Mise en oeuvre du projet « fusion des catalogues » Séance d’information, 8 et 18 novembre 2004 SEBIB / Michèle Furer-Benedetti

SEBIB/MFBnovembre Objectif de la présentation Vous informer sur la mise en œuvre du projet « fusion des catalogues » –enjeux –travail requis avec nos partenaires et au sein de l’Université –démarche SEBIB

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SEBIB/MFBnovembre Situation actuelle env. 55 bibliothèques 2 bases de données locales  Quelle bibliothèque dans quelle base ?  Confusion et difficultés pour l’usager  Politiques et procédures hétérogènes SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Besoins Satisfaction des usagers Accès simplifié à l’information Organisation transparente Bibliothèque de Genève  unanimité des bibliothécaires en faveur de la fusion des catalogues SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Résultats escomptés utilisateurs –meilleure visibilité des ressources disponibles localement (Genève) –dossier de lecteur unique: gestion centralisée des prolongations, réservations, commandes personnel de bibliothèque –1 seul catalogue, 1 seul fichier de lecteurs, 1 seul fichier de transactions,... personnel « système » –à terme moins de travail de paramétrage et de maintenance SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Conditions préalables à la fusion Obtention d’un consensus –harmonisation des politiques de prêt –harmonisation des droits des lecteurs selon leur profil  Simplification  Stabilité de la version du logiciel SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Conséquences Modifications dans les règlements de prêt actuels Modifications des procédures –changements minimes pour le catalogage –changements pour le prêt Formations pour les professionnels Information aux usagers SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Déroulement prévu Répertorier les divergences entre les 2 bases Analyser ces divergences dans des groupes de travail => obtention des conditions préalables Tests Mise à jour de la documentation, refonte des manuels Fusion technique des données Arrêt des bases locales : env. 4 jours SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Organisation du projet Comité de pilotage Chef + équipe de projet Groupe de travail SEBIB

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SEBIB/MFBnovembre Groupes de travail Dans chaque groupe : mixité uni/ville, 1 pers. SEBIB Accès public : 5 personnes (profils divers), ~4 séances Catalogage : 5 catalogueurs, ~4 séances Gestion des périodiques : 5 « bulletineurs » + 1 profil acquisitions, ~3 séances Prêt : –politique : 4 bibliothécaires responsables du prêt + 1 académique, ~ 6 séances –procédures (fréquence des lettres, inscription du lecteur, etc.) : 5 spécialistes du prêt, ~6 séances SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Prochaines étapes Formation du comité de pilotage et de l’équipe de projet Présentation de la mise en oeuvre du projet aux responsables des bibliothèques de la Ville et des partenaires Appel à candidature par les listes thématiques pour formation des groupes de travail Planification des différentes étapes et réalisation du projet  Cible : fusion des bases soit fin de l’été 2005, soit décembre 2005 SEBIB

SEBIB/MFBnovembre Merci de votre attention Questions ? SEBIB