SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est Bujumbura 21 – 25 Février 2011 Dr Almouner TALIBO Coordinateur Régional

SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Définition des Concepts -Mots / Concepts souvent utilisés avec abus -Confusion faite soit dans la définition ou dans la pratique avec dautres Fonctions : -Inspection, Contrôle, Coordination -Suivi, Évaluation

Définition (Suite) CONTRÔLE : dégage ce qui est réalisé, comparaison résultats et attentes (approbation ou non de résultats + mesures correctrices) INSPECTION : sassure du respect des normes

Définitions (Suite) EVALUATION : - Vérification du degré datteinte des objectifs fixés en lien avec les ressources disponibles - Jugement de valeur sur le degré de réalisation des Objectifs -Examen Ponctuel de changement dans les résultats visés (programme, projet) -Se fait avant, pendant (à parcourir) et en fin de projet COORDINATION : -Répartition Harmonieuse des Tâches pour une exécution EFFICACITE et EFFICIENTE -Evite qu1 ou Plusieurs Personnes exécutent la même tâche en même temps et au même lieu

Définitions (Suite) SUIVI : -Collecte continue dinformations ou Indicateurs relatifs aux ACTIVITES Exécutées -Analyse et Interprétation de leurs Résultats -Fréquence Fonction des Activités et du contexte : Trimestriel Conseillé On fait le suivi des activités = Suivi / monitorage

Définition (Suite) SUPERVISION : Processus continu visant à: - guider - former - soutenir - et encourager les initiatives / Activités du personnel - sur le site de travail pour lexécution du travail avec efficacité et conformément aux directives

On supervise du personnel et non pas des tâches Supervision Technique Superviser cest former. Formation Technique ==== Attention Ne pas se tromper de cible

Objectif de la SUPERVISON TECHNIQUE: - Améliorer les Performances de lAgent (« du supervisé ») afin de produire des services de Qualité

Complémentarité entre la Supervision et les autres Fonctions Lors des SUPERVISIONS Techniques Possible: -Utilisation des Résultats de lévaluation, du suivi, de linspection de la coordination et du contrôle - Pour mesure de ladéquation de la Prestation des Activités

STYLES DE SUPERVISION Différents styles de Supervision : -Autoritaire -Démocratique et Participatif -Laisser-faire

STYLES DE SUPERVISION (suite) Choix du style est fonction: - des circonstances - de la personnalité du Supervisé (agent) - du type ou nature de la Structure à superviser - Programme, Projet à superviser

AVANTAGES DE LA SUPERVISION 3 niveaux : 1. Supervisé 2. Service / Projet 3. Superviseur

1. Avantages pour le Supervisé -Possibilité déchanger ses Difficultés -Amélioration de ses connaissances -Valorisation, Responsabilisation -Stimulation, Estime de soi -Création et Maintien de dynamique dEquipe -Identification de ses points faibles (points à Améliorés) : Proposition de solutions, amélioration de ses pratiques pour qualité des services -Connaissance des directives/normes

2. Avantages pour le Projet ou Service -Correction des erreurs à temps -Augmentation de la qualité, lefficacité et efficience -Amélioration de lAccessibilité des services -Rationalisation des Activités et Utilisation des Moyens (RH, logistiques, Finances) -Et donc Meilleure Organisation sur le programme -Amélioration de la Communication -Climat : attente et bonne collaboration

2. Avantages pour le Superviseur -Prise de connaissance sur lExécution des Tâches (en général déléguées) -Identification des Problèmes dexécution des activités -Meilleure connaissance des conditions de Travail - Identification et Corrections des Faiblesses -Appréciation du Personnel, Révision des Profils de poste - Revue des recommandations des supervisions précédentes -Appréciation du niveau dexécution des tâches sans contraintes de Hiérarchie -Point sur les Besoins en Ressources Superviseur ! Tu nest Pas CONTROLEUR ou INSPECTEUR. TU ES FORMATEUR pour lamélioration des prestations.

ETAPES DE LA SUPERVISON 1.Phase Préparatoire: -Elaboration des Termes de références (en lien avec les équipes terrains) -Elaboration et diffusion du calendrier de Supervision -Lecture des rapports, note synthèse et autres documents du projets, indicateurs du projet -Prise de connaissance des instructions de la précédente supervision -Revues des profil de poste des agents à superviser -Définir la liste des points prioritaires -Sassurer de la disponibilité des Moyens et les outils

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 2. Phase Exécution : NB : Supervision = - processus damélioration de la performance de lagent - Intervention formatrice et NON évaluation contrôle Important : de Créer une Relation dempathie entre supervisé(e) et superviseur (e). Se mettre à sa Place pour mieux le/la comprendre

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 2. Phase Exécution : (suite) -Prendre connaissance des problèmes de lagent et/ou du personnel -Point sur létat davancement des recommandations de la supervision précédentes (par exemple: est ce les outils IEC en braille plastifiés sont fournis et de qualité? DVD en langage des signes?) -Observation de lexécution des Tâches à superviser -Mise en situation par exemple pour un conseil dépistage, consultation IST (si pas de clients) -Synthèse avec les agents à la fin de la supervision ou de lactivité supervisée (Points +/ -, solutions, recommandations, etc.) -Fixer la date de la prochaine supervision

ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite) 3. Phase dExploitation -Exploitation Immédiate : Recommandations immédiates sont mieux comprises -Exploitation Différée Rétro information Compte-rendu de la supervision à dautres niveaux - Suivi et évaluation : suivi de la mise en œuvre des recommandations, identification des besoins de formation, auto évaluation de léquipe de superviseurs

PERIODICTE DE LA SUPERVISION -Planification doit être réaliste -Intégration dans le plan daction -Périodicité en Fonction du niveau: - tous 2 mois : Structure de Prise en charge, activités IEC (Animateurs), Pairs Educateurs - tous 3 mois : niveau district Sanitaire - tous les 6 mois : niveau province

Qui est Superviseur? -Toute Personne ayant sous sa responsabilité Hiérarchique une autre Personne à qui elle a déléguée des Activités/tâches Cas des Projets HI - Coordo Régional supervise Equipes/Chefs de projets - Coordo Santé Supervise chefs de projet de son volet -Chef de projet Supervise animateur, formateur, etc. (mais aussi dans les structures de PEC) -Animateur supervise partenaires chargés des activités IEC, Pair éducation, etc.

Qui est Superviseur Technique? (suite) Profil / Qualités dun Superviseur -Connaissances Supérieures à celles des Supervisés (aussi larges que possibles) 1.Compétences / Capacités -Techniques -Administratives, gestion -Conceptuelles -Communication / interpersonnelles -Capacité danalyse -Etc….

Qui est Superviseur? (suite) 2. Qualités -Bonne organisation et Méthodologie de travail -Qualité dEcoute et Communication -Respectueux -Impartialité -Tolérance et Courtoisie -Esprit dEquipe -Volonté de Réussir -Etc.

Qui est Superviseur? (suite) 3. Rôles -Aide à Faire mieux -Formation des supervisés et assistance technique -Formation Continue -Coordination des activités -Evaluation de la performation des supervisés -Gestion des Conflits, Motivation des supervisés -Appui à une meilleure compréhension des responsabilités -Prise en compte des doléances des agents et leurs problèmes -Liaison entre différents Niveaux -Aide à la Planification -Etc.