Exécution des projets et gestion financière Title of presentation/theme Exécution des projets et gestion financière Dec 2010

Vue d’ensemble Principes directeurs Cette présentation se fonde sur deux principes directeurs . . . MIEUX COMPRENDRE les rôles et les responsabilités dans l’exécution des projets et Maximiser l’IMPACT des projets sur la population rurale pauvre Négociation et accord de prêt Démarrage Exécution Revue à mi-parcours et prolongation Clôture du projet

Vue d’ensemble Objectifs du dossier de ressources GF AOA Démystifier l’exécution et la supervision, concernant en particulier la gestion financière Vous disposerez ainsi: D’une base solide pour engager l’exécution Partager les matériels, points de vue et idées Rafraîchir vos connaissances et d’en acquérir de nouvelles Certaines sections vous paraîtront peut-être trop détaillées, trop lentes ou trop superficielles — continuez!

Vue d’ensemble Résultats attendus du dossier de ressources GF AOA . . .et ce dossier doit permettre d’aboutir aux résultats suivants: Fournir une base de travail commune à ceux qui participent à la supervision—nous espérons que vous continuerez à vous appuyer sur cette base Fournir des ressources et des matériels approfondis en appui à différents rôles Indiquer où vous pouvez trouver une aide supplémentaire La mesure du succès de ce dossier sera le nombre de personnes qui chercheront une aide et des conseils supplémentaires Les faits prouvent l’existence d’une forte corrélation entre l’excellence des normes et pratiques fiduciaires appliquées, et la bonne exécution et les résultats globaux des interventions

Vue d’ensemble Ne vous surchargez-pas - Organisez-vous préalablement à l’exécution!

Introduction à la supervision des projets “À chaque fois que vous êtes dans le doute... Rappelez-vous le visage de la personne la plus pauvre et la plus faible que vous ayez rencontrée et demandez-vous si ce que vous vous apprêtez à faire lui sera d’une quelconque utilité? Y gagnera-t-elle quelque chose? Cela l’aidera-t-elle à retrouver la maîtrise de sa propre vie et de sa destinée?...En répondant à ces questions vous verrez vos doutes s’évanouir.” Mahatma Gandhi

Introduction à la supervision des projets Plan d’action du FIDA Le Plan d’action du FIDA est cohérent avec les changements de l’architecture internationale du développement découlant de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide et de l’initiative “unis dans l’action” des Nations Unies . . . Harmonisation et alignement Mise en oeuvre de PROGRAMMES DE PAYS, utilisant les SYSTÈMES NATIONAUX Soutien systématique aux stratégies nationales Appel à une meilleure coordination et prévisibilité des interventions des partenaires du développement Efficacité et impact accrus du développement

Introduction à la supervision des projets Que signifient l’efficacité et l’impact du développement?* Un accès amélioré et durable des ruraux pauvres des deux sexes: Aux ressources naturelles (terre et eau) À des technologies agricoles améliorées À une large gamme de services financiers À des marchés transparents et concurrentiels pour l’achat des intrants et la vente des produits À des opportunités extra-agricoles en milieu rural À des processus politiques locaux et nationaux favorables aux pauvres et auxquels les pauvres peuvent participer * Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 6

Introduction à la supervision des projets Quels sont les résultats de l’efficacité et de l’impact sur le développement?* Directs: augmentation des revenus et meilleure sécurité alimentaire des populations rurales pauvres Indirects: renforcement des capacités nationales – Cadre politique favorable aux pauvres. Institutions publiques favorables aux pauvres et responsables Renforcement des institutions et des organisations des populations rurales pauvres Participation accrue du secteur privé à l’économie rurale Renforcement des capacités d’exécution nationales et locales *Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 7

Introduction à la supervision des projets Politique en matière de supervision Le FIDA prend en main la supervision . . . La supervision est instrument essentiel pour assurer l’impact, la durabilité et l’efficacité/efficience des projets financés par le FIDA Base juridique de la politique: la politique du FIDA en matière de supervision et d’appui à l’exécution a été approuvée par le Conseil d’administration (CA) en décembre 2006 Décision du CA de superviser intégralement les projets (décembre 2006) Directives concernant la supervision – destinées à faciliter l’exécution et à guider les pratiques de supervision au FIDA Formation du personnel à tous les niveaux Renforcer l’efficacité et l’lMPACTdu FIDA en matière de développement

Introduction à la supervision des projets Motivations Le FIDA avait plusieurs raisons d’accélérer le passage à la supervision intégrale . . . Amélioration des résultats grâce à la supervision par le FIDA Renforcer le dialogue direct avec les parties prenantes au niveau du pays Répondre aux préoccupations prioritaires du FIDA Créer une boucle d’apprentissage entre l’exécution et la conception des projets Les évaluations de l’efficacité et de l’impact du FIDA sur le terrain ont révélé ce qui suit: la supervision = “démodée et inadaptée”; les coûts augmentent (malgré la réduction du nombre de projets) Le FIDA a moins de chances d’être proactif L’absence d’apprentissage et de gestion systématiques des connaissances

Introduction à la supervision des projets Politique en matière de supervision Principaux éléments: Souplesse du dispositif de supervision Le FIDA est directement responsable de l’ensemble de la fonction de supervision Principales modalités de supervision. Supervision directe et intégrale par le FIDA par différentes “combinaisons”: Personnel du siège Personnel assurant la présence dans le pays et prestataires de services contractuels Institutions internationales/régionales/nationales et partenaires locaux réputés 2. Supervision par les IC, y compris la supervision directe, destinée à disparaître, encore nécessaire dans certains cas, mais avec des rôle mieux définis du FIDA et des IC et avec la participation active du FIDA Dans tous les cas: Important renforcement de la fonction d’appui à l’exécution Le FIDA est responsable de la supervision quelle qu’en soit la modalité

Introduction à la supervision des projets Définitions relatives à la supervision Supervision – Administration des prêts aux fins de leur décaissement et supervision de l’exécution du projet; garantit la conformité avec l’accord de prêt, passation des marchés, promotion de l’économie et de la bonne gouvernance Appui à l’exécution – axé sur l’impact sur le développement, sur la base de l’évaluation des progrès, intégré dans un système efficace de S&E, recensement conjoint des problèmes, accord sur les mesures à prendre pour atteindre les objectifs de développement du projet, en respectant les clauses de sauvegarde Institution coopérante ou supervision intégralement par le FIDA= quelle qu’en soit la modalité – La supervision est une responsabilité fiduciaire du FIDA.

Introduction à la supervision des projets Conséquences opérationnelles de la politique en matière de supervision 1: Institutionnelles Le FIDA assume la responsabilité directe de la supervision 2: Humaines Des ressources humaines et financières adéquates doivent être mobilisées Renforcement des capacités et des processus au sein des départements/divisions à tous les niveaux, et programme de formation dédié 3: Financières La majeure partie des coûts supplémentaires couverte par la réduction des paiements aux IC Quelques coûts supplémentaires à prendre en charge

Introduction à la supervision des projets Cycle des projets

Introduction à la supervision des projets Supervision de l’engagement au niveau du pays COSOP axé sur les résultats– Principal instrument pour la réalisation des objectifs du Plan d’action et la gestion des résultats en matière de développement au niveau du pays Le COSOP doit indiquer: Les modalités de supervision à mettre en oeuvre et les raisons pour lesquelles elles sont les plus appropriées. La façon dont la supervision améliorera l’impact, la gestion des savoirs, l’apprentissage et les partenariats La façon dont les projets fonctionnent dans le contexte spécifique du pays L’équipe de gestion du programme de pays établie par le CPP-parties prenantes du COSOP au sein du FIDA (par exemple: Bureau juridique, Finances) et dans le pays (par exemple: Ministère des finances, de l’agric., société civile)

Introduction à la supervision des projets Responsabilités durant la supervision du projet Gouvernement (agent d’exécution) Garantit l’efficacité et l’impact Responsabilité générale de l’exécution et exécution conformément à l’accord de prêt, à la lettre à l’emprunteur, aux avenants Veille à l’alignement sur les stratégies nationales et à la coordination avec les autres efforts de développement Assure le contrôle fiiduciaire, l’utilisation conforme de tous les fonds Approuve & supervise le PTBA Participe aux missions de supervision Recourt aux systèmes gouvernementaux en cohérence avec les directives du FIDA

Introduction à la supervision des projets Responsabilités durant la supervision du projet Projet Garantit l’efficacité et l’impact en matière de développement Exécute le projet conformément à l’accord de financement, la lettre à l’emprunteur Établit le PTBA, solliciter l’approbation du gouvernement et du FIDA, et appliquer les paramètres convenus Définit les méthodes de passation des marchés en utilisant les systèmes gouvernementaux, conformément aux directives du FIDA Élabore des systèmes financiers, de S&E et autres, appropriés afin garantir l’impact, et la disponibilité des informations opérationnelles, financières et administratives Est responsable de la bonne utilisation de tous les fonds utilisés par le projet Organise les missions de supervision avec le FIDA, prépare les rapports à l’avance, fournit toutes les informations pertinentes

Introduction à la supervision des projets Responsabilités durant la supervision du projet FIDA Garantit l’efficacité et l’impact en matière de développement Veille à l’harmonisation et à l’alignement des interventions du FIDA dans le pays conformément à la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide Responsabilité fiduciaire et “principes généraux d’action” pour la bonne utilisation des financements du FIDA – applicables à toutes les modalités de supervision – conformément aux documents juridiques du FIDA et au PTBA Souplesse aux fins de l’impact sur le développement Appui à l’exécution

Introduction à la supervision des projets Qui fait quoi en matière de supervision au FIDA? (1) CPP, Personnel assurant la présence dans le pays et l’appui Garantit l’efficacité et l’impact en matière de développement Rassemble des informations et exécuter des analyses techniques Est à l’écoute de l’emprunteur, des parties prenantes et résoud les problèmes ou adresse des messages à la direction. Il y a parfois de bonnes raisons de ne PAS faire ce que souhaite le FIDA Veille à ce que les solutions répondent à la plus large gamme possible d’intérêts Contrôle fiduciaire, “pas d’objections” à l’utilisation du produit du financement &

Introduction à la supervision des projets Qui fait quoi en matière de supervision au FIDA? (2) Présence dans le pays Garantit l’efficacité et l’impact en matière de développement Rassemble des informations auprès de l’emprunteur et des parties prenantes; rend compte et propose des solutions au CPP Exécute des analyses techniques sur la performance du COSOP et du portefeuille, et résoud les problèmes Au sein de l’EGPP, représente le FIDA dans les enceintes gouvernement/donateurs afin de créer et de renforcer les partenariats, la GS et la concertation Contrôle fiduciaire – suit l’exécution du PTBA et la conformité générale avec les directives du FIDA & 21 21

Qui fait quoi en matière de supervision au FIDA?(3) Introduction à la supervision des projets Qui fait quoi en matière de supervision au FIDA?(3) Direction Garantit l’efficacité et l’impact en matière de développement Approuve le plan et le budget de la supervision Prend en compte les facteurs macroéconomiques, sociaux et politiques ainsi que les aspects techniques et économiques - au niveau du pays et de la région Prend des décisions sur la base des informations reçues du personnel et d’autres acteurs Lettre post-mission au gouvernement Qualité de la supervision Les gestionnaires commentent la qualité de la supervision Processus d’examen annuel du portefeuille: au niveau des départments et de l’ensemble du FIDA

Introduction à la supervision des projets Comment obtenir les meilleurs résultats de la supervision Toujours mettre au premier plan l’efficacité et l’IMPACT du projet en matière de développement- au bénéfice de la population rurale pauvre Souplesse! Apprendre les règles et les réglementations pour savoir comment et quand être souple. Tirer des enseignements de l’expérience acquise Concentrer les efforts sur l’amélioration de la performance et de l’impact vérifiable sur le développement–adopter une approche visant à résoudre les problèmes Veiller à ce que le projet soit impulsé par la demande des bénéficiaires, afin de favoriser l’engagement des parties prenantes Promouvoir une approche participative de l’exécution, de la résolution des problèmes, de l’innovation et du partage de l’information Énoncer clairement les objectifs, les directives et les attentes dans le PTBA Exercer le contrôle fiduciaire du FIDA

Supervision de l’exécution des projets Principes généraux (1) Suive l’état d’avancement des projets par rapport aux objectifs et aux indicateurs de développement Contrôler les marchés passés et le décaissement des fonds Examiner l’efficacité du système de gestion et des rapports financiers Contrôler la conformité avec les accords de prêts

Supervision de l’exécution des projets Principes généraux (2) Évaluer les risques et les problèmes concernant la bonne exécution et la durabilité, et proposer des solutions concrètes Examiner de façon suivie la pertinence du projet pour le pays intéressé, les bénéficiaires, les priorités du FIDA en matière de développement; modifier au besoin Évaluer la qualité, le respect des mesures de sauvegarde et l’IMPACT de l’exécution! Ne pas perdre de vue l’IMPACT sur la population rurale pauvre

Supervision de l’exécution des projets: Gestion financière Objectif Objectif primordial du processus de gestion financière: Optimiser les bienfaits économiques et financiers de l’investissement Englobe de multiples processus, notamment finances, gestion, avoirs, comptabilité de caisse et financière; rapports financiers; contrôles internes; audit interne; audit externe Priorité à l’utilisation des systèmes nationaux cohérents avec les directives du FIDA

LE FIDUCIAIRE: Qui est-il? Supervision de l’exécution des projets: Gestion financière Rôles fiduciaires (1) LE FIDUCIAIRE: Qui est-il? “Fiduciaire” – Personne détenant une position de pouvoir et de confiance par rapport à un bien d’une autre personne et légalement tenue d’agir exclusivement dans l’intérêt de la personne qu’elle représente. La loi interdit au fiduciaire de d’utiliser des fonds pour son profit personnel. Issu du droit romain, Encyclopedia Britannica

RESPONSABILITÉ FIDUCIAIRE Supervision de l’exécution des projets: Gestion financière Rôles fiduciaires (2) RESPONSABILITÉ FIDUCIAIRE Combien de pouvoir? Combien de confiance? Trop de confiance peut être risqué; Mais le manque de confiance peut aussi coûter très cher La difficulté, c’est de trouver la juste mesure

Supervision de l’exécution des projets: Gestion financière Documents de référence Documents de prêt du FIDA Procédures et directives du FIDA (manuel/ LE) Procédures gouvernementales Manuel d’exécution des projets Manuel de gestion financière des projets Contrôles internes Comptabilité des projets Comptes bancaires distincts Audit annuel des comptes

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