Sirhus V2 Itinéraire Professionnel (agent) Dossier annuel Gestion des classements Profil Salarié Sirhus V2

SOMMAIRE Objectifs p 3 Quelques chiffres p 4 Outils mis à disposition p 5 Planning p 6 Glossaire p 7 Points d’attention p 8 Modalités de connexion à Sirhus p 9 Itinéraire Professionnel (agent) p 16 Le dossier annuel p 18 Gestion des classements p 48 Ergonomie Firefox p 58 Profil Salarié p 63

Objectifs Utiliser Sirhus dans toutes les unités afin d’établir le dossier annuel d’activités des ITA et émettre les bordereaux de proposition de classement Utiliser Sirhus plus largement avec de nouvelles fonctionnalités Historiser les dossiers annuels

Quelques chiffres Pour la délégation Normandie : En 2008 5 laboratoires pilotes + la délégation 93 ITA concernés En 2009 ￭ 21 laboratoires ￭ 219 ITA ￭ 260 personnes formées

Outils mis à disposition Une formation à l’outil Une assistance aux utilisateurs en délégation Support_sirhus_unites@dr19.cnrs.fr Le site de la DRH http://www.sg.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel Une aide en ligne (dans l’outil) Une FAQ (nouveau) Un mémento papier Adresse mail générique via un formulaire web sur le portail sirhus

PLANNING 2 mars 2009 : vérification des conditions par le SRH 1er avril : ouverture de sirhus aux unités (1 mois de plus qu’en 2008 pour la campagne des dossiers annuels) 24 juin : Transmission des dossiers annuels et des bordereaux de proposition au SRH Début septembre : commissions régionales de classement Octobre : commissions nationales À partir du 26 octobre : CAP

Glossaire DA : Dossier Annuel DU : Directeur d’Unité RE : responsable d’Entretien RA : Responsable Administratif CC : Corps au Choix GC : Grade au Choix EA : Echelon Accéléré EC : Echelon au Choix (pour les TPN) CA : Changement de Catégorie (pour les contractuels type 59) PVI : Procès verbal d’installation ARF : Attestation de reprise de fonction

Points d’attention Déconnexion automatique après 1 heure sans action Un seul utilisateur par dossier (pas de saisie simultanée agent/RE) Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l’agent – utiliser fin de session Nouveauté : les formations et expériences doivent être saisies au préalable par l’agent (plus de saisie directe en fiche 1) 2 traitements de nuit : après la mise à jour des RE après la validation définitive du classement

Modalités de connexion à Sirhus Contraintes utilisateur Sirhus Connexion à Sirhus Authentification Janus

Contraintes utilisateur SIRHUS Pré requis pour se connecter Dossier ou mini-dossier dans SIRHUS Entrée dans Labintel avec un email valide Etre autorisé à utiliser SIRHUS Mini-dossier agent Pour les agents non CNRS (DU, ...) Créé par les services RH de la délégation Navigateurs Internet Explorer versions 6 et 7 Firefox versions 1.5 et 2.0 sous windows XP, Mac, Linux et langue française configurée dans le navigateur

https://sirhus.dsi.cnrs.fr Connexion à SIRHUS Une application web sécurisée pour tous les utilisateurs (à ajouter dans les favoris) : https://sirhus.dsi.cnrs.fr Deux modes de connexion possibles Connexion par certificat CNRS toujours valide Connexion par login/mot de passe (en cas de problème avec le certificat) application Janus Une application ouverte de 8 h 00 à 22 h 00 les jours de semaine et le samedi DR =>Préconisation d'une connexion par certificat CNRS (mode actuel) - Possibilité d'utiliser le certificat ET/OU un login/mot de passe Autres utilisateurs => Usage possible d'un login/mot de passe - Usage possible d'un certificat CNRS

Connexion à l’application Connexion à SIRHUS Connexion à l’application https://sirhus.dsi.cnrs.fr Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît

Connexion à SIRHUS - certificat Vous êtes connecté !

Connexion à SIRHUS – login/mot de passe Connexion à l’application https://sirhus.dsi.cnrs.fr Si vous n’avez pas de certificat, une demande de mot de passe apparaît

Connexion à SIRHUS – login/mot de passe Vous êtes connecté !

Itinéraire Professionnel Au préalable à la saisie de la fiche 1-2, l’agent doit saisir ses expériences professionnelles et ses formations initiales ou diplômantes Validation des formations initiales ou diplômantes (SRH) non bloquante Facultatif, l’agent peut saisir ses compétences en matière de langues, bureautique/informatique et permis ou certificats divers Impression itinéraire professionnel / passeport formation possible

Itinéraire Professionnel Impression itinéraire professionnel (agent)

Le dossier annuel Principales étapes Composition du dossier Les différents rôles et profils Affectation des responsables d’entretien Création des Dossiers Annuels – Mode TEST Création des Dossiers Annuels – Mode REEL Rédaction des Dossiers Annuels Validation en masse des dossiers annuels Impression des Dossiers Annuels Export des Dossiers Annuels Réouverture des Dossiers Annuels Vérification des Dossiers Annuels par le SRH Contrôle changement de BAP

Le dossier annuel : principales étapes Lancement de la campagne par la DRH Vérification des conditions par le SRH Mise à jour des Responsables d’entretien ☆Traitement de nuit Création des dossiers annuels Rédaction, validation et impression des dossiers Classement Bordereaux de classement

Le dossier annuel – composition du dossier Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions d’avancement Fiche 2 : Descriptif d’activités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corps Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade

Le dossier annuel - Les différents rôles et profils

Le dossier annuel Affectation des responsables d’entretien (1/4) Les directeurs d’unités ont la possibilité de choisir n’importe quelle personne de leur unité comme responsable d’entretien un traitement vérifie si les responsables d’entretien disposent d’un compte utilisateur Si oui le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE Si non un mail est envoyé aux équipes SSI leur demandant de créer le compte. Le lendemain, le traitement affecte le rôle de responsable d’entretien à l’agent nommé comme RE S’il y a un changement de responsable d’entretien en cours de campagne, la mise à jour des dossiers annuels est faite automatiquement par les traitements de nuit Si un agent n’est plus responsable d’entretien, le traitement de nuit supprime le rôle RE

Le dossier annuel Affectation des responsables d’entretien (2/4) Par défaut, le DU est responsable d’Entretien mais il peut déléguer à un RE la conduite de l’entretien avec les agents. 1 2 <Chercher> avec les critères a, b et/ou c Si aucun critère  liste de tous les agents de l’unité a b c

Le dossier annuel Affectation des responsables d’entretien (3/4) 1- Sélectionner les agents à l’aide du bouton « tout sélectionner » ou de la case à cocher 2- Choisir le « responsable d’entretien » à l’aide du menu déroulant 3- cliquer sur le bouton 2- Responsables d’entretien 1- Bouton <sélectionner / désélectionner tout> ou Sélection d’un agent 3- Bouton <assigner> Liste des agents correspondant aux critères de recherche ! Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée

Le dossier annuel Affectation des responsables d’entretien (4/4) Cliquer sur pour sauvegarder Le nom du Responsable d’entretien est modifié. La prise en compte dans le dossier administratif de l’agent sera effective le lendemain Enregistrer ! Les dossiers annuels ne pourront être créés que le lendemain

Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode TEST (1/2) Le lendemain, 1 - Sélectionner les matricules à l’aide du match_code. Si aucun matricule n’est sélectionné, la création des dossiers annuels se fera en masse pour tous les agents concernés de l’unité 2 – Sélectionner les fiches à créer (par défaut toutes les fiches sont cochées) 3 – Sélectionner le mode « Test » pour contrôle avant lancement réel 4 - Saisir l’effectif total de l’unité (agents CNRS et non CNRS toutes implantations) 5 – Cliquer sur 5-Exécuter 1-Saisir matricule(s) 2-Sélectionner les fiches 3-Mode test 4-Saisir Effectif de l’unité

Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode TEST (2/2) Vérifier l’absence d’anomalie Descendre avec l’ascenseur pour vérifier qu’il n’y a pas d’enregistrement en erreur en bas de la liste

Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode REEL (1/2) 2-Exécuter 1 - Lancer maintenant le programme en mode « réel » 2 – Cliquer sur 1-Mode réel Le programme se lance automatiquement en arrière-plan. La procédure de création peut être longue en fonction de la taille de l’unité (+ 30 min) !

Le dossier annuel Création des Dossiers Annuels – Mode REEL (2/2) Les Dossiers Annuels sont maintenant initialisés et vont être rédigés et/ou consultés par différents acteurs

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (1/11) Différents types de filtres : 1- Sélection par menu déroulant 2- Sélection par chaîne de caractères « *….* » Un filtre automatique sera positionné au 01.01.2009 pour l’année de campagne 2009 2-chaîne de caractères 1-Menu déroulant Tris possibles sur toutes les colonnes avec Le bouton met à jour les tris mais pas les filtres Le bouton permet de supprimer une fiche « en cours de traitement »

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (2/11) Certaines des informations des dossiers des unités qui étaient pilotes en 2008 sont reprises Fiche 2 : Mission et descriptif d’activités Fiche 4 : Récapitulatif des formations suivies D’autres informations sont éditées à partir du dossier administratif de l’agent Fiche 1 Expériences professionnelles antérieures : les 15 plus récentes saisies par l’agent dans l’IT23 Formations diplômantes : les 5 saisies par l’agent dans l’IT22, par ordre de priorité décroissantes définies par l’agent Règle de calcul des effectifs (au 1/03/09) Effectif CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental Effectif ITA CNRS de l’unité : nombre d'agents affectés sur un poste « ACCOMPAGNEMENT DE LA RECHERCHE » de l'unité non sortis au jour de lancement de la campagne dont la catégorie de salarié n'est pas « D bénéficiaire Divers » qui ne sont pas en position de hors cadre,disponibilité, détachement ou en congé parental

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (3/11) Les ascenseurs : atteindre les zones de saisie 5 boutons accessibles en fonction du rôle de l’utilisateur : Enregistre les données saisies Revient à la liste des évaluations SANS enregistrer Affiche l’historique des actions sur la fiche Imprime la fiche validée ou non Sur la fiche 2 pour joindre l’organigramme de l’unité Fait passer la fiche au statut « clôturé » ; elle n’est plus modifiable

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (4/11) Les cases servent à réduire ou développer une zone Fiche 1 : toutes les informations concernant l’agent

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (5/11) FICHE 1 – Données générales et propositions d’avancement DU Reprise des données saisies au préalable par l’agent - formations et expériences – plus de saisie directe possible 1 ZONE DE SIGNATURE SUPPRIMEE Le DU valide la fiche 1

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (6/11) FICHE 2 – Descriptif d’activités RE Agent et RE C’est dans cette fiche que l’on peut demander un changement de BAP ou d’Emploi type et que l’on joint l’organigramme Le RE valide la fiche 2

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (7/11) FICHE 3 – Bilan, orientations et perspectives Agent et RE Agent Reste au laboratoire. Seul l’agent peut divulguer cette fiche Nouvelle rubriques : perspectives Le RE valide la fiche 3 RE

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (8/11) FICHE 4 – formation les formations suivies doivent être évaluées et les besoins en formation priorisés par le RE ! Agent et RE Consacrée uniquement à la formation et fait partie du dossier annuel examiné en commission 1 Zone de signature supprimée Le RE valide la fiche 4

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (9/11) FICHE 5-1 – Appréciation générale DU/RE Agent Le DU valide la fiche 5-1

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (10/11) FICHE 5-2 – Argumentaire prop. corps : seulement si l’agent est proposable en changement de corps DU Le DU valide la fiche 5-2

Le dossier annuel Rédaction des Dossiers Annuels (11/11) FICHE 5-3 - Argumentaire prop. grade : seulement si l’agent est proposable en changement de grade DU Le DU valide la fiche 5-3

Le dossier annuel Validation en masse des dossiers annuels (1/2) Nouvelle fonction de validation en masse pour les DU et les RE Liste des fiches au statut « en cours de traitement » dont l’acteur est valideur Indicateur : ORG. ABS : l’organigramme n’a pas été joint à la fiche 2, la fiche ne pourra pas être validée PROP.ABS : L’agent est proposable à un avancement mais le DU ne s’est pas prononcé dans la fiche 1, la fiche ne pourra pas être validée Après avoir sélectionné toutes les fiches à valider cliquez sur « Validation définitive » ! La sélection est gardée lors du changement de page

Le dossier annuel Validation en masse des dossiers annuels (2/2) Après la validation, les fiches validées disparaissent de la liste

Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (1/3) Si la fiche imprimée n’est pas « clôturée », un filigrane « version provisoire » s’imprime sur le dossier annuel Le SRH peut uniquement imprimer les fiches clôturées d’un dossier annuel

Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (2/3) 1 – Indiquer le ou les matricules (si besoin) 2 – choisir les fiches à imprimer 3 – choisir éventuellement le chemin du fichier local et le nom 4 – cliquer sur et récupérer le fichier sur votre poste 4-Exécuter 1-matricules 2-fiches 3-chemin et nom fichier ! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local

Le dossier annuel Impression des Dossiers Annuels (3/3) 2 possibilités pour imprimer les dossiers annuels Sélection de matricule(s) : récupérer le document sur le poste et l’imprimer Aucun matricule sélectionné : le système lance l’impression en arrière-plan pour tous les agents de l’unité. Ce traitement peut durer un certain temps. Pour le récupérer et l’imprimer, utiliser la transaction « Export des dossiers annuels »

Le dossier annuel Export des Dossiers Annuels 1-chemin et nom du fichier local 2-Télédécharger 1 – changer le chemin et/ou le nom du fichier cible 2 – cliquer sur <Télédécharger> 3 – récupérer le fichier sur votre poste et l’imprimer ! Indiquer l’extension « .pdf » dans le nom du fichier local

Le dossier annuel Réouverture des Dossiers Annuels Après validation, si des fiches sont incomplètes ou si le SRH doit réouvrir une fiche à la demande d’un DU, il décoche dans la zone « validation DU/RE » la ou les fiches concernées Décoche la fiche incomplète

Gestion des classements Description du processus Classement DU - Saisie des classements Classement DU - Etat de contrôle Classement DU - Validation des classements Classement DU - Bordereau d’avancement

Gestion des classements Classement par le DU – Saisie des classements (1/2) 4 5 6 3 1 - « Promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne 2 - « Promouvable et non promouvable » : affiche les agents promouvables pour l’année de campagne et pour les années futures (nombre d’années fixé par la DRH ; actuellement 3 ans) 3 - « Type d’avancement » permet d’afficher la liste des promouvables en fonction de leur type d’avancement 4 - « Unité d’évaluation » : pour le DU qui a plusieurs unités 5 - « Année de campagne » par défaut l’année en cours 6 - pour lancer la recherche après l’application des critères

Seules les lignes sélectionnées seront enregistrées Gestion des classements Classement par le DU – Saisie des classements (2/2) ! Si on passe à la page suivante, la sélection est conservée 2 - Saisie des classements 1- Sélection d’un agent ou Bouton <sélectionner tout> 3 - Enregistrer 1 - Sélection de l’agent à traiter et saisie du classement dans les colonnes corps/grade et unité. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton 2 - Saisir les classements 3 - cliquer sur Seules les lignes sélectionnées seront enregistrées !

Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (1/4) Cet état permet de vérifier les classements enregistrés avant de les valider 3-Exécuter 1- année de campagne 2 – Unité d’évaluation 1 – Saisir l’année de campagne 2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN 3 – Saisir l’unité d’évaluation 4 – cliquer sur.

Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (2/4) Le DU a proposé l’agent pour un « grade au choix » dans le dossier annuel Le DU a classé l’agent et a VALIDE. Le classement est masqué et apparaîtra sur le bordereau de proposition envoyé au SRH L’agent est proposable pour grade au choix L’agent est proposable pour un échelon accéléré Le DU a proposé l’agent pour un « échelon accéléré » dans le dossier annuel L’agent est proposable pour un corps au choix Le DU n’a pas proposé l’agent pour un « corps au choix » dans le dossier annuel Le DU n’a pas encore classé l’agent Le DU a classé l’agent et n’a pas encore VALIDE. Le classement apparaît

Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (3/4) Cet état de contrôle est enregistrable et imprimable par <Système> <Imprimer>

Gestion des classements Classement par le DU – Etat de contrôle (4/4) 1- imprimante 2- Valider Le système ouvre un fichier .pdf

Gestion des classements Classement par le DU – Validation des classements 1- Sélection d’un agent ou Bouton <sélectionner tout> 2 – Validation définitive 1 - Sélection de l’agent à traiter. Pour avoir accès à tous les agents, cliquer sur le bouton 2 – Cliquer sur La prise en compte des données n’est effective que le lendemain pour impression du bordereau. !

Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (1/2) 4-Exécuter 1- année de campagne 2 – ITA et TPN 3 – Unité d’évaluation Le lendemain 1 – Saisir l’année de campagne 2 – Par défaut, l’état de contrôle contient les agents ITA et TPN 3 – Saisir l’unité d’évaluation 4 – cliquer sur

Gestion des classements Classement par le DU – Bordereau d’avancement (2/2) Le DU imprime le bordereau, le signe et l’envoi au SRH avec les dossiers annuels imprimés et signés

Ergonomie FIREFOX Création des dossiers annuels Edition des dossiers annuels Edition de l’état de contrôle des classements

Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (1/2) Exécuter

Ergonomie FIREFOX - Création des dossiers annuels (2/2) Fenêtre de recherche de l’unité

Ergonomie FIREFOX - Edition des dossiers annuels Exécuter

Ergonomie FIREFOX Edition de l’état de contrôle des classements

Profil Salarié (pour DU et RA) Non lié directement au dossier annuel Consultation de dossiers Procès Verbal d’Installation Attestation de Reprise de Fonction

Profil Salarié : Responsable administratif Consultation dossier agent 1/2 1 : Cliquez sur Afficher Données de base personnel 2 : Saisir le matricule 4 : Cliquez sur Afficher ou Aperçu 3 : Sélectionnez l’information à afficher

Exemple : Afficher Données individuelles Profil Salarié : Responsable administratif Consultation dossier agent 2/2 Exemple : Afficher Données individuelles

Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal d’installation 1/3 1 : Cliquez sur Procès verbal d’installation 2 : Renseignez la catégorie de personnel, le matricule et la date 3 : Cliquez sur Exécuter

Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal d’installation 2/3 Cliquez sur Aperçu avant impression ou sur imprimer

Aperçu du document à imprimer Profil Salarié : Responsable administratif Procès verbal d’installation 3/3 Aperçu du document à imprimer

Profil Salarié : Responsable administratif Attestation de reprise de fonction 1/2 1: cliquez sur attestation de reprise de fonction 2 : Renseigner le matricule et la date de reprise de fonction 3: cliquez sur Exécuter La saisie de l’absence doit au préalable être faite par le SRH

Profil Salarié : Responsable administratif Attestation de reprise de fonction 2/2 Exemple d’attestation de reprise de fonction