Audit externe Dec 2010 1

Audit Définition Objectifs sous-jacents Fréquence Examen a posteriori des livres comptables, états financiers, relevés des opérations et systèmes financiers Examen de l’adéquation des systèmes et procédures comptables, de la capacité à tenir des comptes et des états appropriés des dépenses des projets/dons Objectifs sous-jacents donner crédibilité et garantir la responsabilité Vérifier la conformité avec les clauses des accords prêt concernant les questions financières Déceler les faiblesses des contrôles internes/ systèmes financiers, et formuler des recommandations à cet égard Fréquence Annuelle À remettre au FIDA normalement six moins après la fin de l’année

Obligatoire pour les projets du FIDA Types d’Audit Audit des états financiers L’auditeur exprime son opinion sur les états financiers du projet Obligatoire pour les projets du FIDA Audit de conformité L’auditeur vérifie la conformité avec les règles internes, réglementations, procédures et processus mis en place par la direction Audit opérationnel Examen approfondi des techniques de gestion et des résultats du projet. Étude de tous les domaines fonctionnels, recensement des problèmes d’exécution et recommandations sur les mesures à prendre pour améliorer l’efficience et l’efficacité des opérations

Emprunteur/bénéficiaire d’un don Rôles de l’audit Emprunteur/bénéficiaire d’un don Auditeur externe Prépare le mandat, gère le processus de sélection (le cas échéant) et nomme l’auditeur Présente les états financiers annuels Applique les mesures correctives Exécute le travail d’audit, y compris 3 rapports/opinions d’audit Indique les dépenses non admissibles/ irrégularités Présente une lettre de recommandations FIDA Approuve le mandat et nomme l’auditeur après évaluation de ses capacités Suit attentivement la présentation et l’examen des rapports d’audit Suit l’application des mesures correctives Applique des sanctions/ autres mesures s’il y a lieu, y compris la suspension des décaissements et/ou l’annulation du reliquat du financement

Dispositions de l’accord de financement/LE concernant l’audit Section 5.02 a) de l’accord de financement: délai prescrit pour la nomination des auditeurs pour la 1re année (habituellement 90 jours à partir de la date d’entrée en vigueur) et pour les années suivantes (90 jours à compter du début de l’exercice) Section 5.02 b) de l’accord de financement: le rapport d’audit doit être présenté au Fonds dans les six mois suivant la fin de exercice budgétaire. Y sont aussi stipulées les opinions spécifiques que doivent exprimer les auditeurs – ED et gestion du compte spécial. Y est également énoncé que les auditeurs doivent présenter une lettre de recommandations indiquant les faiblesses des contrôles internes et les mesures correctives à prendre à cet égard Section 6.04 de l’accord de financement: si l’emprunteur ne présente pas le rapport d’audit dans le délai prescrit à la section 5.02 b) et que de l’avis du Fonds il paraît peu probable qu’il le fasse dans un délai raisonnable, le Fonds peut engager des auditeurs indépendants pour mener à bien l’audit Section 6.01: la non présentation du rapport d’audit dans le délai de 12 mois donne au Fonds le droit de suspendre les décaissements (NB: aux termes des nouvelles conditions générales, c’est aussi le cas si le rapport d’audit n’est pas satisfaisant)

Dispositions de l’accord de financement/LE concernant l’audit Section 9.03 a) des conditions générales dispose que les états financiers y compris le relevé du compte spécial et les états de dépenses doivent être audités conformément aux principes d’audit généralement acceptés Section 9.03 b) des conditions générales prévoit que l’auditeur doit vérifier: L’adéquation des systèmes de comptabilité et de contrôle interne permettant de suivre les dépenses et autres opérations financières L’adéquation des systèmes de comptabilité de de contrôle interne permettant de protéger les actifs du projet L’adéquation des relevés conservés sur les opérations pertinentes Section 10.04 des conditions générales stipule que l’emprunteur et les parties au projet doivent coopérer pleinement avec les auditeurs dans le cas d’un audit entrepris à l’initiative du Fonds

Portée et objectifs de l’audit Des auditeurs acceptables par le Fonds doivent être nommés de façon équitable, ponctuelle et transparente pour conduire l’audit des systèmes de gestion financière du projet pour la 1re année du projet et chaque année suivante (note: l’obligation d’audit peut être levée par le Fonds pour la première année si les circonstances le justifient (par exemple, absence de décaissements, etc) L’audit doit comprendre le rapport d’audit exprimant une opinion sur les états financiers, le rapport d’audit de conformité concernant la conformité avec les dispositions du prêt et une lettre de recommandations. S’il le juge approprié, le Fonds peut insister pour qu’un audit opérationnel soit entrepris Doit être conduit conformément à des normes d’audit admises (habituellement les normes internationales d’audit (ISA) ou les normes nationales, si elles sont acceptables), Dans le cas contraire, il est nécessaire de signaler dans quelle mesure elles s’en écartent.

Auditeur externe – Qui est-il? Un professionnel externe indépendant Dans certains pays, c’est obligatoirement l’office national des comptes / institution supérieure de contrôle des finances publiques; sinon, un cabinet du secteur privé à convenir avec le FIDA Mission de l’auditeur externe Un audit professionel comprend des opinions sur: Les états financiers du projet L’utilisation du compte spécial/des comptes spéciaux conformément à l’accord de financement L’admissibilité des dépenses figurant sur les DR/ ED Une lettre de recommandations sur les contrôles internes et les systèmes Le signalement des dépenses non admissibles

Auditeur externe – Base de travail Normes d’audit: Renseignent sur les objectifs et les principes généraux régissant l’audit des états financiers Comprennent un ensemble de directives méthodiques utilisées par les auditeurs pour la conduite des audits, et assurant l’exactitude, la cohérence et la vérificabilité des actions et des rapports des auditeurs Il existe differents systèmes de normes d’audit généralement admises (GAAS) Les projets du FIDA sont généralement tenus d’utiliser les normes internationales d’audit (ISA)/ Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI) Les normes nationales peuvent être utilisées avec l’accord du FIDA Les normes d’audit utilisées doivent être spécifiées dans le rapport de l’auditeur

L’audit des états financiers vérifie Si les états financiers sont établis conformément à des principes comptables internationalement reconnus (IFRS/ IPSAS) ou à des normes nationales acceptables appliquées de façon cohérente et sur une durée raisonnable Si les dépenses sont admissibles en vertu des dispositions de l’accord de financement Si les relevés et les états financiers et comptables sont exacts Si les différentes dépenses comprises dans les totaux indiqués dans les RD sont correctement approuvées, classées, accompagnées de pièces justificatives et admissibles aux termes de l’accord de financement. Si des dépenses non admissibles sont détectées, le Fonds peut revoir le droit de l’emprunteur à utiliser le mécanisme du RD: l’emprunteur peut être invité à rembourser au compte spécial le montant de toute dépense non admissible

L’audit des états financiers vérifie Si le mécanisme du compte spécial est utilisé de façon appropriée, le CS correctement rapproché, les retraits du CS dûment autorisés Si le solde de fin d’année du financement est rapproché des états du FIDA Si le projet est doté de contrôles internes et comptables adéquats pour enregistrer et rapporter les opérations financières avec ponctualité et exactitude et pour protéger les actifs du projet. Si le système d’audit interne est à la mesure de la taille et de la complexité du projet Si les actifs du projet existent physiquement, sont en bon état de fonctionnement et sont détenus au nom du projet Tout autre sujet sur lequel le Fonds peut demander spécifiquement aux auditeurs de rendre compte, qu’il figure ou non dans l’accord de financement

Rapport d’Audit – Teneur Le rapport doit être présenté selon un plan normalisé: Le paragraphe 1: retrace le travail d’audit accompli. Définit les responsabilités respectives de l’auditeur et de l’audité Le paragraphe 2: décrit de façon détaillée la portée du travail d’audit, fournit une description générale de la nature du travail, donne des exemples des procédures appliquées, signale toute limitation de l’audit imputable à la nature du travail. Ce paragraphe précise aussi que l’audit a été exécuté conformément aux GAAS de référence Le paragraphe 3: expose l’opinion de l’auditeur sur les états financiers, par exemple, s’ils ne comportent pas d’inexactitudes ou de problèmes importants (par exemple erreurs importantes ou graves), donnent une image exacte et fidèle des résultats opérationnels, de la situation financière et de la trésorerie de l’audité, et s’ils sont conformes aux principes comptables de référence indiqués S’il le juge nécessaire, l’auditeur peut aussi ajouter des informations supplémentaires au rapport sans modifier l’opinion générale du rapport

Rapports d’audit – Opinion On distingue 4 différents types d’opinion: Opinion sans réserve* Opinion avec réserve** Opinion défavorable*** Refus de certifier*** Dans certains cas, l’opinion sans réserve exprimée n’est pas entièrement cohérente avec les conclusions de l’audit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les constatations du FIDA à l’occasion de la superivision des activités ** Éventuellement non acceptable par le FIDA – les normes d’audit du FIDA prévoient qu’une opinion sans réserve doit être reçue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion avec réserve ne peut être acceptée que s’il est avéré qu’un plan, assorti de délais déterminés, a été adopté pour mettre en oeuvre les changements nécessaires ou si la réserve ne porte pas atteinte aux responsabilités fiduciaires du FIDA *** Non acceptable par le FIDA. Les états financiers doivent être établis et audités à nouveau

Rapport d’audit – Opinion 1. Opinion sans réserve C’est l’équivalent de “bon état de santé” pour un patient 2. Opinion avec réserve Il existe 2 types de réserve: Simple irrégularité par rapport aux GAAP – sur un point au moins les comptes ne sont pas conformes aux GAAP, mais la présentation du reste des états financiers est sincère, par exemple, charges d’amortissement erronées Limitation de la portée – l’auditeur n’a pas été en mesure de vérifier les états financiers sur un ou plusieurs points. Par exemple, il n’a pas pu voir et vérifier les stocks de l’entité Le rapport avec réserve déclare que la présentation des états financiers est sincère, à une exception près. Un paragraphe spécial explique alors les raisons de cette réserve 3. Opinion défavorable Les états financiers ne sont pas conformes aux GAAP. C’est l’inverse d’une opinion sans réserve; les données sont entachées d’erreurs, d’incertitudes et d’inexactitudes importantes 4. Refus de certifier Cette opinion est rare; Elle est exprimé quand l’auditeur n’a pas été en mesure de se faire une opinion, parce qu’il n’a pas pu achever le travail d’audit pour diverses raisons, par exemple, le caractère très limité des vérifications

Lettre de recommandations Doit accompagner le rapport d’audit Doit identifier les points faibles éventuels des contrôles internes et recommander des mesures correctives. La direction doit répondre dans le délai de 30 jours Dans sa réponse, la direction doit indiquer son accord/ désaccord avec l’auditeur et présenter un plan d’action assorti de délais déterminés pour résoudre le(s) problème(s) identifié(s)

Audit – Responsabilités de l’UGP Établir le mandat de l’auditeur et obtenir l’approbation du FIDA S’assurer que les informations obligatoires figurent dans les états financiers (conformément aux directives du FIDA concernant les rapports) Présenter les états financiers au FIDA dans les 3 mois suivant la clôture de l’exercice budgétaire Le FIDA présentera des observations sur les points manquants/obscurs qui peuvent être corrigés par l’UGP, plutôt que d’en faire une question d’examen du rapport d’audit En cas de doute, contacter le FIDA!

Audit – Responsabilités du FIDA S’assure que le rapport d’audit est présenté avec ponctualité Vérifie que l’auditeur s’est conformé au mandat, concernant notamment chacun des 3 rapports d’audit et la lettre de recommandations Si le rapport émet des réserves, déterminer la gravité des réserves, et si des mesures immédiates s’imposent La suspension des décaissement peut être décidée dans les cas suivants: Non présentation des rapports dans le délai prescrit (180 jours à compter de la date initialement prévue) Non conformité avec les normes du FIDA (Par exemple, réserves sur les comptes et absence de plan d’action satisfaisant)

Sélection et nomination des auditeurs Habituellement par mise en concurrence de 3 à 6 cabinets qualifiés Sur la base d’une évaluation technique et financière Doivent justifier d’une expérience et d’une performance satisfaisantes dans des missions analogues Doivent présenter des références satisfaisantes Doivent déclaré que ni le cabinet ni le personnel ne s’exposent à un conflit d’intérêt en acceptant la mission Doivent affecter du personnel suffisamment qualifié et expérimenté Ne doivent être nommés pour aucune autre mission – conseil en gestion, audit interne, comptabilité, services consultatifs, etc Doivent être en mesure de remplir leur mission en toute indépendance – aucune relation avec une partie au projet ou toute autre partie y étant liée

Teneur de la lettre de mission relative à l’audit Description du projet, du financement et des parties concernées Description et échantillons des états financiers Stipulation concernant l’utilisation de normes d’audit acceptables Accès aux livres, états, documents, et disponibilité du personnel durant l’audit Durée du mandat – deux exercices budgétaires ou plus (sous réserve d’une performance satisfaisante l’année précédente) Suivi des problèmes relevés l’année précédente Teneur du rapport d’audit et opinions spécifiques à présenter Délai de présentation du rapport d’audit Livrables, résultats et opinions Soumission du programme d’audit, du plan de dotation en personnel et de la proposition d’audit Présentation de la lettre de recommandations

Responsabilités de l’auditeur Soumettre une proposition indiquant les méthodes d’audit, le plan de dotation en personnel, le programme d’audit et les honoraires de l’auditeur Formuler des opinions d’audit conformément au mandat Remettre une lettre de recommandations conformément au mandat Fournir la traduction dans les langues officielles du FIDA du rapport d’audit si ce report est rédigé dans la langue locale

Suivi des recommandations issues de l’audit Le suivi des recommandations issues de l’audit est aussi important que l’exécution de l’audit elle-même L’agent du projet doit être doté d’un système de suivi de la mise en conformité, de façon ponctuelle, avec les recommandations issues de l’audit Un journal des observations de l’audit doit être tenu Le journal doit enregistrer chaque observation de l’audit et la validation par l’auditeur que des mesures correctives ont été prises Doit être mis à jour périodiquement et soumis aux missions de supervision L’état du suivi doit être examiné périodiquement par le coordonnateur du projet/ le FIDA/l’auditeur interne/ l’auditeur externe

Rapport d’audit pour la période Présenté par les auditeurs le État des audits Pour chaque projet, un état des audits doit être établi et présenté de la façon suivante Rapport d’audit pour la période Date prévue Présenté par les auditeurs le Présenté par le FIDA le Remarques Doit être mis à jour régulièrement et soumis aux missions de supervision

Formulaire d’examen de l’audit/liste de contrôle Outil itératif, établi par le FIDA pour l’appui à l’exécution Importance accrue suite au regain d’attention apporté aux responsabilités fiduciaires dans le cadre de la supervision directe Analyse si: Les états financiers Les opinions formulées Le travail d’audit accompli Sont complets et raisonnables Énumère les principales mesures de suivi que le projet doit mettre en oeuvre Peut exiger l’établissement d’un plan d’action Un modèle à jour sera adopté dans le nouveau système de suivi des rapports d’audit (ARTS)

Merci