Conformité et le rôle du responsable 1

Ordre du jour Attentes des responsables pour la promotion de la conformité Ressources pour les responsables Technique Affaires Personnes Étapes de conformité pour un responsable Dans la présentation d’aujourd’hui, nous examinerons les attentes relatives au rôle de responsible. Que doivent faire les responsables pour promouvoir la conformité ? Nous décrirons les ressources que les responsables peuvent utiliser pour développer et montrer leurs capacités et leurs connaissances dans chaque domaine de compétence : le domaine technique, celui des affaires et celui des personnes. Enfin, nous essaierons de donner aux responsables une liste d’étapes clés à suivre pour aider CARE à rester conforme à sa politique, aux réglementations concernant les donateurs et aux autres conditions de conformité.

Le responsable accompli Compétences des affaires Gestion des personnes Compétences techniques En général, le responsable accompli doit exercer des compétences dans trois grands domaines : les affaires, la technique et la gestion des personnes. Les forums ont été conçus pour offrir une aide et des ressources en vue d’une progression dans ces domaines de compétence. Cette présentation étudie la manière dont chaque domaine de compétence aide CARE à atteindre ses objectifs de conformité. 2

Normes de gestion de CARE Votre rôle Définir les orientations Faire de l’équité entre les sexes et de la diversité un modèle Encadrer et développer Normes de gestion de CARE Pratiquer et promouvoir la conformité Promouvoir le bien-être et la sécurité du personnel Voici les normes de gestion de CARE. Comme vous pouvez le voir sur cette diapositive, la communication est à la base de toutes les normes de gestion de CARE. La séance d’aujourd’hui traitera directement de la pratique et de la promotion de la conformité, ainsi que du renforcement de la communication. Notre communication doit être efficace, quelles que soient les compétences ou normes de gestion que nous établissons en tant que responsables. Communiquer 4

Les responsables aident à conduire la conformité Mission et valeurs Accord Connaissances Communication Travail d’équipe Conformité Les besoins de conformité de CARE naissent principalement du respect de notre mission. Nous nous efforçons d’éliminer la pauvreté tout en mettant en pratique nos valeurs essentielles de respect, d’intégrité, d’engagement et d’excellence. Être à la hauteur de nos valeurs essentielles est le premier pas pour mettre en pratique la conformité. Nous devons ensuite comprendre nos accords, comme les subventions et les contrats. Les accords définissent de manière plus détaillée les conditions de la conformité et nous aident à comprendre ce qui est important pour nos donateurs. Dans certains cas, les responsables au sein de CARE ne travaillent pas directement sur des programmes et des projets. Pour ces rôles, et pour tous les autres, la politique de CARE est la contribution finale qui nous permet de comprendre ce que nous devons faire pour mettre en pratique la conformité. Si nous comprenons notre mission, nos accords et notre politique, alors nous devons, en tant que responsable, utiliser et transmettre ces connaissances à notre personnel et aux autres personnes avec qui nous travaillons. La conformité nécessite souvent un travail d’équipe. L’équipe du programme travaille avec l’équipe financière ou cette dernière travaille avec l’équipe de soutien au programme ; ou bien elles travaillent tout simplement en équipe au sein d’un même projet ou programme. Chacun d’entre nous doit contribuer à la mise en pratique de la conformité. Cependant, les responsables jouent un rôle phare, car ils ont la responsabilité de comprendre notre mission, l’accord et la politique de CARE, puis d’aider les autres à comprendre les actions que nous devons entreprendre pour réaliser notre mission et mettre en pratique la conformité. Responsables Sens technique Sens aigu des affaires Gestion des personnes Politique de CARE

Ressources de conformité des activités Nos valeurs essentielles Vision et mission de CARE Principes de programmation L’approche du programme Autres meilleures pratiques et vos connaissances de votre travail Affaires Gestion des personnes Technique Le domaine de compétence des « affaires » se résume en fait à la connaissance des valeurs essentielles, de la mission et de la vision de CARE. Si nous prenons cela comme point de départ, que nous ajoutons la connaissance des principes de programmation et de l’approche du programme, les conditions sont réunies pour la mise en pratique de la conformité. Un autre aspect de votre compétences des affaires est le rôle opérationnel que vous jouez. Êtes-vous un responsable technique expert dans un type de projet particulier ? Êtes-vous responsable de soutien au programme avec un rôle en RH, informatique ou finance ? Il est important de comprendre que, quel que soit notre rôle dans l’organisation, nous devons tous être à la hauteur de nos valeurs essentielles de respect, d’intégrité, d’engagement et d’excellence. Par exemple, si nous considérons l’intégrité, comment mettez-vous celle-ci en pratique dans votre travail quotidien pour CARE ? Nous ferons ensuite un sondage.

Sondage Êtes-vous d’accord pour dire que la conformité comprend l’observance de nos valeurs essentielles de respect, d’intégrité, d’engagement et d’excellence ? Oui Peut-être, je n’ai pas réfléchi à la manière dont ces éléments sont liés Non La question du sondage est Êtes-vous d’accord pour dire que la conformité comprend l’observance de nos valeurs essentielles de respect, d’intégrité, d’engagement et d’excellence ? Oui Peut-être, je n’ai pas réfléchi à la manière dont ces éléments sont liés Non Veuillez choisir votre réponse, puis nous afficherons les résultats et les examinerons dans quelques minutes. Nous parlerons ensuite de la manière dont vos connaissances techniques de votre travail s’appliquent.

Ressources de conformité technique Accord Politique de CARE Réglementations concernant les donateurs Wiki de conformité http://compliance.care.org/ Sens aigu des affaires Gestion des personnes Compétences techniques En tant que responsable, une grande partie de votre travail quotidien est centrée sur vos compétences techniques. Vous travaillez à CARE pour accomplir un rôle tel que responsable de programme, responsable de subvention, responsable financier ou des rôles similaires. Une partie de votre responsabilité est d’organiser votre travail pour qu’il soit conforme à l’accord, à la politique de CARE et aux réglementations concernant les donateurs. Par exemple, si vous planifiez un projet de façon à parvenir à un certain impact du programme, vous devez le faire selon les normes de programmation et dans les limites de l’accord. L’accord peut décrire les restrictions sur le financement, le calendrier, les dépenses permises ou tout autre aspect du programme. Ou, si par exemple vous avez besoin d’acheter du matériel ou des fournitures pour soutenir votre programme, vous devez suivre la politique d’approvisionnement. Ainsi, pendant que vous travaillez pour parvenir à l’impact désiré, vous devez donc également penser à la manière d’atteindre cet objectif dans le cadre de l’accord, des réglementations concernant les donateurs et de la politique de CARE. Le wiki de conformité, http://compliance.care.org/, est une ressource supplémentaire que vous pouvez consulter pour plus d’informations. Nous allons ensuite examiner une autre question du sondage sur ce sujet. Les conditions nécessaires de conformité sont clairement exposées dans nos politiques et dans les accords concernant les donateurs. Suivez la politique de CARE à moins qu’elle ne soit élargie par le donateur. Posez des questions si vous ne comprenez pas.

Sondage Quelle est votre principale préoccupation en matière de conformité ? Comprendre les conditions concernant les donateurs Comprendre la politique de CARE Ne pas avoir accès aux informations de conformité Ne pas connaître ou ne pas être formé à la politique de CARE Autre Quelle est votre principale préoccupation en matière de conformité ? Comprendre les conditions concernant les donateurs Comprendre la politique de CARE Ne pas avoir accès aux informations de conformité Ne pas connaître ou ne pas être formé à la politique de CARE Autre Remarque : si vous choisissez « Autre », veuillez saisir votre question ou commentaire dans le WebEx ou envoyer un courrier électronique à Tricia Siaso : tsiaso@care.org

Ressources de conformité de personnes Définitions des rôles Formation Travail d’équipe Communications Gestion des personnes Affaires Technique La dernière compétence d’un responsable est la gestion des personnes. Comment les responsables travaillent-ils avec le reste du personnel ? Qui remplit quel rôle ? Ou, parfois, quels rôles ne peuvent être remplis ? Dans la politique de CARE, nous travaillons pour nous assurer que notre définition des rôles est claire, afin d’éviter les conflits d’intérêts ou les problèmes de séparation des fonctions. Cependant, à un niveau plus élémentaire, les rôles et les responsabilités aident à définir notre façon de travailler au sein de l’organisation. Comment l’équipe d’approvisionnement soutient-elle l’équipe du programme ? À quel moment l’équipe financière intervient-elle ? Un autre moyen d’apprendre les rôles et les responsabilités est la formation. Assurez-vous de bien profiter des formations quand elles sont disponibles, car elles vous aideront à mieux comprendre votre rôle. Enfin, la gestion de notre personnel est une partie essentielle de la conformité de gestion. Quelques-unes des présentations du forum de gestion vous ont montré ou vous montreront des moyens de travailler et de communiquer efficacement en équipe. Nous avons souvent constaté que si nous travaillons ensemble, nous trouvons des solutions à des problèmes beaucoup plus facilement que si nous essayons de les résoudre par nous-mêmes. Il est également très important d’écouter et non de se contenter de donner des instructions. Écouter votre personnel vous aidera souvent à éviter de futurs problèmes, plutôt que de devoir vous en occuper après qu’ils sont arrivés.

Résumé/examen du sondage Êtes-vous d’accord pour dire que la conformité comprend l’observance de nos valeurs essentielles de respect, d’intégrité, d’engagement et d’excellence ? Quelle est votre principale préoccupation en matière de conformité ? Discussion ouverte d’après les résultats du sondage.

Étapes de conformité pour un responsable Utilisez vos connaissances et vos compétences pour mettre en pratique la conformité, chaque jour. Affaires Technique Personnes Utilisez des ressources pour faciliter la conformité Communiquer Travailler en équipe Poser des questions si nécessaire Encourager la communication bidirectionnelle Nous attendons des responsables de CARE qu’ils mettent en pratique la conformité dans leur travail quotidien. Comme nous l’avons vu aujourd’hui, les responsables ont un rôle particulier qui nécessite de comprendre les activités de CARE, leurs propres compétences techniques et les moyens de travailler en équipe. Pour vous aider, cette présentation identifie des ressources, telles que les politiques de CARE, que vous pouvez utiliser pour approfondir vos connaissances. Par-dessus tout, communiquer. Nous pouvons accomplir notre mission en mettant en pratique la conformité si nous gardons des voies de communication ouvertes.

Merci ! Merci et souvenez-vous qu’une reprise de cette présentation, ainsi que la traduction, seront disponibles sur Académie CARE dans deux semaines.