Gestion de Projet Pilotage – 3 Reporting Préparé par : Gérard Battarel, Angles Pour : l’Université René Descartes Mai 2006 © Copyright 2004 Gérard Battarel - Reproduction interdite sans autorisation de l’auteur

Objectifs Apprendre à organiser le reporting et la communication

L’environnement de reporting Hiérarchie Projet MOE MOA

Le reporting vers l’équipe Hiérarchie Projet MOE MOA

Le reporting vers l’équipe Objectifs : Partager la vision du projet ? Partager les risques ? Partager le niveau de progrès ? Partager les problèmes ? Partager les résultats ? Partager les urgences ? Développer la cohésion ? Développer la mobilisation ?

Le reporting vers l’équipe Objectifs : Partager la vision du projet ? Parfois Partager les risques ? Pas tous Partager le niveau de progrès ? Oui Partager les problèmes ? Pas tous Partager les résultats ? Oui Partager les urgences ? Oui Développer la cohésion ? Oui Développer la mobilisation ? Oui

Le reporting vers l’équipe : processus Réunion d’information, courte (30 minutes max), avec questions Rituelle : même jour, même heure, même durée Périodicité rapprochée (1 semaine) Peut s’appuyer sur des outils de l’équipe : intranet, groupware, mais le support écrit n’est indispensable que pour les points d’action

Le reporting vers l’équipe : contenu Projet : Appréciation du chef de projet de la situation (mobilisation) Indicateurs de progrès Accomplissements depuis la dernière fois Priorités pour la période à venir Suivi des points d’action des réunions précédentes Questions : envisager le mode de traitement, ne pas traiter sur place si la réponse n’est pas évidente

Le reporting vers l’équipe : contenu Venant de la MOA : feedback de réunions de pilotage ou de contacts divers Changements côté MOA Feedback MOA concernant l’équipe Résultat de requêtes antérieures à la MOA

Le reporting vers la maîtrise d‘ouvrage Hiérarchie MOA MOE Projet

Le reporting vers la MOA – Projet en responsabilité Objectifs : Partager la vision du projet ? Parfois Partager les risques ? Pas tous Partager le niveau de progrès ? Oui mais Partager les difficultés ? Parfois Partager les résultats ? Oui Partager les urgences ? Oui Vérifier la cohésion ? Oui Développer la mobilisation ? Si nécessaire

Le reporting vers la MOA - Processus Réunion (comité de pilotage) précédée d’un rapport d’activité et compte-rendu approuvé Périodicité : un à trois mois Durée : fonction de l’ordre du jour Préparer : la réunion est le lieu de résolutions et de décisions, pas de découvertes Ordre du jour Diffusion de documents à l’avance, contacts

Le reporting vers la MOA – Rapport d’activité Précède le comité de pilotage, ou a une fréquence plus élevée (mensuel) Contenu : Indicateurs Faits marquants durant la période écoulée Difficultés nécessitant une assistance client Prochaines étapes Purement factuel

Le reporting vers la MOA – Contenu Accomplissements Livrables acceptés Difficultés résolues depuis la dernière fois Indicateurs de progrès Présentation : valeurs et tendances Analyse

Le reporting vers la MOA – Contenu Difficultés en cours Pour chacune, exposer et proposer une approche de solution Définir un plan d’action (action – responsable – date de résolution) Suivi des problèmes anciens non résolus Mise à jour de la liste d’actions Prochaines étapes Événements attendus dans la période à venir Livrables à venir

Le reporting vers la MOA – Compte rendu Tableau de bord et commentaires Indicateurs : Valeur courante et valeur planifiée Valeur précédente ou histogramme Présentation des résultats de la réunion sous forme I-D-A Accomplissements (I) Difficultés (I,D,A) Prochaines étapes (I) Date de prochaine réunion

Le reporting vers la hiérarchie MOA MOE Projet

Le reporting vers la hiérarchie Objectifs : Partager la perception du projet, s’assurer de la cohérence Partager le niveau de progrès Partager les difficultés et les risques, en proposant des approches de résolution Effectuer un suivi des actions décidées précédemment Développer la compréhension MOA-MOE

Le reporting vers la hiérarchie Format Situation du projet : indicateurs et interprétation Accomplissements de l’équipe Information client Difficultés Type, N°, Intitulé, Description, Plan (proposé ou mis en œuvre), Date de résolution espérée Liste d’actions Type, N° de difficulté, Description de l’action, Responsable, Date de résolution Une action terminée devient une information

Les indicateurs ne sont qu’une partie du pilotage : Ce qu’il faut retenir Les indicateurs ne sont qu’une partie du pilotage : Les tendances sont parfois plus parlantes que les valeurs absolues Tout n’est pas mesurable (ni mesuré) sur un projet La communication s’intéresse autant au message qu’à celui qui le reçoit La perception est la réalité

Reporting interne et externe Exercice Reporting interne et externe Reprise de l’exercice de pilotage à T0+40j Déterminer l’avancement et le reporting interne et externe

Interprétation des indicateurs VC<0 ou IPC<1 VC>0 ou IPC>1 VS<0 ou IPT<1 Le projet est en retard et déjà en dépassement de budget : c’est le plus mauvais cas. Il faut faire quelque chose Le projet est en retard, mais n’a pas consommé ce qui était prévu : si le temps est critique, il faut allouer des ressources supplémentaires VS>0 ou IPT>1 Le projet est en avance, et a consommé plus que prévu : comparer TVS et TVC ; attention à la surchauffe Le projet est en avance, et a consommé moins que prévu au plan : bravo !