Gestion des marchés Gestion des marchés Dec 2010

Introduction La gestion des marchés a pour objet dassurer que les droits et obligations de chacune des parties au marché soient exécutés afin de garantir la livraison ponctuelle, de prestations de la qualité requise et dans les limites du budget La gestion des marchés va du stade de lélaboration du PTBA, à celui de la clôture du marché, en passant par létablissement du cahier des charges, la remise de rapports et danalyses sur des points clés, et toute action requise de la part de chacune des deux parties. Toutes ces actions, permettent globalement un contrôle mesurable de lexécution du marché. Nous nous attachons ici à lexécution à partir de la signature du marché 2

Introduction Teneur du marché – tous les livrables pertinents, calendrier, délais, rapports axés sur les résultats et produits attendus, avec des indicateurs mesurables Gestion des marchés – le suivi-évaluation est déterminant Exécution des marchés– le marché narrive à son terme que lorsque le produit de qualité satisfaisante qui en est lobjet est livré à la date convenue 3

Les cinq stades de la gestion des marchés Suivi-évaluation de lexécution Gestion des modifications Règlement des litiges Gestion financière et paiement Administration du marché 4

Suivi et contrôle de lexécution des marchés Établissement du registre des marchés Établissement du registre de suivi des marchés Établissement de la feuille individuelle de suivi des marchés Établissement du formulaire de suivi des marchés Principales mesures administratives 5 Information clé Directives concernant la gestion des marchés – Prestataires de services

Suivi et contrôle de lexécution des marchés Services consultatifs Livraison ponctuelle des prestations clés Conformité aux exigences raisonnalbes Qualité des services fournis Indicateurs Fournitur es Ponctualité de la livraison Quantité livrée Respect du cahier des charges Travaux Ponctualité de chaque tranche de travaux Respect du cahier des charges Qualité des travaux 6

Suivi et contrôle de lexécution des marchés Conseils Indiquer la date effective de livraison des fournitures/travaux/services (ou des tranches convenues - milestones) Rappel écrit aux entrepreneurs/ consultants en cas de défaillance (y compris les pénalités) Classer les réponses des entrepreneurs/ consultants Noter les changements convenus des dates de livraison et des pénalités imposées 7

Inspections Il est nécessaire, en particulier dans le cas de travaux, de veiller à ce quun contrôle qualifié et indépendant soit exercé afin dassurer que les ouvrages soit exécutés dans les règles de lart 8

Réception Services Confirmation écrite que les services requis ont été fournis à bonne date et quils étaient de qualité acceptable Fournitures Rappport dinspection et de réception (RIR). Il peut éventuellement être nécessaire concernant les fournitures de veiller à ce que du personnel ou des consultants qualifiés participent à lélaboration du RIR Travaux Rapport dingénieurs spécifiant que la construction douvrages de qualité acceptable á été menée à bien dans les délais prescrits 9

Gestion des modifications Il convient déviter les modifications inutiles et dinsérer les modifications nécessaires dans le contrat Il est important de veiller à obtenir lapprobation préalable ainsi que lavis de non objection du FIDA si la valeur cumulative des modifications dépasse de 15% la valeur du marché 10

Recours Obtenir une assistance juridique déterminer si les pénalités prévues doivent sappliquer conformément au marché Résiliation négotiation arbitrage Règlement des litiges 11

Gestion financière et paiements Les paiements doivent être réglés conformément aux clauses contractuelles (normalement dans les 30 jours suivant la présentation dune facture valable) Il est important de tenir un échéancier des paiements prévus dans le cadre du Registre de suivi du marché en vue dassurer que le compte spécial soit suffisamment provisionné pour permettre de traiter rapidement la demande de paiement direct Les retards de paiement influent négativement sur le coût des marchés futurs – lorsque les retards de paiement se répètent régulièrement, les fournisseurs et les entrepreneurs prévoient une marge pour couvrir les retards de paiement prévisibles ou ils sabstiennent de soumissionner 12

Garanties de bonne fin Lorsquelles sont requises, ces garanties doivent être données par le fournisseur/entrepreneur en temps utile. Elles doivent être retournées dans les 30 jours suivant la réception définitive (clôture du marché conformément aux clauses contractuelles), y compris toute période de garantie ou de maintenance 13

Clôture du marché Que tous les biens/ services ont été fournis Que la documentation conservée dans le dossier du marché comprend la réception et lacceptation formelle de toutes les clauses contractuelles Quil ny a pas de réclamations ou dinvestigations en instance Que tout bien fourni par le projet a été restitué et que tout divergence est réglée Que toutes les mesures concernant les avenants au marché ont été appliquées Que tous les problèmes de sous-traitance ont été réglés Que les questions de garantie sont résolues et que le délai de garantie malfaçon est expiré Que tout audit nécessaire a été mené à bien Que la facture finale a été présentée et réglée Les chargés de passation des marchés, avec lappui technique nécessaire, doivent vérifier: 14

Merci