Question transversale 1 La Gouvernance des Projets Les Comités de Pilotages Zoltán Mihók – COD Serbie Séminaire HI sur l« APPUI AUX OPH » Antananarivo, Madagascar 31/10 – 04/

Pendant cette session nous présenterons et discuterons les points suivants: - Exemples de comités de pilotage à différents niveaux - Comment mettre en oeuvre un projet de manière réellement participative? - Défis et opportunités dans la relation HI – OPH (ONG internationale/ ONG locale)

Quest-ce quun comité de pilotage? Définition 1: Un Comité de Pilotage est un groupe dindividus responsables des politiques opérationnelles générales, des procédures, et des questions relatives affectant lensemble du projet/ programme/ organisation Définition 2: Un comité de conseil en général composé dacteurs de haut niveau et dexperts qui donne une guidance sur les questions clé comme les objectifs et politiques du projet/ programme/ organisation, le contrôle du budget, lallocation des ressources, la stratégie de revue, et les décisions impliquant des dépenses importantes Définition 3:..

Un des aspects essentiels du management dun projet est la composition et le rôle du Comité de Pilotage: Qui en fait partie? Que fait-il? Quel est le champ de ses compétences? Prend-t-il des décisions ou émet-il seulement des recommandations? Sil ne prend pas de décisions, qui le fait? Qui a un pouvoir de veto? Qui a réellement le pouvoir? Qui sait/ est informé de ce dont ils parlent? Qui nen connait que les sigles? Le comité a-t-il accès à une information pertinente? Les membres sont-ils au clair avec leur rôle? Sont-il plus intéressés par le contenu ou sont-ils en charge de trouver des solutions? Les réponses à ces questions ne sont pas faciles et ne sont pas évidentes.

Composition dun Comité de Pilotage Le comité de pilotage dun projet devrait être constitué dindividus représentant lorganisation de la société civile (ONG) qui ont un contact direct et un intérêt à la réalisation des actions et objectifs du projet. Quand définir les rôles et responsabilités? Idéalement, les rôles et responsabilités devraient être définis au début du projet lorsque la structure du projet est établie, et avalisés lors de la première réunion du comité de pilotage.

Exemples de Comités de Pilotage Exemple 1: DRC 1 agence chargée de la mise en oeuvre, 3 pays, réseaux dOSC– projet de 3 ans – DRC / Kosovo Initiative Program Exemple 2: HI Consortium en partenariat, HI + ONG du pays donateur + 4 OPH locales, 6 pays – projet de 6 ans– HI / Share SEE

DRC / Kosovo Initiative Program Fresta / NAB - Bailleur KIP Secrétariat – 4 personnes Serbia Kosovo (UNSCR 1244) Montenegro Phase 2: CoPil de 3 experts externes de la société civile, 2 représentants de la municipalité et 2 DRC officers Phase 1: CoPil de 5 experts externes de la société civile et 2 DRC officers - Réunions régulières pour réviser, sélectionner et assurer un suivi du Fonds dInitiative KIP et des projets du réseau KIP - An independent PAB has as well been a guarantee against any conflict of interests in the selection of projects for the Open Fund - Réseau des partenaires KIP redevables envers leur communauté, mais aussi vis-à-vis du CoPil - No executive role - Coût par réunion 17 CSOs / NGOs in the KIP Network

BAILLEUR 1BAILLEU R2 BAILLEUR 3 BAILLEUR 4 HI comme partenaire de mise en oeuvre et BAILLEUR Polio PlusIC LotosCILADS INTRAC / SHIA 6 pays, 3 groupes de langues différentes, Régions très diverses en termes de développement, zone post conflit, de situations durgence à des contextes de développement

En général le rôle du Comité de Pilotage Share SEE était de: -Assumer la responsabilité de la faisabilité du projet, du plan de mise en œuvre et de latteinte des objectifs; -Assurer que le champ du projet est en phase avec les exigences du bailleur et des groupes dacteurs importants pour le projet; -Fournir une guidance aux parties prenantes du projet sur la mise en œuvre; -Assurer que les efforts et dépenses sont en lien avec les attentes du bailleur et des acteurs; -Établir des règles et procédures -Établir des critères pour évaluer les demandes, évaluer et sélectionner les demandeurs -Assurer lidentification de stratégies pour répondre aux menaces potentielles pesant sur le projet, et sassurer que ces risques sont régulièrement réévalués; -Répondre à toute question ayant un impact potentiel important pour le projet; -Garder le champ du projet sous contrôle dans un contexte où de nouvelles questions imposent des changements et adaptations; -Réconcilier les différences dopinion et dapproches et résoudre les disputes qui en découlent; -Faire les rapports sur la progression du projet;

En résumé Lorsque les rôles et responsabilités sont bien définis au début dun projet, cela permet une meilleure gestion des attentes quant au rôle du Comité de Pilotage dans le succès du projet, ainsi quune bonne gouvernance de projet.

ETAPES SUIVANTES… Points de discussion Q1 quelle organisation et prise de decision dans les comite de pilotage Q2 comment integrer le fait que HI reste redevable envers le bailleur Q3 quels sont les criteres pour un projet reellement participatif Q4 que doit on eviter quand on travaille avec un comite de pilotage