Preparation and submission of proposals PREPARATION ET SOUMISSION DE PROPOSITIONS

Preparation and submission of proposals 3 PHASES Préparation & Soumissions Négociations Travaux du projet

Preparation and submission of proposals DECISIONS STRATEGIQUES Rôle: Animateur ou partenaire Rédaction de la proposition, seul, ou à laide de vos partenaires

Preparation and submission of proposals STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISQUES ENCOURUS EN TANT QUE PARTENAIRE Le budget suffit-il pour effectuer toutes les tâches que jai prévues ? les coûts de déplacement sont –ils suffisants? une traduction a –t-elle été prévue et existe-il un budget pour ce poste? suis-je tenu régulièrement informé de lavancement du projet? au sein du projet, puis-je faire entendre ma voix lors de la prise de décision? ai-je tous les droits sur tous les résultats/produits pour lexploitation? le coordinateur transfert les fonds très tardivement aux partenaires la communication entre le coordinateur et les partenaires reste de mauvaise qualité un coordinateur inexpérimenté

Preparation and submission of proposals OPPORTUNITES AU DEBUT Le texte de lappel correspond bien à lidée que je me fais du projet le cofinancement est déjà arrêté. Un coordinateur/des partenaires expérimentés au sein du consortium les ressources existent (connaissance de langlais, utilisation dExcel, du format, de la communication, etc.) se lancer dans la préparation de la proposition le plus vite possible

Preparation and submission of proposals MISE EN PLACE DUN CONSORTIUM Aspects géographiques: équilibre entre zones géographiques (ce qui nexclut pas deux partenaires du même pays!) Contenu/savoir faire: de quel savoir-faire ai-je besoin? (gestion, communication, format), de quels contenus ai-je besoin? (en fonction du libelé du texte de lappel) un bon équilibre entre partenaires expérimentés et nouveaux venus aspect pollitiques: des partenaires des nouveaux pays membres devraient être inclus les 5 grands pays européens devraient être partenaires (IT, UK, DE, ES, FR) les parties prenantes / acteurs essentiels devraient être inclus

Preparation and submission of proposals ELEMENTS A PRENDRE EN CONSIDERATION DANS LE BUDGET Postes onéreux dans le budget: les coûts de traduction les déplacements et les réunions Les efforts en matière de gestion de projet ne devraient pas dépasser 7 – 9 % du budget total. Interroger la communauté européenne au sujet du montant approximatif du budget alloué au projet

Preparation and submission of proposals STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RISQUES ENCOURUS le partenaire ne réussit pas à obtenir le co-financement des institutions (personnes) bien connues participent au consortium, mais un nouveau venu va travailler sur le projet les changements politques intervenant lors de la vie du projet reduisent le soutien apporté à celui-ci de longs délais pas de compréhension commune sur le contenu entre les partenaires et le coordinateur les partenaires sont incapables de remplir leurs tâches le consortium compte sur des contributions hors projet institutions manquant de souplesse

Preparation and submission of proposals CRITERES DE REUSSITE: DIRECTION - CHECKLIST Remplissons-nous les exigences formelles / administratives? Répondons-nous aux exigences de lappel? Qualité des activités décrites Analyse coût-bénéfice Comprehensibilité des contenus/ des méthodologies / de lapproche / du message Dimension européenne les parties prenantes et les acteurs clés sont–ils impliqués? Des partenaires en provenance des nouveaux pays membres sont-ils impliqués? Prenons-nous en compte les politiques européennes? Partenariats Le plafond des financements sera-til dépassé? Mise en oeuvre pratique oui – recherche non! importance numérique du consortium (ø 6 – 9 partenaires) Consortium: une combinaison de partnaires bien équilibrée

Preparation and submission of proposals Texte de lappel instructions et exigences cruciales Programme de travail Grandes lignes directrices pour chaque domaine et actions clés Dispositions en matière de mise en oeuvre Critères dévaluation Calendrier indicatif pour la mise en oeuvre du programme de travail CONTENU DE LAPPEL ET PROGRAMME DE TRAVAIL SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel étapes essentielles et enjeux cruciaux modifés

Preparation and submission of proposals PREMIERES QUESTIONS NECESSITANT DES REPONSES Evaluer létat de lart. Ce qui a été fait précémment? Que comptez-vous faire exactement ? Quest-ce qui sera différent à la fin de votre projet ? (quand cela sera terminé, comment saurons-nous que vous avez réussi ?) EXPLIQUEZ CES ETAPES TRES CLAIREMENT DANS VOTRE PROPOSITION ! SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel étapes essentielles et enjeux cruciaux

Preparation and submission of proposals DEFINITION DES LOTS DE TRAVAIL Chaque lot doit produire des livrables clairement définis (soyez ambitieux sans exagérer toutefois!) Déléguez des responsibilités aux partenaires – les coordinateurs ne doivent par chercher à diriger tous les lots de travail Valeur ajoutée pour la communautué européenne résultant du travail en commun des partenaires sur des tâches communes. Pas un seul lot par pays. Le texte des lots de travail doit stipuler très clairement ce que les partenaires comptent faire en pratique ! Séparer les lots pour le management avec des réunions du consortium à date régulière et mise en place du reporting Etablir une calendrier pour les livrables avec rapports davancement des travaux, rapports intermédiaires ou rapports finaux. La durée type du projet va de 24 à 36 mois SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel étapes essentielles et enjeux cruciaux

Preparation and submission of proposals QUELQUES SUGGESTIONS ET EXPERIENCES SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel étapes essentielles et enjeux cruciaux La rédaction des propositions est plus longue que vous ne le pensez ! Les propositions doivent se lire facilement – les évaluateurs doivent pouvoir faire leur travail en à peu près deux heures Suivre les recommandations qui figurent sur les formulaires de demandes Bien identifier le rôle de chaque partenaire Préciser la manière dont vous comptez mesurer la performance lors de la conduite du projet (indicateurs de performance) Etablir un calendrier approprié des travaux à effectuer – tous les lots ne doivent pas être prévus à la même date

Preparation and submission of proposals DISSEMINATION / COMMUNICATION SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Appel étapes essentielles et enjeux cruciaux définissez un public cible et entrez en contact avec lui dès le début (et pas à la fin) un site web (distinct, bien identifié, facile daccès) pour le transfert dinformations et sassurer à travers des actions quil est bien consulté (même encore deux ans après la clôture du projet) imaginez des messages simples et communiquez directement avec chaque public cible concerné allez vers de nouveaux marchés et acteurs en vous déplaçant sur leurs sites ou/et manifestations– au niveau local, national ou communautaire. réfléchissez à: la dissémination conjointe des lots de travail avec un budget de lordre de , pour les travaux demandés par la communauté européeenne

Preparation and submission of proposals PREMIERES QUESTIONS NECESSITANT DES REPONSES Evaluer létat de lart. Ce qui a été fait précémment? Que comptez-vous faire exactement ? Quest-ce qui sera différent à la fin de votre projet ? (quand cela sera terminé, comment saurons-nous que vous avez réussi ?) EXPLIQUEZ CES ETAPES TRES CLAIREMENT DANS VOTRE PROPOSITION ! SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call étapes essentielles et enjeux cruciaux

Preparation and submission of proposals CALENDRIER POUR LA PREPARATION DUNE PROPOSITION (1) PhaseEtapes Décision: Coordination / Partenaire 3. Mise en place dun Consortium 1 4. concept/idées encore imprécises 2. Appel lancé 1. - Lire et comprendre le texte de lappel - Consulter les documents relatifs aux propositions - Se procurer des informations - Décrire brièvement un idée (1page) - discussion et décision en interne -1 prise en compte de la mise en -place possible dun consortium - premier contact - soumission dune description brève (1 page) - soumission des déclarations de confidentialité et dimpartialité

Preparation and submission of proposals CALENDRIER POUR LA PREPARATION DUNE PROPOSITION (2) PhaseEtapes Contrôle qualité Considérations budgétaires 9. Rédaction de la proposition 1 7. Mise en place dun Consortium Rechercher et contacter les partenaires manquants – voir phase 4 - Détails sur le contenu (Objectifs, groupes cibles, programme de travail, résultats attendus, Indicateurs de Performance etc.) - Externe ou par le biais de partenaires - Calculs approximatifs: sommes-nous dans les clous? Formulaires administratifs + Information 5. -Soumission des formulaires admin. Formulaires à tous les partenaires, Qui a signé les déclarations ?

Preparation and submission of proposals CALENDRIER POUR LA PREPARATION DUNE PROPOSITION (3) PhaseEtapes Rédaction de la proposition Valeurs ajoutées, contribution aux politiques, management, consortium, résumés, etc Contrôle qualité En externe ou à travers des partenaires Finalisation de la proposition 14. Soumission de la proposition 15. Budget détaillé 13. Outil pour soumission électron Téléchargement de loutil - Se familiariser avec loutil - Calculs finaux - Format et contenu /contrôle.financ. - soumission électronique ou duplication et soumission par lettre normale/service de coursier