Lalimentation de STAR par imports STAR 8ième cercle – 27 septembre 2013

Quels choix pour les établissements ?

Alimenter Un point dentrée unique : Si votre établissement est dans STEP et STAR Si votre établissement est uniquement dans STAR Limport peut se faire à nimporte quel moment de la soutenance – A la création du docteur dans le système local – Puis par mises à jour successives jusquà la soutenance (STEP) – Puis en cycle de mise à jour après la soutenance (STAR) Selon votre configuration les données seront importées – dans STEP et dans STAR – dans STAR uniquement

Objectif : létablissement de soutenance doit fournir à STAR des métadonnées TEF valides et des fichiers valides – En une fois ou plusieurs fois – Complètement ou partiellement Règle dor : ne pas re-saisir les informations 2 méthodes différentes : – Importer totalement des données locales dans STAR Applications de GED : DSpace, EPrints, ORI-OAI, … Applications administratives : APOGEE, ADUM … – Importer puis compléter les données dans les formulaires de STAR Alimenter

Quel contenu les établissements peuvent-ils importer ?

Imports complets : le cas simple Etablissement Tous les fichiers + toutes les métadonnées TEF en une fois 100 %

Imports partiels : Compléter dans Etablissement Fichiers OK Mais métadonnées TEF incompletes : manquent langue, NNT, …. Compléter les métadonnées

Etablissement Compléter les métadonnées Déposer les fichiers Fichiers NOK Métadonnées TEF très incompletes Imports très partiels : compléter et déposer dans

Importer du TEF Si vous ne savez pas faire du TEF Si votre système local exporte du tabulé (csv, xls…) ou du XML Des programmes sont à votre disposition dans le manuel STAR – Chaque établissement peut ré-utiliser les programmes de conversion proposés afin de les adapter à son propre export pour nenvoyer à STAR que du TEF

Ce quil manque souvent : – Langue – Taille du document calculé par STAR – Infos sur lauteur pour lautorité – Numéro national de thèse – Lien aux autorités Sudoc – Sets OAI type Dewey – Métadonnées de fichiers générées par STAR – URL daccès – Droits précis Importer du TEF incomplet

On ne trouve souvent pas : Les métadonnées relatives aux versions, aux éditions, aux fichiers. Les métadonnées bibliothèque (sujet, autorités) Les métadonnées de droits relatives à lauteur Le Numéro National de Thèse (NNT) Un exemple : limport depuis un logiciel administratif

TEF (métadonnées niveau œuvre) Titre * Titre traduit (Mots clés ou Rameau) * Résumé * Langue * Auteur * Nom * Prénom * Nom de naissance Date * Nationalité * Autorité ppn * NNT * Date de soutenance * Discipline * Université de soutenance * Nom * Autorité ppn * Diplôme * Thèse sur travaux * Avis Jury * … … Directeur Thèse * Nom * Autorité * Président Jury Nom * Autorité Membre Jury Nom * Autorité Rapporteur Nom * Autorité Ecole doctorale Nom * Autorité Partenaire de recherche Nom * Autorité Droits Auteur * Droits Etablissement * Confidentialité * * obligatoire

TEF/Logiciel interne Titre * Titre traduit (Mots clés ou Rameau) * Résumé * Langue * Auteur * Nom * Prénom * Nom de naissance Date * Nationalité * Autorité ppn * NNT * Date de soutenance * Discipline * Université de soutenance * Nom * Autorité ppn * Diplôme * Thèse sur travaux * Avis Jury * … … Directeur Thèse * Nom * Autorité * Président Jury Nom * Autorité Membre Jury Nom * Autorité Rapporteur Nom * Autorité Ecole doctorale Nom * Autorité Partenaire de recherche Nom * Autorité Droits Auteur * Droits Etablissement * Confidentialité * * obligatoire

TEF/Minimum Titre * Titre traduit (Mots clés ou Rameau) * Résumé * Langue * Auteur * Nom * Prénom * Nom de naissance Date * Nationalité * Autorité ppn * NNT * Date de soutenance * Discipline * Université de soutenance * Nom * Autorité ppn * Diplôme * Thèse sur travaux * Avis Jury * … … Directeur Thèse * Nom * Autorité * Président Jury Nom * Autorité Membre Jury Nom * Autorité Rapporteur Nom * Autorité Ecole doctorale Nom * Autorité Partenaire de recherche Nom * Autorité Droits Auteur * Droits Etablissement * Confidentialité * * obligatoire

Comment les établissements peuvent-ils importer ?

2 canaux possibles : La messagerie électronique: pour les métadonnées uniquement Le Service Web : pour les métadonnées et/ou le fichier thèse Comment importer ?

Chacun son scénario Pour importer … Utiliser…

Par la messagerie électronique

STAR dispose dun Service de messagerie électronique pour alimenter les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non. Ce service ne permet pas denvoyer le / les fichiers thèse. La messagerie électronique

Accès contrôlé par ladresse de messagerie – Inscription des adresses autorisées dans la fiche établissement La messagerie électronique

Adresse STAR du dépôt : adresse unique denvoi Sujet du message : – Le code court de votre établissement : INAL, ISAR…. Corps du message – Vide Document attaché : – 1 fichier de métadonnées TEF (xml) par thèse (non zippé) – Un message peut contenir plusieurs fichiers attachés La messagerie électronique

Contrôle de conformité du message et du fichier TEF envoyé Message derreur envoyé à létablissement en cas de non conformité (fichier SVRL) Les autres erreurs possibles (pas de document attaché, code établissement faux) ne renverront pas de message retour. La messagerie électronique

Par services Web

mécanisme de communication entre applications distantes à travers le réseau internet indépendant de tout langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution. STAR dispose dun Service Web fondé sur le protocole SOAP (1.1 et 1.2) et transporte les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non, ainsi que le(s) fichier(s) thèse. Le service web

Accès contrôlé par ladresse IP – Inscription des adresses IP autorisées dans la fiche établissement Le service web

2 options : 1 - Import des métadonnées uniquement = dépôt par service web du fichier TEF 2 – Import des métadonnées et du document = dépôt par service web du fichier TEF et de lédition zippée darchivage (éventuellement diffusable) Dans tous les cas, renseigner des paramètres nécessaires en entrée Le service web

Contrôle de conformité du fichier TEF envoyé Message derreur envoyé à létablissement en cas de non conformité (fichier SVRL) Contrôle du fichier zip envoyé et de la conformité des fichiers à FACILE Le service web

Que font les autres? fiches créées par imports par mail 222 par Service Web métadonnées seules par Service Web métadonnées et fichier thèse fiches crées par formulaires 65 établissements utilisent les imports puis complètent par formulaires 26 établissements utilisent la saisie par formulaires Comment les établissements EN PRODUCTION alimentent STAR ?