Verviers Ville sans papier Une démarche progressive …

EXISTANT: 220 PC (Pentium 1 à Pentium 4) Serveurs applications Applications métiers (POPUL, GESPER, AGORA, PHENIX, …) Publilink Messagerie interne Centre Public d’Information Cellule informatique (2 agents)

VOLONTÉ: Ville sans papiers au service du citoyen Numérisation et centralisation des documents Scannage du courrier entrant Dossier électronique (consultable facilement et de n’importe où) Délivrance des actes de l’état civil et certificats de la population Réduction de la fracture numérique (EPN)

Généralisation de la carte d’identité électronique Achat de la borne Documents intelligents

RÉALISATION: Socle technique: Les moyens matériels (infrastructure) et logiciel (exploitation) Le réseau physique Renforcement de la sécurité Évolution du CPI Dispositifs WIFI (Accès Intranet et Internet sans fil) Augmentation du nombre de postes de travail Accroissement de l’utilisation de PC portables Numérisation des documents Serveurs bureautiques centralisés Borne interactive Lecteurs de cartes d’identité Accès INTERNET

b) Évolution du service informatique c) Utilisation croissante de l’informatique interne et ouverture vers le monde extérieur d) Les applications e) Relations avec les citoyens et éthique (Charte informatique et Code d’éthique) f) Formations g) Communication

Le Collège sans papiers Préparation des dossiers électroniques Utilisation des documents déjà numérisés Processus de signatures électroniques par messagerie interne Centralisation des dossiers sur un serveur Accès aux Membres du Collège avant et pendant la séance (WIFI) Accès à l’historique et aux décisions Objectif: Intégration dans l’application « document flow » e-Maestro

Notre réponse à la démarche progressive Trouver les services pilotes Utiliser nos logiciels métiers Gestion administrative des travaux Urbanisme Gestion des délibérations Saphir ( pour la population ) … Partager l’ensemble des informations dans notre outil de « gestion des flux d’informations » eMaestro

Le choix des services pilotes Le service des travaux Le secrétariat Le service du personnel Le service de la population En collaboration étroite avec le service informatique de la Ville

eMaestro Capture Gestion documentaire Document flow Certipost Urbanisme - Permis Délibérations Travaux Service technique eMaestro Autres Scanning Messagerie Spools Certipost Capture Interface ActiveX Interface Gestion documentaire Courrier Entrant/Sortant Dossiers d’Archives Gestion des Demandes Classement CDN/CDU Gestion Bons de Commande Médiation de dettes Archivage des actes d’état civil Archivage des dossiers sociaux Bases de données Document flow Messagerie Office Certipost Autres E-Mail

Le premier pilote… Le service des travaux Logiciel métier: la gestion administrative des travaux Objectif: guichet unique pour les demandes d’interventions

Exemple de demande Demande d’intervention pour des égouts bouchés, abattage d’un arbre,… Soit une demande d’un citoyen Soit une demande du service technique, d’une autorité Création de flux spécifiques allant jusqu’à la production de la facture au citoyen si nécessaire

Le courrier entrant… Numérisation de certains courriers au secrétariat Indicatage du courrier numérisé Transfert via le flux défini du courrier au service concerné Traitement du document numérisé par le service ( création de dossiers électroniques ) Le tout nécessitant un travail important d’analyse des besoins par service

Exemple: le service du personnel Création de dossier : le choix Unique Spécifique : un dossier créé par demande, par cas Par année Par type d’information Classification : Dossier désignation, dossier démission, dossier recrutement, dossier général,…

Les données d’un dossier Définition de données générales pour un dossier Demande d’intervention Délibération – Conseil Délibération – Collège Rapport – Collège Note personnelle Courriers sortants

Les évolutions du produit Le déploiement dans les autres services Les liaisons « extra-communales » Gestion des bons de commande fournisseurs en liaison avec la comptabilité Intégration des factures fournisseurs qui seront numérisées dans la comptabilité Poursuivre les liaisons « intra-communales » Entre les différents logiciels métiers Intégration du Collège électronique

Evolutions du produit eMaestro WEB ACCESS ActiveX Exits Applications EC/POP Compta Dossier Social … ODBC Intranet Internet

Le portail « Citoyen » Portail interfacé avec eMaestro Accessible depuis une borne à l’Administration et bientôt par Internet Avec identification d’accès via la carte d’identité électronique Permettant la commande de documents En liaison avec les applications métiers ( par exemple Saphir ) Offrant la possibilité de paiement électronique ( via Ogone )

Remplissage Formulaire Objectifs du portail Accueil Lecture carte Sélection document Affichage du panier Paiement Remplissage Formulaire Ogone

Questions ? Ville de VERVIERS Jean-Marie LEGROS Echevin de l’informatique CIGER Jean-Louis JACOBS Responsable du Projet