RELEVES DE DEPENSES (RD) Module 2 Section 4 – Tr. No. 1

OBJECTIFS COMPRENDRE LES OBJECTIFS ET UTILISATIONS DES RELEVES DE DEPENSES - RD COMPRENDRE LES OBLIGATIONS LEGALES QUI INCOMBENT A L’EMPRUNTEUR QUI FAIT USAGE DES RD COMPRENDRE LES MONTANTS MAXIMUM FIXES POUR LE RD DETERMINER LES DEPENSES QUI SERONT PRESENTEES SOUS LA FORME DE RD ET CELLES QUI FERONT L’OBJET D’UNE DOCUMENTATION COMPLETE IDENTIFIER LES ERREURS COMMISES LORS DE LA PREPARATION DES FORMULAIRES RD REMPLIR LES FORMULAIRES RD CORRECTEMENT MODULE 2 Section 4 Tr. n° 2

PROGRAMME DEFINITION OBJECTIFS USAGES CLAUSES - ACCORDS DE PRETS CONDITIONS REQUISES LIMITES FORMULAIRES EXERCICES / ETUDES DE CAS Module 2 Section 4 Tr. n°3

DEFINITION LE RELEVE DE DEPENSES EST UN RELEVE CERTIFIE DE DEPENSES QUE L’EMPRUNTEUR ENVOIE A LA BANQUE LORSQUE LA SOUMISSION DE LA DOCUMENTATION RELATIVE A CES DEPENSES N’EST PAS PRATIQUE UTILISE AU CAS OU LES PIECES JUSTIFICATIVES SERAIENT ENCOMBRANTES OU VOLUMINEUSES N’ELIMINE PAS LA NECESSITE DE MAINTENIR LES PIECES JUSTIFICATIVES SUR PLACE Module 2 Section 4 Tr. n° 4

OBJECTIFS DES RD LIMITE LE VOLUME DE DOCUMENTS ENVOYES A LA BANQUE PERMET UN CONTROLE PLUS STRICTE DES DEPENSES IMPORTANTES REDUIT LE TEMPS NECESSAIRE POUR TRAITER LES DEMANDES LA MOYENNE DU TEMPS DE TRAITEMENT EN 1982 ETAIT DE 23 JOURS LA MOYENNE DU TEMPS DE TRAITEMENT EN 2001 ETAIT DE 9 JOURS A PARTIR DE LA DATE DE RECEPTION DE LA DEMANDE A WASHINGTON JUSQU'A LA DATE OU LES FONDS SONT DEBITES DU COMPTE DE PRET Module 2 Section 4 Tr. n° 5

USAGES Module 2 NOMBREUSES ET PETITES DEPENSES COURANTES: TRAVAUX DE GENIE CIVIL EN REGIE DEPENSES DE FONCTIONNEMENT PETITS PRETS DESTINES A L'AGRICULTURE PAIEMENTS SUR BASE DE PETITS CONTRATS OU BONS DE COMMANDE FRAIS DE FORMATION MICRO-PROJETS Module 2 Section 4 Tr. n° 6

USAGES (suite) PROCEDURE DE REMBOURSEMENT UTILISEE UNIQUEMENT POUR REMBOURSEMENT AU COMPTE DE PROJET DE L'EMPREUNTEUR REMBOURSEMENT DU COMPTE SPECIAL (CS) LES DEPENSES A L'ETRANGER OU LOCALES SONT ACCEPTEES Module 2 Section 4 Tr. No. 7

CLAUSES DES ACCORDS DE PRETS CONSERVATION DES PIECES JUSTIFICATIVES PENDANT AU MOINS UN AN APRES RECEPTION DU RAPPORT D’AUDIT POUR L’ANNEE FISCALE PENDANT LAQUELLE LE DERNIER RETRAIT A ETE EFFECTUE CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES REPRESENTANTS DE LA BANQUE ONT LE DROIT D'EXAMINER LES DOSSIERS AUDIT LE DOSSIER RD ET LES COMPTES DOIVENT ETRE AUDITES ANNUELLEMENT L'AUDIT DOIT INCLURE UNE OPINION INDEPENDANTE QUANT A L'USAGE DES RD Module 2 Section 4 Tr. n° 8

CLAUSES DES ACCORDS DE PRETS(suite) CONTROLE DES RD PAR LE PERSONNEL DE LA BANQUE PERMET EVALUER LE BIEN-FONDE DE LA COMPTABILITE ET DES CONTROLES INTERNES DETERMINER LA CONFORMITE DES DOCUMENTS VERIFIER L’ELIGIBILITE DES DEPENSES IDENTIFIER LES DEPENSES NON ELIGIBLES DONNER UNE OPINION SUR L’ELIGIBILITE DES DEPENSES RECLAMEES ET SUR LA CAPACITE DE L'EMPREUTEUR QUANT A L'UTILISATION DES RD RESPONSIBILISER LE PERSONNEL REGIONAL AVEC L’AIDE DE L’AGENCE LOCALE Module 2 Section 4 – Tr. n° 9

CLAUSES DES ACCORDS DE PRETS(suite) SI L’AUDIT DES RD N’EST PAS RECUE A LA DATE PREVUE, LA BANQUE NOTIFIE L’EMPRUNTEUR DE SE CONFORMER AUX REGLES DANS UN DELAI DE 30 JOURS ET L'INFORME DES SANCTIONS L’EMPRUNTEUR NE PEUT DISPOSER DE PLUS DE 5 MOIS A PARTIR DE LA DATE DE NOTIFICATION, APRES QUOI LA BANQUE NE DECAISSE PLUS LES DEPENSES DANS LE CADRE DE RD Module 2 Section 4 – Tr. 10

CLAUSES DES ACCORDS DE PRETS (Suite) SI L’AUDIT DES RD N’EST PAS RECUE L’UTILISATION DES RD PEUT ETRE SUSPENDUE AUCUNE DEPENSE ELIGIBLE POUR LES RD NE PEUT ETRE EFFECTUEE, MEME SI PRESENTEE AVEC LES PIECES JUSTIFICATIVES LE CHEF DU DEPARTEMENT DES PRETS PEUT A TITRE EXCEPTIONNEL FAIRE DES EXCEPTIONS SI LE REFUS DE DECAISSER COMPROMET LA BONNE EXECUTION DU PROJET Module 2 Section 4 – Tr. n°11                           

CONDITIONS REQUISES EN CONFORMITE AVEC LES CLAUSES DE CONVENTION DE LA BANQUE LA BANQUE VEILLERA A S’ASSURER QUE LES FONDS PROVENANT DES PRETS NE SOIENT UTILISES QU’AUX FINS POUR LESQUELLES LE PRET A ETE ATTRIBUE, AVEC UNE ATTENTION PARTICULIERE AUX CONSIDERATIONS D’ECONOMIE ET D’EFFICACITE ET SANS RAPPORT AVEC LES INFLUENCES OU CONSIDERATIONS POLITIQUES OU NON ECONOMIQUES CLAUSE 3 , SECTION 5 (B) Module 2 ection 4 – Tr. No.12

CONDITIONS REQUISES (Suite) L’EMPRUNTEUR DOIT SATISFAIRE LES CRITERES SUIVANTS CAPACITE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE POUR PREPARER ET ASSURER LES CONTROLES INTERNES ADEQUATS DES RD CONTROLES REGULIERS ET INDEPENDANTS DE RD LES CAPACITES SONT EXAMINEES LORS DE L'EVALUATION DU PROJECT. LE RAPPORT D'EVALUATION CONTIENT CONFIRMATION DE LA CAPACITE OU DESCRIPTION DES AMELIORATIONS A APPORTER ETABLISSEMENT D’UN PLAN D'ACTION POUR LA MISE EN ŒUVRE DES AMELIORATIONS Module 2 Section 4 - Tr. n° 13

CONDITIONS REQUISES (Suite) L’UTILISATION DES RD EST OBLIGATOIRE POUR LES DEPENSES ELIGIBLES LE CONTENU ET LES CARACTERISTIQUES DOIVENT ETRE ACCEPTABLES POUR LA BANQUE RD ADAPTES A CHAQUE PRET ET INDIQUES DANS LETTRE DE DECAISSEMENT Module 2 Section 4 – Tr. No.14

CONDITIONS REQUISES (Suite) LES PIECES JUSTIFICATIVES DOIVENT ETRE GARDEES PAR L'EMPRUNTEUR AUCUN CHANGEMENT AU NIVEAU DES CONDITIONS D'USAGE VOIR LA SESSION SUR LES PROCEDURES DE DECAISSEMENT DOIVENT ETRE ORGANISEES DE SORTE QU’ON PUISSE LES TROUVER AISEMENT LE LOCAL EST A DETERMINER AU COURS DES NEGOCIATIONS, EN FONCTION DES BESOINS DU Project DOIT ETRE MENTIONNE DANS LE DRF FORMULAIRE DE DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS EXEMPLES MINISTERE DES FINANCES BUREAU DU PROJET BUREAUX REGIONAUX DU PROJET Module 2 Section 4 – Tr. No. 15

LES LIMITES DEPENDENT DES BESOINS DU PROJET ET DE LA CAPACITE DE L'EMPRUNTEUR DETERMINEES PAR LE PERSONNEL REGIONAL ET CELUI DU DEPARTEMENT DES PRETS DISCUTEES ET APPROUVEES AU COURS DES NEGOCIATIONS EN LA PRESENCE DE L’EMPRUNTEUR INDIQUEES DANS L’ANNEXE 1 DE L’ACCORD DE PRET “ALLOCATION DES FONDS”  TYPES DE FORMULAIRES A EMPLOYER ET LOCAL POUR LA PROTECTION DES DOCUMENTS CONVENUS AU COURS DES NEGOCIATIONS ET FONT PARTIES DE LA LETTRE DE DECAISSEMENT Module 2 Section 4 - Tr. n° 16

LES LIMITES (suite) NE PEUVENT DEPASSER LES SEUILS ETABLIS PAR LES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHE (REVUE PREALBLE DES MARCHES) BASEES SUR LA VALEUR DU CONTRAT, NON SUR LA VALEUR DU PAIEMENT INDIVIDUEL GENERALEMENT. LES SEUILS SONT LES MEMES QUE CEUX ETABLIS POUR LA REVUE PREALABLE DES MARCHES GENERALEMENT ENTRE 50.000 $ ET 250.000 $ DES LIMITES PLUS ELEVEES (JUQU'AU SEUIL ETABLI POUR LA REVUE PREALABLE) PEUVENT ETRE PERMISES SI APPROUVEES PAR LE CHEF DE PROJET, LE CHEF DU DEPARTEMENT DES PRETS ET LE CONSEILLER REGIONAL

CARACTERISTIQUES MODELES DE FORMULAIRES SONT FOURNIS AVEC LA LETTRE DE DECAISSEMENT INFORMATIONS ESSENTIELLES POUR LA PLUPART DES TYPES DE DEPENSES SONT DESCRIPTION DE LA DEPENSE PRIX TOTAL DU CONTRAT NOM ET ADDRESSE DE L'ENTREPRENEUR/FOURNISSEUR MONTANT DE LA DEPENSE POUR PERIODE SOUS REVUE DEPENSE TOTALE A CE JOUR Module 2 Section 4 - Tr. n°18

REFERENCES Module 2 MANUEL DE DECAISSEMENT CHAPITRE 5 ANNEX 8 LETTRE DE DECAISSEMENT Module 2 Section 4 – Tr. No.20