Pour un pilotage stratégique des Etablissements Publics de Recherche du Programme 4 Réunion du 10 mai 2004 Arthur D. Little 50, avenue Théophile Gautier Paris, France Tél. : (33 0) Fax. : (33 0)

Réunion du 10 mai L’objectif final de notre mission consiste à proposer au ministère de la recherche un Projet Annuel de Performance (PAP) du Programme 4 ObjectifsIndicateurs ProgrammeAction CatégorieEnoncéIntituléUnité de mesure RésultatsCibles AnnéeValeurAnnéeValeur Programme (intitulé) Efficacité socio- économique Efficacité de gestion Action (intitulé) Efficacité socio- économique Efficacité de gestion Action (intitulé) Qualité de service Efficacité de gestion Dernière année disponible (pour les indicateurs à construire : date de livraison) Année fixée comme horizon de la cible Indiquer l’axe de performance : efficacité socio-économique, qualité de service, efficacité de gestion Source : Mémento Lolf DRB décembre 2003 Méthodologie Réunion du 10 mai 2004

2 Nous avons adopté une démarche équilibrée et comparative Démarche suivie Méthodologie Etablissements Ministère France Etranger Etat des lieux  Nous avons réalisé un état des lieux en matière de pilotage stratégique des Etablissements de Recherche par une double approche : –de haut en bas (« Top-down ») : à partir de la Lolf –de bas en haut (« Bottom-up ») : à partir de l’existant dans les Etablissements  Par ailleurs, nous avons enrichi notre analyse : –par l’étude du cadre budgétaire français (« Bleu » budgétaire ) –par l’étude de deux pays étrangers : la Grande-Bretagne et les Etats- Unis Réunion du 10 mai 2004

3 Nous avons procédé à une analyse des contrats pluri-annuels des Etablissements Chercher et développer Transférer Valoriser (expertise) Valoriser (socio-éco) Chercher et développer Transférer Valoriser (socio-éco) Valoriser (expertise) Chercher et développer Transférer Valoriser (socio-éco) Valoriser (expertise) Chercher et développer Transférer Valoriser (socio-éco) Valoriser (expertise) Chercher et développer Transférer Valoriser (socio—éco) Valoriser (expertise) Chercher et développer Transférer Valoriser (socio-éco) Valoriser (expertise) « Photographie » des priorités des Etablissements en Réunion du 10 mai 2004

4 Fixer des buts stratégiques Fixer des cibles financières Etablir un plan d’action Définir les budgets Définir une vision et une ambition Actions ECART  Manque de clarté de la stratégie adoptée  Pas d’adéquation entre budgets et buts stratégiques  Manque de responsabilisation pour l’atteinte des objectifs  Focalisation sur les paramètres financiers …comble l’écart entre la stratégie et son déploiement, grâce à la traduction de la vision stratégique en objectifs concrets et mesurables Tableau de bord prospectif Risques inhérents à l’approche «tout budgétaire» Tableau de bord prospectif  La procédure budgétaire annuelle renforce le risque de logique « court terme »  La mesure financière de la performance est fondamentalement tournée vers le passé  Les indicateurs financiers ne permettent pas d’identifier les « leviers » non financiers de la performance (ex : qualité, rapidité, satisfaction, etc.)  Le reporting financier ne facilite pas le diagnostic partagé et l’adhésion des parties prenantes à une ambition collective Une approche du type « Tableau de bord prospectif » a permis d’éviter les risques inhérents à une approche « tout budgétaire » Réunion du 10 mai 2004

5 Depuis près de quinze ans, cette méthode de pilotage stratégique s’est imposée tant dans l’entreprise que dans l’administration publique L’origine de la méthode « Balanced Scorecard »Son déploiement dans la sphère publique Adoption par le Ministère de la Défense français Adoption progressive par les Etablissements de la Sécurité Sociale dans le cadre des Conventions d’objectifs et de gestion Démarche implicite à la BNF « Labellisation » par le Club des Etablissements publics « Club » des utilisateurs publics de par le monde (cf. Ex: Ville de Charlotte (US), Opéra Lyrique de Boston, etc. Réunion du 10 mai 2004

6 Cette démarche est à la fois un processus et un outil de pilotage stratégique Stratégie générale Ambition/ Vision Initiatives Niveaux de performance Indicateurs Objectifs stratégiques « la Carte stratégique » Le terme « Balanced scorecard » signifie qu’il existe un équilibre entre les paramètres financiers et non financiers (« leviers » de la performance future, traduit par la notion de prospectif en français) Un processus Un outil Processus Ressources humaines et compétences Financier Clients Comment optimiser la culture de l’apprentissage et du changement en renforçant les compétences clés ? Comment assurer un financement stable et efficient des établissements ? Comment améliorer les processus opérationnels ? Comment anticiper et s’adapter à la demande des : pouvoirs publics, communautés scientifiques, institutions, filières professionnelles ? Réunion du 10 mai 2004

7 Cette méthode nous a permis de bâtir la carte stratégique du programme 4 « Ambition stratégique » Clients Processus Ressources humaines et compétences Financier Objectifs Indicateur(s)... Objectifs Indicateur(s) Objectifs Indicateur(s) Objectifs Indicateur(s)... Réunion du 10 mai 2004

8 La Carte stratégique permet de construire un outil de reporting homogène pour les Directeurs d’Etablissements et le responsable de Programme Situation générale Faits marquants ___________________ _________ _______________ _______________________ _____________________________ Niveau de réalisation par indicateur Avancement des initiatives clés Initiatives ________________ ____________ _________ _______________ ________________ _____________ UnitéAvancementObjectifsActions Retour et recommandations ClientsProcessusRHFinancier Indicateurs Tableau de bord de Programme Réunion du 10 mai 2004

9 Préalablement à l’établissement du PAP nous avons décliné l’ambition du Programme 4 « Constituer un pôle de référence de recherche scientifique et technologique et d’expertise de niveau mondial, pour la gestion durable des milieux et la mise en valeur des ressources naturelles et des produits qui en sont issus, répondant aux besoins des sociétés du Nord et du Sud. » Ce programme a pour ambition de répondre aux enjeux stratégiques de recherche suivants : Connaître, évaluer, gérer et exploiter de manière durable les ressources terrestres et marines Connaître, préserver et restaurer la qualité des milieux et la biodiversité des écosystèmes Concevoir, développer et évaluer des systèmes de production durable et de transformation valorisant les ressources naturelles Connaître les dynamiques des sociétés, des territoires et des espaces marins pour appuyer les politiques publiques au Nord et au Sud Connaître, prévoir, prévenir et gérer les risques naturels, sanitaires et environnementaux Contribuer à l’amélioration de la santé des populations du Sud, notamment par la connaissance des grandes endémies et des maladies émergentes Améliorer les connaissances sur l’alimentation, ses produits et leurs effets sur le bien être et contribuer à garantir la sécurité alimentaire Contribuer à la réduction des émissions polluantes et à la sécurité énergétique notamment par le développement d’énergies renouvelables Concevoir et gérer des observatoires, réseaux de surveillance, infrastructures et bases de données pour la recherche et l’expertise sur les milieux, les ressources naturelles ainsi que les produits et les risques associés Ambition Enjeux Réunion du 10 mai 2004

10 Cette démarche a permis de formaliser les actions du Programme 4 Recherche sur les ressources, les milieux et leur biodiversité Recherche sur les systèmes de production et de transformation associés Recherche sur les systèmes socio-économiques associés Recherche sur l’alimentation, ses produits et leurs effets sur le bien être Recherche pour la sécurité alimentaire, sanitaire, environnementale et la prévention des risques naturels 2 Diffusion, transfert et valorisation des connaissances scientifiques, des technologies et des compétences Conception et gestion d’infrastructures pour la recherche et l’appui aux politiques publiques Moyens généraux « Recherche dans le domaine de la gestion des milieux et des ressources au Nord et au Sud 1 » Programme Actions 1 : En italique : Proposition d’amendement transmise au ministère de la Recherche pour soumission au vote parlementaire 2 : En rouge : modification faite le 10 mai 2004 Réunion du 10 mai 2004

11 Produire des connaissances fondamentales de niveau mondial Former et transférer des compétences et des savoir-faire par et pour la recherche notamment vers les pays du Sud Développer une expertise en appui aux politiques publiques Valoriser les savoir- faire et les connaissances scientifiques et technologiques Optimiser les moyens et les infrastructures (synergies) Gestion durable des milieux et ressources Qualité des milieux et Biodiversité des écosystèmes Systèmes durables de production Dynamiques des sociétés et des territoires Santé Emissions polluantes Alimentation et Sécurité alimentaire Risques naturels et environnementaux Déterminer la hiérarchie des causes physiques et chimiques d’origine anthropique dégradant la qualité biologique des milieux et des ressources Les objectifs du Programme ont été générés à partir d’une matrice métiers / thèmes stratégiques Exemple illustratif d’objectif généré lors de l’atelier de travail du 2 avril 2004 Métiers Thèmes stratégiques Réunion du 10 mai 2004

12 Les six objectifs identifiés pour le Programme recouvrent des axes d’intervention prioritaires, dans une optique d’arbitrage parlementaire 1.Produire des connaissances de niveau international pour accroître la présence de la recherche française dans le domaine de la gestion durable des milieux et des ressources Publier à l’international dans ces domaines Jouer un rôle dans la structuration de la recherche européenne et internationale Contribuer à mettre en place les filières de formation adaptées aux objets et enjeux du programme Accroître l’accueil des doctorants et post-doctorants de l’Europe élargie 2.Mobiliser les connaissances en appui aux politiques publiques Développer l’expertise en appui aux politiques publiques Produire des données 1 et des documents de synthèse des connaissances Contribuer à la réglementation et à la normalisation 3.Confronter l’offre de recherche et les enjeux et attentes de la société Identifier les futurs enjeux de recherche par la prospective Construire des programmes de recherche conjointement avec les acteurs socio-économiques Participer au débat science/société Diffuser la culture scientifique et technique 4.Aider au développement du Sud par le partenariat scientifique et technologique Favoriser les associations de recherche durables entre des laboratoires du Nord et des laboratoires du Sud Mobiliser les connaissances au service des besoins d’expertise des institutions internationales de développement Renforcer le dispositif de formation et de recherche destiné au Sud 5.Renforcer la compétitivité des filières économiques associées Favoriser la compétitivité des systèmes de production Contribuer à l’innovation dans les entreprises valorisant les milieux et les ressources 6.Développer des outils opérationnels et de recherche communs, pour l’observation et la mise à disposition de données sur les milieux, les ressources et les risques Objectifs Réunion du 10 mai : En rouge : modification faite le 10 mai 2004

Réunion du 10 mai La mesure de la performance doit être « FARCIE » Les indicateurs de performance doivent être « SMART » Chaque objectif doit être relié à des indicateurs mesurant la performance du Programme au cours du temps, dans le respect de la Lolf (1/4) F ocalisé De manière précise sur les objectifs prioritaires et les thèmes stratégiques du programme A dapté Il est pertinent pour une utilisation effective par TOUTES les parties prenantes concernées (parlement, dir. de prog, public) R obuste Le système de mesure est objectif, explicite et permanent au-delà des changements de responsables et des alternances C omparable Il permet l’analyse comparative de programme à programme et avec des systèmes étrangers et les évaluation ex-post par rapport aux cibles initiales I ntégré Aux plans stratégiques, aux modes de gestion, à l’organisation et à son pilotage effectif, de manière à permettre un pilotage endogène de la performance E quilibré Il décrit toutes les dimensions de l’organisation: impact des actions, gestion des ressources, processus, compétences… S pécifique Il décrit une valeur- cible de performance pour un objectif précis M esurable Par un algorithme explicite, fiable et non contestable A tteignable Dans l’horizon de temps du programme et des rapports de performance R éalisable Par l’administration qui en est chargée, en intégrant des défis et des ruptures organisationnelles T emporel Tout objectif non défini dans le temps est nul Source : DMGPSE Réunion du 10 mai 2004

14 Catégorie d’objectif Définition de l’objectifCatégorie d’indicateur Définition de l’indicateur ou exemples Utilisation dans le dispositif Lolf Exemple enseignement primaire Exemple direction générale des Impôts Contexte (ou d’environnement, de situation, d’éclairage Décrit le contexte social, économique environnemental dans lequel opère l’administration (ex: population, âge moyen, superficies) Peuvent être utilisés dans le texte de commentaire d’un objectif de performance comme élément de compréhension du choix de cet objectif Population en âge d’être scolarisée Nombre de redevables Objectif général Exprime une intention de modification de la réalité économique et sociale, qui n’est qu’en partie imputable au programme car elle dépend aussi d’autres facteurs non maîtrisés par le responsable de programme (autres programmes, autres collectivités publiques, agents privés, contexte...) Impact lointain (ou d’effet) Ex: taux de chômage de catégories de la population, taux de mortalité consécutifs à certaines causes, taux de croissance du PIB Réussite de la scolarité ultérieure Acceptation de l’impôt Impact lointain Chaîne de production administrative Source : Mémento Lolf DRB décembre 2003 Chaque objectif doit être relié à des indicateurs mesurant la performance du Programme au cours du temps, dans le respect de la Lolf (2/4) Réunion du 10 mai 2004

15 Catégorie d’objectif Définition de l’objectif Catégorie d’indicateur Définition de l’indicateur ou exemples Utilisation dans le dispositif Lolf Exemple enseignement primaire Exemple direction générale des Impôts Objectifs de performance Efficacité socio- économique (ou efficacité finale) Enonce le bénéfice attendu de l’action de l’Etat pour le citoyen en termes de modification de la réalité économique, sociale, environnementale, culturelle, sanitaire (etc.) dans laquelle il vit, résultant principalement de cette action Résultat (ou résultat final ou impact, outcome en anglais) Indicateurs issus d’enquêtes statistiques : taux d’insertion de jeunes diplômés Indicateurs issus des systèmes de gestion internes : taux de paiement spontané des impôts par les contribuables, taux de remboursement des avances accordées PAP, RAP, BOP Résultats à l’évaluation à l’entrée en 6ème en français et en mathématiques Taux de paiement spontané des impôts Qualité de service Enonce la qualité attendue du service rendu à l’usager, c’est à dire l’aptitude du service à satisfaire son bénéficiaire, qu’il soit usager au sens strict ou assujetti Qualité Taux de satisfaction des usagers (mesuré par enquêtes) Paramètres objectifs de qualité : délais, réactivité, fiabilité, disponibilité, etc. Taux de conformité à un référentiel de qualité : pourcentage de guichets atteignant le standard visé Taux de remplacement des maîtres absents Taux de délivrance des renseignements dans des délais déterminés Efficacité de gestion Exprime l’optimisation attendue dans l’utilisation des moyens employés en rapportant les produits attendus (ou l’activité) aux ressources consommées. L’objectif permet de montrer que pour un niveau donné de ressources, la production de l’administration peut être améliorée ou que pour un niveau donné de production, les moyens employés peuvent être réduits Efficacité de gestion (ou efficience, ou productivité) Coût unitaire ou frais de gestion : moyens/production ou activité (pouvant mobiliser les éléments de justification au premier euro ou d’analyse des coûts) Effet de levier : produits ou activités/moyens Distribution homogène des moyens : dispersion des ratios précédents Ciblage : part des publics prioritaires dans un dispositif de politique de l’emploi Bonne utilisation des potentiels :taux des effectifs actifs de police consacrés à des tâches de police active Taux de recettes propres Nombre de dossiers gérés par agent Indicateur de dispersion du nombre d’élèves par classe Taux d’activité des remplaçants résultats Produits Chaîne de production administrative Source : Mémento Lolf DRB décembre 2003 Chaque objectif doit être relié à des indicateurs mesurant la performance du Programme au cours du temps, dans le respect de la Lolf (3/4) Réunion du 10 mai 2004

16 Catégorie d’objectif Définition de l’objectif Catégorie d’indicateur Définition de l’indicateur ou exemples Utilisation dans le dispositif Lolf Exemple enseignement primaire Exemple direction générale des Impôts Objectifs intermédiaires Production Enonce le volume attendu de production du service, ou de sa répartition Produit (ou résultat final ou impact, outcome en anglais) Ex : Volume de biens produits (actes émis), services délivrés (contrôles effectués), aides distribuées, travaux réalisés BOP Nombre d’élèves Nombre de redressements fiscaux Activité Enonce le volume d’activité attendu, ou sa répartition Activité Ex : nombre d’heures de travail, de dossiers traités Nombre d’heures d’enseignement par élève Nombre de contrôles fiscaux Moyens Enonce le volume attendu (unité physique) ou le coût des ressources, leur disponibilité, leur affectation, leur consommation ou leur répartition Indicateurs de moyens Ex : taux de consommation Nombre d’enseignants Nombre d’agents Processus Enonce les mesures d’amélioration des modalités de gestion, d’organisation ou de mise en oeuvre des politiques Processus Ex : nombre de contrats d’objectifs et de moyens, de plans d’actions, etc. Nombre de réseaux d’écoles % de plans de contrôle fiscal renouvelés Produits Activités Moyens Chaîne de production administrative Source : Mémento Lolf DRB décembre 2003 Chaque objectif doit être relié à des indicateurs mesurant la performance du Programme au cours du temps, dans le respect de la Lolf (4/4) Réunion du 10 mai 2004