L’approche de l’Université de Franche Comté « Contrats à long terme, conventions et produits pluriannuels » L’approche de l’Université de Franche Comté

I LE CONSTAT 1°) Problématique comptable identifiée dans les rapports des commissaires aux comptes … Lors de la 1ère vague des universités passées aux RCE, 5 établissements ont vu leurs comptes certifiés avec une réserve concernant la comptabilisation des contrats de recherche: « les contrôles internes ne permettant pas de s’assurer de l’exhaustivité des dépenses et des recettes ou de la correcte séparation des exercices »

2°) … relayée par la Cour des Comptes… « Contrôle interne comptable Un déploiement qui reste insuffisant CIC lacunaire ou inexistant pour de nombreuses universités (rapports de la MNA, réponses aux questionnaires) Les universités soumises à certification en 2010 ont également des lacunes dans le CIC qui sont signalées par les CAC application partielle du principe de séparation des exercices comptables comptabilisation des contrats de recherche » journée d’études des Agents Comptables d’EPSCP du 30 juin 2011

3°) … constat repris également par la DGFIP et le MESR Réserves relatives aux ≪contrats de recherche≫ : Absence de rapprochement des produits et des charges Comptabilisation à l’encaissement, défaut de comptabilisation des produits constates d’avance Séminaire EPSCP 25 janvier 2011

II Les textes réglementaires auxquels il faut se référer pour comprendre la gestion budgétaire et comptable des contrats pluriannuels de recherche

1°) Instructions M9-3 et M9:

2°) Avis du C.N.O.C.P.

III Que nous dit le plan comptable général? 1°) Avis 99-10 du Conseil National de la Comptabilité « Réalise un contrat à long terme l’entreprise qui fournit, sur une durée généralement longue, un ensemble d’installations, de biens ou de prestations de services fréquemment complexes, ou qui, le cas échéant, participe à leur réalisation, en qualité de sous-traitant. Les dates de démarrage et d’achèvement des opérations prévues au contrat se situent généralement dans deux périodes comptables ou deux exercices différents. »

Traduction à l’UFC Difficultés pour fixer le périmètre concerné: Sont ciblées les opérations contractuelles partiellement exécutées à la clôture de l’exercice. C’est à dire toute prestation de services ou toute commande de bien dont l’exécution a commencé avant la clôture de l’exercice et s’achève contractuellement après.

Périmètre à l’UFC Conventions suivies en R.A. ex conventions dites « budgétisées » environ 300 contrats pour les 2/3 gérés par notre SAIC : contrats de prestation, d’études, de recherche, principalement avec des partenaires privés . Subventions pluriannuelles (ex :sur projet avec la Région). Ne concerne pas la SCSP et les subventions d’investissement. Formation Continue (1 326 conventions: licences, masters, D.U…).

IV Comptabilisation des produits et des charges La constatation des produits et des charges relatifs aux contrats à long terme s’effectue soit à l’avancement soit à l’achèvement

1°) Méthode à l’achèvement : Elle consiste à ne comptabiliser le chiffre d’affaires et le résultat qu’au terme du contrat. En cours d’opération ( prestation de service ou production de bien ) les travaux en cours sont constatés à la clôture de l’exercice à la hauteur des charges qui ont été enregistrées Méthode dite prudentielle

2°) la méthode à l’avancement : Elle consiste à comptabiliser le chiffre d’affaires et le résultat au fur et à mesure de l’avancement des contrats. Cette méthode est dite préférentielle car elle est celle qui reflète le mieux la réalité des opérations concernées et qui conduit à une meilleure information financière Semble être le choix retenu par le CNRS d’après une note du 21 avril 2009

Des conditions sont nécessaires pour garantir la fiabilité des estimations du résultat pour la méthode à l’avancement: l’existence d’outils de gestion, de comptabilité analytique et de contrôle interne permettant de valider le pourcentage d’avancement. A noter que les 2 méthodes sont exclusives l’une de l’autre puisque le choix de retenir la méthode à l’avancement porte sur tous les contrats en cours. Information sur le choix retenu à préciser dans l’Annexe

Compromis retenu à l’Université de Franche Comté: article 380-1-V du PCG Il est possible de suivre un contrat à l’avancement même si un résultat à terminaison ne peut être estimé de façon fiable . Dans ce cas, les recettes durant l’opération sont liquidées à la hauteur des dépenses, aucun résultat n’est donc dégagé en cours de contrat ( comme dans la méthode à l’achèvement ).

Mesures de l’intensité de l’exécution de la prestation Pour les contrats de Recherche : mesure par les charges qui sont fonction de l’avancement des travaux à la clôture. Puis prise en compte des produits à la hauteur des charges. A contrario, pour les contrats de Formation Continue: mesure par les produits qui sont fonction de l’écoulement du temps ( règle classique de rattachement à l’exercice comme pour les droits d’inscription aux diplômes nationaux ). Puis rattachement des charges aux produits .

Ecritures budgétaires et comptables pour les contrats de Recherche En fin d’exercice si l’opération est partiellement exécutée : Débit c/418 ( factures à établir ) Crédit c/ 7062.. La recette est fonction de l’intensité de la prestation sur la période qui se mesure par les charges comptabilisées à la clôture ( aucun résultat n’est donc dégagé ). Les acomptes versés par le financeur sont comptabilisés sur le c/419

Ecritures budgétaires et comptables ( suite ) En N+1: contre-passation de l’écriture: Débit c/7062 crédit c/418 Fin de l’exécution de la prestation ( facturation au client ): Débit c/4112 crédit c/7062 ( apurement du c/419 )

Points de vigilance et valeurs cibles à l’UFC Organisation: réunions entre services Ordonnateur ( Recherche, Financier ) et Agence Comptable. Logigramme Contrôles : réguliers, formalisés, informatiques Documentation et formation des personnes intervenant sur ce processus Mise en place du C.I.C.F. A intégrer dans un calendrier de plus en plus tendu en fin d’exercice