Présenté par: DAFA Hamid Unité Centrale de la Formation des Cadres Projet d’inscription en ligne des candidats aux concours d’entrée aux CRMEF Mars 2013 Présenté par: DAFA Hamid Unité Centrale de la Formation des Cadres

Objectifs principaux du projet Moderniser la gestion des concours d’entrée aux CRMEFs Libérer les CRMEFs de la saisie des candidatures (responsabilisation des candidats, gain du temps) Libérer les CRMEFs de la tâche du transfert des différentes listes des concours vers le Central (toutes les données sont centralisées) Disposer d’une banque de données relatives aux concours servant aux études et à l’établissement des rapports (statistiques) Appuyer la transparence de l’administration dans la gestion des concours

Paramétrage du système C’est un système ouvert (paramétrable): Contrôle des données des candidats fonctionnaires du MEN (communication avec la base des données des RH); Contrôle de l’âge des candidats non fonctionnaires (<45 ans à la date du concours); Contrôle de la spécialité de la licence: Elle est en relation avec la spécialité du concours (pour le collégial et le qualifiant), sauf pour l’éducation sportive et le cycle préscolaire et primaire; Le système prend en charge les différents relevés des notes et calcule la moyenne générale; Les centres de dépôts sont paramétrables (annexes pour le primaire et les CRMEFs pour le collégial et le qualifiant); Les spécialités et les conditions requises sont paramétrables; Choix du type de présélection pour le primaire (nationale ou régionale); Détection des multi candidatures (entre les cycles et à l’intérieur du cycle primaire). Une seule candidature dans les 3 cycles pour une licence donnée. Contrôle des notes éliminatoires (activer mais peut être désactiver ou changer); Affectation des présélectionnés aux centres des examens; Chaque directeur du CRMEF dispose d’un compte lui donnant des droits pour: voir l’ensemble des données candidats des concours s’organisant dans son périmètre (par cycle et par spécialité); superviser l’ensemble du processus. Chaque comité de cycle ou de spécialité dispose d’un compte pour gérer son concours; Des comptes opérateurs sont créés pour réceptionner les dossiers de candidatures; La validation finale de la liste des présélectionnés; des notes des examens écrits, des examens oraux et des listes définitives des admis et listes d’attente ainsi que l’impression des PV est réservée au Compte des Directeurs des CRMEFs pour les concours régionaux; Le central dispose des droits élargis pour visualiser l’ensemble des données des différents concours; Le système offre la possibilité de travailler en ligne ou en offline (possibilité d’importer le fichier Excel et d’y travailler et à la fin l’exporter pour charger les données dans le système).

Phases du Processus d’organisation des concours d’entrée Publication des Avis et des Notes des concours Dépôt des dossiers de candidatures aux CRMEFs Vérification des pièces et étude des dossiers Rejet ou validation du dossier Classement des candidats retenus par la moyenne des notes de la licence Publication de la liste des présélectionnés Organisation des examens écrits Publication des listes des admis à l’écrit Publication des listes des admis définitifs et les listes d’attente Affectation des admis dans les CRMEFs Inscription des admis dans les CRMEFs Organisation des examens oraux

Phase d’inscription online Services Offerts par le système le long du Processus d’organisation des concours d’entrée 6 types de formulaires imprimables selon le cycle et la situation professionnelle Phase d’inscription online Cycle du préscolaire et du primaire Fonctionnaire du MEN Non fonctionnaire Cycle du secondaire collégial Cycle du secondaire qualifiant Le système est ouvert durant toute la période d’inscription (fixée par la note du concours); À chaque formulaire, le système attribue un "Numéro d'identification" et le notifie au candidat par e-mail; Le candidat peut modifer son formulaire autant de fois qu'il veut durant la période d'inscription; Le formulaire est structuré pour contenir les informations suivantes: Informations personnelles du candidat; Les informations relatives à son diplôme de licence ou son équivalent anisi que les autres diplomes; Les informations familiales et professionnelles; Le système génère des structures pour les différents relevés de notes pour les différents types de licences; Le système extrait un formulaire imprimable ne contenant que les informations nécéssaires au traitement du dossier par le comité; Le formulaire n'est validé que lorsqu'il est étudié en comité.

Services Offerts par le système le long du Processus d’organisation des concours d’entrée Réception du dossier Etude du dossier par le comité Présélection Examens Ecrits Le dépôt du dossier est direct ou par voie postale; Le centre de dépôt est le CRMEF pour le collégial et le qualifiant; Le centre de dépôt est l'annexe du CRMEF pour le cycle du préscolaire et du primaire; La vérification des pièces justificatives du dossier se fait par l’administration moyennant une liste des pièces avec case à cocher; L’opérateur attribue au dossier un Numéro généré par le système (N° du dossier); la demande passe à l’état «mise en attente » Possibilté d'étudier les dossiers en ligne ou sur un fichier excel à importer du système; Le système délivre un rapport des dossiers à valider par le comité (Triés par numéro de dépôt du dossier) Export/import (Excel) des dossiers à valider par le comité: Pour mettre à jour l’état et le commentaire au niveau du système. Contrôle des informations (papier) par rapport aux informations saisies Contrôle de l’éligibilité du candidat (AGE, Diplôme, relevés des notes, ...); Validation des dossiers et modification du statut du dossier (validé/rejeté); Scénario présélection : régional/ national  (paramétrable); La préselection régionale est réalisée par le CRMEF, alors que la préselection nationale est réalisée par le Central; Passage à l'état "Présélectionné’" ou "non Présélectionné"; Rapport des présélectionnés classés (licence éducative) Rapport des présélectionnés classés (autres diplômes); Impression des PV; Fermeture du sytème pour tout changement. Si la préselection est régionale, le CRMEF attend le feu vert pour la publication des résultats dans ses lieux, alors que les listes sur le web sont réalisées par le Central. Définition des centres d’examen par CRMEF (VIA Ecran de paramétrage); Affectation des candidats aux centres d’examen; Génération des numéros d’exam par centre d’examen; RAPPORT des candidats présélectionnés par centre d’examen Le dossier de candidature est reçu Le dossier est validé ou rejeté par le comité Le candidat est présélectionné ou non Le candidat sait son n° d’examen et le centre d’examen.

Gestion des notes résultat final Services Offerts par le système le long du Processus d’organisation des concours d’entrée Gestion des notes Validation des candidats Admis (Pour examen oral) La gestion de l’examen oral résultat final Export / Import fichier Excel de saisie des notes de l’examen ECRIT , Par CYCLE, spécialité, PAR centre d’examen , Par matière? Ecran Vérification et correction des notes après export ; Rapport de collationnement le candidat peut consulter le détail de ses notes Le profil Comité est responsable de l’opération saisie des notes La génération de la liste des admis pour l’examen oral se fait à la base du seuil de la moyenne générale défini par le comité pour chaque Spécialité; note éliminatoire, Activée par défaut (Possibilité de la changer et de la désactiver) Le service central APPROUVE la liste des admis pour l’examen Oral ET la Publie ; passage à l’état ‘admis écrit’ ou ‘Non réussi’ Rapport (PV officiel) des candidats sélectionnés pour l'examen orale : Verrouillage automatique des notes de l’examen écrit. Elle est similaire a celle de de l’examen écrit. Ecran de la liste des candidats admis (Par centre par cycle et par spécialité) Rapport des candidats admis Par centre par cycle et par spécialité) Rapport des candidats admis (liste totale) Ecran de la Liste d’attente (Par centre par cycle et par spécialité) Rapport de la liste d’attente Par centre par cycle et par spécialité) Export / import Excel pour l’affectation aux centres de formation. Les notes de l’écrit sont vérifiés est saisie dans le système Le candidat est déclaré admis à l’écrit ou non et ses notes sont visibles Les notes des oraux sont vérifiées est saisies Le candidat est déclaré admis définitivemt ou dans la liste d’attente et ses notes sont visibles

statistiques Répartition des candidats par CRMEF , par cycle, par spécialité et par genre; Répartition des candidats par types de diplômes obtenus: Licence ancien système; Licence Nouveau système (LMD);Licence professionnelle; Licence de l’éducation; Master; DEA; DES; DESS; Doctorat; Autres. Répartition des candidats par tranches d’âges et par cycle: Inférieur ou égale à 25 ans; Entre 26 et 30 ans; Entre 31 et 35 ans; Entre 36 et 40 ans; Entre 41 et 45 ans. Répartition des candidats selon la situation familiale: Célibataires; Marié s(e) sans enfants; Mariés(e) avec enfants; Divorcés (e) sans enfants; Divorcés (e) avec enfants . Répartition des candidats selon la Situation Professionnelle: Nombre de candidats (Etudiants /chercheurs) aux masters/doctorat; Nombre de candidats Fonctionnaires du secteur étatique/privé; Nombre de candidats Fonctionnaires du MEN;  Nombre de candidats à la recherche de l’emploi (chômeurs).     Répartition des candidats par CRMEF, par cycle, par spécialité et par la moyenne de présélection: minimum et maximum.

Conclusions Le système prévu est encours d’élaboration, il vous serra présenté en détail prochainement pour validation et formation des gestionnaires; Il est ouvert pour s’adapter aux diverses situations et garantir sa pérennité. Il libère les CRMEFs des opérations de saisie des candidatures et les accompagne le long du processus de gestion des concours d’entrée; Il facilite le partage des données entre les différents niveaux et libère les CRMEFs de toutes les tâches de transfert vers le central; Il appui et met en exergue la transparence de l’administration dans la gestion des concours en définissant la traçabilité de toutes sortes de modifications; La réussite du système dépend de l’adhésion de l’ensemble des intervenants dans le processus d’organisation des concours d’entrée aux CRMEFs et ouvrira des voies d’amélioration et d’élargissement de son périmètre.

Merci pour votre attention