Méthodes et techniques archivage Réalisé par: ALLOUCHE Med Akli G01 BOUKANTAR Merzouk G02

Introduction: L'option "papier zéro" n'est pas pour demain. Le stockage et la gestion des archives ne peuvent plus s'improviser.  La fonction "archivage", devient de plus en plus un souci pour les chefs d'entreprise.

Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité

Définition: Selon la loi française N° 79-18 du 3 janvier 1979: Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Définition: Selon la loi française N° 79-18 du 3 janvier 1979: « Les archives sont l’ensemble des documents, quel que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».  Instrument de communication Un moyen de preuve Un outil de mémoire

Les différentes phases de l’archivage: Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Les différentes phases de l’archivage:  les archives courantes ( 6/12 mois)  les archives intermédiaires ( jusqu’à 3 ans)  les archives définitives

Les délais des archives: durée de conservation de 3 ans Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Les délais des archives: durée de conservation de 3 ans durée de conservation de 5 ans durée de conservation de 6 ans durée de conservation de 10 ans durée de conservation de 30 ans durée de conservation de +30 ans conservation illimitée

Les objectifs de l’archivage: éviter la perte d’informations Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Les objectifs de l’archivage: éviter la perte d’informations se pré-constituer des éléments de preuve

Classement individuel Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Classement individuel Classement chronologique La redondance des archives Archivage intensif sur sites spécialisés

la consultation du dossier papier est plus aisée et rapide Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Avantages: ne nécessite pas de connaissances spécifiques la consultation du dossier papier est plus aisée et rapide le caractère original des pièces est préservé Inconvénients: mobilisation d’une grande surface des erreurs de classement et des destructions accidentelles ne peuvent jamais être totalement évitées.

« la micrographie consiste à produire ou à reproduire des Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Définition: « la micrographie consiste à produire ou à reproduire des documents sous une forme réduite selon un procédé photographique  »

En partant d'un support papier de format A4-80g, recto-verso : Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Les microformes: En partant d'un support papier de format A4-80g, recto-verso : - rapport de poids : 500 pour 1 (0,02%) - rapport de volume : 1500 pour 1 (0,066%) La micrographie permet de stocker jusqu'à 420 documents format 21 x 29,7 cm sur une microforme 10,5 x 14,8 cm (format A6).

La micrographie documentaire Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité La micrographie documentaire La micrographie informatique (COM )

Présentation matérielle des microformes : Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Présentation matérielle des microformes : - le microfilm 16 mm ; - le microfilm 35 mm ; - la microfiche A6 ; - la carte à fenêtre. L'exploitation des microformes peut se faire par lecture sur écran, restitution sur papier ou numérisation.  

Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Définition: La numérisation n'est pas intrinsèquement un procédé d'archivage. Elle constitue une opération préalable de conversion d'informations produites à l'origine sous une forme analogique, directement intelligibles (écrit, dessin, photographie) ou intelligibles au moyen d'un instrument (microfilm), codées (signal, fréquence radio...) ou non codées, vers une forme numérique. le classement le tri la transmission l'exploitation le stockage.

La numérisation ( scanner ) Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité La numérisation ( scanner ) La conversion en mode texte ( OCR ) La compression Le chiffrement

Les supports de l’information numérisée: Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Les supports de l’information numérisée: Les supports magnétiques Les microformes informatiques La disque optique

L’indexation : sert à l'identification du document Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité L’indexation : sert à l'identification du document L’adressage : sert à localiser physiquement le document sur le support Gestion Électronique de Documents (GED): Elle permet ainsi d'intégrer la fonction d'archivage dans un processus global de gestion de l'information

description du contenu Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité L'indexation des documents est l'opération qui consiste à décrire les documents en vue de leur exploitation ultérieure description externe description du contenu Liste de mots clés Full-text ( texte intégral ) L’indexation statistique Analyse linguistique

Généralités Archivage traditionnel La micrographie La numérisation Les méthodes d’indexation La sécurité Il est plus facile de détruire physiquement ou de faire disparaître une jaquette contenant des microformes que de détruire des kilomètres de documents papier Mais d'un autre côté il est plus facile de mettre en lieu sûr le disque optique ou la jaquette que les documents papier correspondants L'obtention frauduleuse de prestations ou de droits grâce à une intrusion dans le système est aggravée par "l'effet multiplicateur" que permet l'utilisation de l'informatique Mais en sens inverse, l'informatique facilite les contrôles systématiques permettront de déjouer certaines fraudes indécelables avec un traitement manuel de l'information.

Conclusion: Travail d’analyse approfondi Cahier de charges