Collaboration Assistantes / Managers 5 mars 2009 Fabienne CORNU

Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009 Rappel des objectifs Qui dit manager performant, dit assistant(e) efficace ! Et vice-versa ? Le cœur du métier d’assistant(e) est de contribuer à l’efficacité de son ou ses manager(s). Il s’agit bien souvent de répondre à des attentes exprimées ou pas, voire de les anticiper. C’est toute la complexité et aussi tout l’intérêt, voire la noblesse du métier d’assistanat. Au travers de cette enquête, nous avons souhaité préciser les contours de la collaboration manager/assistant(e) efficace : Comment la définir ? Quelles en sont les conditions ? Quels sont les services que l’assistant(e) apporte à son ou ses manager(s). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009 L’échantillon L’enquête a été réalisée au mois de novembre 2008. Elle a réuni une échantillon de 551 répondants secrétaires/assistant(e)s. Une profession encore très féminisée, seulement des répondants 2% sont des hommes. C’est pourquoi, nous prendrons parfois la liberté d’employer le féminin pour nommer les répondants. Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

La définition d’une collaboration réussie Comment définiriez-vous une collaboration manager/assistant(e) réussie ? 22% 30% 38% 49% 51% 53% 56% Quand les cadres ou collaborateurs du service s’adressent à l’assistant (e) pour avoir un avis sur une action à mener relative aux dossiers, projets gérés par le manager Quand il (elle) est davantage un collaborateur (une collaboratrice) Quand ils se signalent mutuellement ce qui va et ne va pas dans leur façon de travailler ensemble Quand le manager délègue des projets/ des prises de décisions à son assistant (e) dans un périmètre Quand l’assistant(e) peut anticiper à bon escient les besoins du manager Quand le manager fournit à son assistant(e) les informations pertinentes pour qu’il/elle soit efficace Quand assistant(e) et manager forment un binôme Les éléments les plus discriminants dans la définition d’une collaboration réussie, par type de poste : pour les secrétaires/assistant(e)s, c’est prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%), pour les assistant(e)s spécialisées, c’est de former un binôme avec leur manager (59%), pour les assistant(e)s de direction, c’est quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

La définition d’une collaboration réussie Quels sont les signes d’une collaboration manager/assistant(e) réussie ? 4% 31% 32% Autre Un manager performant Un manager totalement centré sur ses responsabilités Un poste intéressant pour l’assistant(e) Le signe le plus évident d’une collaboration réussie se manifeste : par un manager totalement centré sur ses responsabilités pour les secrétaires/assistantes spécialisées (34%) et plus encore pour les secrétaires/assistantes de direction (36%), pour les secrétaires/assistantes « non spécialisées », cela se traduit par un poste intéressant pour l’assistante (41%). 47% des assistantes estiment qu’elles vivent une collaboration réussie avec leur manager et 37% au moins partiellement. Seules 16% déclarent que cette collaboration n’est pas une réussite. Les Secrétaires/assistantes de direction sont, de loin, les plus satisfaites avec 51% de collaboration réussie. Diriez-vous que la collaboration que vous vivez actuellement est réussie ? Oui Partiellement Non 47% 41% 51% 37% 34% 48% 16% 30% 12% 14% 36% Ensemble Secrétaires/Assistantes Sec./assist. spécialisées Sec./assis. de direction Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Les conditions d’une collaboration réussie Quelles sont les conditions d’une collaboration manager/assistant(e) réussie 12% 13% 18% 27% 45% 49% 69% 76% Une bonne entente Une adaptation réciproque De la franchise La connaissance réciproque du style de personnalité et des modes de fonctionnement Des règles du jeu pour bien collaborer Un respect mutuel Du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre Une confiance réciproque Les conditions d’une collaboration réussie passent avant tout par la confiance (76%), le dialogue et l’écoute (69%) et un respect mutuel (49%). La confiance est l’élément le plus important pour les secrétaires/assistantes de direction (79%), c’est également l’élément cité en premier par les secrétaires assistantes (71%). Pour les secrétaires/assistantes spécialisées, c’est l’item « du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre » qui arrive en tête (78%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Les conditions d’une collaboration réussie Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez le manager pour parvenir à une collaboration réussie ? 16% 19% 22% 37% 41% 52% 62% 64% Savoir remercier Savoir dire pourquoi un travail est mal fait pour bien le faire faire ensuite Savoir dire quand un travail est bien fait Savoir déléguer Dire clairement ce qu’il souhaite Savoir se rendre disponible pour assurer des points de suivi réguliers avec l’assistant(e) Avoir conscience de la valeur ajoutée que l’assistant(e) peut apporter Informer son assistant(e) sur les enjeux, dossiers en cours, partenaires de travail 64% des assistantes attendent de leur manager qu’il les informe sur les enjeux, les dossiers en cours et les partenaires (67% pour les secrétaires/assistantes) et 62% d’entre elles attendent de leur manager qu’il ait conscience de leur valeur ajoutée (64% des secrétaires/assistantes de direction et 68% des secrétaires/assistantes spécialisées). Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez l’assistant(e) pour parvenir à une collaboration réussie ? 30% 33% 38% 48% 49% 50% 56% Connaître son environnement de travail Prendre l’initiative si le manager ne pense pas à déléguer Comprendre et connaître les intérêts professionnels et/ou personnels de son manager Connaître les projets et enjeux du manager Etre proactive Etre force de proposition : en arrivant à son poste, observer puis proposer des idées et donner son avis Savoir s’adapter Les secrétaires/assistantes pensent que leur manager attend d’elles avant tout des qualités d’adaptation (56%), de proposer des solutions (50%) et d’être proactives (49%). Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Soutien à la communication et aux relations internes et externes La quasi-totalité des assistantes interrogées pense que l’assistante à un rôle à jouer dans la qualité de la communication (95%), quel que soit le poste qu’elles occupent. La majorité des secrétaires/assistantes pense également avoir un rôle à jouer sur le climat de travail de leur équipe et avoir un impact positif sur celui-ci (90%). Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans la qualité de la communication ? 85% 86% 76% 15% 14% 24% 73% 90% 95% 27% 10% 5% 32% 36% 68% 64% En revanche, les secrétaires/assistantes ne sont plus qu’un tiers à animer des réunions (36%) ou des groupes de travail (32%). Ces activités sont très corrélées au type de poste exercé : en ce qui concerne l’animation des groupes de travail , cela ne concerne que 23% des secrétaires/assistantes non spécialisées, 31% des secrétaires/assistantes spécialisées mais jusqu’à 36% des secrétaires/assistantes de direction. Pensez-vous que l’assistant(e) ait un rôle à jouer dans le climat de travail de l’équipe ? Pensez-vous avoir un impact positif sur le climat de travail de l’équipe ? Pouvez-vous anticiper les réactions de votre manager lors de la transmission de vos messages et, par conséquent, adaptez-vous votre communication ? Avez- vous le réflexe de rendre compte, de faire le point de ce que vous avez fait, même si le travail n’est pas encore terminé ? Connaissez-vous les besoins de votre manager et de votre équipe ? 87 % des assistantes qui connaissant les besoins de leur manager estiment savoir les anticiper La relation que vous entretenez avec votre manager est-elle une relation de qualité ? Anticipez-vous (dans votre travail) les conflits éventuels ? 84% des assistantes qui anticipent les éventuels conflits dans le travail font le nécessaire pour les éviter ou les réduire Vous arrive-t-il d’animer une réunion de travail au sein du service ou en dehors ? Vous arrive-t-il d’animer une groupe de travail (groupe projet, par exemple) au sein du service ou en dehors ? Oui Non Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Soutien à l’information Plus de 8 secrétaires/assistantes sur 10 cherchent à optimiser la mise à disposition des informations à destination de leur équipe et près de 8 sur 10 déclarent maîtriser parfaitement les techniques de recherches avancées sur internet. Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager ? Avez-vous une idée précise des informations dont votre manager a besoin ? Maitrisez-vous parfaitement les techniques de recherche sur Internet (utilisation des fonctions de recherche avancées) ? Êtes-vous abonnée aux flux RSS importants dans l’activité de votre entreprise ou de votre service (mises à jour de contenus de sites web) ? 21% 78% 67% 76% 79% 22% 33% 24% 30% 58% 82% 49% 61% 62% 55% 60% 70% 42% 18% 51% 39% 38% 45% 40% Assurez-vous une veille informationnelle (même réduite) sur les dossiers importants ? Vous arrive-t-il d’élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour votre manager ? Vous arrive-t-il de faire la synthèse de dossiers pour votre manager ? Disposez-vous d’un réseau interne (autres assistant(e)s de votre entreprise, par exemple) pour disposer rapidement des informations utiles ? Disposez-vous d’un réseau externe à votre entreprise pour disposer rapidement des informations utiles ? Cherchez-vous à optimiser la façon dont les informations sont mises à disposition ou circulent dans l’équipe ? Vous est-il arrivé de participer à l’évolution du système d’information de votre service et de votre entreprise ? Participez-vous à la sécurité du système d’information de votre service et de votre entreprise ? Oui Non Si 67% de l’ensemble du panel a une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour son manager, elles ne sont plus que 67% des secrétaires/assistantes non spécialisées. De même, pour l’élaboration d’un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour leur manager, elles ne sont plus que 40% de secrétaires/assistantes spécialisées et 42% de secrétaires/assistantes non spécialisées. Seules 46% des secrétaires/assistantes non spécialisées sont amenées à faire la synthèse de dossiers pour leur manager. Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

le rôle de conseil, l’élaboration de tableaux de bord,… Aide à la décision 88% des assistantes se déclarent attentives à déceler les besoins ou problèmes de leur équipe et 86% proposent des solutions à leur manager. Elles argumentent leurs propositions dans 77% des cas. Si près des deux-tiers estiment avoir un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de leur manager, elles ne sont cependant qu’un quart à participer aux réunions stratégiques. Êtes-vous attentive à déceler les besoins ou problèmes dans votre équipe ? 47% 35% 48% 60% 77% 83% 86% 88% 56% 64% 53% 65% 52% 40% 23% 17% 14% 12% 44% 36% 26% 74% 37% 63% Les secrétaires/assistantes non spécialisées sont beaucoup moins partie prenante dans les activités liées à l’aide à la décision, telles que la recherche de solutions, le rôle de conseil, l’élaboration de tableaux de bord,… Proposez-vous des solutions aux différents problèmes à votre manager ? Cherchez-vous des solutions souples et adaptables, tout en respectant les normes professionnelles et organisationnelles ? Préparez-vous soigneusement l’argumentation des solutions que vous proposez ? Diriez-vous que vous avez un rôle d’appui et de conseil vis-à-vis de votre manager ? Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultats ? Avez-vous eu l’occasion d’étudier, de façon précise et chiffrée, les avantages et inconvénients d’un projet (ex : solution bureautique, matériel de bureau) ? Participez-vous à l’élaboration des budgets et / ou tableaux de bord de votre service ? En cas de dérive par rapport à l’objectif, vous est-il arrivé de suggérer des actions correctives à votre manager ? Assurez-vous le suivi des plans d’action de votre manager ? Jouez-vous un rôle actif dans l’exploitation des budgets et / ou tableaux de bord du service (première analyse de résultats et d’écarts et alerte en cas de dérive) ? Participez-vous aux réunions stratégiques auxquelles participe votre manager ? Oui Non Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Organisation de l’action Toutes les catégories de secrétaires/assistantes mettent en premier rang leur capacité à faire face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus (94%). Les secrétaires/assistantes non spécialisées préparent moins souvent les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise leur manager) ? 54% contre 72% pour l’ensemble des secrétaires/assistantes et elles participent moins à la coordination des activités des membres de leur service (46% contre 56%). Quand aux secrétaires/assistantes spécialisées, elles cherchent moins systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations 59% contre 74% pour l’ensemble . Faites-vous face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus ? 56% 74% 85% 91% 94% 72% 15% 44% 26% 9% 6% 28% Vous est-il aisé de changer rapidement votre façon de faire, vos priorités face à l’imprévu ou face à de nouvelles demandes de votre manager ? Recherchez-vous les occasions de changement visant à améliorer les processus de travail ou les systèmes ? Apportez-vous une assistance à votre manager et à l’équipe dans l’utilisation des outils bureautiques ou de l’information et de la communication ? Préparez-vous les dossiers nécessaires aux réunions qu’organise votre manager (pas seulement les photocopies) ? Vous est-il arrivé de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus administratifs dans votre service ou dans votre entreprise ? Cherchez-vous systématiquement à optimiser les coûts lors de l’organisation des déplacements et manifestations ? Participez-vous à la coordination des activités des membres de votre service ? Oui Non Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Moyennes des écarts par thème selon le poste occupé 75% 51% 53% 74% 73% 58% 57% 78% 81% 60% 77% SOUTIEN A LA COMMUNICATION SOUTIEN A L'INFORMATION AIDE A LA DECISION ORGANISATION DE L'ACTION Secrétaire ou Assistante Secrétaire/Assist. spécialisée Secrétaire/Assist. direction Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009

Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009 Conclusion Dans l’ensemble, les compétences des secrétaires/assistantes les plus sollicitées sont encore très liées à des activités de soutien au manager. Elles sont encore globalement peu associées à des aspects « plus stratégiques » Si le cœur de métier est globalement le même, certains activités sont plus marquées selon le poste occupé. Les secrétaires/assistantes de direction et les assistantes non spécialisées sont plus orientées support au manager, avec des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les secrétaires/assistantes de direction, telles que l’animation de réunions ou de groupes de travail. Les secrétaires/assistantes spécialisées sont quant à elles davantage orientées métier, telles que l’illustrent les réponses suivantes : « Former un binôme avec le manager » (59% contre 56% pour l’ensemble) « Connaissez-vous les besoins de votre manager » (89%/85%) « Avez-vous le réflexe de rendre compte » (89%/85%) « Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager » (78%/76%) « Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de l’équipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultat » (70%/60%) Relations Assistantes/Managers - Cegos 2009