P Meudon – 6 février 2009 Présentation des accords-cadres nationaux dinstrumentation scientifique

P Sommaire Rappel sur les règles internes CNRS Que sont les accords-cadres dinstrumentation scientifique ? Que couvre les accords-cadres dinstrumentation scientifique ? Pourquoi des accords-cadres dinstrumentation scientifique ? La procédure de passation des marchés subséquents Lallotissement technique 2008 Conclusion Démonstration dune RECA

P Rappel sur les règles internes 1/4 Les laboratoires sont habilités à effectuer leurs achats (passer les marchés = engagement juridique) : 1) Jusquà (= Seuil maximum des MArchés à Procédure Adaptée, pour lesquels le DU est Personne Responsable du Marché). 2) Sans limite de seuil pour les achats relevant du périmètre des accords- cadres nationaux (DU PRM pour tous les marchés subséquents aux AC). (néanmoins règles de contrôle interne…) NB : La responsabilité de la PRM porte sur : –La définition des besoins et lévaluation de leur montant ; –La mise en œuvre de la publicité du besoin ; –La mise en concurrence (choix de la procédure) ; –Le choix du titulaire du marché ; –Linformation des fournisseurs non retenus ; –La signature et lenvoi du bon de commande et, le cas échéant du contrat (marché) ; à ce titre elle engage juridiquement létablissement ; –La mise en oeuvre de la publicité dattribution du marché Les laboratoires sont habilités à signer les bons de commande (engagement financier) –Jusquau seuil de délégation de signature du DR (133 k ou moins)

P Rappel sur les règles internes 2/4 Comment effectuer son achat (passer son marché) ? 1) De 0 à 20 k : aucun formalisme. Choix du fournisseur sans justification. 2) De 20 à 133 k : Publicité et mise en concurrence adaptée à la nature et au montant du besoin. - Recommandation dutiliser PUMA (si adapté) - Bien décrire son besoin - Laisser un délai raisonnable de réponse - Négocier avec ceux qui ont répondu - Archiver les éléments de la procédure 3) 133 k et + : Contacter la DR pour procédure particulière 4) Cas particuliers (quelque soit le montant) : -les besoins relevant des marchés à bons de commande nationaux ou locaux Emission dun bon de commande - les besoins relevant des accords-cadres nationaux Procédure particulière à suivre (accompagnement de la DR) Visa du DR sur les projets de RECA dun montant > 133 k

P Rappel sur les règles internes 3/4 Exemples : 1) Jai besoin dacheter un PC de bureau évalué à 800 Choix parmi les ordinateurs des marchés nationaux Bon de commande sur marché national 2) Jai besoin dacheter une chaine laser impulsionnelle évaluée à 300 k Relève du périmètre des accords-cadres nationaux Remise en compétition (RECA). 3) Jai besoin dacheter un laser continu évalué à 60 k Ne relève pas des accords-cadres Marché à procédure adaptée PUMA conseillé 4) Jai besoin dacheter un spectromètre UV-VIS évalué à 10k Pas de procédure particulière (Devis…) 5) Jai besoin dacheter un système de dépôt de couche mince évalué à 300 k Ne relève pas des accords-cadres AO passé par la DR

P Rappel sur les règles internes 4/4 Où je minforme ? Intranet des achats Rubrique contrats nationaux (marchés / accords-cadres) Guide de lachat Guide de recours aux accords-cadres + FAQ Responsable achat de la DR

P Que sont les accords-cadres dinstrumentation scientifique ?1/2 Des contrats nationaux qui remplacent les anciens marchés nationaux dinstrumentation scientifique en multi-attribution. Ce ne sont pas des marchés nationaux La réglementation ne le permet plus Pas de possibilité de passer un simple bon de commande sur ces accords-cadres Pas de liste de prix contractuelle nationale associée à ces contrats mais…quand même…

P Que sont les accords-cadres dinstrumentation scientifique ?2/2 Ce sont des contrats nationaux entre les fournisseurs titulaires et le CNRS qui encadrent les futures remises en compétition. les remises en compétition aboutissent à la signature dun marché subséquent. la commande est passée sur le marché subséquent et non pas laccord-cadre.

P Que couvre les accords-cadres dinstrumentation scientifique ?1/1 Lacquisition de certains instruments scientifiques lourds ou semi-lourds. Généralement dun montant > HT (très rarement moins mais possible) jusquà plusieurs millions d HT. Périmètre technique défini strictement par le contenu de chaque lot (disponible dans lintranet des achats, loutil RECA, le guide de recours aux accords-cadres).

P Pourquoi des accords-cadres ?1/1 3 Avantages principaux – Formalisme de la procédure de remise en compétition nettement plus allégé que celui dun appel doffres formalisé. Délai de procédure plus court que lappel doffres, maîtrisé par la PRM. –Dérogation à la remise en compétition possible (mais strictement encadrée) –Cadre juridique renforcé - maîtrise du risque

P La procédure de passation du marché subséquent 1)Remise en compétition (RECA) + 2) Signature du marché subséquent entre le CNRS et le fournisseur retenu NB : - Remise en compétition effectuée par le laboratoire (DU PRM) - Assistance de la DR (procédure stricte à respecter) - Contrôle interne : projet de RECA est visé par le DR dès 133 k

P DELAI DE RECEPTION DES OFFRES (MINIMUM 10 JOURS CALENDAIRES) RECEPTION DES REPONSES PAR COURRIER SIGNE EN ORIGINAL Contenu de loffre : - offre financière et technique du candidat + Cahier des spécifications techniques (CST) complété et signé en original EVENTUELLEMENT PHASE DE NEGOCIATIONS AVEC LES FOURNISSEURS QUI ONT DEPOSE UNE OFFRE CONFORME AU BESOIN DEFINI + DEMANDE DUNE NOUVELLE OFFRE SURVENANCE DU BESOIN ENGAGEMENT DES CREDITS DANS XLAB : COMMANDE SUR LE N° DU MARCHE SUBSEQUENT FOURNI PAR LA DR DEFINITION DU BESOIN ET DES SOUS-CRITERES DANALYSE DES OFFRES SELECTION DU LOT SAISI DU FORMULAIRE RECA ANALYSE DES OFFRES SUIVANT LES CRITERES COMMUNIQUES DANS LA RECA CHOIX DE LOFFRE ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE SAISI DU FORMULAIRE DACCOMPAGNEMENT DU CHOIX DE LOFFRE INFORMATION DES CANDIDATS ECARTES PAR ECRIT (mail, fax,…) SIGNATURE DU MARCHE Compléter le cahier des spécifications techniques (Indiquer le n° de devis retenu + signature du CST) CREATION DU MARCHE DANS BFC PAR LA DELEGATION CO-SIGNATURE EVENTUELLE DU DELEGUE DU CST ENVOI DUNE COPIE DU CST AU TITULAIRE ENVOI DUNE COPIE DU DOSSIER AU LABO TRANSMISSION A LA DELEGATION REGIONALE DES PIECES DU MARCHE SUBSEQUENT

P La procédure de passation du marché subséquent La définition du besoin –Descriptif technique du besoin –Possibilité de définir des options –Possibilité de définir des tranches –Possibilité dinclure la maintenance –Obligation de préciser les modalités dadmission des matériels (1 seule phase dadmission ou 1 phase de vérification daptitude + 1 phase de vérification du service régulier)

P La procédure de passation du marché subséquent Les critères de remise en compétition Valeur technique de loffre (45 %) ; Coût global dacquisition (pondération comprise entre 18 et 24 %) ; Délai de livraison / dexécution (pondération comprise entre 11 et 17 %) ; Qualité du service après vente (10 %) ; Impact écologique (10%).

P La procédure de passation du marché subséquent Les pièges à éviter : –Lancer une RECA au lieu dune PUMA ou dun appel doffres (ou vice et versa). Bien lire le contenu de chaque lot (pas seulement le libellé du lot) -Procédure de RECA mal suivie -Expression du besoin insuffisante -Pas de mention des sous-critères danalyse des offres -Avertissement des fournisseurs non retenu non respecté… Guide de recours aux AC + assistance de la DR

P Lallotissement technique 2008 Lot 1 : Appareils danalyse par spectrométrie de masse Lot 2 : Appareils de spectrométrie de résonance magnétique (RMN) et paramagnétique électronique (RPE) Lot 3 : Appareils de spectrométrie électronique et ionique (XPS, UPS, AES, HREELS, ISS) Lot n°4 : Appareils de diffraction et de diffusion des rayons X Lot n°5 : Spectromètres Raman, ellipsomètres spectroscopiques, micro-spectromètres infra-rouge, spectromètres optique à émission (ICP-AES) Lot n°6 : Lasers impulsionnels Lot n°7 : Microscopes électroniques et ioniques et microtomographes à rayons X Lot n°8 : Microscopes photoniques et de fluorescence Lot n° 9 : Appareils de microscopie à champ proche Lot n°10 : Robots et automates pour la protéomique, la génomique et le criblage Lot n°11 : Appareils de cytométrie en flux, analyseurs trieurs de cellule Lot n°12 : Systèmes de mesure des propriétés magnétiques

P Conclusion Nouveautés importantes –Fin des marchés nationaux Nouveaux types de contrat –Nouveau périmètre des accords-cadres élargi mais + strict –Nouvelle procédure de remise en compétition –Refonte de RECA –Transmission du projet de RECA à la DR > 133 k –Transmission du dossier à la DR juste après le choix de loffre –Création du marché subséquent dans BFC –Notification du marché subséquent au fournisseur Accompagnement –Assistance et conseil aux unités sur la procédure de RECA Guide de recours aux accords-cadres / intranet achat Conseil et assistance du responsable achat en DR Contrôle obligatoire du projet de RECA à compter de 133 k HT

P DEMONSTRATION DUNE RECA