Architecture de la démarche 1ère partie : Vue d’ensemble du modèle Knowledge Management 26 March 2017 Architecture de la démarche 1ère partie : Vue d’ensemble du modèle Galaxy Consulting Galcon Karim El Idrissi, Genève 1 juin 2010 26 mars 2017

Knowledge Management 26 March 2017 Résumé: Nous proposons de se pencher sur une problématique observée dans les méthodes et les outils « Plateforme » proposés par KM au niveau de la construction de la mémoire de projet de l’entreprise et sa réutilisation. Constat Nous avons constaté que bien que certaines plateformes permettent de garder une trace de résolution collective des problèmes extraite des meetings de prise des décisions, elles représentent une faiblesse majeure quant à la réutilisation des connaissances contenues dans la décision. La faiblesse réside dans le fait que ces méthodes ne couvrent ou ne couvrent que partiellement les aspects contextuels pour comprendre le choix ou les arguments qui ont conduit à la prise de décisions. 26 mars 2017

Proposition de l’idée Galcon Knowledge Management 26 March 2017 Proposition de l’idée Galcon Le concept de la démarche Galcon consiste à proposer un ensemble de modèles qui prennent en compte, d’une part le contexte dans lequel s’inscrit la mémoire d’entreprise, et d’autre part la logique conceptuelle qui formalise les interactions entre les différents processus de la mémoire de l’entreprise. Principe de fonctionnement de la démarche Galcon La démarche Galcon propose la rationalisation du flux d’information de la mémoire de projet de l’entreprise à travers des combinaisons quantitative et qualitative: Qualitative: organisation de travail collectif Partage des connaissances à travers des groupewares Augmenter la compétitivité par le bisais de l’intelligence collective Augmenter la compétence à travers le partage de la connaissance Quantitative: Organisation du flux Organisation de la circulation du transport de connaissances par flux «Tiré-Poussé» Identification des semblances à travers le principe de similarité Assurer le plus value de travail du groupe à travers la synergie collective 26 mars 2017

Le parcours de la réutilisabilité de la connaissance Knowledge Management 26 March 2017 Le parcours de la réutilisabilité de la connaissance C’est en luttant contre ces barrières que nous pourrons améliorer la réutilisation des connaissances dans l’entreprise. Les obstacles éventuels de la réutilisation de la connaissance Une seule barrière active suffit à empêcher la réutilisation d’une connaissance. Ces barrières sont:  départs des personnes soit à la retraite ou changement d’entreprise absences récurrentes de certaines personnes une autre personne traite le cas que celui qu’il a initié pas de rapprochement : manque de visibilité pas d’information dans le système d’information : pas de support de sauvegarde oubli des conclusions aucune conclusion n’a été tirée 26 mars 2017

La réutilisation par le biais du transport de la connaissance Knowledge Management 26 March 2017 La réutilisation par le biais du transport de la connaissance - Système d’approvisionnement Tiré-Poussé - 26 mars 2017

Le concept de réutilisation de la connaissance Knowledge Management 26 March 2017 Le concept de réutilisation de la connaissance La démarche que nous projetons vise à satisfaire les besoins des organisations dans le but de réutiliser certaines spécifications des projets passés et de puiser des informations utiles dans la mémoire de projet pour des projets en cours qui ne sont pas traités par les méthodes classiques. favoriser la réutilisation de connaissances sans le préalable de leur formalisation aider les personnes à savoir quand formaliser et quand rechercher des connaissances permettre une réutilisation à court-terme permettre une application large plutôt que locale 26 mars 2017

Le concept gestion des flux poussés et tirés Knowledge Management 26 March 2017 Les flux tiré et poussé Concept du système de gestion de production de Toyota. Système d’approvisionnement qui permet d’amener un plus-value en cours d’élaboration Système existe sous deux formes combinée tiré et poussée  Le concept gestion des flux poussés et tirés   Flux POUSSÉ Flux TIRÉ Gestion de production Fabrication des produits suivant un planning défini à l’avance Fabrication des produits à la demande du marché Gestion des connaissances Suivant un planning À partir de la masse des connaissances passées et de directions stratégiques À partir des besoins en connaissances des projets en cours Approche tirée - toutes les connaissances sont réutilisables NB: Les termes poussé et tiré qualifient la démarche, et non pas une technologie. Ne pas confondre avec le « Push » sur internet. Une démarche tirée pourrait très bien mettre en œuvre des technologies de « Push» Les connaissances concernées par l’échange et la réutilisation peuvent être tacites ou explicites. La démarche se base sur la modélisation du contexte et la modélisation des tâches des projets, La démarche se base le plus possible sur les informations présentes dans le système d’information existant afin de trouver des indicateurs de présence de connaissances similaires entre deux projets. 26 mars 2017

Les critères de fonctionnement de la démarche Galcon Knowledge Management 26 March 2017 Les critères de fonctionnement de la démarche Galcon La réutilisation n’est pas à l’initiative des personnes dans l’action. L’identification des métaconnaissances sur les connaissances réutilisables. La facilité d’accès ne garantit pas l’usage effectif des connaissances; l’usage est conditionné par l’existence de métaconnaissances incarnées. Si la personne ne se doute pas de l’existence d’une connaissance, elle n’ira pas la chercher, que l’accès soit facile ou non ; Cf. barrières 3 et 4, La notion de la métaconnaissance Une métaconnaissance est une connaissance sur une ou des connaissances. On peut distinguer en particulier les métaconnaissances:   décrivant les connaissances sur l'utilisation des connaissances pour découvrir des connaissances sur la confiance ou la véracité d'une connaissance sur la connaissance d'autres (para-connaissance) : X sait que Y ne connait pas sa maladie La condition sine qua non pour que la démarche Galcon fonctionne, c’est que celle-ci doit être active, c’est-à-dire que la recherche de cas de réutilisation n’est pas à l’initiative des personnes dans l’action. Ceci répond à la nécessité, que nous avons identifiée dans l’entreprise, de fournir des métaconnaissances sur les connaissances réutilisables. En effet, la facilité d’accès ne garantit pas l’usage effectif des connaissances; l’usage est conditionné par l’existence de métaconnaissances incarnées. Si la personne ne se doute pas de l’existence d’une connaissance, elle n’ira pas la chercher, que l’accès soit facile ou non ; Cf. barrières 3 et 4, 26 mars 2017

La notion de la simalarité Knowledge Management 26 March 2017 La notion de la simalarité Ce sont les différences de distance mathématique entre deux connaissances qu'on mesure leur degré de similarité. La similarité peut être vue comme une extension de la subsomption. Sim [X,Y] = 1  Sub[X,Y] = proposition vraie Sim [X,Y] € [0..1[  Sub[X,Y] = proposition fausse Tout espace ayant pour objectif d’identifier automatiquement un ensemble de connaissances doit utiliser un opérateur de similarité dont le but est d’établir les relations entre les informations manipulées. Cette relation définit les similitudes apparentes entre les connaissances, c’est, donc, le principe de similarité. Ce sont les différences de distance mathématique entre deux connaissances qu'on mesure leur degré de similarité. La similarité peut être vue comme une extension de la subsomption. Subsomption : Cette notion est proche de la relation « est impliqué par » en logique classique, ou encore « contient » en logique ensembliste. Précisons que la mesure de similarité que nous introduisons ici est bien évidemment asymétrique puisque Y constitue la référence. Cette fonction va prendre sa valeur dans l’intervalle continu [0..1], la valeur 1 signifiant la parfaite inclusion de la première description dans le seconde. Les deux propriétés suivantes sont toujours vérifiées: En présence de similarité entre des projets en cours et des projets passés, La démarche Galcon envoie un ou des messages de notification aux personnes concernées par l’échange de connaissance, c’est-à-dire les personnes qui travaillent sur le projet en cours, et celles qui ont travaillé sur des projets passés qui sont similaires. 26 mars 2017

Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif Knowledge Management 26 March 2017 Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif L’équation synergique 26 mars 2017

Knowledge Management 26 March 2017 26 mars 2017 Croissance Temps décroissance Temps 26 mars 2017

Objectifs l’effet de la synergie collective Knowledge Management 26 March 2017 Objectifs l’effet de la synergie collective En fait, les effets de synergie participent du principe holistique qui veut que « le Tout est plus que la somme de ses parties". De manière générale, le résultat d'une action ou d'une collaboration est supérieur à la somme des parties qui compose l’ensemble. L'opposé de la synergie est l'antagonisme « ou synergie négative », phénomène dans lequel deux facteurs en combinaison ont un effet moindre que la somme de leurs effets attendus. Les deux effets peuvent s'annuler. L'absence de synergie est l'asynergie. Donc globalement la synergie fait souvent aussi référence à l'énergie et à l'efficience. Figure 6‑1 : Principe de la synergie collective 26 mars 2017 Source : Auteur Galaxy Consulitng

Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif Knowledge Management 26 March 2017 Effet de la synergie collective dans un travail collaboratif L’équation synergique 26 mars 2017

Le flux en amont lors de la détection d’une similarité Knowledge Management 26 March 2017 Le flux en amont lors de la détection d’une similarité La figure 2-6 montre les composantes de l’univers Galcon sans interactions. Il montre aussi l’état de Galcon en amont. L’élément qui va déclencher les interactions inter-composantes et inter-personnes est celui qui va lancer la requête de similarité entre projet en cours et les projets dans la mémoire de projet «Bases de projets ». 26 mars 2017

Le flux en aval lors de la détection d’une similarité Knowledge Management 26 March 2017 Le flux en aval lors de la détection d’une similarité La démarche Galcon se base sur le principe de formalisation du contexte de la connaissance à travers le système d’information de l’entreprise conformément à la modélisation que nous allons proposer. Les tâches concernant chaque projet sont déjà modélisées sur la base d’une infrastructure dédiée à la gestion et la réalisation des projets. C’est en se référant sur les données de ces outils, ainsi que sur les données propres, que Galcon se base pour fonctionner, c’est-à-dire rechercher des similarités entre projets et notifier les personnes concernées par les similarités trouvées afin qu’ils échangent des connaissances et les réutilisent dans les actions en cours. La figure ci-dessus montre le flux circulant lors de déclenchement d’un événement par le processus de similarité 26 mars 2017

Architecture de la démarche Knowledge Management 26 March 2017 Architecture de la démarche 2ème partie : Les interactions de la démarche en utilisation Galaxy Consulting Galcon Karim El Idrissi, Genève 1 juin 2010 26 mars 2017

Le flux informationnel de l’environnement Galcon Knowledge Management 26 March 2017 Le flux informationnel de l’environnement Galcon Comme nous avons signalé auparavant, la démarche que nous proposons pour supporter le flux tiré est en interaction avec les personnes et les composantes de l’entreprise pour provoquer des échanges instantanés. La figure ci-dessous, illustre bien les interactions des différentes composantes du modèle que nous projetons. 26 mars 2017

Le logigramme de Galcon Knowledge Management 26 March 2017 Le logigramme de Galcon Le flux ci-dessous n’est qu’une représentation logique de workflow de la figure 3-1. Le but est de mettre en évidence l’essentiel des composantes qui entre en action entre elles. Cette représentation va nous aider à ressortir les principaux attributs qui vont nous être utiles pour la modélisation du contexte. 26 mars 2017

Définition des règles de notification Knowledge Management 26 March 2017 Définition des règles de notification Les règles de notification sont définies par le pilote parce que c’est à lui seul qui revient la tâche d’orchestration de l’échange entre les différents acteurs. Chaque règle est exécutable de manière autonome, c'est-à-dire que la modification d’une règle n’influe pas sur les autres règles de notification. Ceci permet de définir les règles de notification au fil du temps. 26 mars 2017

Les données manipulées dans l’environnement Galcon Knowledge Management 26 March 2017 Les données manipulées dans l’environnement Galcon Il est essentiel de catégoriser le flot de données manipulées dans Galcon pour mieux faire fonctionner la démarche. Pour ce faire, nous regroupons ce flot suivant quatre familles bien distinctes que nous déclinons comme suit :   Des données existantes dans l’entreprise qui devront être réutilisées directement. Ces données sont utilisées pour évaluer l’événement déclencheur qui est la condition de similarité des situations de réutilisation. Des métadonnées qui servent essentiellement pour typer les données présentes dans le système d’information de l’entreprise afin de les caractériser au sein de l’infrastructure. Des données propres, ce sont elles qui vont servir à définir le comportement et le rôle à jouer par des règles de notification par rapport à une tâche donnée. Des données d’historisation, ce sont des données propres qui vont servir tracer les règles des notifications effectuées, les réponses des utilisateurs et leur exploitation. 26 mars 2017

Objectifs à terme : Knowledge Management 26 March 2017 fournir un mécanisme d’intégration dans l’action à travers le processus Galcon: Comme pour les cas de réutilisation suscitant les échanges entre personnes un document formalisé peut être joint à la notification envoyée aux personnes concernées. Ceci permet de fournir la connaissance formalisée à la personne qui en a besoin, au moment où elle en a besoin. – pour qu’elle puisse l’utiliser –, mais aussi de la délivrer aux personnes ayant travaillé sur des cas similaires dans une optique de validation et de mise à jour des connaissances. permettre de mettre à disposition aux acteurs concernés par la réutilisation des connaissances une palette de connaissances qui ne sont pas formalisées ou en cours de formalisation. organiser et planifier des tâches au mieux relatives à la capitalisation des connaissances suivant les besoins en cours, ce qui doit apporter un meilleur retour sur investissement des processus de formalisation des connaissances. de réduire le coût de la formalisation (par effet de bord de la socialisation) et réduire le temps du cycle de la capitalisation via une formalisation. faire évoluer les mentalités en mettant en évidence concrètement, dans l’action de tous les jours, les cas de réutilisation de connaissances. Si ces mises en évidence n’aboutissent pas toujours à des échanges et des réutilisations, faute de pouvoir accéder à la connaissance, elles contribueront à convaincre les personnes de la nécessité d’échanger et, dans certains cas, de formaliser. Il est important de rappeler que notre démarche n'a pas la vocation d’établir un audit en interne. En effet, il ne s'agit pas de dresser un état des lieux qui ne soit que la photographie de l'existant vu au travers des procédures, des pratiques et des documents disponibles. Il s'agit plutôt de découvrir puis de construire la représentation des processus réels au travers des connaissances partielles que peuvent en avoir les acteurs, chacun pour la part des activités qui leur sont propres. Dans ce sens, nous suggérons qu’elle doit être menée par des ingénieurs rompus à l'acquisition, à la modélisation et à la réutilisation de des connaissances. 26 mars 2017

Merci de votre attention Partie question /réponse Knowledge Management 26 March 2017 FIN de la présentation Merci de votre attention Partie question /réponse Par Karim El Idrissi, 26 mars 2017 26 mars 2017 22