Outils de Priorisation FMM – EPSQ Formation qualité 2014

Outils de priorisation Choix par attribution de points. Vote à main levée Criteria filtering. Decision matrix List reduction Multivoting Matrice de priorisation Par analyse de critères Par consensus

Outils de priorisation Choix par attribution de points. Vote à main levée Criteria filtering. Decision matrix List reduction Multivoting Matrice de priorisation Par analyse de critères Par consensus

Choix par attribution de points 1 Liste des options Chacune cotée 1 (+), 2 (++) ou 3 (+++) Somme des points (+) / option Option qui reçoit le plus de points ‘gagne’ Refaire avec ex aequo 2014 FMM - EPSQ - DB

Choix par attribution de points 2 Liste des options Chacune cotée de -3 (---) à 3 (+++) Somme des points / option en tenant compte des signes Option qui reçoit le plus de points ‘gagne’ Refaire avec ex aequo Avantage: tient compte d’avis d’exclusion (= je ne veux pas que…) 2014 FMM - EPSQ - DB

Choix par attribution de points 3 Liste des options Capital points (p. ex. 10) Distribuer capital parmi options Somme des points / option Option qui reçoit le plus de points ‘gagne’ Refaire avec ex aequo Variantes: limiter N points par choix, ou obliger à x options, etc. 2014 FMM - EPSQ - DB

Choix par attribution de points 4 Liste des options Capital pastilles autocollantes (p. ex. 10) Distribuer parmi options Somme des ‘points’ / option Option qui reçoit le plus de points ‘gagne’ Refaire avec ex aequo Variantes: limiter N pastilles par choix, ou obliger à x options, etc. 2014 FMM - EPSQ - DB

Choix par attribution de points Avantages : Simple Rapide Désavantages : Pas de nécessité de réflexion Pas de critères communs Pas de critères explicites 2014 FMM - EPSQ - DB

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Criteria Filtering Quand ? Matériel : Après  N options avec autres méthodes Pour  liste d’options Pour arriver à choix final, en peu de temps (mais avec un degré moindre de signification) Matériel : Flipchart Marqueurs 2014 FMM - EPSQ - DB

Criteria Filtering Comment ? Liste des critères : Brainstorming des critères pour les ranger sur le flipchart Décider d’une liste définitive Les ranger par ordre d’importance ( +  - ) Matrice en L : évaluer chaque option ./. 1er critère : O/N Puis ./. 2e critère, etc. 2014 FMM - EPSQ - DB

Criteria Filtering Faire la somme des notes Discuter   Critère 1 Critère 2 … Critère n Option 1 O/N Option 2 Option n Faire la somme des notes Discuter Si indécision, si trop d’options restent : Decision matrix Multivoting 2014 FMM - EPSQ - DB

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Decision Matrix Quand ? Liste d’options  1 choix Décision basée sur plusieurs critères Après qu’une liste d’options ait été réduite à un N gérable 2014 FMM - EPSQ - DB

Decision Matrix Comment ? Brainstorming sur les critères (d’évaluation) Discuter, affiner la liste Attribuer une pondération à chaque critère, en rapport avec la situation : 10 points parmi les critères (discussion et/ou consensus) ou chaque participant attribue une pondération et on additionne 2014 FMM - EPSQ - DB

Decision Matrix Matrice en L : Evaluer : Critères … Options Matrice en L : Evaluer : Cotation pour chaque critère : 1 = un peu, 2 = atteint, = très rempli ou : 1 = bas, 2 = moyen, 3 = haut ou : 1 = peu  5 = beaucoup etc. Par critères, ranger les options par ordre selon le degré de remplissage des critères : 1 = le moins, …., x = le plus 2014 FMM - EPSQ - DB

Decision Matrix Multiplier la cotation des options X pondération des critères Sommes pour chaque critère Si liste options trop longue : List reduction ou multivoting pour  N Critères fréquents : efficacité, faisabilité, coût, temps, support, enthousiasme, opportunité, effets latéraux, etc. Critères qualité SSP !! 2014 FMM - EPSQ - DB

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List reduction Quand ? Matériel : Après brainstorming ou équivalent, qui a généré N++++ d’idées, d’options Pour diminuer une liste… Quand liste comporte doublons ou idées non relevantes, non pertinentes Quand certains/tous pensent ensemble qu’il faudrait  choix afin d’arriver à consensus Matériel : flipchart / tableau blanc, marqueurs 2014 FMM - EPSQ - DB

List reduction Comment ? Afficher liste entière des idées recueillies Pour chaque item, question : faut-il encore le maintenir, le conserver ? O/N (vote) Mettre les N entre parenthèse Question : quelqu’un désire-t-il/elle enlever des parenthèses ?  reconsidérer la liste 2014 FMM - EPSQ - DB

List reduction Numéroter les idées : 1e / liste = 1 2e idée : est-elle ≠ ? Si 1 oui  = 2 Idem pour chaque item, etc. Prendre 2 et refaire, etc. Suite : Criteria filtering 2014 FMM - EPSQ - DB

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Multivoting Quand ? Matériel : (trop) longue liste d’idées, de possibilités S’il faut restreindre une liste S’il faut obtenir une décision par jugement du groupe Matériel : Flipchart / tableau blanc Marqueurs Petits post-it ou autocollants (5-10 / pers.) Crayon ou stylos / pers. 2014 FMM - EPSQ - DB

Multivoting Comment ? Afficher liste des options. Combiner items si nécessaire ou opportun Numéroter (ou attribuer lettres à) chaque item Décider des N items finaux qui peuvent rester s/ liste. Décider de combien de votes chacun dispose (5-10 selon N items). 2014 FMM - EPSQ - DB

Multivoting Individuellement chacun choisit 5 items (p. ex.) qui sont les + importants à son idée. Puis chacun ordonne ce choix par ordre de priorité (1er choix = chiffre le + haut) Décompte des notes : mettre chaque cotation individuelle en face de chaque item. Total. 2014 FMM - EPSQ - DB

Multivoting Si décision claire : ok. Sinon : discussion s/ vote : Discuter grandes disparités (ex. un item a eu des 1 et des 5…) Être certain que procédure comprise/suivie Pas de pression pour modifier votes Répéter 4. et 5. On peut aussi pondérer les ≠ options (1-10) pour discriminer. 2014 FMM - EPSQ - DB

Multivoting Alternative : Avec étiquettes/points autocollants Idem mais placer autocollants à côté des votes en indiquant rang attribué Cela permet d’attribuer ≠ couleurs à ≠ personnes/groupes/etc. afin d’avoir idée des ≠ options selon place des gens 2014 FMM - EPSQ - DB

Multivoting Vote pondéré : Idem sauf au 4. : Chacun a N points : N items ou 1,5 N items Distribution des points s/ choix 2014 FMM - EPSQ - DB

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Matrice de priorisation Outil le plus accompli et soigné, mais requiert beaucoup de temps 2 méthodes : Méthode par analyse de critères Méthode par consensus 2014 FMM - EPSQ - DB

Matrice de priorisation Quand ? Trop grande liste d’options  nécessité de  (jusqu’à 1 si néc.) Si ≥ 3 critères, surtout si certains subjectifs Décision importante / institution avec conséquence sérieuse potentielle mai-uvais choix Si participants/décideurs désireux investir t/E dans processus décisionnel Tout processus priorisation, p. ex. impliquant usagers 2014 FMM - EPSQ - DB

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Matrice de priorisation / 1 Méthode analyse de critères = Méthode analytique Quand ? Si situations listées = quand Si décision importante avec gravité mauvais choix Si tous décideurs doivent ê. d’accord avec décision et soutenir décision finale Si  projets privés ou agendas cachés Si désaccord s/ importance des critères 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Clarifier objectif. Pondération des critères : Liste des critères rencontrés (./. décision) Matrice en L : N égal de R et de C : critères en R et dans µ ordre en C, bloquer intersections de critères identiques Critère 1 Cr 2, 3, … 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure 1e rangée : comparer 1er critère au 2e : quel est le plus important, de combien? Échelle: 1 = importance égale 5 = significativement + important 10 = extrêmement + important 1/5 = significativement – important 1/10 = extrêmement – important Comparer R à C et écrire dans les R 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Écrire inverse cotation dans cell. diagonalt opposée = dans colonne du 1er critère. Continuer pour chaque paire de critère. Additionner pour chaque R. Convertir fractions en décimales. (ex: 1/5  0,2, etc.). Additionner totaux. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Diviser chaque R par le grand total Poids relatif des critères. Si 1 ou plusieurs critères apparaissent bcp moins importants, on peut les éliminer pour épargner t et E. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Classer les Options ./. Critères Autre matrice en L : N égal de R et de C : bloquer cell. diagonale centrale Intituler avec 1er critère Comparer options par paire comme pour les critères (voir échelle au pt 4. : d’abord pour 1er critère). Option 1 Op 2, 3, … 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Cotation inverse dans cell. opposées (cf. critères). Calculer comme aux étapes 7-9. Répéter 10-13 pour chaque autre critère  Autant de matrices que de critères. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Combiner tous critères : Matrice de Synthèse Matrice en L : R = Options C = Critères Laisser toutes les cellules. Écrire pondération des critères sous leur nom. 1e colonne : poids options à partir matrice critères x poids 1e critère. Afficher résultat. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode analyse de critères Procédure Idem pour chaque colonne. Additionner résultats pour chaque R, l’inscrire à dte = scores = poids relatif des options ./. tous critères. N le + haut = meilleur choix. 2014 FMM - EPSQ - DB

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Matrice de priorisation / 2 Méthode par consensus Quand ? Idem que p méthode analytique sauf : Quand  entre options sont très peu importantes Plus rapide que méthode analytique Quand échange de vue complet, avec possibilité apprendre les uns des autres, pas nécessaire. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode par consensus Procédure Clarifier objectif. Tous doivent comprendre et être d’accord. Lister critères à rencontrer. Pondération des critères Chacun individuellt priorise critères: Distribuer 1.0 parmi critères ( = 1.0, poids de 0 à 1.0) 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode par consensus Matrice en L : R = critères C = noms des participants Récolter poids donné par chacun. Additionner et écrire  pour chaque critère. Si grosses  discuter raisons de ces . Répéter 3-4 si des opinions changent. 2014 FMM - EPSQ - DB

Méthode par consensus Classement des options selon critères Penser au 1er critère: classer options indivt, de 1 à N options. L’option qui rencontre le mieux le critère = plus haute note. Matrice en L: options = R, participants = C Intituler avec 1er critère Partic. 1 Partic. 2, 3, … Option 1 Op 2, 3, …

Méthode par consensus Recueillir classement de chacun. Additionner / chaque rangée. Additionner les Z = grand total. Diviser chaque Z par grand total = Rang : à conserver pour usage + loin. Voir 5: si grosses  discuter raisons de ces . Répéter 6-7 si des opinions changent. Répéter pour chaque critère.

Méthode par consensus Combiner tous les critères : matrice de synthèse. Matrice L : options = R, critères = C, écrire poids des critères en dessous de leur nom. 1ère C : copier le rang de l’option à partir matrice 1er critère (7) x poids 1er critère. Écrire résultat. Idem chaque C. Additionner par rangée. Le + haut N = meilleur choix.

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