DES OUTILS POUR BATIR LE PROJET DE CLUB GUIDE PRATIQUE DES OUTILS POUR BATIR LE PROJET DE CLUB Avril 2008

Le présent document s'adresse aux dirigeants de clubs, et n'a d'autre prétention que de vouloir contribuer à leur faire appréhender plus sereinement cette notion de "Projet de club" qui souvent les effraie. Puisse-t-il être un outil précieux pour tous ceux qui souhaitent aller de l'avant et qui oeuvrent pour assurer la pérennité de leur club et de leur sport.

A – LA DEMARCHE DE PROJET

C’EST QUOI UN PROJET DE CLUB ? C'est connaître ses points forts et ses faiblesses. C'est être capable d'anticiper pour éviter d'être dans l'urgence. C'est être réactif. C'est donc agir et ne plus subir.

C’EST AUSSI ET SURTOUT UNE EQUIPE… Associer tous les acteurs de l’association Ecouter, débattre, échanger, déléguer Informer, communiquer, créer une culture commune

POURQUOI UN PROJET DE CLUB ? « Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera » « L’échec ce n’est pas de renoncer après avoir essayé, c’est de ne pas essayer. »

POUR SAVOIR CE QUE L’ON FERA REGARDER SON FONCTIONNEMENT REGARDER SON FONCTIONNEMENT DRESSER L’ETAT DES LIEUX COMPLET DU CLUB

B – ANALYSE DE L’ETAT DES LIEUX

CHAQUE THEME ABORDE RENVOIE A UN QUESTIONNEMENT QUI PERMET UNE ANALYSE OBJECTIVE 1 - Carte d’identité 2 - Projet technique et sportif 3 - Les effectifs 4 - Les dirigeants 5 - L’encadrement (entraîneurs et managers) 6 - Le jury, les officiels 7 - La communication 8 - L’environnement 9 - Les moyens (infrastructures et matériel) 10 - Les moyens (le budget) 11 - L’organisation (synthèse) 12 - La sécurité

1- CARTE D’IDENTITE Nom du Club : Noms des Sections Locales : Discipline : Lieux de pratique : Nombre de licenciés : par catégories, par types de licences Niveaux de compétitions ou de pratique selon les catégories : Section loisirs ? : Baby Athlé - Athlé Running - Athlé Santé Loisir Ancienneté du Club : Salaires, indemnités ? : Budget de fonctionnement :

2- PROJET TECHNIQUE ET SPORTIF NIVEAUX DE COMPETITIONS A-t-on réfléchi à un niveau à atteindre ? Individuel et/ou par équipes L’est-il uniquement pour les Interclubs Seniors ? L’est-il pour toutes les catégories ? Est-il connu des athlètes, des parents ? Est-il exprimé et assumé par l’équipe dirigeante ? Les entraîneurs sont-ils choisis en conséquence ? PROJET PEDAGOGIQUE A-t-on fixé les savoir-faire par catégories ? Existe-t-il un document que chaque entraîneur possède ? COMMISSION TECHNIQUE Existe-t-elle ? Combien de fois se réunit-elle dans la saison ? Y décide t-on une ligne de conduite ? S’assure t-on de son suivi ?

PROJET TECHNIQUE ET SPORTIF ROLE DES EDUCATEURS Existe-t-il un entraîneur chargé de la « direction technique » et de l’animation de la commission ? Existe-t-il une hiérarchie des entraîneurs ? DOCUMENTATION Y a-t-il une documentation à disposition des entraîneurs ? PROJET DE FORMATION Y a-t-il une réelle volonté de formation (utilisation des stages Comités - Ligue - FFA ou des actions proposées par les animateurs sportifs) ? Existe t-il une formation interne ?

LE PROJET TECHNIQUE - SPORTIF EST-IL FORMALISE PAR ECRIT ? Niveau de compétition par catégorie Projet Pédagogique Commission technique Rôle des éducateurs Documentation Projet de formation Liaison Manager / Entraîneurs

3 - LES EFFECTIFS LES MEMBRES DU CLUB: qui sont-ils? Sexe, Age Profession ou Profession des parents ou tuteurs : Scolaires ; Ouvriers/Employés ; Cadres ; Professions libérales et commerçants Agriculteurs ; Inactifs / Retraités Lieu de résidence : Commune, Intercommunalité NIVEAUX DE COMPETITIONS L’effectif global révèle si le club doit envisager son avenir en : Autonomie (Effectifs importants) Entente ou groupement (sous-effectifs partiels) Fusion (solution pour pérenniser l’activité) FILLES / GARCONS – HOMMES / FEMMES Indicateur permettant de situer l’audience et l’évolution de l’activité par sexe. LES CATEGORIES DE JEUNES (ECOLES  13 ANS) Représentent le potentiel du Club par rapport à son avenir LES CATEGORIES DES 14/18 ANS Le nombre élevé de ces jeunes issus du Club peut être un indicateur de qualité LOISIRS Si une section existe, s’implique t-elle dans la vie du Club ? Comment ?

LES EFFECTIFS (Commune et Hors Commune) Garçons Filles C HC Débutants Eveil Athlétique Poussins Benjamins Minimes Cadets Juniors Espoirs Seniors Vétérans Loisirs Encadrement DEO TOTAL

4 - LES DIRIGEANTS BUREAU : ROLE ET STATUT DE CHACUN DEFINI ? Le bureau a t-il réfléchi et formalisé chaque responsabilité ? Chacun s'y tient-il ou déborde t-il de sa tâche ? (cumul de fonctions, manque de délégations, homme orchestre) EXISTENCE DE COMMISSIONS Quand elles existent : Leur composition et leur nombre sont-ils suffisants ? Sont-elles efficaces ? Leurs thèmes sont-ils des indicateurs sur les orientations du club ? Sont-elles un moyen efficace de solliciter des parents ? Quand elles n'existent pas : Carence ou inopportunité par rapport à la taille du club ?

LES DIRIGEANTS RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE : La relation entre vie professionnelle et statut de dirigeant est-elle : Déterminante ? Facilitante ? Sans effet ? RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITÉ Est-on dirigeant par hasard ? Par défaut ? Par volonté ? MOYENNE D'AGE : Faut-il une certaine expérience pour assumer cette tâche ? ANCIENNETÉ : Indicateur sur la durée de vie d'un investissement ? Sur la qualité de l'organisation interne du club ? Sur la qualité des relations à l'intérieur du club ? Prépare t-on les successions ?

LES DIRIGEANTS BUREAU : Combien êtes-vous ? Rôle et statut de chacun défini ? EXISTENCE DE COMMISSIONS RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITE MOYENNE D’AGE ? 18/25 ans : 26/35 ans : 36/50 ans : 51/60 ans 61 ans et + : ANCIENNETE ? 1/3 ans : 4/7 ans : 8 ans et + : FORMATION Quel suivi ? : FFA – Ligue – Comité CDOS ou autre organisme Dans quels domaines ?

5 - L’ENCADREMENT NOMBRE D’ENTRAINEURS + MANAGERS Indicateur quantitatif de la suffisance ou de l’insuffisance de l’encadrement nécessaire. Renvoi à la page « projet technique et sportif» sur la nécessité d’une liaison entraîneur / manager. A-t-on fixé un seuil maximum d’enfants ou d’athlètes par entraîneur ? TRANCHES D’AGES DES CADRES L’âge des entraîneurs est-il pris en compte par rapport à celui des athlètes encadrés ? Existe-t-il une carence d’adultes ? A-t-on fixé un seuil d’âge minimum pour encadrer seul ?

L’ENCADREMENT Les Entraîneurs Catégories Effectifs Nombre Entraîneurs + Managers Leur Age H F Débutants / Eveil Athlétique Poussins Benjamins Minimes Cadets Juniors Espoirs Seniors Vétérans Option Santé Loisirs Option Running TOTAL

L’ENCADREMENT ANIMATEUR SPORTIF DEPARTEMENTAL ou LOCAL Le club a-t-il connaissance de ce que peut apporter l’animateur sportif départemental ou local dans le soutien pédagogique ? Est-ce l’animateur qui propose ses services ou le club qui sollicite l’animateur ? VECU DE l’ATHLETE Faire opérer les entraîneurs à partir de leur vécu d’Athlète peut être opportun mais risque, à terme, d’être insuffisant. (Déficit de qualité de l’enseignement par défaut de connaissances pédagogiques) DIPLÔME Les diplômes sont-ils seulement là en rapport avec les obligations fédérales ou, par une volonté affichée de qualifications ?

L’ENCADREMENT Leur Formation Catégories Animateur Sportif départemental ou local* Vécu de l’Athlète Diplômes des Entraîneurs (lesquels?) Débutants Eveil Athlétique Poussins Benjamins Minimes Cadets Juniors Espoirs Seniors Vétérans Option Santé Loisirs Option Running TOTAL * Soutien pédagogique de l’animation sportive départementale ou locale

6 - LE JURY NOMBRE D’OFFICIELS Degré d'implication de toutes les tranches d'âges EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURY Si elle existe : Est-elle efficace ? Est-elle connue de tous ? A t-on fixé un seuil d'âge minimum pour impliquer les athlètes dans le jury ? Si elle n'existe pas : Les solutions trouvées sont-elles adéquates ?

LE JURY NOMBRE Officiels : Autres : par type de spécialités - par niveau TRANCHES D’AGES  14/16 ans 17/20 ans 21 ans et + : EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURY ? EXISTENCE D’UNE ECOLE DE JEUNES JUGES ?

7 - LA COMMUNICATION INTERNE ENTRE DIRIGEANTS Indicateur de cohésion, comment circule t-elle ? ENTRE DIRIGEANTS ET ENTRAINEURS Les rôles sont-ils définis et respectés ? Quel niveau de qualité ? AVEC LES PARENTS : Existe t-il un support d'information ? Quel type ? Quelle périodicité ? Les droits et devoirs des parents ont-ils été fixés ? AVEC LES ATHLETES : Connaissent-ils tous les membres du bureau ? Des règles de conduite et de relations sont-elles établies ? EXTERNE Indicateur sur la capacité du club à diffuser l'information et à exploiter les différentes sources d'information.

LA COMMUNICATION (Interne et externe) QUELS OUTILS ? Entre les Dirigeants Avec les Entraîneurs Avec les Officiels / Jury Avec les Parents Avec les Athlètes (selon les catégories) Avec l’animateur sportif extérieur Avec les Sponsors Avec les Elus Commune Intercommunalité Département Région Avec la Presse locale départementale Avec les instances de l’Athlétisme Comité Ligue FFA Autres Clubs Avec les autres fédérations Sport adapté Handisport Avec les instances sportives l’OIS* / OMS le CDOS le CROS la DDJS Avec le monde scolaire les Ecoles les Collèges les Lycées les Maisons familiales ou autres * OIS : Office Intercommunal des Sports

8 - L’ENVIRONNEMENT DEMOGRAPHIE LOCALE Indicateur sur l'évolution de la commune. EFFECTIFS SCOLAIRES Permet de mesurer l'audience auprès des jeunes. Donne une idée du potentiel possible auquel les clubs peuvent s'adresser. ENVIRONNEMENT ÉCONOMIQUE Indicateur permettant d'envisager d'éventuels partenariats financiers. Indicateur permettant de déterminer un degré possible d'autonomie financière. CONCURRENCE SPORTIVE Permet de situer le club parmi les autres activités. Donne une idée de la marge de développement possible. RELATION MAIRIE ET AUTRES COLLECTIVITES Qu'attend-on de la puissance publique ? Le Nombre de licenciés (Jeunes) prend tout son sens, dès qu’il est comparé aux effectifs scolaires et à ceux des autres clubs.

L’ENVIRONNEMENT NOMBRES D’HABITANTS DE LA COMMUNE / DE L’INTERCOMMUNALITE : EFFECTIFS SCOLAIRES : 6/10 ans : 11/14 ans : 15/18 ans : ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE : - Fort - Moyen - Faible - Inexistant CONCURRENCE SPORTIVE (Nombre de licenciés) : LOCALE : VOISINE (7 à 10 kms) : QUEL SPORT A LA PLUS GRANDE ATTRACTIVITE : RELATIONS MAIRIE INTERCOMMUNALITE

9 - LES MOYENS INFRASTRUCTURES Indicateur sur les possibilités du club en matière : - d'accueil (gestion des effectifs en relation avec la disponibilité - horaires des installations) - d'animation - de convivialité - de niveau possible MATERIEL Indicateur de la volonté du club à mettre des moyens en œuvre pour offrir des prestations de qualité à tous ses adhérents.

Avec quelles installations d’Athlétisme ? LES MOYENS LES INFRASTRUCTURES SPORTIVES / ADMINISTRATIVES / L'ACCUEIL : Avec quelles installations d’Athlétisme ? Terrain extérieur Salle(s) de sports (volume horaire d'utilisation ?) Salle de réunion Foyer Bar / club house Autres LE MATERIEL : (COMPÉTITIONS & ENTRAÎNEMENTS) Liste et nombre du matériel d’Athlétisme et divers, exemples : - Plots / coupelles - Cerceaux - Chasubles - Lattes - Cordes - Chronos - Autres

10 - LES MOYENS Budget DEPENSES : Choix d'organisation (professionnalisation des moyens ou non). Souci de formation. Indicateur d'information pour les parents. Indicateur d'information pour les partenaires. RECETTES : Indicateur sur la capacité et/ou la volonté du club à dégager des moyens. Niveau d'implication de la collectivité locale.

LES MOYENS Exemple de Budget LES RECETTES (%) LES DEPENSES (%) Subventions d’exploitation Région ; Département ; Communes ; Organismes sociaux Achat Matériel ; Abonnements ; Équipements ; Fonds Européens CNASEA (emplois aidés) Charges du Personnel Salaires ; Frais de formation Produits de gestions courantes : Adhésions ; … Frais extérieurs : Déplacements ; frais postaux Publicité Partenaires privés : Mécénat, Sponsoring, Dons… Achats de matériel Vente de produits finis : Evénementiel ; meetings ; cross… produits divers Charges de gestion courante Autres

11 - L’ORGANISATION Synthèse qui permet de situer les points forts et les points faibles. En fonction du degré de difficulté qu'il y aura à résoudre les problèmes mis en lumière, le tableau permet de programmer les actions à mettre en oeuvre.

L’ORGANISATION Aujourd’hui Projet technique et sportif du Club 1re année 2e année 3e Projet technique et sportif du Club Effectifs Encadrement Dirigeants Moyens Communication Sécurité

Encadrement du Club bénévole ou professionnel L’ORGANISATION AUTRE PROJET Aujourd’hui Autre exemple Projet 1re année 2e année 3e Objectif du Projet Education Insertion par le Sport Public ciblé Territoire ciblé Encadrement du Club bénévole ou professionnel Dirigeants du Club porteurs du projet Partenaires sociaux et éducatifs du projet Partenaires financiers (publics ou privés) Budget à définir Communication Sécurité PS – Des fiches complémentaires pour le montage d’un tel Projet vont seront adressées prochainement.

12 - LA SECURITE Pour toutes les actions qu'il met en place, le club engage sa responsabilité et doit anticiper sur tout ce qui se rapporte à la sécurité de ses adhérents (notamment les mineurs). Les responsabilités de chacun doivent être établies ou rappelées et la sécurité de tous garantie.

LA SECURITE POUR LES ENTRAÎNEURS, SE DEMANDER : Si l'encadrant est mineur, y a-t-il un adulte présent capable d'intervenir en cas de nécessité ? L'entraîneur dispose t-il d'un cahier d'appel avec tous les numéros de téléphones utiles ( parents, personnes à prévenir, médecins ....) ? Y a-t-il un téléphone à proximité du lieu de pratique (prévenir sans délaisser le groupe ) ? Est-il formé ou informé sur les conduites à tenir en cas d'accident ? Est-il informé qu'il doit veiller et garantir l'intégrité physique et morale des athlètes ? (contenu de séance / refuser toute violence physique et verbale) Y a-t-il une trousse de « premiers soins » ? Existe-t-il en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur, un réseau de « personnes relais » capables de prévenir les parents ou d'accueillir les enfants ? L'entraîneur est-il assuré pour transporter les enfants, et le fait-il après accord des parents ?

LA SECURITE POUR LES PARENTS Reçoivent-ils un document écrit précisant les horaires et lieux de pratique de l'activité ? Sont-ils informés des modalités prévues en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur ? Connaissent-ils le numéro de l'entraîneur ou d'une « personne relais » ? Le préviennent-ils en cas d'absence de l'enfant ? Sont-ils au fait de leur responsabilité en dehors des heures de pratique (avant et après) ? Fournissent-ils une autorisation écrite si l'enfant doit partir plus tôt ? Sont-ils assurés pour transporter les enfants (et pour quel nombre) ?

LA SECURITE LES DIRIGEANTS ONT-ILS ETABLI DES REGLES DE FONCTIONNEMENT : Pour les entraîneurs ? Pour les parents ? Quels outils? Quels supports? Quels modes de diffusion? Pour tout ce qui concerne la pratique de l’activité, mais aussi l’avant et l’après : - Les entraînements - Les compétitions - Les déplacements - Toutes manifestations organisées par le Club

MODELE D’ENQUETE DIAGNOSTIC CLUB Améliorer l’Accueil LE CLUB EST ORGANISE POUR SE FAIRE CONNAÎTRE (PROMOTION – COMMUNICATION) Comment vos adhérents ont-ils connu le club ? LE CLUB EST FACILE A TROUVER (SIGNALISATION) Comment les adhérents trouvent-ils les locaux du club ? Signalisation sur la voie publique Permanence téléphonique Enseigne sur ou dans les locaux Document (plan) remis à chaque adhérent Autre LE CLUB S’EST ORGANISE POUR UN ACCUEIL DE QUALITE ? A chaque séance, une personne accueille les adhérents. Dans nos locaux un panneau donne des informations sur : Le Club Les Activités La Sécurité Nous disposons d’un lieu d’accueil et de vie convivial Nous disposons de douches, vestiaires, sanitaires (confort) Nous disposons de locaux d’activités adaptés Autres POUR LE CLUB, METTRE DU MATERIEL ET DES EQUIPEMENTS DE QUALITE A DISPOSITION DES ADHERENTS EST IMPORTANT ? LE CLUB OFFRE UN LARGE CHOIX D’ACTIVITES Découverte - Initiation Perfectionnement Compétition Manifestations Athlé Santé Loisir – option Running et/ou Santé

NOTRE ENCADREMENT PEDAGOGIQUE L’encadrement lui-même : - Nombre satisfaisant d’entraîneurs - Qualification L’organisation pédagogique : Les entraîneurs forment une équipe pédagogique unie Nous avons un « Projet Club » bien défini  Les groupes d’activités sont constitués en fonction du projet Les entraîneurs continuent à se former Les contenus et les progressions pédagogiques : Les cycles sont clairement identifiés Les repères d’apprentissage et de progrès aussi Les objectifs sont fonction des publics visés et de leur motivation LE CONTRAT AVEC LES ADHERENTS Les activités offertes aux membres sont clairement identifiées Nous demandons régulièrement s’ils sont satisfaits Un contrôle régulier des effectifs permet de mesurer la satisfaction des adhérents LE CLUB EST D’ABORD UNE ASSOCIATION ET NOUS PORTONS UNE GRANDE ATTENTION A LA QUALITE DE LA VIE ASSOCIATIVE L’assemblée générale est un moment fort de la vie du Club. De nombreux adhérents y assistent. Le bureau se réunit régulièrement Il consulte régulièrement les adhérents sur les décisions importantes Il les informe régulièrement de la vie du club (panneaux, lettre du club….) En dehors des entraînements, les adhérents se retrouvent-ils dans d’autres activités ? LE RAYONNEMENT DU CLUB Dans son environnement géographique Dans la vie de la fédération : Comité départemental Ligue Régionale Fédération Française d’Athlétisme

C – LES ACTIONS A MENER

LES ACTIONS ENVISAGEES 200.. / 200.. Entre dirigeants : Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera. (orientations et axes de développement prévus)

LES ACTIONS ENVISAGEES Projet Les effectifs L’encadrement Les dirigeants Les moyens La communication La sécurité

Pour chaque thème retenu (projet, les effectifs, l'encadrement …..) CAHIER DES CHARGES Pour chaque thème retenu (projet, les effectifs, l'encadrement …..) NATURE DE L'ACTION Énoncer clairement quel sera l'axe de développement prévu, et lister toutes les tâches qu'il faudra réaliser. RESPONSABLE DE L'ACTION La maîtrise de l'action sera sous la responsabilité d'une personne (volontaire) et de ses collaborateurs : répartition des tâches. MOYENS NECESSAIRES Répertorier tout ce qui sera nécessaire pour la conception et la mise en œuvre de l'action (prévoir un budget, rechercher des partenaires....). ECHEANCIER Etablir un calendrier programmant les différentes étapes de l'action et le respecter. EVALUATION Déterminer des indicateurs  éléments repérables, tangibles, quantifiables qui permettent d'attester et / ou de mesurer l'efficacité de l'action ( réajuster si besoin, ou envisager une autre forme d'action ).

CAHIER DES CHARGES NATURE DE L’ACTION RESPONSABLE DE L’ACTION (et son équipe) : Mr – Mme MOYENS NECESSAIRES (humains, matériels, financiers) ECHEANCIER : EVALUATION :

D – L’EVALUATION DU PROJET

L’EVALUATION Evaluer, c’est reconnaître et mesurer les effets du travail accompli. Elle vise à apprécier : - La pertinence de l’action Les objectifs sont-ils adaptés au contexte ? - L’efficacité Les objectifs sont-ils atteints ? Dans quelles proportions ? En cas d’échec, pourquoi ?... - L’efficience Les effets obtenus sont-ils à la hauteur des moyens engagés ? - L’utilité L’action a-t-elle un impact sur le public, sur les pratiques, …? - La cohérence Les objectifs et les actions menées traduisent-ils les intentions éducatives et sportives du club ?

QUAND EVALUER ? AVANT = Evaluation diagnostique qui permet de définir des objectifs pertinents PENDANT = Evaluation formative qui permet de réguler les actions en fonction des objectifs fixés APRES = Evaluation normative afin d’améliorer et de choisir les actions les plus efficaces et pertinentes. Nécessité d’une évaluation afin de justifier la demande de subventions et son renouvellement

La liste des questions, des réflexions qui ont été déclinées pour chaque thème n'est pas exhaustive, loin s'en faut. Chacun pourra en fonction de la réalité de son club, la modifier ou l'adapter (ex : catégories d'âges, matériel ...), voire même rajouter quelques sujets (ex : les officiels dans chaque spécialité, comparaison des effectifs sur plusieurs années ....). Plus vous aurez d'éléments d'information sur le fonctionnement de votre club, et plus il vous sera aisé d'envisager son devenir, et de donner du sens à vos actions.