Séminaire de présentation 22 mai 2008

L’Agence de Mutualisation des Universités et des Etablissements

Quelques chiffres L’AMUE : un Groupement d’Intérêt Public (GIP) 2 tutelles : MEN & MINEFI 157 membres adhérents dont 48 établissements d’enseignement supérieur et Grandes Ecoles 132 collaborateurs 2 implantations géographiques : Paris et Montpellier

Une organisation DIRECTION MISSION INTERNET ET COMMUNICATION AGENCE COMPTABLE MISSION RELATIONS AVEC LES ETABLISSMENTS MISSION SYSTEME D’INFORMATION DÉPARTEMENT ÉDITION INTEGRATION DÉPARTEMENT SERVICES DÉPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION GENERALE SERVICE DES RESSOURCES INFORMATIQUES SERVICE LOGISTIQUE Activités d’édition - d’intégration Activités d’expertises à l’élaboration d’outils dans les établissements Expertises fonctionnelle / technique / métier Études techniques accompagnement métiers : Veille métiers Formation / sensibilisation / expertise / capitalisation d’expérience accompagnement produits : Implantation / assistance / formation Urbanisme : cadre de cohérence préconisations / certifications mission CRIIL

Une démarche : la mutualisation Une réponse collective plus pertinente et moins couteuse pour : enrichir les outils informatiques par la mise en commun de réflexions favoriser les échanges entre acteurs valoriser les réalisations innovantes capitaliser les expériences Des domaines de mutualisation : finance, comptabilité scolarité, formation, vie de l’étudiant ressources humaines pilotage recherche patrimoine Un comité de mutualisation

Mutualiser, c’est Un choix Un processus Des bénéfices libre adhésion des établissements par décision de leur conseil d'administration Un processus un financement .. crédits mutualisés : subvention, cotisations l’acquisition de produits et de services en bénéficiant de l’effet « nombre » : licences, RAM Des bénéfices force collective profiter de l’expérience de la communauté être accompagné dans ses projets participer au lancement de nouvelles orientations

Un contrat Edition, mutualisation et intégration de logiciels NABUCO – GFC (Remplacé par SIFAC) 105 établissements SIFAC - gestion financière et comptable 8 établissements APOGEE – gestion des formations et de la scolarité 86 établissements HARPEGE – gestion des personnels 89 établissements ASTRE – gestion de la paie 78 établissements GERICO – gestion financière et comptable des IUFM 30 établissements ENTREPOT – entrepôt de données pour le pilotage 23 établissements GRAAL – gestion de la recherche 11+11 établissements Services aux établissements Animation de réseaux et de formation Accompagnement à l’exploitation des logiciels de gestion Expertises, méthodologie, métiers, organisations

Une organisation par métier Des équipes expertes par domaine de gestion (Département services) Finances Ressources humaines Formation et vie de l’étudiant Pilotage et formation des équipes dirigeantes Patrimoine Marchés Publics Des comités de domaine Organiser les échanges d’expérience par des séminaires et des ateliers d’échange, Scolarité P Conduite du changement dans le déploiement des services numériques ersonnalisation de l’accompagnement des étudiants (pratiques pédagogiques, tutorat …), Démarche de professionnalisation des formations, Améliorer l’orientation et l’insertion professionnelle, Déploiement des services numériques (e-scolarité) : accompagnement, bonnes pratiques, organisation, Evaluation des enseignements et des formations Finances Comptabilité analytique : Faire émerger une méthodologie d’analyse des coûts et accompagner les établissements dans l’appropriation de la méthode, Conception d’une formation méthodologique à la définition et à la mise en œuvre d’une comptabilité analytique, Qualité budgétaire et comptable : Rénovation de la prévision budgétaire, promouvoir la consolidation des budgets, optimisation de la qualité des comptes Professionnalisation : achat public – solution mutualisée de dématérialisation des procédures de marchés, formation à la TVA, analyse financière (méthode et usages) RH LOLF : gestion prévisionnelle des emplois et de la masse salariale (maîtrise de la cartographie d’emploi, renforcement du reporting) GPEC : les outils d’une politique de recrutement Professionnalisation : Veille réglementaire, Outil OURAL déconcentration (Outil régulièrement actualisé en ligne) Formation des personnels d’encadrement et des équipes dirigeantes: Cycle d’échange à destination des équipes dirigeantes Actions de formations professionnalisantes à destination des réseaux universitaires (directeurs de composantes, directeurs de service de formation continue) Pilotage et auto-évaluation: Méthodologie de pilotage, Conduite de projets de pilotage, Accompagnement des démarches d’autoévaluation dans les établissements Recherche: Structuration et pilotage des activités de recherche Comités de Domaine: réunions avec des représentants d’établissements pour discuter de l’actualité et des nouvelles orientations éventuelles du domaine en question

Une organisation par produit Scolarité, Finances, RH, Paye Des équipes Produits (Département Edition / Intégration) Des équipes accompagnement par produit (Département services) Des marchés de TMA (Tierce Maintenance Applicative) Au-delà de l'application informatique, pour chacun des produits est proposé une véritable démarche de projet, définie avec les établissements pilotes, qui inclut : le pilotage du projet - des séminaires d’analyse des besoins et de tests - l’implication des établissements dans les phases de VSR (Vérification de Service Régulier) - la collaboration d’experts fonctionnels - l’adaptation de l'offre de formation (formation continue) - la formation des formateurs et des utilisateurs

Un programme d’actions 2008 Axe 1 : Accompagner les établissements vers des libertés et des responsabilités renforcées Axe 2 : Appuyer la mise en place des ENT et une démarche de construction du système d’information Axe 3 : Renouveler et enrichir l’offre logicielle Axe 1 S’attacher principalement aux 3 domaines GFC, RH et Patrimoine et à leur trait commun: le contrôle de gestion. 5 ans pour faire évoluer les établissements vers une extension de leur champ de compétences. Un centre d’appui aux démarches-projets des établissements avec un objectif de capitalisation. Mission d’expertise tournée vers les équipes de direction. Le contrôle de gestion et le pilotage seront au centre de l’action décisionnelle 6 domaines d’intervention : Contrôle de gestion et pilotage (cohérence SI, qualité données ; dispositif de pilotage ; audit interne) Gestion financière (pilotage exécution budgétaire ; capacité prévisionnelle pluriannuelle ; qualité comptable ; certification) Gestion RH (Assurer la paye ; capacité de pilotage de la masse salariale et des emplois) Gestion immobilière (comptabilité patrimoniale ; politique immobilière) Formation et vie de l’étudiant (Offre de formation ; Services numériques ; Orientation active, insertion professionnelle) Pilotage de la recherche (Promouvoir le suivi de la production scientifique ; facilitation de la production indicateurs de politique scientifique) Axe 2 Faciliter la construction et le développement des SI des établissements Favoriser la mise en œuvre des référentiels (personnes, des structures organisationnelles Interopérabilité des ENT et des briques applicatives locales avec les applications de l’Agence Elaboration des interfaces GRH Paie Etat ou Paie sur ressources propres Etablir un cadre de cohérence technique commun Axe 3 Renouvellement offre GFC dans le cadre d’une offre différenciée Offre dans le cadre de la gestion et du pilotage de recherche GRAAL

Les domaines d’intervention 1 Le contrôle de gestion et le pilotage 2 La gestion financière 3 La gestion des ressources humaines 4 La gestion de l’immobilier 5 La formation, la vie de l’étudiant 6 Le pilotage de la recherche

Harmonisation de la Gestion des Personnels Plus de 10 années de travail en commun avec les établissements font d’Harpège : L’outil de GRH de l’enseignement supérieur le plus largement utilisé avec 89 établissements équipés, L’outil de pilotage des compétences et des personnels de l’enseignement supérieur, L’outil qui intègre les exigences statutaires et réglementaires, Un outil évolutif, intuitif et documenté, Un outil qui a vocation à devenir le référentiel des personnels de l’établissement.

1- Démonstration

Schéma fonctionnel

Domaine structures Champ couvert : description de l’organisation de l’établissement, permettant l’observation de la répartition des postes et de l’affectation des personnes dans les structures définies. Le niveau de découpage dépend de l’organisation de l’établissement et des choix en matière de pilotage. Saisie des structures et de leurs liens, Saisie des implantations et des adresses, Saisie des locaux et leurs liens avec les structures, Saisie des liens entre les agents et les locaux.

UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX Structures : exemple niveau 1 Établissement Services centraux Composante UFR A Composante UFR B Composante IUT niveau 2 Structure départ. a1 Structure labo b1 Structure labo b2 Service du personnel niveau 3 Structure labo a1 niveau 4 UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

Structures : impact Individu Structure de travail (et local) (Hébergés) Agent Structure d’affectation (et local) Occupation / Affectation Structure d’attribution (B. État) Structure de localisation Poste Emploi Structure (RNE) de délégation d’emploi

Domaine individu Champ couvert : les informations de base à connaître sur tout individu qui intervient dans l’établissement à quelque titre que ce soit Informations d’état civil Coordonnées Téléphones professionnels, mail Diplômes

Domaine individu

Domaine agent Champ couvert : les informations de base nécessaires à la gestion des fonctionnaires et des contractuels NUMEN pour les fonctionnaires, Situation familiale, Situation militaire, Enfants à charges et droits, Données bancaires, Données INSEE Autorisation de travail

Domaine agent

Domaine carrière Champ couvert : historique des situations statutaires des fonctionnaires ou assimilés, permettant notamment de déterminer les bases de leur rémunération, les droits à congés et à avancement ... Enregistrement de la carrière (corps, grades et échelons successifs) Passé hors Education Nationale NBI, notation Gestion des changements d’échelon et de chevron Edition des arrêtés de recrutement et d’avancement (si gestion déconcentrée)

Domaine carrière

Domaine position Champ couvert : historique des positions statutaires des fonctionnaires Enregistrement des positions statutaires et des établissements d’affectation des fonctionnaires Enregistrement des départs

Domaine position

Domaine contrat Champ couvert : toutes les informations liées au contrat des non-titulaires, qui déterminent leurs conditions de présence dans l’établissement et leur rémunération. Saisie des contrats et des avenants Edition de certains contrats Ces informations sont gérées suivant une typologie des contrats en vigueur.

Domaine contrat

Domaine emplois/postes Champ couvert : toutes les informations sur les moyens de l’établissement Enregistrement des mesures de délégation Gestion des postes sur budget Etat Gestion des postes sur budget propre Budget propre de l’établissement Dotation établissement (ex chapitre 31-96) Gestion des postes sur rompus

Domaine emplois/postes Harpège permet de gérer les délégations dans les formats : ‘Chapitre-Article’ pour les délégations d’emploi antérieures à la mise en œuvre de la LOLF ‘Programme-Titre’ pour les délégations d’emploi au format LOLF

Domaine emplois/postes

Domaine occupation/affectation Champ couvert : lien sur une période donnée entre les agents et les postes, et liens entre l’occupation d’un poste par un agent et les structures de l’établissement. Saisie des occupations/affectations Affectation avec occupation Affectation sans occupation Saisie des affectations principales Saisie de affectation recherche

Domaine occupation/affectation

Domaine occupation/affectation

Domaine absences, congés, modalités de service Champ couvert : La plupart des congés : Congés sécurité sociale, Congés spécifiques (stagiaires, non titulaires), Autres congés ... Remarque : tous les congés ne sont pas gérés Les modalités de service Production de certains arrêtés de congés et de modalités de service (gestion déconcentrée)

Domaine absences, congés, modalités de service

Domaine absences, congés, modalités de service

Domaine listes électorales Champ couvert : Production des listes électorales par collège, par composante élective ou par bureau de vote pour 13 types d’instance : Nationales Locales Professionnelles Ou propres à l’établissement

Domaine listes électorales

Domaine listes électorales

Domaine promouvabilités Champ couvert : gestion des campagnes de promouvabilité. Permet de prendre en charge deux aspects : Les aspect organisationnels : aide à la gestion de la procédure pour la partie propre à l’établissement (la procédure étape par étape ; la répartition des rôles ; le phasage de chacune des étapes dans un calendrier) Lesaspects fonctionnels : aide à la constitution des listes de promouvables dans le respect des critères de promouvabilité, au calcul des anciennetés ; édition des listes, du dossier agent, etc... Les différentes étapes : création des circulaires calcul des listes des agents promouvables (grades et corps) édition de diverses listes de travail édition des dossiers des agents promouvables éventuellement saisie des propositions et du classement formulés par les structures saisie du classement de l’établissement édition des listes des agents proposés et de leurs dossiers, pour transmission au ministère verrouillage des listes

Domaine fonctions Un domaine transversal pour décrire : Les activités des agents au travers de : fiches d'activité (domaine Individu) destination des activités (domaine Individu) Les besoins de l’établissement au travers de : fiches de poste (domaine Poste) Les responsabilités structurelles (domaine Structures) Les fonctions électives et nominatives (domaine Fonctions électives et nominatives) Le paramétrage et la nomenclature des fonctions (domaine Nomenclature).

Domaine fonctions

Domaine fonctions

Domaine fonctions

Transferts de dossiers Harpège simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : En effet, un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application.

Univers BO Objectifs : Valider et fiabiliser un univers de référence accompagné de quelques exemples de restitutions S’appuyer sur un outil déjà largement répandu et utilisé dans les établissements Faciliter l’exploitation des informations

Univers BO L’univers BO/Harpège permet à un utilisateur non informaticien de manipuler des objets de la base de données en vue de produire et exploiter des requêtes à des fins de gestion ou de pilotage

Interfaces 2 interfaces paie : Poursuivent le même objectif : Sur ressources propres (livrée) Sur budget état (en chantier) Poursuivent le même objectif : Limiter les doubles saisies Fiabiliser le système d'information

Interfaces Interface harpège – Objectif : extraire d'Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget propre pour les transférer dans l'application de paye de l'établissement Harpège Astre Gestion administrative de la paye Fichier d’échange Compte-rendu

Interfaces Interface harpège – Implique une phase préalable de rapprochement des données Un paramétrage permet à chaque établissement de définir le niveau de synchronisation qu’il souhaite mettre en œuvre (état civil, carrière, contrat, congés et modalités de service) Automatisation en cours d’élaboration

Interfaces Interface harpège – Paie État Objectif : traiter dans Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget État pour les mettre au format 'GEST' attendu par l'aplication de paie des Trésoreries générales Principes de fonctionnement : génération automatique des mouvements induits par les données de la situation administrative possibilité d'intégration de données externes (listes de primes par exemple)‏ constitution et envoi du fichier GEST et intégration du fichier retour

Interfaces Sans interface Avec interface

Interfaces Calendrier : Interface harpège – Paie État Phase de conception générale et détaillée menée avec un groupe de travail rassemblant des établissements sur 2006/2007 Interruption des travaux de développement pendant 1 an pour cause de contentieux Reprise des travaux de conception de l'interface et des développements par le prestataire en mars 2008 Livraison de l’interface à l’AMUE : fin été 2008 Tests internes : septembre-octobre 2008 Formation des sites pilotes : novembre 2008 Mise en production sites pilotes : double paie (Girafe ou Winpaie ET Harpège) en janvier et février 2009 sur les paies de février et mars. Généralisation à l'issue

Interfaces Pensions Objectif : permettre la récupération des données RH devant alimenter le CIR (Compte Individuel Retraite) pour la campagne Droit à l'Information sur la Retraite 2008 2 étapes certification des identités des fonctionnaires alimentation du CIR avec les données de carrière Livraison de l'interface avec l'application du service des pensions dans le cadre de la mise en œuvre du CIR : en juin pour l’étape de certification en juillet pour l’étape d’alimentation

Connecteurs Permettent d'utiliser les données d'Harpège : Dans des applictions externes, y compris ENT En s'extrayant du shéma de données Harpège

Evolutions technologiques Migration vers la version 10gAS d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version "webisée" d’harpège: architecture technique de type n-tiers insertion dans les E.N.T. (S.S.O. - Single Sign-On - permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des applications d’un SI en ne s’authentifiant qu’une seule fois) livraison mai 2008

2- Gestion de projet

Reprise des données Formation Pilotage Organisation Technique 5 axes Reprise des données Formation Pilotage Organisation Technique

La stratégie Pilotage La mise en place des équipes La communication Le suivi du projet L’assistance La constitution du dossier CNIL

Organisation La définition des structures Harpège La définition des implantations et des locaux La définition des habilitations ou des accès Le paramétrage de l’outil

Reprise des données Diagnostic de l’existant étude des modèles de données d’Harpège et comparaison avec : le contenu du dossier papier les modèles de données de l’application locale Choix de la stratégie de reprise manuelle informatique ou migration de données Mise en place des ressources

Formations Paramétrage formation de formateurs 3 types de formation proposées par l’AMUE Paramétrage Technique Fonctionnelles : gestion individuelle, gestion collective formation de formateurs plan de reformation à prévoir en interne

Préparation de l’installation d’ harpège Technique Préparation de l’installation d’ harpège cf. cahier des charges d’implantation Administration installation des bases de production, de test, de formation, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité... Exploitation des outils de migration informatique

Accompagnement L’établissement est responsable de la mise en œuvre du projet. L’AMUE l’accompagne dans sa réalisation : Un consultant dédié, chargé de vous aider et vous accompagner tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation). Interlocuteur de l’équipe projet Effectue régulièrement des points d’avancement avec le chef de projet.

Accompagnement A l’issue de la phase d’implantation, l’établissement passe en exploitation Désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargés de : l’assistance en lien avec l’AMUE la maintenance (livraisons versions) Assistance à distance avec dépôt de fiches par le web (cf charte assistance sur l’Espace des produits)

Contacts et services Sophie Andriam Yann Dijoux harpege.services@amue.fr Christine Vié-Delannoy

Documentation Arborescence de la documentation Harpège

www.amue.fr pour retrouver les informations sur le produit

3- Chantier Transverse

POEMS Enjeux maîtriser le pilotage de la masse salariale quantitatifs : maîtriser le pilotage de la masse salariale maîtriser le pilotage des emplois qualitatifs : renforcer la politique de recrutement, d’attractivité, indemnitaire et d’intéressement renforcer le dialogue de gestion interne et externe

POEMS Architecture Fonctionnelle de l’outil

POEMS Fonctionnalités de l’outil : Suivre et prévoir la masse salariale dans ses différentes composantes S’appuie sur les données réelles de la paye sans ordonnancement préalable (PSOP) 2 modules au cœur de l’outil : Le module suivi annuel permet d’opérer une projection annuelle de la masse salariale et d’en faire le suivi Le module budgétisation permet de budgéter la masse salariale de l’année suivante en se fondant notamment sur un schéma d’emploi prévisionnel 2 modules complémentaires : La Simulation Les Tableaux de bord

POEMS Gestion de projet : 4 sites pilotes : Montpellier 1, Poitiers, Strasbourg et Paris 6 Périmètre : Adéquation des fonctionnalités de l’outil aux besoins spécifiques des universités Capacité d’évolution de l’outil pour répondre à des besoins d’adaptations ou nouvelles contraintes Modalité de mise en œuvre et de suivi de l’outil à partir de sa mise en exploitation Possibilité d’alimentation de l’outil à partir des données de paie extraites du produit ASTRE

POEMS Dates importantes : Visites en cours des sites pilotes Bilan de l’expérimentation prévu le 26 mai 2008 Séminaire de présentation à l’ensemble de la communauté début juillet 2008 à Paris Sessions de formations prévues pour le mois de septembre 2008

POEMS http://www.performance-publique.gouv.fr/la-performance-de-laction-publique/approfondir/poems-documentation-et-formation-new.html

Merci de votre attention