ADMINISTRATION DES PRÊTS Dec 2010

Table des matières Principes et cadre de l’administration des prêts …… 3 – 12 Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement ……..….…… 13 – 17 Procédures de décaissement…………………………… ……………18 – 32 Demandes de Retrait de Fonds……………………………… ….…..33 – 46 Conversions monétaires ....................................... ............47 – 52 Clôture du prêt et du projet ……………………….… …......……….53 – 62

Principes et cadre de l’administration des prêts

Principes fondamentaux de l’administration des prêts Dépenses éligibles uniquement: le produit du financement doit être utilisé uniquement aux fins pour lesquelles le financement a été accordé Veiller soigneusement à l’économie, à l’efficacité et à l’équité sociale Une dépense est éligible quand elle est encourue: les paiements d’avances autres que les avances contractuelles, effectués par le projet ne sont pas éligibles Premier retrait: Le premier retrait du compte de prêt/don n’a normalement lieu que lorsque le financement est entré en vigueur et que les conditions de décaissement ont été remplies Demande écrite: L’emprunteur ne peut solliciter un retrait que par demande écrite présentée dans des formes spécifiées et accompagnée des pièces justificatives pertinentes

Principes fondamentaux de l’administration des prêts Dépenses éligibles: les conditions suivantes doivent être remplies: Encourue par une partie au projet Au cours de la période d’exécution du projet Coût raisonnable des biens et services acquis Conformément aux procédures de passation des marchés stipulées à l’annexe 4 de l’AF/LE Conformément au PTBA approuvé Conformément aux pourcentages indiqués à l’annexe 2 de l’AF/LE pour les catégories autorisées Non interdites par le CS des Nations Unies aux termes du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies Non entachées de pratiques coercitives, collusoires, frauduleuses ou corruptrices Conformément aux documents de l’accord de financement Financement rétroactif: Si le financement rétroactif est expressément prévu à l’annexe 2 de l’AF, les dépenses admissibles effectuées aux fins du projet avant l’entrée en vigueur du financement peuvent être remboursées sur le compte de prêt après l’entrée en vigueur Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement: Envoyé par le FIDA au représentant autorisé de l’emprunteur, énonçant les dispositions importantes du financement, ainsi que les procédures et les directives concernant les décaissements

Principes de base de l’administration des prêts Processus de décaissement du FIDA: À la réception de la demande de retrait de fonds(DRF), les mesures suivantes sont prises: La Division gestion des programmes (PMD) vérifie que la DRF contient toutes les informations voulues et porte sur des dépenses éligibles PMD approuve la DRF, donne les instructions de paiement et transmet à la Section prêts et dons de la Division des finances (CFS) CFS peut procéder à une vérification indépendante de la DRF et envoie l’ordre de paiement à la Division de la trésorerie qui exécute le paiement CFS adresse un avis de débit à l’emprunteur et aux agents d’exécution et produit des états de facturation toutes les quinzaines Non approbation de la DRF: le FIDA informe l’emprunteur des raisons qui ont motivé le rejet de la demande et suggère les mesures correctives à prendre

Document juridiques et de projet du FIDA Documents du projet Documents généraux du FIDA Rapport de conception Accord de financement Conditions générales PV des Négotiations de prêt Amendement à l’accord de financement Lettre à l’emprunteur (LAE) Administration des prêts et dons Manuel opérationnel Manuel de décaissement des prêts Directives concernant la passation des marchés Directives concernant l’audit

Accord de financement Annexe 2 – Affectation et retrait des fonds du financement Numéro de la catégorie et description Montant du prêt affecté à chaque catégorie % des dépenses à financer Definition des termes Montant minimal des retraits Seuils applicables aux relevés de dépenses (RD) Financement rétroactif Conditions du premier décaissement au titre du prêt/ catégorie/ composante

Financement du FIDA Dates clés du financement Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS) Demandes de retrait de fonds établies dans différentes monnaies Décaissement converti en DTS et déduit du montant du financement Dates clés du financement Date d’approbation par le Conseil Date de l’accord de financement Date d’effet/d’entrée en vigueur Date d’achèvement du projet Date de clôture du prêt

Accord de financement de projet (Nouvelle version) DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR (Article VII) Date de l’accord de financement + en général 90-180 jours DATE D’ACHÈVEMENT DU PROJET (Article I) “X” anniversaire de la date d’effet PÉRIODE DE LIQUIDATION DU PROJET De la date d’achèvement du projet à la date de clôture du prêt DATE DE CLÔTURE DU PRÊT (Article I) Date d’achèvement du projet + 6 mois

Premier décaissement - conditions Le financement est déclaré effectif/ en vigueur Preuve de l’ouverture du compte désigné (CD) Lettre spécifiant les signataires autorisés des DR reçue Signataires autorisés à gérer le CD et spécimen des signatures reçus Condition(s) de décaissement remplie(s) PTBA et Plan de passation des marchés approuvés Demande de retrait de fonds en règle (voir fiche de contrôle)

Parties concernées Emprunteur FIDA Division Afrique de l’Est et australe, y compris l’unité régionale d’administration des prêts de Nairobi et le Chargé de programme pays Unité des prêts (Division de services financiers) Trésorerie Circuits bancaires internationaux

Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement

Lettre à l’emprunteur/ Manuel de décaissement Directives opérationnelles relatives au décaissement des fonds du prêt/don pour l’acquisition (marchés) de biens, travaux et services de consultants, détail des exigences en matière de rapports financiers et d’audit Expliqué à l’agent d’exécution lors de la mission de démarrage Pour les nouveaux projets, sous réserve des Conditions générales révisées, le manuel de décaissement est annexé à la lettre à l’emprunteur révisée Comprend les formulaires prescrits à utiliser par l’agent d’exécution pour le retrait des fonds du prêt/don

Lettre à l’emprunteur/Manuel de décaissement . . Explique les sujets suivants: Conditions de décaissement (Ouverture des comptes désignés, nomination des fonctionnaires authorisés à gérer les CD et à signer les DRF, etc) Procédures de décaissement Comptes désignés Instructions de retrait Plan de travail et budget annuels et plan de passation des marchés Affectation des fonds du financement Marchés de biens, travaux et services de consultants, y compris les méthodes Examen par le FIDA des décisions relatives à la passation des marchés Examens et évaluations périodiques du Programme Rapports et audits financiers Achèvement du projet/ clôture du financement Amendements

Manuel de décaissement – sujets Principes fondamentaux et administration des financements Instructions de retrait Procédures de décaissement Relevés de dépenses Registre des contrats/ suivi des contrats

Manuel de décaissement– Pièces jointes Modèle de lettre d’attestation du pouvoir de signer les DRF Instructions pour remplir les formulaires Les divers formulaires à utiliser pour 4 procédures de décaissement Avance/dépôt initial/Réapprovisionnement du Compte désigné/spécial Procédure de paiement direct Procédure d’engagement spécial Procédure de remboursement RD - Etablissement et éligibilité Fiche de contrôle projets– Formulaire et instructions pour remplir le formulaire Registre des contrats Situation des états financiers et rapport d’audit

Procédures de décaissement

Retrait des fonds du prêt (Expliqué dans la Lettre à l’emprunteur) Procédures de décaissement Retrait des fonds du prêt (Expliqué dans la Lettre à l’emprunteur) Compte spécial Procédure 1 Paiement direct procédure 2 Procédures de décaissement Remboursement Procédure 4 Engagement spécial Procédure 3

Compte spécial/ désigné (Procédure I) Mécanisme prévu dans l’accord de financement pour l’octroi d’avances sur le financement du FIDA Dépôt initial/avance – versé en USD ou dans une autre monnaie librement convertible Les demandes de réapprovisionnement doivent être présentées régulièrement au moyen des formulaires spécifiés – habituellement tous les trimestres (voir fiiche de contrôle)

Compte désigné/spécial Généralités Les dispositions relatives au compte désigné/spécial se trouvent à l’Article II/ Section B de l’accord de financement et à la Section 4.08 des Conditions générales L’Article II/Section B spécifie la banque où le compte désigné/spécial doit être ouvert ainsi que le montant et la monnaie de l’allocation/avance autorisée, le mode de paiement (c’est-à-dire le montant total ou les tranches) et les personnes désignées ou le bureau autorisé à gérer le compte spécial L’Article IV traite du compte de prêt et des décaissements – décaissements des comptes de prêt ou de don, engagements spéciaux, DRFs, transferts, affectation et réaffectation des fonds du financement, dates de valeur des retraits, dépenses éligibles et remboursement des retraits Le fonctionnement du compte spécial comporte 3 étapes au cours de la vie du projet : Paiement de l’allocation autorisée ou du dépôt initial Réapprovisionnement du compte spécial Recouvrement de l’allocation autorisée

Compte spécial Paiement de l’allocation autorisée (dépôt initial)/avance Revoir le libellé des conditions de décaissement à l’annexe 2 de l’accord de financemenr//LE S’assurer de la réception de la preuve de l’ouverture du CS/CD et de la lettre indiquant les personnes autorisées à gérer le compte Vérifier si l’ouverture du CS est une condition d’entrée en vigueur Après le paiement du FIDA, émettre la lettre du CS L’accord de financement peut prévoir le versement de l’allocation/avance autorisée en 2 ou plusieurs tranches Au cours de l’exécution du projet, l’allocation autorisée peut être majorée par le biais d’un amendement à l’accord de financement

Compte spécial Réapprovisionnement du compte désigné/spécial Vérifier les points suivants Taux de change utilisé Fréquence de présentation des DRF Présentation des pièces justificatives voulues Utilisation correcte des feuilles récapitulatives Réapprovisionnement au cours de la période de recouvrement du depôt initial– doit être égal au solde restant après avoir appliqué le pourcentage convenu pour justifier le depôt initial Examiner attentivement les DRF pour déterminer les dépenses éligibles au titre des RD et celles qui nécessitent des pièces justificatives Habituellement au moins 20% de l’allocation autorisée

Compte spécial Recouvrement de l’allocation autorisée (dépôt initial)/avance Calendrier de recouvrement: surveiller les 2 points de déclenchement, le premier à se produire étant retenu Pourcentage du recouvrement: à confirmer par le CPP Le taux de change à utiliser est le taux historique à la date de valeur du versement du dépôt initial S’assurer du contrôle du recouvrement du dépôt initial/ avance sur le CS/CD et rapprochement des soldes non justifiés avec le LGS Au début du recouvrement – émission de la lettre de recouvrement CS/CD Montant à rembourser au FIDA Solde non justifié selon les livres du FIDA; non le solde bancaire Le solde non justifié doit être rapproché avec le LGS Lorsque le dépôt initial est pleinement justifié, tout solde en banque appartient à l’emprunteur et ne doit pas être remboursé au FIDA; tous les réapprovisionnements futurs seront traités comme des remboursements au gouvernement Le compte de prêt ne peut pas être clôturé par le FIDA si l’allocation autorisée/ l’avance n’est pas pleinement justifée ou si la partie non justifiée n’est pas remboursée au FIDA

Compte spécial/ État de dépenses Compte désigné/spécial Relevés de dépenses Concerne le financement L’éligibilité s’applique à toutes les catégories Présentation du formulaire prescrit au lieu des pièces justificatives requises L’éligibilité est limitée aux dépenses couvertes par l’accord de financement ou prescrites par le FIDA

Rapprochement du compte désigné/spécial À présenter avec chaque DRF pour réapprovisionnement Montre la situation à la fin de la période couverte par la DRF Doit indiquer tous les soldes bancaires justifiés par des extraits bancaires conformément au formulaire de rapprochement du compte désigné/spécial. Chaque ligne du formulaire de rapprochement du CS/CD doit être remplie conformément aux Notes & Instructions ci-jointes

Paiement direct (Procédure II) Le projet donne instruction au FIDA de payer directement un fournisseur, une entreprise ou un consultant, ou toute autre tierce partie Au minimum l’équivalent de 20 000 USD environ pour chaque paiement direct Pour les paiements d’un montant inférieur à 20 000 USD environ, le projet doit utiliser les fonds du compte désigné Les pièces justificatives doivent indiquer: Les montants dus (facture, décompte ou note de demande de paiement) Paiement initial ou avance, paiements en tranches au titre de contrats (tel qu’enregistré sur le formulaire de suivi des contrats), certificat d’avancement et facture/ bon de commande Note: les instructions de paiement données dans les DR doivent être claires et complètes

Engagement spécial (Procédure III) Procédure de décaissement pour le paiement de biens dont le mode de paiement est une lettre de crédit Étapes / Processus Le projet émet une LC et envoie la DRF au FIDA avec copie de la LC et du contrat (Formulaire 301) Le FIDA envoie la lettre d’ES à la banque du fournisseur en garantie du paiement (Formulaire 302) La banque envoie la demande de paiement au FIDA quand les conditions de la LC sont remplies (Formulaire 303)

Procédure d’engagement spécial Généralités Une demande de retrait spécial (Formulaire 301) est présentée par le projet quand le mode de règlement convenu pour l’achat de biens est la lettre de crédit (LC) Cette DRF est traitée et vérifiée au moyen de la fiche de contrôle 3 concernant l’engagement spécial Après traitement par le CPP, la fiche de contrôle certifiée est transmise au Bureau de Nairobi

Procédure d’engagement spécial Émission de la lettre d’engagement spécial Sur la base de la fiche de contrôle certifiée, le Bureau de Nairobi prépare un projet de lettre d’engagement spécial (LES), en utilisant le formulaire 302 et l’envoie pour signature à la Division des finances, accompagnée de la fiche de contrôle. Le contenu détaillé de la LC est dûment reproduit dans la LES. La LES finale, signée par le Contrôleur est envoyée à la banque négociatrice (destinataire de la LES) avec le formulaire 303 en pièce jointe La valeur de l’engagement spécial (le montant demandé dans le formulaire 301 de DRF) est converti en DTS au taux de change du FMI en vigueur à la date de la préparation, une petite marge étant ajoutée pour couvrir les fluctuations futures du taux de change Les LES émises pour chaque prêt/don portent un numéro d’ordre La fiche de contrôle sert à vérifier les étapes de la préparation et de l’émission de la LES

Procédure d’engagement spécial Instructions de paiement relatives aux engagements spéciaux Une fois que les conditions de la LC sont réunies, la banque négociatrice envoie la demande de remboursement via SWIFT ou une demande écrite de paiement à la Trésorerie du FIDA (Formulaire 303) La Trésorerie envoie le message SWIFT de la Banque négociatrice au Bureau de Nairobi Une fois achevé le processus de vérification, l’ordre de paiement (OP) en faveur de la banque négociatrice est préparé sur le formulaire prescrit pour le paiement des engagements spéciaux Le paiement autorisé dans l’OP est enregistré dans le récapitulatif de paiement des engagements spéciaux, citant le numéro de la DRF et le numéro de référence de la LC

Remboursement (Procédure IV) Dépense préfinancée par le gouvernement ou par d’autres sources Remboursée par le FIDA dans la monnaie de la dépense Les demandes de remboursement doivent être présentées dans un délai de trois mois à compter de la date du paiement

Demandes de retrait de fonds

Formulaires Formulaires de demande de retrait Feuilles récapitulatives des demandes Formulaire de relevé de dépenses. Registre des contrat Etat de rapprochement du compte désigné/spécial Fiche de contrôle des DRF du projet Fiche de contrôle du FIDA

Formulaires de DR Demande de retrait– Formulaire 100 Numéro d’ordre quelle que soit la procédure de décaissement utilisée Toutes les sections doivent être remplies Les instructions de paiement doivent mentionner le nom complet et l’adresse de la banque ainsi que le numéro de compte du bénéficiaire, y compris le cas échéant la banque correspondante

Formulaire 102-A (SA) et 102-B (au gouvernement) Feuille récapitulative de demande Formulaire 101-A (CS) et 101-B (Paiement direct/ Remboursement au gouvernement) Pour le paiement direct et pour le remboursement des dépenses non éligibles au titre du RD Les pièces justificatives doivent être jointes Formulaire 102-A (SA) et 102-B (au gouvernement) Formulaire prescrit pour les dépenses éligibles au titre du RD Il n’est pas nécessaire de présenter des pièces justificatives; Le RD doit être signé par le personnel désigné du projet

Pièces justificatives Pour les dépenses admissibles au titre du RD Le formulaire 102A ou 102B prescrit pour le RD, avec le texte de certification, dûment certifié par les 3 signataires désignés: le comptable du projet, le coordonnateur du projet et le signataire de la DR Pour le paiement direct à une entreprise, un fournisseur ou un consultant La fiche récapitulative 101B, accompagnée des pièces suivantes, selon le cas: Copie de la facture (ou de la lettre de demande, du décompte) certifiée pour paiement par le coordonnateur du projet Copie du contrat (pour le premier acompte) ou formulaire de suivi du contrat Copie du bon de commande Copie de la garantie bancaire, pour l’avance et/ou la garantie de bonne exécution Copie du bon de livraison des biens Copie de la certificat d’avancement des travaux de génie civil achevés Copie du rapport du consultant, le cas échéant, pour le paiement final Note: les originauxl des documents ci-dessus étant conservés par l’UGP aux fins d’audit, une photocopie est acceptée comme pièce justificative

Pièces justificatives Pour le réapprovisionnement du compte désigné/spécial Le formulaire 102A de RD, certifié pour les dépenses éligibles La feuille récapitulative 101A avec copie des documents ci-dessus (selon le cas) plus peuve du paiement (reçu ou relevé bancaire), pour les dépenses non éligibles au titre du RD État de rapprochement du compte désigné/spécial, avec l’extrait de la banque qui détient le CD/CS Pour les engagement spéciaux Copie de la lettre de crédit ouverte par le projet Copie du contrat Pour toutes les DR, quelle que soit la procédure de décaissement La fiche de contrôle du projet certifiée par le comptable et le coordonnateur du projet La synthese des dépenses par catégorie du montant de la DRF Copie de la non objection du CPP à l’attribution des marchés de biens, travaux ou de services de consultants

Procédure de RD Le CPP envoie à l’emprunteur la notification officielle de la couverture du RD Les dispositions relatives aux RD sont spécifiées dans la LE L’amendement à l’accord de financement n’est pas requis pour les changements de couverture/seuil des RD sauf si le seuil des RD est spécifié dans l’accord de financement

État de dépenses Dispositions de l’accord de financement Les dispositions de l’accord de financement relatives aux RD se trouvent toujours à l’ annexe 2 Points à prendre en considération Cas des RD, en tenant compte du fait que le seuil peut être basé sur les contrats ou sur les depenses individuelles L’interprétation de la couverture des RD telle que prévue: i) dans l’accord de financement; ii) dans le procès verbal de négoCiation du prêt; ou iii) dans l’accord conclu durant la mission de démarrage – en accordant une attention particulière au plafond financier (habituellement 20 000 USD) Les catégories de dépenses normalement pleinement éligibles au titre des RD sont par exemple: Crédit, formation locale, salaires et indemnités locaux, dépenses de fonctionnement et travaux de génie civil en régie

Relevé de dépenses Formulaires des RD prescrits Formulaire 102A pour le réapprovisionnement du compte désigné/spécial Formulaire 102B pour le remboursement de dépenses préfinancées Le texte de certification est exigé pour chaque formulaire de RD 3 signatures sont toujours nécessaires: comptable du projet, coordonnateur du projet et signataire de la DRF Autres points à prendre en compte Le rapport entre le plafond financier des RD et le seuil de l’ examen préalable à l’acquisition Un système de classement approprié de l’UCP permettant le traçage de l’audit lors des missions de supervision L’audit des RD et une opinion séparée exprimée par un auditeur indépendant

Pour les décaissements rapides S’assurer (1) Signataires autorisés pour les DRF Instructions bancaires, y compris la banque correspondante Pièces justificatives complètes Eligibilité au titre des relevés de dépenses Procédures de passation des marchés Conditions de paiement (conditions de paiement contractuelles ) Monnaie de dépense % de financement correct S’assurer (2) Conditions de décaissement réunies (Ann. 2 de l’accord de financement) Seuil de la demande de retrait de fonds: paiement direct: habituellement environ 20 000 USD au minimum; Réap. CD/CS: 20% de l’allocation/avance autorisée (ou plus) Utilisation correcte du taux de change Exactitude des calculs

Présentation des demandes de retrait Contenu de la DRF Chaque DRF doit comprendre: Les pièces justificatives requises Le montant de la demande de retrait de fonds Si le montant final approuvé est inférieur à celui de la DRF, l’OP peut être émis et le projet est averti des rédutions opérées Si le montant final approuvé est supérieur à celui de la DRF, le projet doit être informé des constatations faites et des corrections apportées (en pratique, la DRF peut être traitée avec des montants inférieurs (non supérieurs) à ce qui est indiqué sur le formulaire 100. si le montant payable est supérieur à celui qui est indiqué sur le formulaire 100, le projet est invité à demander la différence dans la DRF suivante) Une DRF peut être autorisée pour un paiement partiel et le solde est réglé au moyen d’un OP distinct Fiche de contrôle de la DRF (Formulaire 105)

Présentation des demandes de retrait Formulaire 100 de demande de retrait La préparation et l’approbation de la DR au niveau du projet est un long processus faisant intervenir le personnel du projet et les fonctionnaires compétents du Ministère concerné Le projet doit présenter le formulaire 100 prescrit, signé par le signataire désigné de la DR Une DR sans les signatures autorisées ne sera pas traitée Quand une DR n’est pas signée du tout ou quand elle n’est signée que par 1 de 2 signataires requis, le projet doit envoyer une nouvelle DR portant la signature ou les signatures requise(s)

Présentation des demandes de retrait Communication écrite Une communication écrite des autorités du projet est requise dans les cas suivants: Changement de signataires autorisés des DR – Original de la lettre signée par le représentant de l’emprunteur Quant l’OP a déjà été émis et que le paiement de la DR a été réglé, demande d’ajustement de la DR présentée par le projet– Original de la lettre signée par le coordonnateur du projet Confirmation de l’augmentation du montant de la DR suite à son examen Changement de la banque où est tenu le compte spécial Changement du numéro de compte, dans la même banque, suite à des changements dans le système de la banque Confirmation de la dernière DR présentée avant la clôture du compte de projet

Présentation des demandes de retrait Communication par courriel La Communication par courriel par l’autorité du projet est acceptable dans les cas suivants: Changement de la catégorie à imputer Information sur la banque correspondante ou changement de banque correspondante Toute autre information pertinente fournie par le projet concernant la demande Le projet doit remplir toutes les sections de la DRF

Conversions monétaires

Conversion monétaires Utilsation des taux de change L’utilisation des taux de change en ce qui concerne les prêts du FIDA s’applique dans un des cas suivants: Conversion en droits de tirage spéciaux (DTS) du financement du FIDA libellé en dollars (USD) Conversion des retraits du compte de prêt en DTS, sur la base des DR approuvées en différentes monnaies Pour le réapprovisionnement du compte spécial, conversion des dépenses en monnaie locale débitées au compte spécial dans la devise du compte spécial, par exemple USD, EUR Conversion des montants des DRF présentées comme justification de l’allocation autorisée (dépôt initial) du compte spécial

Conversions monétaires Conversion du prêt du FIDA en DTS Le prêt du FIDA est libellé en USD dans le Rapport de conception Lors des négociations du financement entre les représentants de l’emprunteur et du FIDA, le montant en USD du prêt est converti en DTS au taux USD/DTS en vigueur à la fin du mois précédant la négociation du prêt De même, les montants alloués à chaque catégorie sont convertis en DTS en utilisant le même taux de change Le montant du financement est fixe et est indiqué dans les sections pertinentes de l’accord de financement Si le projet est en partie financé par un don, appelé composante don du projet, le montant du don est aussi libellé en DTS Le cours du DTS est coté chaque jour par le Fonds Monétaire International et publié sur son site web – www.imf.org

Conversions monétaires Conversion des retraits du compte de prêt/don Les prêts et les composantes dons des projets sont libellés en DTS Les décaissements du compte de prêt/don sont effectués dans les monnaies dans lesquelles les dépenses devant être financées par le prêt/don ont été réglées ou sont réglables Chaque demande de retrait de fonds qui est présentée par l’emprunteur est réglée dans la monnaie demandée dans la DRF et approuvée par le FIDA Le paiement effectué est converti en DTS au taux en vigueur à la date de valeur du paiement, c’est-à-dire la date à laquelle le compte bancaire du FIDA est débité de l’équivalent du montant du décaissement Les demandes de décaissement libellées dans des monnaies autres que l’USD, sont converties d’abord en USD au taux des Nations Unies en vigueur au cours du mois du paiement et ensuite en DTS comme ci-dessus

Conversions monétaires Conversion de dépenses en monnaie locale financées par le compte spécial Lors de la préparation d’une DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial/désigné, les dépenses en monnaie locale sont converties dans la devise du compte spécial, au taux en vigueur au moment du virement des fonds du compte spécial au compte opérationnel du projet afin de recouvrer la valeur effective du virement effectué L’un des outils à utiliser par le projet pour suivre les mouvements et le fonctionnement du compte spécial/ désigné est l’état de rapprochement du compte spécial/désigné. Cet état est présenté avec chaque DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial/ désigné

Conversions monétaires Conversion des DRF utilisées comme justification (ou recouvrement) du dépôt initial/avance au compte spécial/ désigné 2 points de déclenchement pour établir la justification du dépôt initial/avance au compte spécial/désigné; le premier chronologiquement étant retenu: 6 mois avant la date d’achèvement du projet, ou Quand le solde non décaissé du financement, déduction faite des engagements spéciaux en cours, est égal au double du montant de l’allocation autorisée Quand l’un ou l’autre de ces points de déclenchement est atteint, chaque demande de réapprovisionnement du compte spécial/désigné est utilisée, en tout ou en partie, comme justification de l’allocation/ avance autorisée Le taux de change utilisé pour la justification partielle ou totale est le taux historique – taux auquel l’allocation/ avance autorisée a été payée

Clôture du prêt et du projet

Clôture du prêt et du projet Terminer l’exécution de tous les contrats de services à financer par le FIDA avant la date d’achèvement du projet Examen du plan de passation des marchés Vérification de l’exécution physique et financière des contrats Proposition de solutions destinées à faciliter l’exécution complète des travaux Annulation des contrats qui ne peuvent pas être exécutés dans les délais impartis Inventaire des immobilisations Liste des immobilisations précisant: le type, la date d’acquisition, la valeur d’acquisition, la valeur résiduelle, la destination recommandée ou la liquidation Conservation des dossiers et documents pendant 10 ans Création d’une base de données dans le pays Sécurisation des dossiers – conserver sous clé! Rapport d’achèvement du projet, enseignements tirés, évaluations et autres utilisations futures

Clôture du prêt et du projet Disposition du personnel à la date d’achèvement Examen de la dotation en personnel, en prenant note des dates provisoires de fin de contrat Calcul des émoluements du personnel Vérification de la disponibilité du financement et des ressources nationaux Postes généralement maintenus jusqu’à la date de clôture du financement (6 mois après la date d’achèvement du projet): Coordonnateur du projet Agent administratif et financier/comptable Agent de S&E Personne chargée du suivi/évaluation Secrétaire Chauffeurs et personnel de surveillance, suivant les besoins

Clôture du prêt et du projet Liquidation 1 an avant la date d’achèvement du projet (DAP): Le CPP informe le projet de l’approche de la DAP et rappelle les conditions d’admissibilité requises 6 mois avant la DAP: Initier le recouvrement du dépôt initial au compte spécial Déterminer le pourcentage de recouvrement Toutes les activités doivent être achevées d’ici la DAP À la DAP ou après: Surveiller les paiements contractuels – déterminer leur éligibilité Entre la DAP et la date de clôture du prêt (DCP)= période de liquidation: Le projet doit envoyer au CPP une lettre exposant le plan d’action et les dépenses prévues Surveillance des paiements contractuels – seuls les contrats achevés à la DAP sont éligibles Seules les dépenses de liquidation sont éligibles

Clôture du prêt et du projet Conditions d’admissibilité des dépenses Biens livrés, travaux de génie civil achevés et services rendus à la DAP ou avant Dépenses de liquidation (entre la DAP et la DCP) Salaires et indemnités du personnel clé du projet Dépenses de fonctionnement Coûts du Rapport d’achèvement du projet Honoraires relatifs au rapport final d’audit

Clôture du prêt et du projet Si l’emprunteur a besoin d’un délai supplémentaire pour présenter des DRF au titre de dépenses éligibles, il doit contacter le CPP pour l’octroi d’un délai de grâce Le CPP demande à l’Unité des prêts de maintenir le compte de prêt ouvert pour permettre le paiement des DRF en retard

Clôture du prêt et du projet Passation de marchés durant le processus d’achèvement du projet Assurer ce qui suit: Veiller attentivement à ce que tous les biens soient livrés/les travaux achevés et les services rendus d’ici la date d’achèvement du projet : Contrôler le plan final de passation des marchés et les rapports d’activités de la dernière année du projet Prendre des mesures pour faciliter l’exécution physique complète des contrats Résilier les contrats qui ne peuvent pas être exécutés d’ici la date d’achèvement Veiller à ce que seuls les contrats exécutés avant la date d’achèvement du projet soient payés S’assurer que les dossiers de passation de marchés sont complets et obtenir du projet tout document manquant Faire un rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les projets futurs

Clôture du prêt et du projet Recouvrement/ Justification Chaque DRF traitée/approuvée à titre de justification – partielle ou complète: Ne constitue pas un décaissement du compte de prêt Sert seulement de justification est convertie en DTS au taux historique utilisé à la date de valeur du versement du dépôt initial Tout reliquat du dépôt initial qui n’est pas justifié à la date de clôture du financement est remboursé au plus tôt au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour le retrait du compte de prêt Le montant à rembourser au FIDA est la portion non justifiée du dépôt initial – et non le solde du compte spécial dans la banque où celui-ci est tenu

Clôture du compte de prêt Conditions requises Le dépôt initial au CS est entièrement recouvré/justifié La dernière DRF est confirmée au FIDA par l’autorité du projet Le projet veille à ce que toutes les dépenses éligibles soient réclamees pour paiement Le rapport final d’audit a été remis Le rapport d’achèvement du projet a été accepté par le FIDA Le solde non décaissé du financement est annulé par le FIDA

Merci