Du 20 au 23 Septembre 2011 Addis Abéba - Ethiopie Introduction à larchivage du recensement - Session 3 - THEME Présenté par Komi KOLAGBE Chef Section Archivage pour le Quatrième RGPH Au TOGO

Plan de la présentation Introduction et Contexte du séminaire En quoi consiste lArchivage dun recensement ? Les Buts et Bénéfices Aspect organisationnel et Plan dArchivage Ressource et Equipements nécessaires Le cadre légal Infrastructures et capacités techniques Conclusion

Introduction et Contexte du séminaire Larchivage des recensements dans le monde est un contexte important pour lorganisation et la conduite détudes sur les séries de données. Ce séminaire offre une occasion aux professionnels du domaine déchanger sur leurs expériences et idées en vue de définir une norme pour cette activité qui intervient beaucoup dans le cadre du traitement et la gestion de linformation. Notre exposé lancera les jalons des thèmes à discussions qui nous préoccupent. Ainsi, il évoquera les buts et bénéfices de larchivage dun recensement, les techniques et ressources à déployer et les stratégies adéquates à adopter.

En quoi consiste lArchivage dun recensement ? On entend par archives lensemble des documents quelques soient leurs natures, leurs dates de création, leurs formes, leurs supports matériels, produits ou reçus par une personne physique ou morale, un organisme public ou privé dans le cadre de ses activités et dont lintérêt historique ou administratif justifie la conservation. Larchivage dun recensement consiste donc à recueillir, à conserver tous les documents liés au processus et à garantir leur exploitation future.

Les Buts et Bénéfices Le but premier de cette activité est déviter la perte dinformations utiles aux acteurs du processus, aux professionnels et au grand public. La conservation des documents et la constitution des fonds darchives sont effectuées dans lintérêt public pour les besoins de la gestion, de la recherche scientifique, de la justification des droits des personnes et pour sauvegarder le patrimoine national.

Les Buts et Bénéfices (suite) Dans le cas précis dun recensement, larchivage intervient beaucoup dans la gestion du processus en cours et à venir. Il permet la conservation des microdonnées, leurs procédés de mise en œuvre (plan de collecte, plan danalyse, etc) et intervient aussi dans leurs diffusions.

Aspect organisationnel et Plan dArchivage La stratégie darchivage sétend à toutes les étapes du processus. Larchivage intervient à la préparation du projet, lors de son exécution et à la diffusion des résultats. En globalité, la stratégie darchivage identifie les sources dinformation, les documents à collecter, à archiver et à diffuser. Cette stratégie définit aussi les moyens de collecte de données, la durée de conservation des documents collectés selon la législation du pays et leur politique daccès. Au Togo, lors du RGPH4, le Bureau Central du Recensement (BCR) a en son sein une Section Archivage rattachée à la Division Traitement de données et Archivage. Cette Section appuyée par quatre Archivistes de formations et une documentaliste, a eu la charge dappliquer un plan darchivage.

Aspect organisationnel et Plan dArchivage (suite) Une fois outillé, le personnel impliqué dans larchivage des données de recensement ne doit pas perdre de vue lorganisation à mettre en place. Même sil y a une sauvegarde automatisée des données, les archivistes doivent : Collecter et classer Identifier les documents validés de ceux qui sont temporaires Identifier les documents destinés à la publication Rendre consultables et prêtes à la diffusion toute données utiles

La documentation des fichiers à archiver peut également demander beaucoup de temps, cest pourquoi, le personnel de larchivage peut se répartir des rôles. Il sagit plus précisément dobtenir des courriers, des textes législatives, des documents et manuels validés, des documents de terrain, etc. Le plan darchivage et lorganisation peuvent être résumés en ces points : Constitution dune équipe darchivistes par note de Service pour une centralisation, harmonisation, et sécurisation des données Collecte régulière de fichiers des membres du BCR Tri et intégration progressive dans le logiciel Toolkit Aspect organisationnel et Plan dArchivage (suite)

Etude des difficultés et prise en compte des recommandations du RGPH pilote Identification des documents de terrain à archiver Acquisition de la liste des ZD, conception de registres et dune application informatique de réception et de suivi de ZD lors du traitement Etablissement dun Quitus de réception attribué à chaque Superviseur de Terrain Aménagement des salles darchives et préparation des équipements de réception Recrutement et formation de personnel dappui à la réception Aspect organisationnel et Plan dArchivage (suite)

Etablissement dun plan dadressage pour classer les questionnaires et autres documents Organisation déquipe darchivistes de jour et de nuit pour assister la codification et la saisie Appui à lapurement des données saisies Documentation des microdonnées Finalisation de lintégration des données dans Toolkit Appui à lexploitation et à la publication des Résultats provisoires et définitifs du Recensement Etude et mise en œuvre dun projet de numérisation de lensemble des questionnaires ménage Aspect organisationnel et Plan dArchivage (suite et fin)

Ressources et Equipements nécessaires En termes de collecte de données de recensement, la mise en place dun système informatisé de sauvegarde et de centralisation de données est un atout pour léquipe darchivage. Au Togo, en plus du personnel, des ordinateurs protégés, scanners, disques durs, imprimantes ont servi dans larchivage des données. Le personnel a bénéficié de formation en Toolkit.

Ressources et Equipements nécessaires (suite) Le Togo ayant opté pour un recensement avec des questionnaires papier qui doivent être codifiés et saisis à laide de CSPro, léquipe darchivage est régulièrement sollicitée. La Section Archivage au Togo, a demandé dautres équipements supplémentaires pour la réception des documents de terrain.

Ressources et Equipements nécessaires (suite et fin) Il sagit de 120 étagères en bois où sont entreposées les boîtes darchives contenant les questionnaires ménages, des registres, des marqueurs, bics, règles, colle, papier adhésif, ciseaux, chemises à sangles et autres matériels de bureau. La Cartographie censitaires et les résultats du recensement pilote ont permis de peaufiner les estimations en besoin déquipements. Il a par exemple, permis de considérer le volume de papier à recueillir et laménagement des salles darchives.

Le cadre légal Larchivage considère toujours la confidentialité et la protection de linformation contre tout accès non autorisé. Lanonymisation et la confidentialité sont garanties du fait que les noms et prénoms des recensés ne sont pas saisies et ninterviennent pas dans le processus de traitement ou danalyse des données ; à part la localisation du ménage, ni les adresses et numéros de téléphones ne sont prises en comptes par les questionnaires ménage.

Le cadre légal (suite) Le Togo na pas de texte définissant la durée de conservation obligatoire des questionnaires papiers, et donc, les questionnaires seront conservés aussi longtemps que possible contre lusure. A lère du numérique, les projets assez coûteux de numérisation des documents peuvent être envisagés en vue de garantir leur conservation. Quant aux micro données, elles sont obtenues à lissue de la validation des données apurées et sont conservées sur des supports numériques les plus usuels. Larchivage étant un préalable à la diffusion, il est nécessaire davoir une stratégie de confidentialité et de diffusion des données propres à lInstitut National de la Statistique.

Infrastructures et capacités techniques Au Togo, lorganisation et les infrastructures ont été mises en place pour la gestion de 7000 ZD environ. Les grandes difficultés peuvent être liées : au manque despace et de temps (ou de personnel) lors de la réception des documents de terrain aux difficultés de classification de tous les documents de terrain nécessaires au travail de bureau après le dénombrement (Questionnaires ménages, cahiers de ZD, Fiches récapitulatives, Cartes de ZD modifiées ou non) à la gestion quotidienne des questionnaires en cours de traitement à la collecte, documentation et la préparation à la diffusion en absence dune politique de diffusion

Infrastructures et capacités techniques (Photos dillustration)

Conclusion Nous dirons en résumé, que le système déployé pour larchivage dun recensement correspond en général à la méthode de collecte et de traitement adoptée. Larchivage et la diffusion sont facilités grâce aux outils comme Toolkit, Redatam/IMIS. Il convient néanmoins de disposer dun système de sauvegarde automatisé de données à collecter, dadopter une stratégie didentification des données validées et une stratégie de diffusion et de dissémination de données. Je vous remercie.