Gestion et contrôle des immobilisations Dec 2010 1

Qu’est-ce qu’une immobilisation? C’est un actif dont la durée de vie utile est supérieure à un an, possédé et utilisé par un projet pour atteindre ses objectifs déclarés Par exemple: Ordinateur Mobilier Véhicule Bétoneuse Photocopieuse

Pourquoi faut-il gérer les immobilisations? Leur durée de vie étant supérieure à 12 mois, elles doivent être reportées sur l’exercice comptable suivant Elles sont exposées à une mauvaise utilisation, à des abus, à des vols et à des fraudes Elles doivent être maintenues en bon état de fonctionnement Elles doivent être remplacées, ce qui exige une planification et un financement Elles ont habituellement une valeur élevée Elles sont acquises avec les fonds du projet et elles lui appartiennent Les immobilisations doivent être remises au gouvernement à la clôture du projet

Qu’est-ce qu’un registre des immobilisations (RI)? C’est un enregistrement manuel ou électronique des immobilisations Il contient la descritpion détaillée des immobilisations – marque, modèle, caractéristiques techniques, quantité, valeur, fournisseur, factures, dotation, localisation etc. Il mentionne aussi la date de réception de l’actif et la référence du bordereau de paiement. Chaque catégorie d’actif figure sur une page distincte du RI L’inscription au RI doit avoir lieu avant que le paiement soit effectué au fournisseur Toute modification du RI doit être dûment autorisée Il indique le solde comptable d’une catégorie d’actifs à un moment donné Le solde comptable est le solde de l'actif/de la catégorie d'actifs figurant au RI

Qu’est-ce qu’un registre de dotation des immobilisations (RDI)? Alors que le RI est tenu par catégorie d’actifs, le RDI est tenu par employé détenant un actif. Il y a un feuillet pour chaque employé qui a la garde d’un actif Il enregistre la date de dotation et de retour de chaque actif Il porte la signature de l’employé qui reçoit l’actif et celle du magasinier à qui il est restitué Ce registre doit être rapproché périodiquement du RI. Toutes les dotations enregistrées dans le RI doivent se retrouver dans le RDI Ce registre permet de localiser l’actif au moment de l’inventaire physique

Quelles sont les procédures courantes de contrôle des immobilisations? Marquage et étiquetage des actifs – les actifs sont maqués ou étiquetés de façon qu’ils puissent être facilement identifiés et que leur propriété puisse être établie Assurance des immobilisations contre le vol, l’incendie, les dégâts des eaux, etc.- Dans la plupart des pays seuls les véhicules sont assurés. Mais il est conseillé d’assurer toutes les immobilisations du projet. Certains accords de financement en font une obligation Inventaire physique des immobilisations à intervalles réguliers Carnet de bord pour les véhicules, engins de construction, générateurs etc. Le carnet de bord contient l’enregistrement détaillé de l’utilisation de l’actif et est habituellement tenu par le chauffeur ou le conducteur d’engin. Il permet de détecter l’usage personnel des actifs du projet. Il sert aussi au calcul de la consommation de carburant Référencement croisé des enregistrements des actifs financiers et des immobilisations – afin d’éviter qu’un fournisseur soit payé avant que l’actif soit enregistré dans le RDI. Aux fins de contrôle interne, il est indispensable de rapprocher les enregistrements de la comptabilité financière et les enregistrements des immobilisations Note: Dans certains pays, la politique gouvernementale ne prévoit que l’assurance des véhicules

Contrôle physique des immobilisatons Exécuté par une équipe interdépartmentale Doit être mené sous la supervision des auditeurs externes/ internes au moins une fois par an Contrôles surprise lors des visites d’audit/supervision Pour vérifier l’existence, l’état et la détention des actifs Soldes physiques comparés avec les soldes comptables Discordances signalées Les discordances doivent être corrigées dans les écritures financières après autorisation en bonne et due forme

État d’inventaire physique des immobilisations (EIPI) C’est le formulaire utilisé pour l’enregistrement des résultats du contrôle physique des immobilisations L’EIPI enregistre le code, le solde comptable, le solde physique et l’état des immobilisations ainsi que toute discordance et les causes possibles d’une éventuelle discordance Les écarts par excès ou par défaut sont également graves et nécessitent une enquête approfondie Doit être signé par tous les membres de l’équipe de vérification De préférence, il devrait être contresigné par les auditeurs

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