Dématérialisation et Carte d’Achat LILLE METROPOLE COMMUNAUTE URBAINE

Dématérialisation et Carte d’Achat Présentation de LMCU : Lille Métropole Communauté Urbaine est un Établissement Public de Coopération Intercommunale regroupant 85 communes . Le Budget consolidé de LMCU est de 1,4 milliard d ’€. Néanmoins, 59% des mandats émis par LMCU sont inférieurs à 1500 €. Les objectifs poursuivis : Réduire le coût de traitement des achats de faible valeur, Réduire les délais d ’approvisionnement des services.

Dématérialisation et Carte d’Achat Les résultats : 2 services équipés : service Achat, et Parc Automobile. 7 fournisseurs référencés, 100 commandes en 2004 pour environ 100 000 €, Plus de 330 commandes en 2005 pour plus de 300 000 €. Familles d ’achats concernées : Fournitures de bureau , Consommables informatiques, Produits d ’entretien, outillage, Réparation de véhicules.

Dématérialisation et Carte d’Achat La mise en œuvre de la carte d ’achat Un projet lancé dans le cadre de la Convention de Service Comptable et Financier, signée le 06/10/2003. Une mise en œuvre en mode projet : Un chef de projet, Une équipe projet transversale associant les services Achat, affaires juridiques, services financiers et Informatiques , Un projet mené en partenariat avec le Trésor Public. Un projet comportant 4 volets : Organisationnel, Juridique, Relationnel et Informatique.

Dématérialisation et Carte d’Achat La mise en œuvre - volet organisationnel La cartographie des achats Déterminer la liste des Achats concernés par la carte d ’achat, Elaborée sur la base de requêtes informatiques, Menée en 2 étapes : Une phase de Collecte d’informations et une phase de sélection des informations. Les Etudes organisationnelles. Les études organisationnelles visaient à mettre à plat les process et à préparer la conduite du changement (livrables, formations,..), Ces études ont été réalisées sur la base d ’entretiens. Elles ont permis de modéliser les processus (schématisation powerpoint).

Dématérialisation et Carte d’Achat La mise en œuvre - volet juridique Le marché d’émission de cartes d ’achat (attribué à BNPP). La délégation du droit de commande Décret 2004-1144 du 26/10/2004 : « L’entité publique procède à la désignation de chaque porteur et définit les paramètres d’habilitation de chaque carte ». A LMCU, adoption d’une délibération autorisant le président à déléguer son droit de commande puis d’arrêtés de délégation de signature. Intégration de clauses « carte d’achat » dans les marchés. Au départ, une intégration par voie d’avenant. Désormais, des clauses relatives à la carte d’achat sont intégrées à de nombreux marchés de LMCU.

Dématérialisation et Carte d’Achat La mise en œuvre - volet relationnel Organiser le référencement des fournisseurs L ’acceptation de la carte d ’achat nécessite la signature d ’un contrat entre le fournisseur et une banque. La démarche de référencement implique l ’acheteur public et la banque émettrice de cartes. Mener la conduite du changement Face aux changements d’organisation induits par la carte d’achat, risques de résistance au changement Réussir la conduite du changement implique : D’apporter des solutions face aux objections à la carte d’achat, D’accompagner les acteurs du projet : élaboration de procédures & formations, déploiement progressif de la carte d’achat .

Dématérialisation et Carte d’Achat La mise en œuvre - volet informatique Un volet résultant du choix d ’organisation de LMCU : maintien de la centralisation des approvisionnements. Automatisation de l’envoi des commandes passées par le service Achat LMCU dispose d’un outil de gestion des commandes, du stock et du patrimoine: KIMOCE, Développement d ’une Interface informatique entre KIMOCE et OGONE, prestataire de BNP Paribas pour la transmission des données de commande. Demande d’autorisation à l’initiative de LMCU, pas de double saisie pour le fournisseur. Avantages : sécurisation des données, référencement facilité des fournisseurs, simplification du contrôle des factures.

Dématérialisation et Carte d’Achat

Dématérialisation et Carte d’Achat Les gains procurés par la carte d ’achat à LMCU : Mise à plat de l ’organisation, Nombre de mandats / 3, Mise en place d ’engagements prévisionnels, Dématérialisation des commandes. Les gains potentiels : Intégration comptable des Relevés d’Opérations dans les progiciels de gestion comptable, Dématérialisation fiscale des factures. Une limite : l ’absence d ’harmonisation des fichiers (format, contenu) transmis par les banques.

Dématérialisation et Carte d’Achat Intégration comptable Périodicité : Mensuelle, Niveau d ’information : Niveau 2, Objectif : Automatiser les liquidations. Progiciel comptable Carte d ’Achat FTP, HTTP Intégration Progiciel Achat Périodicité : Quotidienne, Niveau d ’information : Niveau 3, Objectif : Analyse des achats réalisés hors et avec carte d ’achat. Carte d ’Achat Progiciel Achat FTP, HTTP

Dématérialisation et Carte d’Achat Le Décret « Carte d ’Achat » Offre un cadre réglementaire permettant le déploiement de la carte d ’achat dans la sphère publique. 2 modes d ’utilisation possibles de la carte d ’achat : utilisation de proximité et utilisation chez un fournisseur référencé. Le recours à des fournisseurs référencés a été privilégié par LMCU. L’utilisation de proximité pose problème : Une utilisation contraignante (vérification du service fait effectuée lors de la transaction, retour d’Information de niveau 1) Une utilisation en décalage par rapport à notre politique d ’achat = Ne pas concerner les marchés à convention de prix .