DAF A3 Direction des affaires financières Bureau de la réglementation comptable et du conseil au EPLE STSI B1 Sous-Direction des systèmes d’information - SDSI Bureau des projets et des applications nationales – STSI B1 DASI Direction Académique des Systèmes d’Information de Montpellier - DASI Bureau des missions nationales

Prélèvement automatique SEPA Bureau DAF A3 Maîtrise d’ouvrage GFC Préparation budgétaire 2014

Sommaire Introduction 2. Principales modifications 1.1. Réglementation, définition, périmètre 1.2. Périmètre de la MAJ Prélèvement SEPA 1.3. Calendrier version SEPA 2. Principales modifications 3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.1. Modules impactés 3.2. Pré-requis administratifs 3.3. Pré-requis logiciel 3.4. Pré-requis Prélèvement SEPA 3.5. Pré-requis Basculement 4. Points d’attention 5. En cours de finalisation Prélèvement automatique SEPA

1.1. Réglementation, définition 1. Introduction 1.1. Réglementation, définition Date butoir fixée par règlement européen n°260/2012: tous les prélèvements domestiques deviennent prélèvements SEPA au 1er février 2014. Prélèvement SEPA ou SDD: contrat entre un EPLE créancier et un débiteur Echange dématérialisé en euros entre un créancier et un débiteur, tous deux clients auprès de banques domiciliées dans l’espace SEPA * Nouveaux droits des débiteurs: - être informé 14 jours calendaires avant tout prélèvement, être remboursé dans un délai de 8 semaines et 2 jours sans justificatif, contester dans un délai de 14 mois le prélèvement pour opération non autorisée, - révoquer le mandat SEPA à tout moment. Prélèvement SEPA \ Introduction

Prélèvement automatique aux normes SEPA 1. Introduction 1.2. Périmètre de la MAJ Prélèvement SEPA EPLE concernés: ceux qui utilisent le prélèvement automatique actuel et ne faisant pas partie de l’expérimentation d’octobre 2013. Périmètre: métropole et DOM. TOM: suspension de la fonctionnalité Prélèvement automatique. Editeurs privés: A diffuser: Mise aux normes SEPA de leurs prélèvements automatiques dans les EPLE - message rconseil 2013-330 et Intranet de la DAF. Prélèvement SEPA \ Introduction

1. Introduction 1.3. Calendrier version SEPA En cours : Dernière phase de qualification et recette utilisateur en cours Octobre 2013 : Diffusion pour l’expérimentation Décembre 2013 : Diffusion pour tous les EPLE utilisant les prélèvements automatiques Calendrier de la recette utilisateurs. 1ère phase de recette: du 4 au 17/07/2013 2ème phase de recette: du 27/08 au 9/09/2013 3ème phase de recette: du 18 au 27/09/2013 Prélèvement automatique SEPA

2. Principales modifications Paramètres établissement prise en compte des normes SEPA (IBAN/BIC, ICS…) Message d’Alerte prélèvement 10 jours ouvrés avant la date d’échéance, 1 message par EPLE. Mandat SEPA Edition d’un document unique (remplace les documents de demande de prélèvement et d’autorisation de prélèvement). Réception élèves et responsables Réception et contrôle IBAN/BIC du débiteur « associé »  Conservation des débiteurs GFC avec dernière utilisation de mandat SEPA de 14 mois ou moins Message d’alerte à chaque entrée dans CGENE. Possibilité de supprimer ce message. Aide pour l’agent comptable. Prélèvement SEPA \ Principales modifications

2. Principales modifications Echéancier Ajout de l’IBAN/BIC, ICS et RUM, Nom et Prénom du ou des élèves rattachés au débiteur, transmission au débiteur 14 jours calendaires avant 1er prélèvement Lancement du prélèvement Contrôles préalables (caducité du mandat, rejets des précédents prélèvements) Échéances traitées dans l’ordre chronologique Mandat SEPA: date de règlement = date d’échéance Edition d’une lettre d’information au débiteur si modification du montant à prélever (avance ou ajustement) 1er prélèvement dit FRST 1er prélèvement migré est dit FRST Les autres dits RCUR (répétitifs) Historique des prélèvements - visualisation des prélèvements non SEPA - visualisation des prélèvements SEPA NOUVEAUTE: seule la reprise du dernier prélèvement SEPA est possible Prélèvement SEPA \ Principales modifications

2. Principales modifications Suivi des débiteurs Débiteurs « OK pour prélèvement » sont mis aux normes SEPA (IBAN/BIC, ICS) Détails d’un débiteur (historique et caducité des mandats, motif: modification, révocation…) Possibilité d’extraction des mandats (XML ou DBF) Principales modifications Historiques Possibilité de visualiser prélèvements SEPA et non SEPA Exercice courant et précédent Possibilité de visualiser les « rejets » Enregistrement/annulation d’un rejet de prélèvement Conservation des débiteurs GFC avec dernière utilisation de mandat SEPA de 14 mois ou moins. Extraction des mandats proposée avant toute nouvelle réception. Historique de mandats. - affichage de la position du mandat à t-1 dans l'historique, la position à t est dans la fiche Débiteur - affichage par ordre chronologique (1ère ligne égale position la plus récente) NOUVEAUTE pour éventuellement faire un rappel de la dernière version historisée de mandat t-1 (si non utilisée en prélèvement) Révocation d'un mandat. - décocher OK prélèvement - cocher "Pas de mandat actif" - affichage dans historique du mandat révoqué Prélèvement SEPA \ Principales modifications

3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.1. Modules impactés Installation de la version GFC Prélèvement SEPA en décembre 2013: mise à jour d’ADMIN et CGENE uniquement en agence comptable pour l’EPLE support de l’AC et pour les EPLE rattachés. En ADMIN: - migration des EPLE, - migration des prélèvements non SEPA déjà effectués, - migration des débiteurs. En CGENE: installation de Prélèvement SEPA dans le module Encaissement Prélèvement SEPA \ Préparer la MAJ

3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.2. Pré-requis administratifs Demande de l’ICS à la Trésorerie (DRFiP ou DDFiP) par l’agent comptable (code activité ZZZ, mis à ESD dans GFC) Convention d’adhésion prélèvement SEPA entre EPLE créancier et sa Trésorerie- vote au CA. Vérifications des dates de l’échéancier pour 2014. Traiter dernières échéances et rejets du trim. sept/déc.2013 Avoir vérifié les IBAN/BIC de tous les débiteurs qui ont signé une autorisation de prélèvement. contrat-cadre avec la Trésorerie: rappel des règles juridiques du prélèvement SEPA information du débiteur par sa propre banque de ses droits dans le prélèvement SEPA Un Débiteur migré avec une RUM++ a forcement signé une autorisation de prélèvement avant la MAJ Prélèvement SEPA. Il est identifié par les banques grâce à la RUM++. Cette autorisation de prélèvement, ainsi que tous les débiteurs migrés ou susceptibles de l’être doit être connue de l’Agent Comptable. Prélèvement SEPA \ Préparer la MAJ

3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.3. Pré-requis logiciel Installation de GFC 2014 possible seulement après installation de la version GFC Prélèvement SEPA pour les EPLE pratiquant le prélèvement. Entrée en CGENE possible seulement si la migration ADMIN s’est bien passée Revérifier l’ICS après bascule dans les paramètres. Après migration pas de reprise du dernier fichier de prélèvement non SEPA (visualisation possible) Faire une sauvegarde avant lancement de la migration, une autre après la migration et avant entrée dans CGENE. - Traiter le dernier fichier de prélèvement jusqu’au retour de la Trésorerie et traiter les éventuels rejets Prélèvement SEPA \ Préparer la MAJ

3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.4. Pré-requis Prélèvement SEPA Pré-requis : GFC 2013 version de Mai doit être installé Avoir préparé MAJ SEPA avec les conseils précédents Pour l’expérimentation : Installer uniquement dans les agences comptables faisant partie du périmètre de l’expérimentation Réaliser la mise à jour SEPA via le module ADMIN Pour l’installation en décembre : Concerne uniquement les groupements comptables avec au moins un établissement utilisant prélèvements auto. A installer uniquement sur l’agence comptable Contrôles : Si les établissements ne sont pas en version Mai 2013, une message bloquant est affiché lors de l’installation. Prélèvement SEPA \ Points d’attention

3. Préparer la MAJ Prélèvement SEPA 3.5. Pré-requis Basculement Des contrôles seront mis en place pour l’installation de GFC 2014. Les établissements doivent être en version : GFC 2013 Version de Mai OU GFC version prélèvements automatiques SEPA Si l’installation détecte que l’établissement utilise les prélèvements automatiques et que la version SEPA n’est pas installée: Message bloquant forçant l’utilisateur à installer SEPA et à passer la mise à jour avant d’installer GFC 2014. Prélèvement SEPA \ Points d’attention

4. Points d’attention - ADMIN ICS indispensable Pas de contrôle de la valeur de la clef Vérifier cohérence entre ICS/NNE (car NNE inclus dans ICS) ICS modifiable tant qu’inutilisé en prélèvement Contrôle de l’ICS après bascule en 2014 - Vérifier l’ICS après la bascule 2014 Prélèvement SEPA \ Points d’attention

4. Points d’attention - ADMIN Date de travail date conseillée = 7 jours ouvrés avant date de migration Date de migration Date migration = date 1er prélèvement SEPA dans échéancier Modifiable, donc MAJ de la date dans l’échéancier, puis migration possible Cas particulier : EPLE ayant coché Prélèvement auto. SANS échéance: migration possible avec date du jour pré-affichée. Prélèvement SEPA \ Points d’attention

4. Points d’attention - ADMIN Débiteurs non migrés Editer liste débiteurs non migrés, puis en CGENE corriger la fiche Débiteur de chacun d’eux (coordonnées IBAN/BIC) Deviennent « Débiteurs migrés avec RUM++ » Débiteurs ayant signé autorisation de prélèvement mis à « NON-OK prélèvement » Principe: Ne sont pas migrés ET pas dans la liste ci-dessus « débiteurs non migrés » Pour ne pas les perdre: Soit passer à OK prélèvements avant migration, puis remettre à NON-OK en CGENE dans fiche débiteur après migration Soit migrer manuellement en CGENE dans la fiche Débiteurs Prélèvement SEPA \ Points d’attention

5. En cours de finalisation Régénération des créances après rejets de prélèvements d’ajustement Automatisation des remboursements et génération d’ordres de paiement Encaissement pour ordre ou solde des avances dès prélèvement d’avance Prélèvement en budget annexe Prélèvement SEPA \ Points d’attention

Annexe Définitions Créancier: EPLE avec personnalité juridique et compte DFT Banque du créancier: teneur de compte de Dépôts de Fonds trésor de l’EPLE (DRFiP ou DDFiP) Débiteur: responsable financier d’un ou plusieurs élèves, ou tout autre débiteur ayant contracté une dette vis-à-vis de l’EPLE Banque du débiteur informe son client de ses droits lors de la mise en place du prélèvement SEPA

Annexe Définitions Identifiant Créancier SEPA dit ICS, unique par EPLE créancier dans la zone SEPA Référence Unique de Mandat dite RUM, attribuée à chaque débiteur automatiquement par GFC et unique dans l’espace SEPA. SEPA (Single Euro Payment Area ou Espace unique européen des paiements). RUM++ pour Débiteur migré RUM simple pour Débiteur ayant signé un mandat SEPA