La diffusion électronique des thèses Martine Pochard Claude De-Vettor SCD de Franche-Comté. Bernard Chettouh Service Imprimerie de l’UFC

Rappel du circuit de la thèse aujourd’hui Avant la soutenance : Dépôt par le doctorant, auprès du service du doctorat, des exemplaires pour les membres du jury Après la soutenance et éventuelles corrections  Recueil par le SCD de 3 exemplaires papier (consultation sur place, ANRT) Signalement et diffusion  Localement : dans le catalogue de la BU Nationalement : dans le catalogue collectif(SUDOC) (géré par l'ABES) Microfiche dans les BU (sauf Médecine)

Un constat Lenteur de la diffusion (parfois 1an et demi entre la soutenance et l’édition des microfiches)

Le projet du Ministère de l ’Éducation National et du Ministère de la Recherche Historique du projet : Novembre 1999 - mars 2000 : un groupe de travail sur la numérisation des thèses et leur diffusion par voie électronique. Un rapport et une circulaire en 2001 Un état des lieux en 2004 : peu d’universités se sont lancées (trop de préconisations techniques)  Une nouvelle circulaire en janvier 2005 qui simplifie les procédures

La base d’archive institutionnelle de l’UFC Création à Besançon d’une base pour recueillir les travaux des chercheurs (http://scd.univ-fcomte.fr/archives/) un meilleur signalement de la littérature scientifique produite au sein de l’UFC un accès électronique au texte intégral des documents  Les thèses trouvent naturellement leur place dans cette base

Les avantages d’une mise en ligne de la thèse (1) Une meilleure valorisation du travail de recherche Grâce à un signalement et une diffusion plus larges : Une consultation beaucoup plus importante Une diffusion de la thèse en texte intégral dans plusieurs bases  …/… Exemple à Limoges : 110 thèses par an Entre 600 et 700 visiteurs par jour Le site est consulté par des organismes de recherche, des entreprises. Ces derniers sont maintenant accoutumés à consulter le site pour voir les nouvelles thèses en ligne et il peut y avoir des embauches à la clé ! Parfois les doctorants ont besoin d’une mise en ligne très rapide pour des questions d’entretiens d’embauche. Le cas d’une doctorante qui à peine sa thèse soutenue a obtenu un rendez-vous avec une entreprise qui lui a demandé si sa thèse était visible quelque part.

Les avantages d’une mise en ligne de la thèse (2) 1) Le signalement des références : Catalogue local Catalogue Sudoc D’autres bases bibliographiques spécialisées ou non 2) La diffusion du document en texte intégral : Base d’archive institutionnelle de l’UFC Portail documentaire de l’ABES Base HAL du CCSD Autres bases mondiales de diffusion des thèses et des travaux scientifiques Le signalement dans les autres bases se fait par « moissonnage » depuis la base de l’UFC mais aussi depuis le portail de l’Abes

Des exemples de thèses en ligne (1) Dans le domaines des sciences CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) du CNRS : serveur offrant l'accès à plus de 4000 thèses scientifiques dont 182 en biologie et médecine. CITHER (Consultation en texte Intégral des Thèses en Réseau) de l'INSA de Lyon : 246 thèses accessibles d'élèves ingénieurs. Grisemine de l'Université des Sciences et Technologies de Lille : serveur donnant accès à de la littérature grise de langue française en texte intégral. Comprend 457 thèses dont 72 en "Sciences de la vie". INRA - Unité de recherche BioAgresseurs, Santé, Environnement : 7 thèses proposées (de 1998 à 20001). Laboratoire de Biologie parasitaire, protistologie, helminthologie du MNHN : 4 thèses accessibles en texte intégral.

Des exemples de thèses en ligne (2) Dans le domaines des sciences : Laboratoire de Biométrie et biologie évolutive de l'Université Claude Bernard - Lyon 1 : thèses de 1991 à 2002 par ordre chronologique décroissant PASTEL de ParisTech : plusieurs centaines de thèses en ligne des élèves des grandes écoles d'ingénieurs de Paris. Des bases généralistes : CCSD-CNRS (Centre pour la Communication Scientifique Directe) : http://tel.ccsd.cnrs.fr/ Cyberthèses (Canada et Lyon 2) : http://mirror-fr.cybertheses.org/ Cyberthesis (portail latino-américain)  : http://www.cybertesis.net

La structuration du document électronique Format LateX : Un format déjà bien structuré Format Microsoft Word : Pas de structuration initiale

Les avantages d’un document bien structuré rédaction et présentation de la thèse facilitée en permettant notamment : d'unifier l'apparence des différents éléments du texte (titres, notes de bas de page, etc…), de réaliser des index sans avoir à reprendre l'ensemble du texte, de gérer automatiquement l'affichage de la pagination (format à la française ou à l'italienne, …) de générer automatiquement la table des matières (ou une table des illustrations), et sa mise à jour en cas de modification d'un titre ou de la pagination, d'assurer simplement le suivi des notes, leur affichage (en bas de page ou en fin de chapitre), leur numérotation (ajouter sans peine une note sans avoir à tout reprendre), etc.

Les avantages d’un document bien structuré (2) Comment ? En utilisant une feuille de style Dans une feuille de style, l'apparence des éléments est prédéfinie à l’avance. Par exemple : Le titre de niveau 1, utilisé pour les titres de chapitres, est plus gros et plus gras que le titre de niveau 2, et ainsi de suite Un atout de la feuille de style est ainsi d’assurer une mise en page homogène La rédaction de la thèse est facilitée puisqu’il n’y a pas à se poser de question sur la mise en page des différentes parties Les écoles doctorales SPIM et L. Pasteur proposeront des formations à l’utilisation de LateX et d’une feuille de style La BU de Besançon organise des formations à l’utilisation de la feuille de style pour Word préconisée au niveau national

Organisation proposée à L’UFC 2 scénarii possibles : Le doctorant réalise ses impressions par ses propres moyens Le service « Repro » de l’imprimerie de l’UFC centralise les impressions des thèses

Modalités pratiques : exemplaires papier et fichier électronique Le doctorant : Se forme à la structuration + récupère la feuille de style + rédige son document Convertit le document Word au format PDF Imprime les exemplaires papier (jury) Soutient sa thèse Apporte d’éventuelles corrections à son document Imprime la version définitive de la thèse (dont 3 exemplaires pour la BU) Fournit à la BU le fichier électronique de la version définitive de la thèse

Modalités pratiques : exemplaires papier et fichier électronique (2) La BU Récupère les 3 exemplaires papier Récupère le formulaire d’enregistrement des thèses version actuelle Signale des références bibliographiques dans le catalogue local + le Sudoc Dépose la thèse dans la base d’archive locale + portail de l’Abes (une version d’archivage au Cines) Envoie à l’ANRT concernée une version papier pour microfichage.

Démarches administratives Signature de 2 documents spécifiques à la diffusion en ligne de la thèse : Le formulaire d’enregistrement des thèses soutenues, annexe 3 (autorisation de diffusion en ligne de sa thèse) La charte entre le doctorant et l’université Qui signe ? Le président du jury au moment de la soutenance (formulaire d’enregistrement des thèses soutenues : 1 rubrique) Le doctorant et l’école doctorale après la soutenance : Le formulaire d’enregistrement des thèses soutenues, annexe 3 (2 rubriques)

Modalités pratiques Organisation simplifiée si impression centralisée (1) Le Doctorant : A la fin de la rédaction de sa thèse : prend contact avec l’imprimerie de l’université : Convertit son document au format PDF Ou bien conversion faite par l’imprimerie : Impression d’1 exemplaire Vérification du document Bon à tirer pour les exemplaires (pour la soutenance) Soutenance …/…

Retour à l’imprimerie : Modalités pratiques Organisation simplifiée si impression centralisée (2) …/… Retour à l’imprimerie : Si pas de modification : commande des exemplaires papier Si corrections : procédure identique au 1er tirage L’imprimerie : Tirage des exemplaires papier de la version définiti: pour le doctorant Pour la BU Envoi de la version électronique en pdf à la BU

THÈSES IMPRIMÉES pour le jury PARAMÉTRAGE PDF POUR IMPRESSION Déroulement du processus d'impression et de la préparation à la mise en ligne de la thèse 1ère impression de la thèse pour le jury numérisation docs papier THÈSES IMPRIMÉES pour le jury récupérées par le thésard Ajout et PARAMÉTRAGE PDF POUR IMPRESSION effectué par la Repro THÈSE WORDSTYLÉ CONVERSION PDF CONTRÔLE LaTex PDF 2 cas de figure effectué par le thésard effectuée par le thésard ou la Repro 1. Le thésard effectue la conversion (profil fourni par la repro) 2. Le repro effectue la conversion (BAT du thèsard). soutenance de la thèse soutenance de la thèse 2ème impression de la thèse pour sa diffusion THÈSES IMPRIMÉES pour diffusion récupérées par le thésard avec modifications sans modification PDF Préparation du fichier thèse pour sa mise en ligne RE-UTILISATION DU FICHIER D'IMPRESSION effectué par la Repro PARAMÉTRAGE PDF POUR L'AFFICHAGE Allègement du poids du fichier Placement de la page 4 de couverture en page 2 du fichier Paramétrage des conditions d'accès (consignes UFC/ED) Dépôt sur la base du SCD (serveur Publishing)

pour un signalement et une diffusion élargis : les opérations en aval Comment je le transmets Ce que je mets Version finale électronique repro BU UFC OAI Base d’archives institutionnelles SCD/UFC AFNOR DUBLIN CORE Conversion XML/PDF Pdf pour affichage Thèse soutenue Comment je le mets Paramétrage du PDF Catalogue stocke archive vers les BD Des protocoles à respecter ABES Plate-forme pour les thèses (STAR) AFNOR DUBLIN CORE Sudoc CNRS CCSD Moissonnage interconnexion dépôt automat. Catalogage : saisie des références bibliographiques pour le signalement Stockage : pour la consultation Archivage : Pour la conservation CINES OAI Archivage pérenne diffusion AFNOR DUBLIN CORE HAL Hyper Articles en Ligne

Organisation d’une chaîne de traitement numérique des thèses Avantages de l'interface "Repro" Garantie de l'intégrité du document électronique : contrôle en amont du Word et du PDF pour l'impression et l'affichage (protection du document si besoin) Garantie de disposer de la bonne version de diffusion correctement paramétrée : version identique impression et affichage seul le paramétrage diffère Pas de surcharge dans les procédures pour le thésard : la repro se charge de la transmission du fichier au SCD (+ les exemplaires papier), voire aux ED si besoin

Aspects juridiques Concernant l’auteur Des documents contractuels permettent à l’auteur d’accorder ou non son autorisation de diffusion en ligne : Le formulaire d’autorisation de diffusion (annexe 3) La charte contractuelle avec l’UFC (en cours de validation)  Le dépôt électronique peut devenir obligatoire mais la diffusion en ligne reste soumise à l’approbation de l’auteur, de l’établissement, de contraintes spécifiques. Le droit d’auteur : Paramétrages du document PDF la licence Creative Commons

Aspects juridiques Des cas particuliers La thèse sera publiée : Possibilité de différer la diffusion dans la base d’archive de l’UFC (et dans les bases nationales) La thèse contient des « ressources externes » : Travaux Ressources- Tiers

Présence de ressources externes (1) Cas de thèses constituées d ’articles publiés : De plus en plus d’éditeurs scientifiques permettent la diffusion dans des bases d’archives institutionnelles (document PDF diffère même légèrement de celui de l’éditeur) Accord des éditeurs à condition de faire un lien sur le site de la revue et / ou de l’article L’éditeur peut demander un embargo (souvent de 6 mois) à partir du moment de la publication Possibilité, si l’organisation physique de la thèse le permet (2 PDF), de ne pas diffuser la partie « articles » de la thèse Ressources externes : Une ressource qui préexiste à la thèse, que l’auteur a intégré en tout ou partie dans son propre travail : 1) Dans le cas des thèses sur travaux, il s’agit en général d’un article publié auparavant par l’auteur et par d’éventuels co-auteurs (= Travaux). 2) Dans les autres cas, il peut s’agir de toutes sortes de ressources (images, textes, schémas, son,…) que l’auteur emprunte pour enrichir ou illustrer son propos ( = Ressources – tiers). Dans le cas des articles articles, quelques pistes : La base d’archive permet un dépôt sans visibilité du document (modulable également en jouant sur les dates de « validité » et date de « péremption »). Possibilité de négocier avec les éditeurs une diffusion dans une base d’archive institutionnelle (en utilisant un PDF un peu différent de celui utilisé par l’éditeur). Possibilité, si l’organisation physique de la thèse le permet (2 PDF), de ne pas diffuser la partie « articles » de la thèse

Présence de ressources externes (2) Cas des « ressources – tiers » : Autorisation des ayants droit nécessaire Ou bien mettre ces ressources dans un fichier à part et ne pas les faire figurer dans la version de diffusion en ligne de la thèse.

Un mouvement qui s’étend Conclusion Un mouvement qui s’étend Le libre accès à la littérature scientifique s’institutionnalise L’État encourage les chercheurs à déposer leurs travaux dans des bases « d’archive » (Rendre plus visible la recherche française) Un nouveau mode d’accès à la littérature scientifique La position des éditeurs scientifiques commerciaux évolue http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php?all=yes

Annexes Adresse de la Sous Direction des Bibliothèques : toutes les informations sur la diffusion électronique des thèses : http://www.sup.adc.education.fr/bib/ Plusieurs liens intéressants : cliquer dans « Activités et projets » sur « Diffusion des thèses » « Diffusion électroniques des thèses » Guide pour la rédaction et la présentation des thèses à l'usage des doctorants (version mise à jour 2005)  A la fin de ce guide, on trouve différentes annexes dont l’annexe 3 (formulaire d’enregistrement des thèses soutenues). Voir diapo suivante

FORMULAIRE D’ENREGISTREMENT DE THESE SOUTENUE formulaire d’enregistrement des thèses soutenues, annexe 3 ANNEXE 3 FORMULAIRE D’ENREGISTREMENT DE THESE SOUTENUE Etablissement de soutenance : [Composante. Sous-composante] Etablissement en “co-tutelle” : [Composante. Sous-composante] RENSEIGNEMENTS SUR L’AUTEUR NOM patronymique: Prénom : NOM marital : Né(e) le (JJMMAAAA) : Nationalité : Adresse électronique : Adresse postale : RENSEIGNEMENTS SUR LA THESE Titre de la thèse : Date de soutenance (JJMMAAAA) : DEPOT DE LA THESE Premier dépôt : version imprimée (JJMMAAAA) : version électronique (JJMMAAAA) : Second dépôt après corrections : Version imprimée (JJMMAAAA) : Version électronique (JJMMAAAA) :

AVIS DU JURY SUR LA PUBLICATION DE LA THESE  Thèse pouvant être publiée en l’état  Thèse pouvant être publiée après corrections demandées au cours de la soutenance  Thèse confidentielle Jusqu’en (JJMMAAAA) : Président du jury : Signature : VALIDATION PAR L’ETABLISSEMENT Date (JJMMAAAA) : Numéro d’identification de la thèse :  Cachet : AUTORISATION DE DIFFUSION DE L’AUTEUR L’auteur autorise la diffusion, sous la responsabilité de l’établissement de soutenance, de la thèse en texte intégral sur le réseau Internet OUI NON Date de l’autorisation (JJMMAAAA) : Signature : Conformément aux textes en vigueur, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 “Informatique et Libertés ”, ainsi que de la Directive européenne n°95-46 du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données, le droit d’accès et de rectification peut s’exercer auprès de l’administrateur du site : administrateur@opérateur.fr