle sont offerts aux MO par la DGSAGIR (DSC-DOFM) Le PGI a été migré à la version 11.5.10.2 de manière à permettre le déploiement de SGR2 10 10

La vision prospective de SAGIR Les traitements d’information Fournisseurs Revenu Québec Autres partenaires (CSST, compagnies d’assurances, syndicats) Infos sur l’ouverture de dossier, les soumissions, la livraison et la facturation des biens et services Appels d’offres, bons de commande, paiements Informations sur les RH, RF, RM Compensation fiscale, relevés d’impôt M/O M/O M/O M/O M/O Gestion des opérations RH, RF, RM M/O M/O Informations de gestion M/O M/O Systèmes à portée gouvernementale Accès aux données SAGIR États financiers, conciliation des recettes et des débours, gestion de l’encaisse Informations sur les RH, RF, RM Orientations et normes en RH, RF, RM Ententes négociées pour le LSA Paramètres financiers Informations sur les RM Ministère des Finances Secrétariat du Conseil du Trésor Direction générale des acquisitions

Où voulons-nous aller ? Tirer le maximum de profit d’un système financier intégré et complet en déployant les modules en soutien à la gestion des revenus, la gestion de l’encaisse, l’analyse financière et le calcul du coût de revient Profiter de la banque d’information inestimable créée par SAGIR (RF, RM, RH) pour l’exploitation d’information de gestion dans le but de soutenir la performance de l’État Être un chef de file dans l’utilisation d’un PGI gouvernemental en développant une expertise de pointe S’assurer d’avoir des infrastructures technologiques et des solutions permettant d’évoluer en fonction des besoins du gouvernement et des opportunités du marché 12 12

La vision prospective de SAGIR Les principaux composants SAGIR (la solution) SAGIR Dossier gouvernemental de l’employé Informations gouvernementales de gestion (RF, RM, RH) Approche de gestion des opérations RF et RM Orientations et principes Modèles opérationnels Les fondations (les modèles réutilisables) Démarche de gestion et mise en œuvre de projets d’envergure Modèles de transformation Approche de soutien à la clientèle gouvernementale Référentiel de soutien à la clientèle 13

La vision prospective de SAGIR La portée des fondations Informations gouvernementales de gestion (RF, RM, RH) Orientations et principes Modèles opérationnels Approche de gestion des opérations RF et RM Dossier gouvernemental de l’employé Données structurées sur l’employé (identifiant, situation, événements, etc.) Lien vers l’information non structurée (documents de l’employé, lettres, etc.) Authentification de l’employé Environnement informationnel comportant les données RF, RM et RH de SAGIR Lien vers des bases de données dans les M/O Outils de production d’informations de gestion Direction des opérations financières et matérielles (expertise) Processus d’affaires RF, RH, RM communs et réutilisables Processus d’exploitation des données et de production de rapports Orientations et principes en prestation de services directs, en soutien à la prestation, en soutien à la mission et en soutien à la mise en oeuvre (volets affaires, informations, applicatifs, technologies et sécurité Processus d’affaires et traitements informatiques communs et réutilisables Démarche de gestion et mise en œuvre de projets d’envergure Approche de soutien à la clientèle gouvernementale Modèles de transformation Référentiel de soutien à la clientèle Cadre de gestion de projets d’envergure Cadre de développement et de mise en oeuvre de projets d’envergure Outils d’estimation de projets Centre d’assistance à la clientèle (expertise) Processus d’affaires (accueil, prise en charge et traitement des demandes) communs et réutilisables Outils de soutien à la tâche Organisation de l’information visant à suivre la relation avec la clientèle et à la soutenir dans l’utilisation de SAGIR (Dossier clientèle et Portail SAGIR) 14

Le comparatif des modules du PGI implantés par administration À terme pour le Québec Québec (4 000 util. 66 400 util. Web) Au Canada, tous les gouverne-ments qui ont entrepris une modernisation basée sur un PGI ont complété les travaux planifiés d’implantation des principaux modules finan-ciers. Transport Canada (700 util.) Île du Prince Édouard (275 util.) Terre-Neuve et Labrador (929 util. 2 600 util. Web) Nouveau Brunswick (720 util. 6 032 util. Web) Colombie Britannique (30 000 util. 4 000 util. Web) De plus, tous ont un modèle d’affaires centra-lisé avec un nombre d’utilisa-teurs restreints (différents du Québec) Saskatchewan (1 200 util.) Ontario (4 000 util. 45 000 util. Web) Grand livre LS Dépenses Imobilisations Encaisse Achats LS Acquisitions Inventaire Formation Dotation Paie Web ADI Comptes à payer Dossier employé Comptes à recevoir Analyse financière et coût de revient Gestion du temps Comptabilité par projet Modules du PGI implantés 15

La portée de SGR1 à 7 SGR1 - Ressources financières et matérielles Gestion du grand livre Gestion des comptes à payer Gestion des immobilisations Gestion des acquisitions Gestion des comptes de dépenses SGR4 - Revenus, comptes à recevoir et encaisse Gestion des revenus et des comptes à recevoir Recouvrement des créances Gestion de l’encaisse SYGBEC/Revenus Certains systèmes dans les M/O SGR2 - Ressources humaines Dossier de l’employé Gestion de la formation Gestion du temps Libre-services Gestion de la structure administrative Etc. SGR5 - Analyse financière et coût de revient Planification et suivi budgétaires Production de rapports financiers Gestion par activités (coût de revient) SGR6 - Comptabilité par projet Comptabilisation des coûts par projet Gestion des ressources humaines de projet Intelligence d’affaires pour projet SGR3 - Dotation Recrutement en ligne Gestion des concours Gestion du personnel en surplus Dotation en ligne - Affectation - Mutation - Promotion SGR7 - Paie Gestion de la paie SAGIP

Les clientèles et les partenaires prévus de la DGSAGIR Annexe Les clientèles et les partenaires prévus de la DGSAGIR 17

SGR2 – Ressources humaines Les clientèles prévues Les clientèles de la DGSAGIR Clientèle plus large que dans SGR1 Environ 75 000 personnes réparties dans plus de 135 entités se regroupant dans 34 sites Regroupant du personnel assujetti et non assujetti à la Loi sur la fonction publique Tous les organismes autres que budgétaires (OAB) assujettis à la Loi sur la fonction publique Une nouvelle clientèle pour SAGIR (CARRA, CNT, RAMQ, RRQ, SAAQ…) 18

Les clientèles de la DGSAGIR SGR3 – Dotation Les clientèles prévues Les clientèles de la DGSAGIR Le citoyen, pour s’inscrire à des emplois en recrutement, fournir de l’information personnelle permettant de soutenir le processus de recrutement et consulter les emplois affichés et l’information sur le suivi de son dossier. Les M/O, pour assurer leur gestion des concours et du personnel en surplus 19

SGR4 - Revenus, comptes à recevoir et encaisse Les clientèles et les partenaires prévus Les clientèles de la DGSAGIR La Direction principale de la gestion de l’encaisse et le Contrôleur des finances du ministère des Finances Les M/O, pour assurer leur gestion des revenus, comptes à recevoir et de l’encaisse Les organismes autres que budgétaires (OAB) qui utilisent SYGBEC-Revenus en complément à leurs systèmes de mission ou ministériels Les partenaires de la DGSAGIR/Porteurs du besoin d’affaires La Direction principale de la gestion de l’encaisse du ministère des Finances Le Contrôleur des finances

Les clientèles de SAGIR SGR5 - Analyse financière et coût de revient Les clientèles et les partenaires prévus Les clientèles de SAGIR Les M/O, pour assurer la planification, le suivi et l’analyse financière ainsi que le soutien dans le calcul du coût de revient Le SCT et le MFQ pour assurer la planification, le suivi et l’analyse financière au niveau gouvernemental Les M/O, pour assurer la planification, le suivi et l’analyse financière Les partenaires de la DGSAGIR/Porteurs du besoin d’affaires  Le Secrétariat du Conseil du trésor Le ministère des Finances Les M/O, afin de répondre aux orientations gouvernementales en matière de reddition de comptes

SGR6 - Comptabilité par projet Les clientèles prévues Les clientèles de la DGSAGIR Les M/O utilisateurs de SAGIR pour assurer un suivi détaillé des coûts par projet

SGR7 – Paie Les clientèles et les partenaires prévus Les clientèles de la DGSAGIR Les M/O soumis à la Loi de la fonction publique à l’exception de la CSST La VPRH du CSPQ Le partenaire de la DGSAGIR/Porteur du besoin d’affaires  Le Secrétariat du Conseil du trésor