Méthode de conduite de projet Introduction aux Systèmes d’Information ENSG – 19 septembre 2006 Martine FIEVET

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Sommaire Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Méthode et Projet SI Les grandes phases Définition Réalisation Mise en Œuvre Bilan, Retour d’Expérience Ce qu’il faut retenir 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Méthode et Projet SI Pourquoi une méthode ? Qu’est-ce qu’un projet ? Les différentes phases Les aspects à prendre en compte 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Adopter une méthode pour Aider les acteurs Check-Lists / Outils / Modèles Assurer la qualité Points de contrôle processus Ingénierie …. Il faut permettre la bonne intégration des nouveaux arrivants, rendre le travail facilement accessible à chacun, donner des points de repère et homogénéiser les pratiques, asseoir une démarche qualité. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Un projet, c’est « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. » (source : norme ISO 9000, version 2000) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Rappel du rôle des acteurs Maître d’Ouvrage (MOA) Personne physique ou morale propriétaire de l’ouvrage. Elle fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Elle passe la commande à la MOE, en vérifie la conformité, assure la cohérence globale. Maître d’œuvre (MOE) Personne physique ou morale qui a la charge de concevoir et de mener à bien la construction de l’ouvrage…. Elle a la responsabilité de l’exécution de la fourniture. Elle s’organise pour la produire avec ses équipes ou des fournisseurs externes, avec l’accord du MOA. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Les différentes phases Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir DEFINITION 1ère Expression de Besoin (cadrage) Étude préalable Cahier des charges Accord Comité SI Accord Comité d’Investissement Lancement REALISATION Préparation Conception Réalisation, Intégration Recette Protocoles Client/Fournisseur Vérification d’Aptitude Conformité Protocoles Client / Fournisseur : PAQ et Protocole de recette MISE EN ŒUVRE Préparation Expérimentation / Site pilote Généralisation Plans de Com’ et Déploiement Support utilisateurs Réception Définitive Adéquation à l’environnement BILAN / REX Évaluation 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Les aspects à prendre en compte Finalités (Enjeux ; Contenu / Spécifications) Éléments d’organisation (Acteurs ; Fonctionnement ; Ressources) Pilotage et système de décision (RAF réel ; Coûts ; Risques ; Actions…) Planning (Livrables et points de validation ; Chemin critique) Contrôle qualité (Documentation ; Revues de fin d’étape…) Pilotage et système de décision Le reste à faire (RAF) réel se calcule à partir d’une nouvelle estimation-planification des travaux qu’il faut effectivement mener à bien pour terminer le projet  ce n’est pas le résultat d’une différence entre le réalisé et le budget initial Il faut des plans d’actions suivis Forme à adapter en fonction de l’avancement du projet (ex : importance des suivis FA et FE en période de recette, impact des plannings machine en période de mise en production, mise en cohérence avec les projets contributeurs…) Découpage et planning Possibilité de découpage (lotissement) Pour chaque sous-processus (ensemble de tâches, activités, étapes,…), il faut identifier le fait générateur et les contraintes, le livrable, l’enchaînement avec d’autres processus. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Les grandes phases 1/4 Responsabilité MOA Phase de Définition Première expression de besoin (cadrage) Étude préalable Cahier des charges Contrat Lancement Réalisation Contribution MOE 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Première Expression de besoin Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Cadrage Présentation du besoin tel qu’il apparaît au promoteur du projet Formalisation succincte du service attendu, de sa pertinence stratégique, du périmètre et des limites Premiers éléments d’exigence 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Première Expression de besoin Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Ce qu’il faut y trouver Quels utilisateurs ? Quel(s) processus concerné(s) ? (Exigences induites : volumétrie, performances,…) Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort) Réponse minimale du SI, calendrier souhaitable (Éventuellement, évaluation de l’effort limite à consentir par l’Entreprise en charges / coûts / délais) Relation avec les autres projets de l’Entreprise et le reste du SI La 1ère expression de besoin est primordiale. Elle donne les points de repère pour l’intégralité du projet. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Étude préalable Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Elle doit fournir tous les éléments d’appréciation nécessaires au lancement du projet Cette valeur peut être limitée dans le temps  Prise de décision Opportunité (Valeur Ajoutée) Faisabilité Risques Faisabilité et Risques doivent s’analyser aussi bien côté Métier (ex : conduite du changement, rejet d’un système jugé inquisiteur) que côté Technique (ex : ouverture du SI à l’extérieur, déphasage d’informations) Certains éléments sont difficilement quantifiables. Il faut comparer les coûts de réalisation, de déploiement et de fonctionnement avec les bénéfices attendus Économie (Estimer la plus-value attendue, évaluer les coûts, établir un bilan économique) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Étude préalable Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Ce qu’il faut y trouver Identification du responsable + personnes consultées Positionnement par rapport à d’autres chantiers ou projets Identification des contraintes Estimation des moyens nécessaires et risques Toutes les parties concernées doivent s’exprimer et leurs positions doivent être reprises équitablement Assurer un regard « Urbanisme » ; cadrer par rapport au Schéma d’Évolution SI de l’Entreprise Contraintes : délais de réalisation, environnement informatique,… Le problème de compétences des ressources est souvent sous-estimé Qualifier (et pondérer) les risques : Politique, Organisationnel, Budgétaire, Fonctionnel, Technique Entre autres alternatives : Et si on ne faisait pas ? (sur ce point, tenir compte de l’obsolescence du SI) Ne pas négliger les impacts sur le poste de travail de l’utilisateur Présentation succincte des solutions possibles et alternatives associées Étude des impacts 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Étude préalable Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Quelques précautions à prendre pour atteindre l’objectif (= prendre une décision) Avoir l’adhésion de la hiérarchie (facilitation des prises de contact et validation de l’étude) Prendre en compte l’ensemble de la problématique (mise en œuvre incluse) Faire une restitution aux interlocuteurs (validation du contenu de l’étude avant présentation au Comité SI, instance de décision) Une étude préalable doit rester légère et rapide Charge de l’étude préalable : généralement entre 20 et 60 j-h 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Cahier des charges Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Il constitue la commande de la MOA Il décrit le plus exactement possible le contenu de la prestation et de la fourniture attendue, avec les exigences Établi à partir de la 1ère Expression de besoin et de l’Étude préalable, dans des termes de maîtrise d’ouvrage, il fournit au maître d’œuvre les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse s’engager Le besoin doit être explicite : toute formalisation peut être retenue (modélisation des processus, modélisation métier UML,…) Attention, « décrire le plus exactement ou le plus précisément possible » ne signifie pas qu’il faut descendre à ce stade dans des spécifications détaillées. Celles-ci feront l’objet d’échanges avec la MOE lors de la conception. Il faut se garder de s’enfermer pour la réalisation. Mieux vaut s’appliquer à couvrir l’ensemble du champ, plutôt qu’induire des solutions techniques trop tôt. Ne pas sous-estimer le processus de validation. Une commande mal validée entraîne nécessairement de gros déboires. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Contractualisation Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Document commun MOA - MOE Il synthétise le projet et son interaction avec l’environnement, les contraintes, l’organisation à mettre en place (Comité de pilotage ; Équipe projet ; Groupe utilisateurs….. ) Le système de décision doit être clairement défini et connu de tous les acteurs du projet (rôle, responsabilité, échanges entre acteurs, organisation des prises de décision) Il définit les ressources (humaines, matérielles et logicielles), présente le découpage du projet et le calendrier La MOE a tout intérêt à organiser une « revue d’engagement » avant contractualisation (responsable DSI, entités autres qu’ingénierie, qualité), pour s’assurer que : les exigences du client sont bien documentées et bien prises en compte tous les responsables impliqués dans le projet ont pris connaissance du contrat l’ensemble des entités a les capacités Il est validé par le Directeur MOA promoteur du projet et le Directeur MOE 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Accord Comité d’Investissement Lancement Délais de commande des prestations Externes (en particulier, en cas de marchés publics!) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Les grandes phases 2/4 Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Phase de Réalisation Préparation Conception Réalisation, Intégration Recette, Qualification globale Mise en oeuvre Responsabilité MOE Contribution MOA 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Préparation Plan Assurance Qualité Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Plan Assurance Qualité Le PAQ est un document de référence pour l’ensemble des signataires pendant toute la durée du projet Il porte sur l’engagement de démarche et des moyens réciproques à mettre en œuvre pour satisfaire aux exigences Le PAQ doit donner une vision Client / Fournisseur partagée et vérifiable pour réussir les conditions définies dans le contrat 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Préparation Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Plan Assurance Qualité - Démarche Partir des exigences, identifier les contraintes Définir les ressources, moyens et organisation (démarche de développement, documentation, outils et méthodes utilisés) Définir les règles et procédures associées (échanges, livraisons, réceptions) Définir les points de contrôle (reporting au client, indicateurs, revues) Au cas où la MOE sous-traite la réalisation, on a un PAQ interne (MOA - MOE) et un PAQ externe (MOA/MOE – SSII) Parvenir à un accord Présenter à l’ensemble des équipes 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Préparation Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Recette La recette est l’ensemble des opérations de contrôle par lequel le client s’assure que le produit présenté par le fournisseur est conforme à la commande passée et exploitable dans le système d’information de l’entreprise Les procédures ne s’improvisent pas. Le protocole de recette (organisation des activités de test, seuil d’acceptation du produit,…) est négocié au plus tôt, avec le PAQ 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Recette Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Cahier de recette Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux d’essai pour les fonctions à tester, les résultats attendus, les ressources nécessaires, les fiches de suivi d’anomalies 2 types de recette Fonctionnelle  en charge MOA, dès période de Conception Technique  en charge MOE, recouvre intégration SI et performances Tests unitaires, puis enchaînements. Scénarios pour intégration technique, scénarios métiers, tests de performance. La recette doit s’effectuer si possible sur de « vraies données ». 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Quelques remarques Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases La phase de recette est extrêmement importante. La MOA doit s’y préparer très sérieusement en : affectant les ressources nécessaires préparant le traitement des tensions avec le fournisseur ex : typologie des anomalies (bloquantes, majeures, mineures), tests de non-régression organisant des tests de « bout en bout » avec d’autres projets ex : fonctionnement avec les référentiels de l’entreprise de type Annuaire, Structures,.. La migration des données est un sous-projet à part entière ; Il nécessite fréquemment un « nettoyage » des anciens fichiers Ne pas négliger la réflexion sur les « procédures de reprise », les « procédures dégradées » qui permettront de conserver un service aux utilisateurs en cas d’incident 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Recette provisoire ou « vérification d’aptitude » Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Recette provisoire ou « vérification d’aptitude » Acte constatant contradictoirement que les obligations contractuelles ont été remplies et que le produit peut être accepté pour mise à l’épreuve dans son fonctionnement réel, pendant un temps défini appelé période de garantie Recette Provisoire (Vérification d’Aptitude) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Les grandes phases 3/4 Responsabilité MOA Mise en oeuvre Préparation Vérification adéquation de la solution Mise en place du support utilisateurs Réception définitive Généralisation Contribution MOE 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Préparation Plan de communication Sous la responsabilité de la MOA, il définit la démarche d’information/sensibilisation Il précise les cibles, relais de communication, événements, planning, coordination avec les plans de formation et déploiement Faire vivre un espace de l’intranet entreprise est particulièrement bienvenu 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Préparation Plan de formation (si nécessaire) Il définit l’organisation à mettre en place pour former les utilisateurs et autres acteurs dans l’implantation du produit Il précise les cibles, les relais, les modules par population (objectif, contenu, durée, méthode, support) - Autres acteurs : Support utilisateurs, Cellule de maintien en condition opérationnelle. - Dans les grandes organisations, il peut y avoir des « formateurs de formateurs et tuteurs » 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Préparation Plan de déploiement Il définit un calendrier précis par zone géographique, structure, métier,… par lot fonctionnel s’il y a lieu Il s’articule avec les deux plans précédents 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Vérification d’adéquation de la solution Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Il s’agit, au-delà de la conformité constatée lors de la recette, de faire fonctionner le produit dans son environnement définitif Détermination d’un sous-ensemble représentatif du dispositif complet (exploitation de l’ensemble des procédures) appelé « site d’expérimentation » ou « site pilote » FA = Fiche d’Anomalie FE = Fiche d’Évolution Le site pilote est un élément très important pour pouvoir qualifier l’ensemble des composantes du projet (logiciel, matériel, documentation et support)  Choisir au plus tôt ce site, y faire une communication et un support privilégiés L’expérimentation amène immanquablement de nouvelles FA et des FE urgentes (circuits et délais à mentionner dans PAQ) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Support Utilisateurs Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Il s’élabore dès la phase de recette, s’affine avec les retours du site pilote Capital pour la bonne utilisation du produit Recouvre les aspects métiers et techniques Aura la même durée de vie que le produit mis en place 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Adéquation à l’environnement Réception définitive La vérification de service régulier atteste de l’exploitabilité du produit fourni et de sa conformité au niveau de service attendu. Elle est prononcée à l’expiration du délai de garantie et dégage définitivement le fournisseur de sa responsabilité. Réception Définitive Généralisation 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases Les grandes phases 4/4 Responsabilité MOA Responsabilité MOE Bilan, Retour d’Expérience Déroulement du projet Usage du produit livré Boucle d’amélioration sur le processus Ingénierie Évolution du produit 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Bilan de projet Document de clôture du projet A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases Bilan de projet Document de clôture du projet Constats à faire partager par tous les acteurs du projet, pour en tirer des recommandations sur les projets futurs Aspects à prendre en compte Qualité du produit livré (conformité à la commande, performances, maintenabilité) Méthode et outillage (efficacité, productivité, continuité dans le cycle de production) Respect des coûts et des délais Management des ressources Respect du PAQ Capitalisation de l’expérience acquise Analyse des écarts Recherche des pistes d’amélioration Difficulté pour intéresser les décideurs à l’exercice 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet A retenir Intro Déf. Réal. MeO Bilan Les grandes phases Bilan d’usage Enquête, éventuellement audit, dans un contexte stabilisé (une fois la période d’appropriation révolue) La MOA doit pouvoir apprécier l’usage effectif des outils mis à disposition des utilisateurs Le service rendu est-il efficace au regard des pratiques professionnelles et des exigences de l’environnement ? Quelles pistes d’amélioration ?  Détection d’évolutions à prévoir (amélioration du produit, aménagements organisationnels, compléments de formation,…) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Conclusion Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Ce qu’il faut retenir Principaux points Écueils 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Principaux points Relation Client - Fournisseur Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Relation Client - Fournisseur Le MOA est le client. Il passe une commande, valide les propositions de la MOE, s’assure de la cohérence globale, vérifie le respect du contenu, des délais, des coûts, organise la mise en œuvre auprès des utilisateurs Le MOE s’engage à réaliser la commande, dans le respect de qualité de production, de délais et de coûts, conseille, livre, corrige. L’implication constante du client au cours du projet est essentielle 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Principaux points Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Pilotage de projet (suivi – actions d’anticipation) La MOE fait un suivi plus précis des réalisations, mais les deux côtés – MOA et MOE – doivent se retrouver sur les délais, les coûts, les indicateurs, les risques, les plans d’actions,… Point de contrôle hebdo des équipes projet Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA et MOE Reporting mensuel de synthèse aux structures (Direction, Contrôle Gestion) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Écueils Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Ne pas négliger une recherche constante de la satisfaction des utilisateurs Éviter l’effet tunnel Incorporer des utilisateurs dans le cycle du projet, cela évite des erreurs de compréhension et d’interprétation Ces utilisateurs intégrés d’une manière ou d’une autre au projet seront des relais importants dans la conduite du changement Découper le projet en modules livrables aux utilisateurs. 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Écueils Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Gros effort de « coordination » En interne au projet (actions à mener en parallèle, découpage en sous-projets) Avec les projets connexes Les problèmes relatifs à la validation sont amplifiés (interactions) Certains projets sont des pré-requis (ex : mise à niveau postes de travail) Avec l’ensemble des structures concernées (veiller à leur implication, aussi bien côté directions métiers que services informatiques tels que réseau & télécoms, production,…) Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente entre MOA et MOE 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Écueils Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Conduite du changement C’est parfois une affaire très complexe L’équipe projet doit assumer – avec éventuellement les directions support (RH) – et donc ne pas sous-estimer l’énergie et le savoir-faire nécessaires L’aspect Métier est naturellement majeur, mais les équipes MOE sont de plus en plus touchées 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet

Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet Écueils Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Organisation de l’après-projet Mise en place d’une cellule de « maintien en condition opérationnelle » pour le produit livré L’équipe projet doit donner tous les éléments nécessaires pour la suite (documentation, principes d’administration, contenu du support utilisateurs, contrat de service,…) A préparer très activement lors de la phase de mise en œuvre Pour favoriser les transferts de compétence, on organise généralement des biseaux En cas de sous-traitance forte, savoir estimer la charge correspondant à la mise à niveau des compétences internes Fonctions d’une cellule « MCO » ou « administration applicative » ou « gestion d’application » : Exploitation Support utilisateurs Suivi de l’infrastructure Maintenance applicative Suivi du contrat de service (disponibilité, corrections d’anomalies,..) 19 septembre 2006 Introduction aux SI – Méthode de conduite de projet