Exercices et solutions Modélisation des processus Séance 1

Exercice 1 Processus de gestion des comptes fournisseurs Exercice

Exercice 1 – Comptes fournisseurs MANDAT Vous venez d’être embauché(e) comme analyste junior et on vous demande de vous familiariser avec le processus de gestion des comptes fournisseurs. À cette fin, votre directeur vous demande : De compléter la grille d’appariement et D’interpréter textuellement le diagramme du processus qu’il a préparé.

Exercice 1 – Comptes fournisseurs

Exercice 1 – Comptes fournisseurs Texte Activité Document Entrepôt Décision Attente

Exercice 1 – Comptes fournisseurs Description textuelle

Exercice 1 Processus de gestion des comptes fournisseurs Solution

Texte Début/Fin/ Attente Activité Document (I ou O) Entrepôt Décision Le fournisseur envoi sa facture au commis comptable. Envoi la facture Le commis comptable saisie la facture et le délais de paiement dans le système d’information. Saisir facture et délai de paiement Facture Comptes fournisseurs Le système vérifie automatiquement si la facture correspond bien à la commande émise. Vérifier la facture Commande Erreur facture? Si oui, le commis comptable téléphone au fournisseur pour mentionner l’erreur. Appel pour mentionner l’erreur Le fournisseur envoi le correctif au commis comptable. Envoi le correctif Le commis comptable saisie les correctifs dans le système d’information et et attend l’échéance. Attente de l’échéance Saisir les correctifs Correctifs Sinon, le commis comptable attend l’échéance A l’échéance, le système alerte le commis comptable. Alerte Échéance du délai Le commis comptable indique au système d’émettre un chèque et il inscrit la transaction comptable. Émettre un chèque et inscrire la transaction comptable Chèque Le commis comptable transmet le chèque au propriétaire. Transmet le chèque Le propriétaire signe le chèque et le retourne au commis comptable. Signe et retourne le chèque Le commis comptable fais une copie de la facture. Copie la facture Le commis comptable joins la facture et le chèque et met le tout dans une enveloppe. Joins chèque et facture et met dans une enveloppe. Le commis comptable poste l’enveloppe. Poste l’enveloppe Fin

Desctiption textuelle Description textuelle Le fournisseur envoi sa facture au commis comptable de la compagnie Le commis comptable saisit la facture et le délais de paiement dans le système d’information. Le système vérifie automatiquement si la facture correspond à la commande émise. S’il y a une erreur entre la facture et la commande, Le commis comptable téléphone au fournisseur pour mentionnner l’erreur Le fournisseur fait parvenir au commis comptable les correctifs à la facture. Le commis comptable saisit les correctifs dans le SI et attend l’échéance.

Description textuelle Description textuelle (suite) S’il n’y a pas d’erreur entre la facture et la commande, Le commis attend l’échéance. Lorsque l’échéance du paiement arrive le SI alerte le commis comptable. Le commis comptable indique au système d’émettre un chèque et il inscrit la transaction comptable au SI. Le commis comptable transmet ensuite le chèque au propriétaire. Le propriétaire signe et retourne le chèque au commis comptable. Le commis fait une copie de la facture. Il joint le chèque et la facture et mets les 2 pièces dans une enveloppe. Le commis poste l’enveloppe au fournisseur.

Exercice 2 Processus de gestion des avantages sociaux Changement de bénéficiaire Exercice

Exercice 2 – Avantages sociaux MANDAT Vous venez d’être embauché(e) comme analyste junior et on vous demande de vous familiariser avec le processus de gestion des avantages sociaux de la firme. A cette fin, votre directeur vous demande : De compléter le diagramme de processus en vous appuyant sur la description textuelle.

Exercice 2 – Avantages sociaux Description textuelle Un conseiller du service des ressources humaines reçoit un appel de la part d’un employé qui désire modifier le nom du bénéficiaire de sa police d’assurance-vie avec l’entreprise. Le conseiller demande à l’employé de s’identifier par son nom, numéro d’employé, adresse à la maison et par son numéro d’assurance sociale. Il valide les informations avec le dossier informatisé des employés. Si l’identité est confirmée, le conseiller prend en note, à l’aide de son ordinateur, les nouvelles informations du bénéficiaire. Il met à jour les informations au dossier du client.

Exercice 2 – Avantages sociaux Description textuelle (suite) Il confirme au client que les modifications sont apportées à son dossier par un courriel. Un avis de changement de bénéficiaire est automatiquement envoyé à la compagnie d’assurance est pour confirmer le changement de bénéficiaire. Si l’identité n’est pas confirmée, le conseiller met fin à l’appel.

Exercice 2 – Avantages sociaux Complétez le diagramme qui suit :

Exercice 2 Processus de gestion des avantages sociaux Changement de bénéficiaire Solution

Diagramme de processus

Exercice 3 Processus de préparation des commandes Exercice

Exercice 3 - Processus de préparation d’une commande MANDAT Après quelques semaines de travail, on vous demande de travailler avec l’analyste d’affaires sénior en raison de vos compétences acquises dans votre programme d’études à HEC. Votre travail consiste à : Compléter le diagramme du processus de préparation des commandes à partir d'une description textuelle.

Exercice 3 - Processus de préparation d’une commande Description textuelle Une fois que le représentant aura terminé de préparer la commande, le commis à l’entrepôt procédera au regroupement des produits. Puis, il cochera les produits regroupés, sur son ordinateur, avant de mettre à jour les stocks, dans le fichier stocks, également à partir de son ordinateur. Si la commande est complète, alors il collera le bon de commande sur la boîte. Sinon, il photocopiera le bon de commande, enverra l’original du document au responsable des achats et apposera la copie sur la boîte. Cette dernière étape débutera le processus de livraison décrit sur un autre page.

Exercice 3 - Processus de préparation d’une commande Complétez le diagramme qui suit : Prépare commande Représentant Non Commis - entrepôt Oui Achats

Exercice 3 Processus de préparation des commandes Solution

Diagramme de processus Prépare commande Représentant Stocks Regroupe les produits Coche les produits regroupés Mise à jour des stocks Commande complétée Photocopier bon de commande Envoyer original Apposer copie sur boîte Non Commis - entrepôt Oui Livraison Coller bon de commande Original Achats

Exercice 4 Processus de la paye Exercice

Exercice 4 - Processus de la paye MANDAT Vous devenez de plus en plus autonome, à cet égard, l’analyste sénior vous demande de l’aider à repérer les erreurs faites dans la modélisation. On vous donne une description textuelle du processus. Votre travail consiste à : Trouver dans chacun des diagrammes de processu A et B les erreurs faites dans la modélisation.

Description textuelle Contexte Exercice 4 – Processus de la paye Description textuelle Contexte Une fois par semaine, Jason doit préparer les chèques pour ses employés. Ceux-ci sont payés sur une base horaire en fonction de leur expérience. Chaque jour, ils doivent indiquer leurs heures de présence à l’aide d’un horodateur. Processus de la paye Pour calculer la paie d’un employé, Jason consulte la fiche de temps de celui-ci afin de compter le nombre d’heures travaillées. Si les heures travaillées dépassent 35, Jason ajoute une demi-heure pour chaque heure travaillée au-delà des 35 heures de base.

Exercice 4 – Processus de la paye Description textuelle (suite) Sinon, à l’aide de son ordinateur, Jason calcul le salaire brut. Pour ce faire, il consulte un fichier Excel dans lequel est inscrit le taux horaire de chaque employé pour déterminer celui de l’employé en question. Après avoir calculé le salaire brut, Jason consulte des tables gouvernementales afin de calculer les déductions à appliquer pour l’assurance emploi, le régime des rentes du Québec, l’impôt fédéral et l’impôt provincial. Toujours à l’aide de son ordinateur, à partir des informations obtenues, Jason calcule le salaire net de l’employé. Jason rédige le chèque en indiquant sur le talon les informations sur le destinataire, la date et le montant du chèque, puis enregistre dans un autre fichier Excel les informations sur les heures travaillées, le salaire brut, les déductions, le salaire net de même que le numéro du chèque. Une fois cela terminé, le chèque est mis dans le porte-document pour distribution. Lorsque tous les chèques ont été préparés, Jason imprime le journal de la paie.

Exercice 4 – Processus de la paye - Diagramme A

Exercice 4 – Processus de la paye - Diagramme B

Exercice 4 Processus de la paye Solution

Diagramme A Le fichier des taux horaires est un document électronique Le calcul du salaire net est une activité semi-automatisée Document manquant chèque

Diagramme B Le calcul du salaire net est une activité semi-automatisée chèque Document manquant L’activité impression de journal est une activité semi-automatisée

Exercice 5 Processus d’approvisionnement Exercice

Exercice 5 - Processus d’approvisionnement MANDAT L’analyste sénior déborde de travail, il vous délègue l’activité suivante à l’égard du processus d’approvisionnement de la firme. On vous donne une copie du diagramme du processus d’approvisionnement. Votre travail consiste à : Traduire textuellement ce diagramme dans une grille d’appariement.

Exercice 5 - Processus d’approvisionnement 1

Exercice 5 - Processus d’approvisionnement 1

Exercice 5 - Processus d’approvisionnement Texte Activité Document Entrepôt Décision Attente

Exercice 5 Processus d’approvisionnement Solution

Grille d’appariement   Texte Début / Fin Activité Document Entrepôt Décision Attente Manuelle Humain-Machine Informatisée Physique Informatisé 1 Les représentants des compagnies de planche à neige et planche à roulette font parvenir à la compagnie des catalogues de produits au responsable des achats Remise du catalogue des produits Catalogue 2 Le proposé aux achats encercle les produits à achetés. Encercler les produits désirés dans le catalogue 3 Le responsable des achats saisit le code et la quantité des produits désirés dans le formulaire de commande du système d'information. Saisir codes et quantités désirés Commande 4 La quantité commandée est établie selon les prévisions de ventes effectuées par la compagnie et le budget disponible pour les achats. Établir quantitées à commander selon prévision de ventes et budget 5 Si ce montant ne respecte pas le budget alloué… Est-ce que le montant respecte le budget ? 6 ...le responsable des achats effectue certaines modifications à la commande afin que la somme de celle-ci respecte l'enveloppe budgétaire NON:Apporter les modifications nécessaires

Grille d’appariement   Texte Début / Fin Activité Document Entrepôt Décision Attente Manuelle Humain-Machine Informatisée Physique Informatisé 7 Lorsque le montant total de la commande est validé, le responsable des achats transmet la commande au système. OUI:Sauvegarder la commande Commande 8 Le système envoie automatiquement au fournisseur un courriel contenant un fichier où l'on retrouve les codes et les quantités requises.  Fin Envoi par courriel du bon de commande 9 Lors de la réception de la marchandise à l'entrepôt, … Envoi marchandise 10 … un préposé à la réception répartit les boîtes selon les succursales auxquelles elles sont destinées.  Répartition des boîtes selon les succursales 11 Le même employé s'occupe ensuite de saisir la quantité reçue dans le système. Saisir les quantités reçues 12 Le SI Achat consolide l'information reçue et le bon de commande initial afin de vérifier s'ils concordent. Vérifier les quantités commandées 13 Lorsqu'il n'y a pas conformité entre les deux, le système informe l'employé (rapport de non-conformité). Est-ce que le tout concorde ?

Grille d’appariement   Texte Début / Fin Activité Document Entrepôt Décision Attente Manuelle Humain-Machine Informatisée Physique Informatisé 14 Dans ce cas, l'employé transfert la boîte et son contenu au responsable des garanties qui s'occupera de faire les démarches nécessaires pour régler le problème. Fin Non: Transfert des boîtes problématiques au responsable des garanties 15 Lorsque les quantités concordent, le préposé à la réception imprime les étiquettes à partir du SI Achat ainsi qu'un bon de réception attestant que les quantités contenues dans la boîte sont conformes au bordereau des marchandises. Oui: Imprimer étiquettes et bon de commande interne Étiquettes et bon de réception 16 Par la suite, l'employé appose les étiquettes et les mécanismes anti‑vol sur la marchandise … Apposer étiquette et mécanisme anti-vol sur la marchandise Étiquettes 17 … et remet celle-ci dans la boîte avec le bon de réception. Mettre le bon de réception dans la boîte originale Bon de réception 18 La boîte est finalement envoyée à la succursale à laquelle elle était destinée. Envoyer la boîte à la succursale à laquelle elle est destinée