MODULE POLITIQUE D’ACHAT PARCOURS DE FORMATION DES ENTRANTS DE LA BAP J CYCLE 2 APPROFONDISSEMENT DU METIER MODULE POLITIQUE D’ACHAT Rédacteur Vincent GOUJON Version MAJ au 26/3/12 1

1 I La nouvelle organisation Deux règlementations SOMMAIRE 1 I La nouvelle organisation Deux règlementations La notion de PRM ou pouvoir adjudicateur Quelques conseils Le rôle de la PRM ou pouvoir adjudicateur P. 2 2 I La politique d’achat Principes directeurs Une déconcentration Traitement modernisé des commandes Un portefeuille de fournisseurs. 2

1 I LA NOUVELLE ORGANISATION POLITIQUE D’ACHAT 1 I LA NOUVELLE ORGANISATION Pour les marchés supérieurs à 400 000 euros CAO locale et consultation avant l’attribution Pour les marchés supérieurs à 1 000 000 euros installation du visa à priori du projet de DCE et de l’avis de publicité par la CAO permanente Notamment grâce à l’outil PUMA/ les procédures sont instruites par le laboratoire avec le soutien, l’appui et le conseil des délégations régionales.

Deux réglementations au CNRS 1. Pour les achats effectués au bénéfice exclusif des unités : l’ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (Décrets du 30 décembre 2005 et du 25 avril 2007) Décision du CNRS : les achats nécessaires aux laboratoires sont tous destinés aux activités de recherche => référence au destinataire de l’achat et non à la nature de l’achat 2. Pour les autres achats : le Code des marchés publics (Décret du 1er août 2006) Pour les marchés supérieurs à 400 000 euros CAO locale et consultation avant l’attribution Pour les marchés supérieurs à 1 000 000 euros installation du visa à priori du projet de DCE et de l’avis de publicité par la CAO permanente Notamment grâce à l’outil PUMA/ les procédures sont instruites par le laboratoire avec le soutien, l’appui et le conseil des délégations régionales.

Les achats des unités sortent du code des marchés publics Pour les marchés supérieurs à 400 000 euros CAO locale et consultation avant l’attribution Pour les marchés supérieurs à 1 000 000 euros installation du visa à priori du projet de DCE et de l’avis de publicité par la CAO permanente Notamment grâce à l’outil PUMA/ les procédures sont instruites par le laboratoire avec le soutien, l’appui et le conseil des délégations régionales. une seule réglementation applicable aux achats effectués par les unités L’Ordonnance

Sous Ordonnance Pas d’obligation de Commission technique (CAO) Réduction des délais de procédure Mise en œuvre des Marchés à Procédure Adaptée plus souple Pour les marchés supérieurs à 400 000 euros CAO locale et consultation avant l’attribution Pour les marchés supérieurs à 1 000 000 euros installation du visa à priori du projet de DCE et de l’avis de publicité par la CAO permanente Notamment grâce à l’outil PUMA/ les procédures sont instruites par le laboratoire avec le soutien, l’appui et le conseil des délégations régionales.

Les achats des délégations et les achats mixtes (DR + Unités) restent soumis au code des marchés publics Décret du 1er août 2006

Dématérialisation (ne concerne pas les achats sous ordonnance) 1- Marchés publics Dématérialisation (ne concerne pas les achats sous ordonnance) Seuil de l’ordonnance pour les fournitures et services, à partir duquel la procédure est formalisée Nouveau seuil au 1/1/2012: 130.000 € HT Pour mémoire ancien seuil : 125.000 € HT Dématérialisation obligation de dématérialiser les achats informatiques à compter du 1er janvier 2010 / process sécurisé

Pour les marchés de travaux 1- Marchés publics Pour les marchés de travaux Procédure adaptée entre 20.000 € et 5.000.000 € Possibilité de négocier

Seuil pour les achats libres : 1- Marchés publics Seuil pour les achats libres : Des labos (ordonnance du 6/6/05) : 20.000€ HT De la délégation soumise au CMP : 15.000 € HT Pas d’obligation de publicité ni de mise en concurrence tant que le seuil n’est pas atteint. Il est conseillé : Consultation de catalogues COUGUAR Demande de 3 devis Offres préférentielles nationales PUMA obligatoire pour les labos à partir de 20.000€ ainsi que l’avis d’attribution

1- Circulaire du 19/12/2008 Prévoir systématiquement une avance de 20% lorsque le marché dépasse 20.000 € HT Pour mémoire ancien seuil : 50.000 € HT

La notion de Personne Responsable des Marchés (P. R La notion de Personne Responsable des Marchés (P.R.M) ou pouvoir adjudicateur Définition : C’est la personne qui dispose, en raison de sa fonction, d’une délégation de pouvoir du Président du CNRS pour mettre en œuvre les procédures de passation des marchés La PRM doit veiller à respecter les 3 grands principes fondamentaux de la commande publique : 1. Liberté d’accès des fournisseurs à la commande publique 2. Égalité de traitement des candidats 3. Transparence des procédures La PRM est garante de la bonne gestion des deniers publics Le Directeur d’Unité est Personne Responsable des Marchés pour les achats de son unité jusqu’à 130.000 € Hors Taxes Dans la limite des crédits notifiés Lié à la fonction Délégation de signature liée à la personne

Quelques conseils pour réaliser un bon achat Connaître son besoin et évaluer son montant Instaurer une politique d’achat au sein du service et prévoir une organisation adaptée Vérifier l’existence d’un marché national ou local Mutualiser les besoins et regrouper les commandes Vérifier la disponibilité des crédits Vérifier les seuils de code famille Adapter la procédure (sécurité juridique) Effectuer les publicités (PUMA, 3 devis…) Négocier les achats (optimisation économique) Sécuriser la commande (engagement comptable et juridique délégations de signature et de pouvoir)

Particularités Les besoins relevant des accords–cadres ou marchés passés en multi-attribution doivent conduire à une remise en compétition (RECA) ou à un achat sans remise en compétition si le besoin est non substituable (certificat de dérogation scientifique). Les besoins relevant des marchés nationaux en mono-attribution (HEWLET PACKARD France, DELL COMPUTER SA, France SYSTEMES, FRAM, EBSCO INFORMATION SERVICES,…) conduisent à la simple émission d’un bon de commande au titulaire du marché. http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/informations-pratiques/achat/marches.htm

Les recommandations du CNRS Le choix de la meilleure offre Définition : L’offre économiquement la plus avantageuse est l’offre qui présente le meilleur rapport qualité/prix (en fonction des critères annoncés) Plusieurs critères permettent de la distinguer : le prix, le coût global d’utilisation, la rentabilité la qualité, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les performances en matière de protection de l’environnement, le caractère innovant, le service après-vente, le délai d’exécution…

La PRM choisit l’offre économiquement la plus avantageuse Le rôle de la P.R.M (ou pouvoir adjudicateur) L’ACHEVEMENT DE LA PROCEDURE La PRM choisit l’offre économiquement la plus avantageuse La PRM consigne son choix dans le formulaire d’accompagnement prévu à cet effet La PRM informe les candidats retenus et non retenus Avis d’attribution sous CMP (document publié destiné à annoncer la personne retenue à un marché) Signature du bon de commande ou du contrat

Besoin des unités < à 20. 000 € HT Achat libre Besoin des unités < à 20.000 € HT Achat libre Publicité et mise en concurrence : ADAPTEE

Besoin des unités. 20. 000€ HT ≤ Besoin < 130. 000€ HT Besoin des unités 20.000€ HT ≤ Besoin < 130.000€ HT Publicité et mise en concurrence : OBLIGATOIRE Utilisation de l’outil PUMA obligatoire(note DSFIM du 13/711) BOAMP obligatoire à partir de 90.000€ HT

Besoin des unités > 130.000 € HT Le Délégué Régional ou la DDAI prend en charge la procédure

Besoin des délégations. > 130. 000 € HT. Publicité au BOAMP et JOUE Besoin des délégations > 130.000 € HT Publicité au BOAMP et JOUE OBLIGATOIRE Mise en concurrence nécessaire

2 I LA POLITIQUE D’ACHAT

Une déconcentration contrôlée Contrôles des unités a posteriori du Délégué Régional et des Services Financiers Contrôle sur pièces et/ou sur place selon un plan d’audit pour les achats inférieurs à 130.000 € HT organisés en fonction des risques et des enjeux

Un portefeuille de fournisseurs titulaires de contrats nationaux / régionaux (NOUBA) Marchés ou accords-cadres en multi-attribution - Equipements scientifiques lourds et semi-lourds (Appareils de microscopie, spectroscopie, cytométrie, robots et automates) - Avantages : . Rapidité d’acquisition . Sécurité juridique

Un portefeuille de fournisseurs titulaires de contrats nationaux/régionaux Marchés nationaux ou accords cadres en mono-attributions - Domaines besoins standardisables : . Transport et hébergement (FRAM 30 M €/an) . Informatique bureautique (10 M €/an) . Abonnements à des revues scientifiques (Swets 10 M€/an) . Documentation numérique (Thomson 1 M€/an) . Gaz industriels (0.5 M €/an) - Avantages : . Qualité de service et réduction des coûts . Sécurité juridique

Un portefeuille de fournisseurs titulaires de contrats nationaux/régionaux Offres préférentielles Les offres préférentielles ne sont pas des contrats mais des actes unilatéraux des fournisseurs proposant des conditions commerciales au CNRS - Domaines . consommables et petits équipements récurrents scientifiques ou généraux, non couverts par les marchés nationaux. - Quels fournisseurs ? . VWR International, Thermo Fisher Scientific, D.Dutscher, Verfilco, Sigma-Aldrich, Acros Organics,… Lyreco, JM Bruneau, Sagem, Dell,…