Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux Appui à la gestion et l’organisation du temps de travail des soignants CH de l’Agglomération Montargoise Nom établissement

Présentation de l’établissement Etablissement multi sites 820 lits dont 330 d’hébergement SPA 7 pôles d’activité 1500 ETP non médicaux 300 Médecins

1 - Le contexte initial Attentes initiales Répondre à une critique récurrente de la part des agents et des représentants syndicaux concernant la gestion des plannings. Maîtriser les demandes de paiements en heures supplémentaires Maîtriser l’augmentation des balances horaires et des demandes de mensualités de remplacement.

1 - Les problématiques identifiées Une réelle hétérogénéité au sein de l’établissement dans la construction des trames et la gestion des plannings Un logiciel de gestion du temps de travail pas toujours bien maîtrisé Un nombre important de jeunes cadres n’ayant bénéficié d’aucune formation à la gestion du temps de travail.

Le plan d’action du chantier - Synthèse du plan d’action validé en début de chantier Axe d’amélioration Action (intitulé / objectif) Acteurs Risques Date de fin prévue Priorité (croissante de 1 à 4) Construction des trames de plannings Définir un présentéisme journalier 2 pôles pilotes Médecine 2 SPA Social notamment sur le SPA Avril 2009 1 Révision des règles de construction des trames ( intégration des RTT) Pour un déploiement Social: révision de l’accord des 35h Septembre 2009 Gestion des Plannings Protocole relatif aux demandes d’heures supplémentaires DRH Financier Janvier 2009 Connaissance de Réglementation et logiciel de GTT Construction d’un programme de formation de l’encadrement Groupe Projet Décembre 2009 2 Élaboration d’un guide du TT au CHAM Social Septembre2009

3 - Actions mises en œuvre Action 1 Définir un présentéisme Journalier IDE et AS sur les 2 pôles concernés Domaine d’application 2 pôles: SPA et Médecine 2 Problématique initiale SPA: aucune trame de planning, autogestion et surconsommation des mensualités de remplacement, difficulté de l’encadrement Médecine 2: effectif en inadéquation avec les trames Objectif Une organisation au service du patient (SPA), Allégement de la gestion des plannings par les cadres Résultat obtenu Les Trames des 2 secteurs ont été redéfinies sur les 2 pôles et validées en instances Difficultés rencontrées Tensions fortes avec les OS et le personnels du SPA lors de la définition du présentéisme journalier Facteurs de réussite identifiés Pédagogie auprès du personnel pour expliquer les contraintes Association des agents dans la construction des trames Volontarisme de la direction BILAN de L’ACTION Une organisation du personnel stabilisée sur le SPA Allègement du travail de l’encadrement

3 - Actions mises en œuvre Action 2 Définir des règles de construction de trame et de gestion des plannings Domaine d’application Ensemble de l’établissement Problématique initiale Une hétérogénéité forte dans l’établissement générant des plaintes régulières de la part des OS Objectif Définir les grands principes et la méthodologie de construction des trames du CHAM Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic Meilleure maîtrise des BH et des mensualités de remplacement Homogénéisation des pratiques au sein des pôles pour favoriser la mutualisation du personnel Résultat obtenu -Intégration de 80% des RTT et Fériés dans les trames de plannings -Création d’un protocole de demande de paiement en heures supplémentaires Difficultés rencontrées -Craintes des représentants du personnel d’une remise en cause de l’accord des 35h Facteurs de réussite identifiés -Pédagogie auprès des OS BILAN de L’ACTION -Maîtrise des heures supplémentaire par rapport à 2008 ( réduction de moitié) -Augmentation des BH durant l’été de 20% contre 40% en 2008

3 - Actions mises en œuvre Action 3 Construction d’un programme de formation à la gestion du TT et du logiciel Clepsydre Domaine d’application CHAM Problématique initiale Méconnaissance de la réglementation et absence de document formalisé Outil informatique pas toujours maîtrisé générant perte de temps de l’encadrement Effectif important de jeunes FF cadres Objectif Homogénéisation des pratiques et aide à l’encadrement Résultat obtenu -Questionnaire d’autoévaluation des cadres Formation individuelle systématique des FFC et des Cadres demandeurs Difficultés rencontrées -Parfois manque de remise en cause de certains cadres Facteurs de réussite identifiés -Identification d’un référent Clepsydre au sein de la DRH -Travail avec de jeunes FFC pour comprendre les difficultés concrètes -Amélioration de l’ergonomie du logiciel BILAN de L’ACTION Positif mais à poursuivre sur le long terme

3 - Actions mises en œuvre Action 4 Élaboration d’un guide de gestion du TT Domaine d’application CHAM Problématique initiale Méconnaissance de la réglementation et des contraintes dans la construction des trames Documents CHAM relatifs à la gestion du temps de travail éparses Objectif Homogénéisation des pratiques Contribution à la résolution des difficultés identifiées dans le diagnostic -Satisfaction des OS sur l’existence d’un document institutionnel -Support pour l’encadrement Résultat obtenu Rédaction d’un Guide en 3 tomes: T1: à destination de l’ensemble des agents: réglementation, accord local, dans la pratique T2: à destination de l’encadrement: guide méthodo relatif trame, heures sup., temps syndical T3: destination encadrement: manuel pratique de CLepsydre Difficultés rencontrées -Travail long Facteurs de réussite identifiés -Mobilisation du groupe projet -association de jeunes cadres FF BILAN de L’ACTION Guide validé en instance

3 - Les perspectives Suite à prévoir sur ce thème ? Diffuser à l’ensemble des pôles et des services les bonnes pratiques Assurer la pérennité des pratiques et des outils créés malgré le changement de DRH

4 - Bilan du chantier Les apports du projet Analyse du chantier Management de projet : Groupe de cadres moteur dans la gestion du projet ( CSS, Cadres, FFC) Formation MEAH du Groupe projet Analyse du chantier Les plus: mobilisation forte sur une période raisonnable (1an), objectifs initiaux atteints et effets positifs inattendus Les pistes d’amélioration: la collaboration avec le consultant