Utilisation des données de S/E Module suivi/évaluation, cours international sur infection VIH et IST dans les pays à ressources limitées Paris, IMEA, 25 novembre au 27 novembre 2009 Jean-Pierre Gervasoni, Unité d’évaluation de programmes de prévention, Institut universitaire de médecine sociale et préventive, Lausanne

A la fin de ce cours les participants seront capables de : Objectifs A la fin de ce cours les participants seront capables de : Définir les concepts et les objectifs de la dissémination et de l’utilisation des informations Identifier les barrières à l’utilisation des données et des informations et proposer des approches et outils pour trouver des solutions à ces barrières Démontrer une bonne compréhension des décisions et du rôle des données dans la prise de décisions

Données versus informations Une donnée est un élément fondamental sur lequel on construit un raisonnement, une étude, une recherche Les données se référent souvent aux données brutes ou informations non traitées Une information est un ensemble de données portant sur un sujet précis Les informations sont présentées dans un contexte particulier (p. ex. prise de décisions)

Pourquoi disséminer et utiliser les informations du S/E Pour renforcer les programmes et améliorer les résultats Engager toutes les parties prenantes Responsabiliser chaque partie prenante et la nécessité de fournir des informations et de rendre des comptes Plaider pour plus de ressources si nécessaire Eclairer les politiques Contribuer aux leçons apprises au niveau national et mondial Etc.

Les parties prenantes qui peuvent utiliser des données Les donateurs Les agences d’excécution des projets Les bénéficiaires Les gestionnaires de programme Les décideurs politiques Les médias Vos collègues, votre superviseur Le secteur privé

Définition de la Demande de Données et Utilisation des Informations (DDUI) Une approche systématique qui utilise les meilleures pratiques et les outils appropriés pour aider à augmenter la demande de données sanitaires de haute qualité et s’assurer que les informations provenant de ces données sont utilisées dans le processus de prise de décisions guidées par l’évidence

Barrières à l’utilisation des données Avez-vous utilisé des données pour faire passer une information? Quelles barrières avez-vous rencontré dans ce contexte? Si c’est le cas quelles stratégies avez-vous développé pour contourner ces barrières?

Déterminants de l’utilisation de l’information Aspects techniques: compétences techniques (capacité de collecte et analyse des données), disponibilité des ordinateurs, existence de système d’information Aspects structurel: routes, télécommunications Aspects organisationnels: clarté des rôles, soutien de la collecte des données, circulation de l’information, culture organisationnelle Aspects individuels: attitudes/motivations des décideurs, motivation du personnel de collecte des données

Processus de prise de décisions I Prise de décisions: processus de choix parmi plusieurs alternatives en utilisant des informations pertinentes Quelles décisions importantes avez-vous du prendre dans votre travail? Quelles sont les informations qui vous ont permis de prendre ces décisions?

Processus de prise de décisions II Qui prend les décisions? Quand et comment les décisions sont prises? Quelles informations sont nécessaires et disponibles? Quel est mon rôle dans la prise de décisions? Sur quoi prendre une décision? Quel est le niveau et l’étendue de la décision?

Processus de prise de décisions III En dehors de l’information qu’est-ce qui influence les décisions?

Processus de prise de décisions IV En dehors de l’information qu’est-ce qui influence les décisions? Le pouvoir et l’influence La période, le moment de la décision La corruption L’idéologie politique L’opinion publique L’arbitraire

Etapes dans l’utilisation des données Etape 1: Identifier la question ou le problème Etape 2: Evaluer la situation de l’utilisation des données (offre et demande) Etape 3: Identifier les opportunités stratégiques Etape 4: Développer une stratégie d’utilisation des données Etape 5: Appliquer et évaluer la stratégie

Etape 2: Evaluation de la situation Développer une matrice d’offre et de demande de l’information Fiche d’évaluation

Etape 3: Identifier les opportunités stratégiques Analyse des points d’entrée de l’information Analyse des parties prenantes Identification des résultats escomptés

Etape 3: Analyse des parties prenantes Différences parmi les parties prenantes: Voient les activités à partir de perspectives différentes Ont des degrés de compréhension différents Ont besoin/veulent des informations différentes Ont besoin d’information avec des degrés de complexité différents Ont des intérêts différents

Etape 4: Développer la stratégie Analyse des contraintes d’utilisation des données: techniques, individuelles, organisationnelles Calendrier des décisions et cartographie (mapping) de l’utilisation des données Schéma d’utilisation des données

Pourquoi les données sont-elles difficiles à communiquer? Les questions techniques sont importantes mais parfois ennuyeuses Les preneurs de décisions sont très occupés et parfois distraits… Les administrateurs de programmes semblent avoir une vision étroite des programmes Les personnes chargées de la mise en place des programmes sont trop occupées Les aptitudes de communications des chercheurs peuvent laisser à désirer A l’inverse les aptitudes techniques des communicateurs peuvent laisser à désirer

Etapes vers des solutions Connaître son public, connaître son public, connaître son public….. Identifier les données qui sont pertinentes Utiliser les stratégies de communication adaptées à chaque partie prenante

Outils PRISM PRISM: Performance des Systèmes de Gestion d’Informations de Routines Un ensemble d’outils qui permettent: d’évaluer la performance d’un système de gestion des informations de routines du point technique, comportemental et organisationnel d’évaluer la qualité et l’utilisation des données sur la base de 3 déterminants d’aider à la planification et à la priorisation des informations pour améliorer la performance des systèmes de gestion des informations de routine