Projets et management durable L’efficacité de cercles d’échanges dans une administration gouvernementale      Anita POULIN Présidente du cercle d’échanges sur les métriques (CERMTI) Québec

Objectif Faire connaître deux cercles d’échanges en technologie de l’information au gouvernement du Québec. Cercle d’échanges des responsables de cadre normatif CERCNTI. Cercle d’échanges des responsables des métriques CERMTI.

Contenu 1 Raisons du regroupement (Pourquoi) 2 Objets (Quoi) 3 Rôles des participants (Qui) 4 Fonctionnement des cercles (Comment) 5 Expériences concrètes (Bénéfices) 6 Évolution désirée

Raison d’être: 1 Raisons du regroupement Les cercles ont pour raison d’être de favoriser les échanges, l’entraide et le soutien mutuel entre les participants.

1 Raisons du regroupement Objectifs: Créer et entretenir un milieu facilitant les échanges et la communication entre les membres. Réduire les coûts et les délais en bénéficiant des expériences réalisées ailleurs. Favoriser les échanges de concepts, de logiciels maisons et de documentation sur les méthodes, techniques, normes et outils utilisés en technologies de l’information. Développer un esprit de solidarité et de soutien mutuel dans des situations difficiles.

Objets 2 Cadre normatif: L’ensemble des moyens (méthodes, techniques, règles de fonctionnement, outils) qu’une organisation se donne pour que les gens puissent se comprendre dans le développement et l’évolution des systèmes informatiques.

2 Objets Métriques: Un ensemble complet de mesures sur différents éléments qui soutiennent le développement d’applications, leur entretien et amélioration.

3 Conseillers en gestion de projet Rôles des participants Conseillers en gestion de projet Conseillers en mesure de productivité Responsables de cadres normatifs de développement et d’entretien de systèmes informatiques

Conseillers en gestion de projet 3 Rôles des participants Conseillers en gestion de projet Accompagner les chefs de projet dans : la planification, l’organisation, le contrôle et la direction des projets; la réalisation des analyses et plans de gestion du risque, des audits et plans de redressement de projets en difficulté.

3 Conseillers en mesure de productivité Rôles des participants Définir et implanter des indicateurs requis pour mesurer la productivité des activités en développement, amélioration et entretien nécessaires en technologie de l’information. Agir à titre de coordonnateur afin de produire ces indicateurs. Assurer le suivi, la validation et l’amélioration de ces indicateurs.

3 Rôles des participants Responsables de cadres normatifs de développement et d’entretien de systèmes informatiques Assumer les responsabilités de l’élaboration, la mise à jour et la diffusion du cadre normatif de développement et d’entretien de systèmes. Assurer la formation au cadre normatif. Offrir du support lors de l’utilisation du cadre normatif. Vérifier que le cadre normatif est respecté.

Fonctionnement actuel Pérennité 4 Fonctionnement des cercles Historique Fonctionnement actuel Pérennité

4 Fonctionnement des cercles Historique En janvier 2000, la naissance du Cercle d’échanges des responsables de cadre normatif en technologie de l’information (CERCNTI). En juin 2002, la naissance du Cercle d’échanges des responsables des métriques en technologie de l’information (et support à la gestion de projet) (CERMTI). 13

Historique CERCNTI 4 Fonctionnement des cercles Cercle d’échanges des responsables de cadre normatif en technologie de l’information « Que penserais-tu de l’idée de former un groupe des responsables de cadre normatif au gouvernement du Québec? »

Historique CERCNTI 4 Fonctionnement des cercles Conseil «Se limiter, au début, à un groupe de 6 ou 7 participants. Identifier par des contacts informels la personne responsable du cadre normatif, la contacter et c’est elle qui verra à obtenir l’accord de ses supérieurs pour sa participation.».

4 Fonctionnement des cercles Historique CERCNTI Ordre du jour 1. Accueil 2. Présentation des participants 3. Lecture de l'ordre du jour 4. Acceptation de l'ordre du jour 5. Présentation par chacun des participants de leur cadre normatif respectif (entre 10 à 15 minutes par participant) 6. Échanges et discussions 7. Suites à donner à la rencontre 8. Varia 16

4 Fonctionnement des cercles Historique CERMTI Cercle d’échanges des responsables des métriques en technologie de l’information «Ce serait intéressant de former un groupe de responsables des métriques en TI technologies de l’information) au gouvernement du Québec. Étant donné que ce sont souvent des personnes autres que les responsables de cadre normatif qui occupent ces fonctions.»

Historique CERMTI 4 Fonctionnement des cercles Ordre du jour 1. Accueil 2. Lecture de l’ordre du jour 3. Acceptation de l’ordre du jour 4. Tour de table sur les métriques 5. Discussions 6. Suites à donner à la rencontre 7. Varia

Historique CERMTI Questionnaire 4 Fonctionnement des cercles 1. Portée 2. Fonctionnement de la méthode 3. Outils de support 4. Diffusion des informations 5. Fonction d’accompagnement 6. Arrimage avec les autres processus 19

4 Fonctionnement des cercles Contexte de la rencontre Cadre de gestion des ressources informationnelles paragraphe 3.2.6: « Le recours au partenariat est privilégié entre les ministères et les organismes et avec le secteur privé et les autres Administrations publiques lorsque ces partenariats permettent de simplifier les services aux citoyens, de réduire les coûts ou d’optimiser l’utilisation de l’expertise. »

4 Fonctionnement des cercles Mode de fonctionnement: Des rencontres se tiennent en alternance dans les locaux des membres du cercle. Également, des échanges se font en dehors des rencontres au moyen de: Courriels Conversations téléphoniques Rencontres individuelles Communications à l’aide du site web http://www.cerclesti.gouv.qc.ca

Dynamique des échanges au CERCNTI 4 Fonctionnement des cercles Dynamique des échanges au CERCNTI Sujets discutés : La méthode de Développement Systématique, Dynamique et Méthodique (DSDM). Le développement avec l’approche RAD. Différentes approches de modélisations (UML versus DPO). Le processus d’entretien des systèmes. L’intégration de la protection des renseignements personnels (PRP) dans un cadre normatif. Les différents modes (ou parcours) de développement et d’entretien des systèmes : avec progiciel, traditionnel, client/serveur, web, orienté objet, etc. Les concepts des méthodes dites Agile.

Dynamiques des échanges au CERMTI 4 Fonctionnement des cercles Dynamiques des échanges au CERMTI Sujets discutés : La certification CMM (Capability Maturity Model). Évaluation des coûts technologiques. Méthode COSMIC d’estimation. Les coûts en formation et support lors de migration vers de nouvelles technologies. Les métriques d’entretien. Relation entre les coûts de développement et d’entretien des systèmes. Relation entre la santé des systèmes et leur entretien et amélioration. Méthodologie de gestion de projet technologique. La gestion de projets de développements informatiques.

Pérennité 4 Fonctionnement des cercles « Les gens n’agissent que dans la mesure ou les bénéfices sont supérieurs aux coûts. » Une reconnaissance de la participation de chaque membre par ses gestionnaires, sur plusieurs niveaux. Une conviction pour le participant de retirer quelque chose de ces rencontres pour lui-même et pour son ministère ou organisme (MO). Une autorisation pour le participant, au niveau de la gestion des efforts, pour passer un peu de temps entre les rencontres pour faire un suivi sur les dossiers intéressants et de contribuer aux dossiers et aux échanges des groupes. Une autonomie accordée aux participants (ne pas avoir besoin de faire valider ce qu'il dit ou rédige avant de le présenter aux autres participants).

4 Fonctionnement des cercles 25

Expériences concrètes 5 Expériences concrètes Courriel « Mon gestionnaire m’a demandé si je pouvais avoir l’information ci-dessous par l’intermédiaire des cercles d’échange. » Ma demande est la suivante : « Pourriez-vous m'indiquer SVP les outils que vous utilisez pour la réalisation de l'architecture d'entreprise, des données et des applications dans vos organisations respectives? » Résultats: 8 réponses reçues dans une période d’une heure 13 réponses reçues dans une période de 24 heures

Expériences concrètes 5 Expériences concrètes Rencontres dans le cadre d’un mandat pour l’évolution de la démarche de gestion de projet . Consultation de ministères et d’ organismes pour obtenir de la documentation sur l’infrastructure .NET. Obtenir facilement des normes et des guides pour le développement avec APEX. Permis de revoir la stratégie des essais unitaires et aussi de prendre des décisions concernant les essais fonctionnels.

Évolution 6 10ième anniversaire Échanges avec la France et les autres pays de la francophonie.

Élément de réflexion Un constructeur qui dirait à ses clients: «Je vais construire votre maison très rapidement, à des coûts très bas mais évidemment je n’ai pas le temps de me préoccuper des normes de construction» aurait-il beaucoup de succès? Qu’en serait-il des coûts d’entretien?

MERCI pour l’invitation Questions? MERCI pour l’invitation anita.poulin@surete.qc.ca